在信息時(shí)代下檔案管理中的保密工作

陳秋硯

【摘要】文章主要對(duì)檔案管理保密工作的重要性進(jìn)行了分析，并根據(jù)實(shí)際工作中存在的問題進(jìn)行對(duì)策探究，針對(duì)檔案管理人員、檔案操作流程、設(shè)備設(shè)施維護(hù)以及相關(guān)法規(guī)制度等方面提出了相關(guān)建議，以便提升農(nóng)場檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)安全高效的信息交流。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；保密工作

檔案管理工作是一個(gè)部門的基礎(chǔ)保障，檔案工作的高效開展能夠提升整體的工作質(zhì)量，其信息資源也是關(guān)系發(fā)展動(dòng)態(tài)的重要內(nèi)部機(jī)密，因此在開展檔案工作過程中，一定要采取一定的措施實(shí)現(xiàn)檔案資料的保密工作，從而避免重要信息外漏。

一、新時(shí)期檔案管理保密工作存在的問題

1、相關(guān)法律法規(guī)滯后

較發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理工作發(fā)展較為緩慢，現(xiàn)行有關(guān)的法律法規(guī)也較少，而且不夠完善，已經(jīng)不能適應(yīng)快速發(fā)展的檔案管理工作。部分法律法規(guī)在實(shí)施過程中也存在著一定的漏洞，嚴(yán)重威脅了檔案的安全管理工作，需要國家及相關(guān)部門加強(qiáng)重視力度，并積極解決相關(guān)問題。

2、相關(guān)工作人員的保密意識(shí)不高

與檔案資料信息直接接觸的人員就是相關(guān)的檔案工作者，但在實(shí)際操作過程中，檔案管理人員往往沒有意識(shí)到內(nèi)部檔案資料的重要性以及保密意義，安排工作過程中對(duì)相關(guān)規(guī)章制度不夠了解，并且對(duì)具體工作流程的了解也有待加強(qiáng)，從而在不經(jīng)意中將檔案資料泄露出去。檔案工作比較繁雜，農(nóng)場的檔案資料不是短時(shí)間內(nèi)能夠整理分類的，需要長時(shí)間并且持久的進(jìn)行整理。而且在檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中，新舊方法的更替也容易漏記、泄露信息，從而給檔案保密工作帶來了隱患。

3、檔案保密技術(shù)較為落后

在進(jìn)行日常的工作及管理過程中，檔案信息需要不斷的流通交接，這個(gè)環(huán)節(jié)同樣涉及安全問題，數(shù)字化的拷貝模式使得檔案資料攜帶更加方便，例如移動(dòng)硬盤及U盤等存儲(chǔ)方式，但也容易遺忘丟失，更有被拷貝的風(fēng)險(xiǎn)。而應(yīng)對(duì)于該問題的技術(shù)手段還不夠先進(jìn)，無法阻止信息資料的泄漏，給檔案保密工作帶來了嚴(yán)重的影響。

4、檔案管理保密設(shè)施不完善

檔案管理保密設(shè)施不完善是影響我國檔案管理保密工作開展的重要因素。檔案保密設(shè)施的配備，需要大量資金的投入，來完善各種硬件設(shè)備，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的工作，很多企業(yè)由于資金問題的考慮，擱置了檔案保密設(shè)施的完善，仍然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，造成工作效率低，與時(shí)代脫節(jié)，也為檔案泄密埋下隱患。

5、檔案信息化開發(fā)利用不足

我國的檔案信息化開發(fā)利用明顯落后于發(fā)達(dá)國家，整體開發(fā)程度低，資源利用不足，工作效率低等一系列缺陷，抑制了我國檔案信息化的發(fā)展，造成了投入的資金與人力得不到正比例的回報(bào)。

二、信息化時(shí)代下檔案工作的管理模式

在信息社會(huì)里，無論電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者同時(shí)存在、同時(shí)使用，但兩類檔案各有所長。電子信息檔案目前實(shí)施“雙套制”的歸檔管理。電子檔案管理可以推動(dòng)檔案一體化管理，簡化各項(xiàng)流程，提高檔案管理工作效率。為解決檔案信息存儲(chǔ)難、檢索慢等問題，歸檔時(shí)可以同時(shí)保存電子文件和紙質(zhì)文件。電子信息檔案的歸檔范圍可參照國家《保密法》關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的相關(guān)規(guī)定實(shí)行，并包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。紙質(zhì)檔案管理可以完善電子檔案管理。在檔案信息化建設(shè)過程中，為保障電子檔案的安全運(yùn)行，可根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善信息資源庫，確保檔案管理的規(guī)范化和合理化。

三、實(shí)現(xiàn)信息化檔案保密工作的主要途徑

1、建立并嚴(yán)格執(zhí)行電子信息檔案查詢使用制度

檔案是企業(yè)國家職能部門的財(cái)富，檔案具有非常巨大的價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行查閱和使用是對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行開發(fā)的重要手段，信息時(shí)代電子信息檔案保密工作當(dāng)中，建立查詢使用制度是非常重要的一個(gè)方面。檔案保密工作應(yīng)該做到有章可循。在檔案的借閱方面應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：①涉密的重要檔案的查閱應(yīng)該得到相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；②對(duì)于一些涉密等級(jí)相對(duì)較高的檔案，不應(yīng)該進(jìn)行簡單的拷貝保存，應(yīng)該制定一套更加嚴(yán)格的保密方法；③根據(jù)不同檔案查閱申請(qǐng)者的情況，確定查閱的方式；④對(duì)檔案中的重要內(nèi)容進(jìn)行有效的加密。⑤對(duì)于不同的管理人員建立不同的權(quán)限，任何管理者對(duì)檔案進(jìn)行的操作都應(yīng)該有所記錄，檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)該和外網(wǎng)分開。公司或者國家職能部門應(yīng)該建立一套監(jiān)督的制度，確保保密工作的順利開展。

2、完善電子信息管理檔案保密管理制度

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，促使了電子信息的日趨完善，在信息時(shí)代的大環(huán)境下，國家應(yīng)該積極發(fā)揮宏觀調(diào)控作用，完善電子信息檔案保密管理制度，嚴(yán)厲打擊竊取檔案機(jī)密的不法分子和無良商家，維護(hù)良好的社會(huì)環(huán)境。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身具體情況，建立健全企業(yè)的檔案保密制度，細(xì)化制度，落實(shí)到檔案的登記、借閱、傳閱、封存等一系列過程，確保檔案不遺失、不泄密，保證檔案信息的安全性，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲結(jié)合的制度，對(duì)丟失檔案、泄露國家、企業(yè)機(jī)密者，必須進(jìn)行嚴(yán)厲批評(píng)和懲罰，情節(jié)嚴(yán)重者應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查。我國的檔案管理起步較晚，發(fā)展速度較慢，與國外發(fā)達(dá)國家有很大差距，我們可以借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的理論經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作中，積極突破，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并積極的改進(jìn)，不斷發(fā)展創(chuàng)新，提高檔案管理的保密性，將檔案管理的工作提高到新的高度上來。

3、建立健全檔案信息安全保障體系

檔案信息是國家經(jīng)濟(jì)、政治、文化建設(shè)，國家制定發(fā)展目標(biāo)的重要依據(jù)，對(duì)未來的發(fā)展有著舉足輕重的作用。一個(gè)企業(yè)的檔案信息安全，關(guān)系著企業(yè)的商業(yè)機(jī)密和工作效率的提高。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建立健全檔案信息安全保障體系顯得尤為重要。提高保障信息安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息安全保障手段和技術(shù)水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，禁止利用檔案管理的計(jì)算機(jī)隨意上網(wǎng)、下載等活動(dòng)，加強(qiáng)殺毒軟件性能，有效的防止不法分子的侵入和竊取檔案信息，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密工作。

4、加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度

信息時(shí)代下的檔案管理工作與傳統(tǒng)方式有很大的差異，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，要求檔案管理人員必須具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，具有豐富的檔案管理知識(shí)，具備檔案信息資源的開發(fā)能力。企業(yè)應(yīng)該加大力度，定期為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化保密意識(shí)，提高專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，以提高工作效率，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。

四、結(jié)論

檔案工作看似簡單，實(shí)則意義重大，不僅關(guān)系到各項(xiàng)工作的順利開展，更關(guān)系到農(nóng)場的未來發(fā)展，因此需要采取積極措施完善檔案管理工作，提升工作人員的安全意識(shí)、更新技術(shù)管理手段、規(guī)范法律法規(guī)及工作流程，在實(shí)際操作中摒棄不合理的管理模式，進(jìn)而確保檔案資料的安全存儲(chǔ)及流通，同時(shí)也為農(nóng)場的科學(xué)化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障。

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