信息時代如何做好檔案管理工作

摘 要： 當今社會可以稱之為科技的時代、信息的時代，信息技術已經(jīng)遍布全球，走入千家萬戶。信息技術的應用給我們帶來了前所未有的方便與快捷，特別是在檔案管理方面，更是省去了不少人力和勞動力。但是，作為檔案管理人員，如何將信息技術良好的運用到檔案管理工作之中還需要不斷的探究，突破傳統(tǒng)、滿足發(fā)展所需是信息時代的必經(jīng)之路。信息時代帶來了一系列的機遇和挑戰(zhàn)，在這個與眾不同的信息時代，需要我們跟隨科技技術的步伐努力做好檔案管理工作，為此，本文對信息時代如何做好檔案管理工作做出研究。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0034-01

引言

對于任何機構(gòu)或組織而言，檔案的存在是必須的，且是非常重要的，對于從事公路路政檔案工作的我而言，更是必須緊跟時代步伐將信息技術完好的應用于檔案管理工作之中。所謂檔案工作，是一種基層的基礎性服務工作，有強大的歷史意義，能夠提供有必要的資源、材料、數(shù)據(jù)等。檔案工作是國家非常重視的一項發(fā)展行業(yè)，對于公路路政工作而言，也一定要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規(guī)，結(jié)合我局實際而制定制度。那么，如何做好完善的檔案工作呢？

一、樹立檔案工作的新觀念

時代在進步，社會在不斷發(fā)展，信息技術已經(jīng)融入在各行各業(yè)、千家萬戶之中。對于公路路政檔案工作中的信息應用技術，也必須樹立檔案工作的新觀念。第一步要明確正確的檔案信息資源觀。在信息化時代之前，檔案只被看成為資源文化，僅僅發(fā)揮它的憑證價值，而如今我們必須將檔案視為與經(jīng)濟資源同等重要的文化，因為其具有不可替代的利用價值與情報價值。第二步我們要秉持檔案公開觀念。曾經(jīng)對于檔案工作的重點是開發(fā)利用當面，而以后則應該將半現(xiàn)行文件公開公示，并且制定相應法規(guī)，加強檔案文件的公開性原則與嚴密性原則共存。最后，我們要提高自身素質(zhì)。作為工作人員，不應該覺得工作內(nèi)容簡單而忽視，而是應該加強基礎，熟練技術、預防過失、解決問題是每一個檔案工作人員應盡的義務。而學習足夠的信息技術是非常必要的，信息技術可以解決一系列疑難問題，是檔案工作中必要的應用手段。

二、加強檔案信息管理標準化建設

任何事情都應該有一定的標準，檔案工作中必須加強信息管理標準化建設，不同的信息化程度的檔案其管理標準化也應該越高。檔案管理部門應該制定相應的法律法規(guī)政策，嚴密信息標準化程度，明確規(guī)范方式與管理方法。對于檔案的錄用方式、整理方式以及如何分類都應該制定出通用的模式，對于檔案安全性的要求，則應該注重保密性原則，不輕易泄露任何機密文件。檔案在所需時，應該可以快速調(diào)用，確保文件的存在性，保存保管要得當，查找也應該有明確分類。信息化的檔案管理可以很好的解決上述情況問題，但需要工作人員不斷的努力學習，利用信息技術則會在統(tǒng)計時更為準確，查找資料時更為方便，能夠更好的加強檔案信息管理標準化的建設。

三、盡快掌握新的檔案管理手段

對于重慶市公路路政的檔案管理工作而言，是較其它城市更為復雜繁多的，當然這與我們重慶市的經(jīng)濟基礎相關。如果面對大量檔案信息的管理工中我們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)方式則會讓我們感覺工作任務的繁重與艱難，在此情況下，我們必須要盡快掌握新的檔案管理手段，信息技術的應用則會很好的解決這一系列問題，不僅減輕工作量，而且大大提高了工作效率，這是檔案工作的必然趨勢。當今信息化的應用主要是利用網(wǎng)絡手段進行，將資料進行數(shù)字化處理，以建立完善檔案貯存系統(tǒng)。

四、盡快培養(yǎng)較強的適應能力

當今我國各方面發(fā)展都非常迅速，信息的更新發(fā)展速度也是非常迅速的，檔案工作人員要具有較強的適應能力，任何檔案工作都能很好完成。在新時代新形勢下更應該更具環(huán)境而進步思維、提高技術，遇到困難不退縮，做出最正確的選擇與處理方法。

五、不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和文化知識

很多人會覺得檔案工作是簡單的、不需要技術含量的枯燥工作而已，作為檔案工作人員的我要對他們說不。檔案工作非常需要工作人員的耐心與細心，不僅要具備良好的道德修養(yǎng)還要具備各類學科的知識內(nèi)容，對于大量信息的整理、規(guī)劃、分類等也要做出迅速準確的判斷。檔案工作在進行之前一定要進行完好的分工公國，否則會降低工作效率以及提高重復率，從而導致許多失誤的發(fā)生。當然，最重要的是，在這個信息化的時代，對于信息技術我們檔案工作人員必須要有所了解，并且可以很好的應用到工作中去。這種種都表示我們必須還要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)還有文化知識，以更好的完成檔案工作。

六、開展深層次檔案信息服務工作

以往的檔案部門常常被視為是一個獨立的部門，與其它部門工作無交集，如今，我們應該改變這種傳統(tǒng)的錯誤觀念，將檔案工作滲透到各部門中去，既開放了檔案又能搜集各方面資源。特別是檔案部門應該與圖書部門、博物展覽館或者情報部門溝通合作，以合理收集信息，最大程度的開發(fā)利用資源。對于重慶市的公路路政檔案工作而言，則要與新聞部門、交通部門等密切合作，最大限度的搜集有用資源，提高檔案工作的質(zhì)量與品質(zhì)，做有用的檔案整理，所以，必須開展深層次的檔案信息服務工作。

符合時代的需求就必須緊跟時代的步伐，信息化時代要求我們必須運用信息化技術。我們一定要將自身素質(zhì)提高，將檔案工作完整、完善，提高檔案工作價值，也實現(xiàn)了自我價值進一步提升，適應新形式是時代所要求的，也就一定是進步的。

結(jié)語：檔案工作是一項國家非常重視的工作，不僅因為它是任何所需資料的基礎資源，而且還是見證工作進程的證據(jù)。這是一項需要耐心、認真、誠實的工作，據(jù)不能偷懶、決不能粗心。不論是收集、分類還是整理，作為檔案工作人員的我們，都應該緊跟時代步伐，將信息技術運用到工作中去，摒棄傳統(tǒng)檔案工作的種種不足，而作為重慶市從事公路路政檔案工作的我們更應該將這個全國十大城市之一的文明城市推到時代的頂峰，將重慶的各方面都發(fā)展到全國矚目的程度，做好基礎工作，奠基重慶的明天。

參考文獻

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作者簡介：稅云蘭，（1976.9.14-），女，漢族，重慶市黔江人，本科，檔案館員，從事公路路政檔案工作。