運(yùn)用項(xiàng)目管理方法提升高校二級(jí)單位行政工作效率

唐孜彥

摘 要：高校二級(jí)單位既受學(xué)校的統(tǒng)一管理，又有著一定的自主權(quán)，但目前由于事務(wù)眾多、硬件設(shè)施不到位、辦事流程長等多種原因造成其工作效率與企業(yè)相比有著相當(dāng)大差距?？稍谛姓ぷ髦薪栌庙?xiàng)目管理思想，通過合理進(jìn)行工作任務(wù)分解、流程優(yōu)化、人員能力提升并配合先進(jìn)管理工具的使用提高工作效率。

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)單位；項(xiàng)目管理；工作效率

高校行政效率是指“是高校教育行政機(jī)關(guān)和人員在一定時(shí)間的教育行政活動(dòng)中，教育行政總產(chǎn)出與教育行政總投入的比率關(guān)系?！盵1]當(dāng)前國內(nèi)高校普遍采用總體管控、分級(jí)管理模式，二級(jí)單位的行政除了承擔(dān)學(xué)校下達(dá)的任務(wù)外，還兼有外部拓展、內(nèi)部管理等多重工作，亟待通過科學(xué)的方法提高行政工作效率。

一、二級(jí)單位行政工作現(xiàn)狀及問題

（一）涉及的事務(wù)眾多，千頭萬緒

二級(jí)單位行政工作涉及黨政（工會(huì)）、教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、人事、外事、學(xué)生工作等多個(gè)方面。如財(cái)務(wù)工作，又覆蓋預(yù)算管理及經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度控制、人員酬金發(fā)放、運(yùn)行費(fèi)使用與報(bào)銷、縱向/橫向經(jīng)費(fèi)建卡及使用、稅務(wù)管理等等；如人事工作，需要與學(xué)校人事處人事科、工資科、社?？?、專家科、教師科、師資辦、職員辦等多個(gè)科室接洽，每個(gè)科室均有多項(xiàng)工作任務(wù)。于此，二級(jí)單位的行政人員往往身兼多職，每項(xiàng)工作能投入的時(shí)間精力有限。

（二）硬件條件客觀上造成效率低

1.分校區(qū)辦公造成在途時(shí)間過長

目前大部分高校采取主校區(qū)、分校區(qū)同時(shí)辦公的方式，有的高校甚至擁有兩到三個(gè)分校區(qū)，這為行政工作的開展帶來極大不便。特別是集中開會(huì)、送交文件、簽字蓋章等情況，即使校區(qū)間有校車直達(dá)，但往返仍耗費(fèi)不少時(shí)間，影響辦公效率。

2.辦公系統(tǒng)不智能，耗時(shí)嚴(yán)重

相對(duì)企業(yè)而言，高校的智能化進(jìn)展非常緩慢，大多數(shù)高校雖已建立起OA系統(tǒng)，但并未得到大力推廣，日常行政事務(wù)仍采取傳統(tǒng)方法，如下發(fā)文件仍使用紙制版本需各單位派人領(lǐng)取，文件公開仍采取張貼、集中學(xué)習(xí)、傳閱等方式；又如需要各部門會(huì)簽的文件，如有一部門領(lǐng)導(dǎo)出差，整個(gè)流程就無法向下進(jìn)行。

（三）涉及部門多，流程長

出于安全和責(zé)任制的考慮，高校各種工作流程環(huán)節(jié)較多，造成二級(jí)單位行政在辦理的時(shí)候耗時(shí)較多。以財(cái)務(wù)野外考察為例，在票據(jù)收集之后，首先需要經(jīng)手人、驗(yàn)收人對(duì)所有票據(jù)進(jìn)行簽字，對(duì)于無法提供發(fā)票的費(fèi)用（如勞務(wù)費(fèi)）需要對(duì)方提供收條、身份證復(fù)印件、情況說明等材料。對(duì)校外人員轉(zhuǎn)賬還需要單獨(dú)的校外人員經(jīng)費(fèi)發(fā)放表，若轉(zhuǎn)賬時(shí)銀行信息與財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置的不一還需要財(cái)務(wù)處處長簽字。整個(gè)流程大約有15個(gè)環(huán)節(jié)，一般需要2-3個(gè)星期才能辦結(jié)。在目前的管理制度下，有很多類似的流程，客觀上造成行政效率較低。

（四）考核體系引導(dǎo)不夠，管理舉措不到位

在高?，F(xiàn)行的人事考核體制中重點(diǎn)在于“未出現(xiàn)責(zé)任事故”，而對(duì)工作效率并沒有嚴(yán)格的要求，也沒有形成儲(chǔ)如“N個(gè)工作日辦結(jié)”的具體要求。各類晉升、評(píng)優(yōu)的考核更多依賴于民主投票而不是工作完成情況，所以在行政工作中難免對(duì)工作效率的重視不夠。

（五）培訓(xùn)不到位，工作技能欠缺

受高校人事招聘條件限制，目前在高校二級(jí)單位從事行政工作的，一部分為老體制下的事業(yè)編制教師，一部分為完成學(xué)歷教育后就直接進(jìn)入工作崗位的學(xué)生。在學(xué)校這種工作環(huán)境中，這兩部分人群很難接受到工作效率的訓(xùn)練，也缺少發(fā)現(xiàn)和使用高效工具的體驗(yàn)。使用辦公軟件還停留在WORD、EXCEL的基礎(chǔ)階段，缺乏提升效率的有效手段。

二、項(xiàng)目管理思想概述

項(xiàng)目管理這一概念源于二戰(zhàn)時(shí)美國研究原子彈的曼哈頓計(jì)劃，其大規(guī)模發(fā)展始于1957年美國杜邦公司在設(shè)備維修中的應(yīng)用?！?〕它通過定性、定量相結(jié)合的方法，將一些先進(jìn)的管理理念和手段引入日常的項(xiàng)目管理中，極大地提高了工作效率。將項(xiàng)目管理方法運(yùn)用到高校二級(jí)單位行政活動(dòng)中，主要有三個(gè)方面的作用：

一是合理的結(jié)構(gòu)分解：按照項(xiàng)目管理的原則，凡是應(yīng)該做的工作都應(yīng)該出現(xiàn)在工作分解結(jié)構(gòu)中，這就有利于從全局出發(fā)整體把控。

二是細(xì)致的時(shí)間管理。通過分解工作，確定重要節(jié)點(diǎn)，可以對(duì)每項(xiàng)工作需要的時(shí)間給出大致準(zhǔn)確的估計(jì)，對(duì)工作進(jìn)度做到“心中有數(shù)”，避免工作延誤。

三是最大化資源效用。通過項(xiàng)目管理，可以明確在什么時(shí)間某種資源（人員、設(shè)備、資金）投入，從而能產(chǎn)生很好的協(xié)調(diào)和平衡作用，避免資源的沖突和過度使用。[3]

三、改進(jìn)舉措

借用項(xiàng)目管理思想，二級(jí)單位可從以下方面著手提高行政效率。

一是針對(duì)專項(xiàng)工作設(shè)立專人負(fù)責(zé)制。在二級(jí)單位內(nèi)部，可嘗試打破現(xiàn)有的職能部門，特別是在涉及不同行政職能時(shí)，可設(shè)定專人負(fù)責(zé)制，對(duì)現(xiàn)行工作進(jìn)行并行掌控，并通過改革內(nèi)部考核等方式進(jìn)行管理。

二是將常規(guī)工作標(biāo)準(zhǔn)化。將常規(guī)工作，如每月酬金申報(bào)、科研經(jīng)費(fèi)到校辦理、新員工入職等事項(xiàng)繪制詳細(xì)流程圖，標(biāo)明重要環(huán)節(jié)，使工作標(biāo)準(zhǔn)化，做到“零基礎(chǔ)”上崗，提高辦事效率。

三是建立內(nèi)部資料庫，實(shí)現(xiàn)共享。二級(jí)單位在上報(bào)資料時(shí)應(yīng)注意資料留存，可設(shè)置單位資料庫，在符合保密要求的條件下實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的資料共享，減少信息的重復(fù)收集。

四是借用項(xiàng)目管理工具，特別是在期末、年底等工作任務(wù)較多的時(shí)點(diǎn)，可采用甘特圖、矩陣圖等工具，掌握任務(wù)的計(jì)劃和任務(wù)的執(zhí)行，了解工作開展進(jìn)度，對(duì)各項(xiàng)工作的推進(jìn)情況總體把控，減少遺漏和疏忽。

將項(xiàng)目管理思想運(yùn)用于高校二級(jí)單位行政工作是一個(gè)長期的過程，需要長期的努力和持續(xù)的改進(jìn)，只有行政效率有效提升，才能為高?？蒲兴教嵘峁┍匾谋Ｕ稀?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1]陶文信.影響高校行政效率的因素及提高途徑[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2006，25（4）：135-137.

[2]程鐵信，霍吉棟，劉源張.項(xiàng)目管理發(fā)展評(píng)述[J].企業(yè)管理，2004（2）：59-63.

[3]楊本昭，徐偉俠.項(xiàng)目管理在高校行政管理中的應(yīng)用[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2005，25（4）：76-78.

（作者單位：四川大學(xué)文化科技協(xié)同創(chuàng)新研發(fā)中心）