試論檔案收集工作的重要意義

張明蕾

【摘要】檔案收集就是按照檔案形成的規(guī)律，把分散的材料接收、征集、集中起來(lái)；而檔案收集工作在整個(gè)檔案管理工作中處于一種比較特殊的地位，它不僅僅是檔案管理工作的基本工作，而且還是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，因此，做好檔案收集工作對(duì)整個(gè)檔案管理工作有著重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案收集工作；重要性；意義

一、檔案收集的簡(jiǎn)介

1、檔案收集的概念和基本形式

檔案收集就是接受和征集檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和散失在社會(huì)上的檔案，集中到機(jī)關(guān)檔案室和國(guó)家檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案收集工作室檔案管理工作中既基本又重要的環(huán)節(jié)，收集檔案有三種基本形式即接收檔案、征集檔案和寄存檔案。其中，接收檔案室檔案館和檔案室補(bǔ)充檔案資源的最基本形式，它的基本內(nèi)容包括兩個(gè)方面，一是所屬機(jī)關(guān)、單位的檔案室，按照規(guī)定接收本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門和文書處理部門辦理完畢移交歸檔的文件；二是各級(jí)各類檔案館依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案。征集檔案即征集分散在各個(gè)機(jī)關(guān)單位或者是他人手中的有價(jià)值的檔案資料，分為強(qiáng)制性征集和非強(qiáng)制性征集兩種，比如說(shuō)有償購(gòu)買等方法，它是檔案收集過(guò)程中不可缺少的、增加檔案的方法。檔案的寄存，一般是個(gè)人或者是單位將檔案以一種協(xié)議的方式將檔案寄存在檔案館，在此過(guò)程中，檔案的寄存者并不會(huì)失去檔案的所有權(quán)，與此同時(shí)，檔案的所有者可以授權(quán)寄存單位（檔案館）是否擁有檔案的使用權(quán)。

2、檔案收集的制度

檔案收集的范圍是凡是對(duì)單位、機(jī)關(guān)、企業(yè)等的發(fā)展與偶參考價(jià)值的材料都屬于檔案收集的范圍，其中，任何個(gè)人都不能以任何理由拒絕向檔案館歸檔移交有價(jià)值的檔案材料，檔案收集可采用人為填寫、網(wǎng)絡(luò)收集等方式，對(duì)收集的檔案要求為檔案的原始材料，字跡清楚、真實(shí)，紙張要求統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，必須使用墨水書寫，禁止使用圓珠筆等容易褪色的筆跡，整個(gè)檔案要求材料齊全，不得有缺頁(yè)、漏頁(yè)的現(xiàn)象。

3、檔案收集工作的現(xiàn)狀

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技水平的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不斷進(jìn)步，給我們的生活帶來(lái)了很多的便利，但是，眾所周知，在檔案收集工作中，我們大多數(shù)人仍采用著比較傳統(tǒng)的方式：那就是紙質(zhì)資料收集，這不僅僅是資源上的消耗，而且對(duì)以后的檔案管理工作帶來(lái)了不便和不安全等問(wèn)題，在檔案收集過(guò)程中存在著工作效率低下、數(shù)量龐大等問(wèn)題，這難免給收集者帶來(lái)強(qiáng)大的困難，期間難免出現(xiàn)檔案裝訂錯(cuò)誤等問(wèn)題，另一方面，采用收集紙質(zhì)檔案，對(duì)以后的檔案保存等工作帶來(lái)了一定的困難，這不僅僅是空間上的消耗，而且會(huì)給檔案的安全性帶來(lái)一定的影響，比如因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致紙質(zhì)損壞或墨跡模糊等問(wèn)題，其次，還有一部分檔案存在著因填寫者筆記潦草等原因而導(dǎo)致閱讀者無(wú)法辨認(rèn)等問(wèn)題。再一方面，因缺少專業(yè)的檔案收集人員，導(dǎo)致檔案在收集過(guò)程中存在著內(nèi)容模糊不清，更有些檔案存在著內(nèi)容缺失的情況，導(dǎo)致接下來(lái)的檔案管理工作很難進(jìn)行或者是無(wú)法進(jìn)行；最后，傳統(tǒng)的檔案收集工作缺少相應(yīng)的管理措施，導(dǎo)致在部分情況下，檔案收集過(guò)程缺少條理、紀(jì)律不嚴(yán)謹(jǐn)、缺少相應(yīng)的管理制度，造成在檔案收集工作中的率低下，使得檔案信息保存不安全和收集到的檔案內(nèi)容混亂等問(wèn)題。

二、檔案收集工作的重要性

1、檔案收集工作的地位

檔案收集工作在整個(gè)檔案管理工作中處于一個(gè)特殊的地位，它不僅僅是整個(gè)檔案管理工作中不可或缺而有基礎(chǔ)的工作，而且是檔案管理工作過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，它有著以下的地位：

第一，檔案收集工作室檔案館、檔案室、有關(guān)單位、部門和企業(yè)收集以及積累檔案的一種重要方式，它不僅僅為檔案工作提供了基礎(chǔ)物質(zhì)對(duì)象，而且為檔案管理工作提供了重要的檔案資源，是檔案管理工作的重要起點(diǎn)，可謂是“經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑”；

第二，檔案收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案集中而又統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容，也是檔案管理過(guò)程中不可缺少的重要步驟，它完成的與否、好壞，直接決定著接下來(lái)檔案管理工作能否順利進(jìn)行；

第三，檔案收集工作質(zhì)量的高低，直接影響到檔案管理工作的其他環(huán)節(jié)，高質(zhì)量的檔案收集工作能夠奠定其他檔案管理工作的基礎(chǔ)，能讓其他檔案管理工作樹立進(jìn)行，例如一份良好的檔案收集，對(duì)接下來(lái)的檔案工作過(guò)程中的檔案編目和檔案檢索等起著決定性作用，而一份不良的檔案，有可能導(dǎo)致接下來(lái)的檔案編目和檔案檢索很難進(jìn)行下去甚至無(wú)法進(jìn)行；

第四，檔案收集工作是檔案部門與外界各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，這是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、接觸面廣，工作要求較高的工作。檔案收集工作直接影響到檔案寄存等工作。

2、檔案收集工作的意義

檔案收集工作室檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它的質(zhì)量高低直接影響到檔案管理的其他環(huán)節(jié)，因此，做好檔案收集工作對(duì)于檔案管理工作有著十分重要的意義。

（1）檔案收集工作是檔案管理工作的重要起點(diǎn)。檔案收集工作是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，沒(méi)有檔案收集工作，其他環(huán)節(jié)將不復(fù)存在，并且無(wú)法進(jìn)行。檔案管理工作的對(duì)象就是檔案，而檔案收集工作收集的就是檔案，如果沒(méi)有檔案又怎么能有檔案工作呢？可謂“巧婦難為無(wú)米之炊”。檔案收集工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理工作的其他環(huán)節(jié)，例如，檔案收集工作的質(zhì)量高低直接影響到檔案整理工作的工作效率，檔案收集工作質(zhì)量低，檔案整理工作的效率低，反之亦然，而檔案整理工作直接影響到檔案檢索工作，可謂“環(huán)環(huán)相扣”，可見(jiàn)，檔案收集工作在檔案管理工作中起著既基礎(chǔ)而又重要的作用，良好的檔案收集工作對(duì)檔案管理工作有著極大的意義。

（2）檔案收集工作是檔案館貫徹集中統(tǒng)一、分級(jí)管理原則的重要措施。小到一個(gè)公司、一個(gè)單位、一個(gè)機(jī)構(gòu)，大到人民政府，我們的國(guó)家，檔案是寶貴的財(cái)富，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)該對(duì)黨的各種門類和載體的檔案，各單位不得分散保存，任何人不能占為己有，只有通過(guò)行之有效的檔案收集工作，才能把檔案集中到各個(gè)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館，形成統(tǒng)一個(gè)檔案信息保護(hù)基地，實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)分專業(yè)科學(xué)管理。

（3）檔案收集工作室決定檔案管理工作如何發(fā)展的重要條件。檔案的數(shù)量決定了檔案管理工作的規(guī)模，而檔案收集的質(zhì)量直接決定了檔案管理工作的水平，檔案工作的好壞直接取決于檔案的質(zhì)量，高質(zhì)量的檔案才能保證檔案工作全面、穩(wěn)定、規(guī)律的進(jìn)行。

（4）檔案收集工作是衡量檔案管理重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案收集工作是檔案館獲取檔案的途徑，檔案的質(zhì)量和數(shù)量直接決定了檔案館的水平，只有高質(zhì)量的檔案和豐富的檔案才能體現(xiàn)出一個(gè)檔案館的真正水平，從而間接的證明了檔案管理工作的水平。

三、總結(jié)

檔案收集工作是整個(gè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它的質(zhì)量不僅僅直接決定著整個(gè)檔案管理工作的水平，而且還間接決定了檔案館工作的管理水平；另一方面，它不僅僅是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)國(guó)家的財(cái)富，還從側(cè)面反映了一個(gè)企業(yè)、一個(gè)國(guó)家的管理水平和文化素養(yǎng)。