PPT制作中存在的問題及對策研究

張丹

摘要：PPT（幻燈片）是現(xiàn)代辦公人員常用并青睞的辦公軟件，在現(xiàn)實運用中存在著將PPT等同講稿、認為PPT中的效果越多越好、越花越好等幾種常見誤區(qū)，能抓住觀眾的PPT應遵循邏輯清晰、風格統(tǒng)一、簡潔明了、清楚醒目等特點，制作PPT的具體方法由主題思想、構(gòu)思理念、內(nèi)容、形式、受眾和制作者的審美情趣等綜合因素所決定。

關(guān)鍵詞：PPT制作 誤區(qū) 對策

一、常見的幾種誤區(qū)

（一）等同講稿

在培訓、講座、演示等運用PPT（幻燈片）進行展示活動中，有的匯報者常常為了方便、省時，直接將word材料復制到PPT上，有的則是希望將解說內(nèi)容能更多的呈現(xiàn)給觀眾，最后將PPT變成了以文本為主的的講稿，只不過是將文檔換了PPT的形式。

（二）越多越好

PPT軟件中有圖片、文字、聲音、動畫、視頻等媒體形式。有的制作者喜歡在一個PPT中過多地使用多種形式來達到變換聽眾口味，激起并保持聽眾興趣的目的。

（三）越花越好

有的PPT制作者在幻燈片甚至是單頁中，將背景圖、文字、要點、活動插圖等選用各種不同的色彩和樣式，認為色彩越豐富畫面越美觀，越能吸引觀眾。但是，并不是色彩多的就美，色彩過多的PPT在視覺上不但沒有和諧的美感，還容易使聽眾造成眼花繚亂的煩躁感，影響聽眾的情緒和注意力。

二、應遵循的原則與方法

（一）邏輯清晰

1.整個PPT大邏輯清晰。整個PPT要具備很清晰的閱讀順序，整個PPT不僅要包含封面頁、結(jié)束頁和內(nèi)容頁，還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。必須有轉(zhuǎn)場頁，也就是把不同階段的內(nèi)容劃分開的各章節(jié)的封面，章節(jié)頁呼應目錄，保障整體連貫。結(jié)束頁之前，還要有總結(jié)頁，引領(lǐng)受眾回顧要點，切實留下深刻印象學會從結(jié)論說起。

2.每個板塊的小邏輯清晰。每個板塊同樣需要清晰邏輯順序。它們的結(jié)構(gòu)層次不宜太多，關(guān)系要么并列，要么遞進?？梢韵仍诩埳袭嫵鼋Y(jié)構(gòu)框架，分析每個框架里可以獲得的素材，如果思路不清晰可以先記下想到的那部分，然后整出文檔。

（二）風格統(tǒng)一

1.背景圖的統(tǒng)一。PPT的風格統(tǒng)一與否主要在于色彩、布局。而決定色彩的最重要的內(nèi)容是PPT的基本結(jié)構(gòu)中內(nèi)容的背景圖，也就是底板。背景圖因為數(shù)量相對多而形成了PPT大的基調(diào)。正是這個大的基調(diào)直接影響著聽眾對PPT的綜合感受。如是深色還是淺色，是暖調(diào)還是冷調(diào)，是藍色色系還是綠色色系，是清新型還是活潑型，是傳統(tǒng)型還是商務型等。風格無所謂好壞，僅 僅是一種藝術(shù)形式。但無論是哪種風格，有幾點值得注意：一是根據(jù)聽眾和主題內(nèi)容選擇背景圖。

2.文字的統(tǒng)一。PPT中的文字包括大標題、小標題和正文。文字風格統(tǒng)一指相同層次的文字在字體大小、色彩、處理效果上的基本一致。

3.圖片的統(tǒng)一。PPT中的圖片包括照片以及與內(nèi)容深度聯(lián)系的插圖（自制、下載）。插圖的統(tǒng)一主要體現(xiàn)在類型、處理效果和自定義動畫方面的基本一致。

4.布局的統(tǒng)一。布局就是排版，是將PPT上的諸元素的相對位置的排放。布局的統(tǒng)一主要包括標志的位子是否一致；版式中四周留白是否一致；文字和圖片離邊距的空間是否一致等。

（三）簡潔明了

1.用簡單完整語句組織文字。PPT中能用圖就不用表，能用表就不用字，圖形直觀更容易讓人理解，同時也容易形成深刻印象。

2.用簡潔的圖片美化主題。一是指背景圖盡量相對簡單、干凈，即無太多圖案、花紋，因為圖案多的背景圖既影響圖上文字的識別，又干擾聽眾的注意力。二是只用與內(nèi)容深度聯(lián)系的插圖。三是用構(gòu)圖、明暗、尺寸等效果好的圖。

3.用合適的形式增加效果。在幻燈片上適當加入一些聲音、動畫等當然不錯，但也應根據(jù)講稿的實際需要決定是否需要。但選用過多或不當，會適得其反。

4.用留白保持簡潔。要使PPT簡潔明了，還需要在排版時留空白。留白的做法就是去除不必要、不重要的元素，只保留必要元素，增加幻燈片的視覺清晰度。

（四）清楚醒目

1.主體突出。突出主體就是主體不能過小，但突出并不是要將四周占滿，過滿過大會造成視覺上的壓迫感。

2.圖文清晰。文字要清晰，要注意字體、大小，在選字體時，最好不要傾斜，傾斜會降低可讀性。為了能保證后排的觀眾能看清文字，一般標題字體大小用36～44，正文字體大小用22～36。

3.用好色彩。一是選用明暗程度上或深或淺的背景圖；二是選擇好文字的色彩；三是母版配色的時候不要超過3種，色彩多了會造成視覺上的混亂。