工程設(shè)計(jì)公司檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的幾點(diǎn)建議

高華

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，是指檔案館室對(duì)已掌握的檔案信息做深度的思維加工、改造和重組，根據(jù)利用者的需求或社會(huì)需求、將館藏的靜態(tài)檔案信息經(jīng)過(guò)查找、篩選、加工、編輯等手段變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，使檔案信息的潛在力量能充分發(fā)揮，價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)，它是檔案工作的目的和歸宿。

近幾年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)生的巨大變化，檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的形式和特點(diǎn)也發(fā)生了較大變化，為更好地為廣大檔案利用者提供服務(wù)，要求檔案工作者必須對(duì)新形勢(shì)和新特點(diǎn)下的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作認(rèn)真加以分析、思考，并采取相應(yīng)的對(duì)策，以改善檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，不斷提高服務(wù)水平。

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義

一是企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有直接性。企業(yè)利用自己的檔案，不用走出去，也不必請(qǐng)進(jìn)來(lái)，減少環(huán)節(jié)，提高效益，節(jié)約了人力、資金、時(shí)間，直接為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

二是企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性。企業(yè)的檔案指導(dǎo)本企業(yè)的工作，從實(shí)際出發(fā)，針對(duì)性強(qiáng)，對(duì)號(hào)入座，切實(shí)可行，指導(dǎo)到位，效果顯著，能早出效益，多出效益。

三是企業(yè)的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有可操作性。利用本企業(yè)檔案，時(shí)間、背景、內(nèi)容等有非常明確具體，不僅指導(dǎo)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)效益上應(yīng)做些什么，而且還告訴企業(yè)具體怎么做，從宏觀到微觀，從長(zhǎng)遠(yuǎn)到當(dāng)前，從全過(guò)程到每一個(gè)環(huán)節(jié)，都提供方案、步驟和措施，有較高的利用價(jià)值。

現(xiàn)階段檔案開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

在現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境中，檔案信息資源在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中注重的是傳播服務(wù)意識(shí)并非服務(wù)理念，這樣在一定程度上就嚴(yán)重影響了石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的整合性進(jìn)而 規(guī)范性。具體表現(xiàn)主要是：

一是對(duì)檔案工作及檔案信息資源的重要性認(rèn)識(shí)不足。由于受傳統(tǒng)觀念束縛，人們?cè)谙喈?dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里，對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案工作者往往被認(rèn)為是可有可無(wú)的群體，所以檔案開(kāi)發(fā)利用工作經(jīng)常處于一種尷尬的境地，這在很大程度上影響了檔案人員的工作極性。檔案信息開(kāi)發(fā)利用與史志、文獻(xiàn)編纂基本上都有獨(dú)立的單位或部門，而檔案館的檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作僅局限于檔案館內(nèi)的編研人員。

二是資金投入不足。 硬件和軟件方面不能滿足檔案開(kāi)發(fā)利用的需要，各單位各部門往往只重視經(jīng)濟(jì)建設(shè)，輕視文化建設(shè)，對(duì)檔案館室的投入不夠，無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容和投資計(jì)劃，這樣直接或間接影響了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的正常開(kāi)展，信息的傳遞手段仍然十分落實(shí)，尚未形成實(shí)際意義上的遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)檔案檢索與利用，更談不上聯(lián)網(wǎng)查閱檔案原件。

三是館藏及業(yè)務(wù)能力欠缺。一是館藏欠豐富，“檔案成分的優(yōu)化程度和某些文宗的完整性不夠高以及重量輕質(zhì)、重藏輕用等問(wèn)題?！倍欠?wù)方式單一，現(xiàn)有的傳統(tǒng)服務(wù)方式傳播的信息有限，效率低，范圍窄，無(wú)法滿足社會(huì)廣泛多方面的利用需求，人為地阻礙了檔案信息的交流。三是檔案部門傳遞信息落后，檢索工具質(zhì)量差，無(wú)法滿足用戶迅速及時(shí)的信息需求。

四是檔案專業(yè)人才的欠缺。檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的需求相對(duì)廣泛，不同的工作對(duì)象、工作內(nèi)容、工作范圍需要不同類型的人才。為此，需要從教育、培養(yǎng)、引進(jìn)等多角度多渠道提高檔案人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。

開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的幾點(diǎn)建議

石油企業(yè)在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要對(duì)石油公司的發(fā)展全面的考慮，需要在石油集團(tuán)發(fā)展的基礎(chǔ)上能夠不斷的進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，按著國(guó)際化石油工程技術(shù)總承包商的制度，這樣能夠秉承著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須從檔案館的建設(shè)和發(fā)展的高度，全方位做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。

一是豐富并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源保障體系

檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系，為企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)建設(shè)和發(fā)展提供有力的信息保障。。

二是改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)

隨著檔案數(shù)量的急劇增加和企業(yè)對(duì)檔案利用頻繁需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用的方法，以現(xiàn)代化管理手段為主，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)間的交流，加快網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)施， 實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)檢索等。

三是解放思想， 主動(dòng)服務(wù)， 樹(shù)立市場(chǎng)意識(shí)。要樹(shù)立檔案工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)的指導(dǎo)思想和創(chuàng)新、效益、競(jìng)爭(zhēng)的工作意識(shí)，做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作， 使之充滿生機(jī)和活力。

四是切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代高新信息技術(shù)研究，努力造就新型檔案專業(yè)人才

現(xiàn)代檔案信息開(kāi)發(fā)工作涉及到信息、科技、語(yǔ)言等多元知識(shí)結(jié)構(gòu)， 這就要求檔案信息開(kāi)發(fā)人員應(yīng)拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)， 成為復(fù)合型人才。檔案人員要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)， 學(xué)習(xí)掌握國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范， 精通檔案業(yè)務(wù)。同時(shí)， 還要學(xué)習(xí)了解本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案工作者不但要掌握一定的專業(yè)知識(shí)， 還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)等新知識(shí)、新技術(shù)。只有這樣， 才能跟上時(shí)代的步伐， 真正有效地開(kāi)發(fā)檔案資源。

五是開(kāi)辟檔案利用渠道，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件像電子文件轉(zhuǎn)化

為了滿足企業(yè)對(duì)檔案的需求，我們必須開(kāi)辟檔案利用的渠道，加強(qiáng)服務(wù)手段建設(shè)。企業(yè)等可以建設(shè)網(wǎng)站，制作網(wǎng)頁(yè)，不斷推廣和普及在網(wǎng)上開(kāi)展政務(wù)活動(dòng)、宣傳教育、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程教育、招聘、閱讀瀏覽和搜索資料等。

隨著全球信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為企業(yè)社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，檔案是企業(yè)生存發(fā)展的核心資源和重要知識(shí)資產(chǎn)，加強(qiáng)檔案信息化開(kāi)發(fā)利用， 為企業(yè)優(yōu)質(zhì)高效可持續(xù)發(fā)展提供保證和支持，實(shí)現(xiàn)公司“二次跨越”的騰飛做出更大的貢獻(xiàn)。