淺析會(huì)計(jì)電算化中“記賬”與“反記賬”功能的運(yùn)用

摘要：隨著會(huì)計(jì)電算化工作的深入開(kāi)展，各類會(huì)計(jì)軟件在競(jìng)爭(zhēng)中進(jìn)一步拓展功能，都增設(shè)有“記賬”與“反記賬”的功能。在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確等特點(diǎn)來(lái)處理大量的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。因此，本功能運(yùn)用起來(lái)十分方便，深受廣大會(huì)計(jì)人員的歡迎。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；記賬；反記賬；運(yùn)用

一個(gè)以計(jì)算機(jī)為載體的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)為處理工具的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，就是以各個(gè)功能模塊組合工作方式代替人工自動(dòng)完成賬務(wù)處理工作。

一、 “記賬”與“反記賬”功能的可行性和必要性

1.“記賬”與“反記賬”功能的可行性

記賬也稱為登賬，是將所做的憑證記錄到具體的相關(guān)賬簿中去的過(guò)程。在手工方式下，記賬是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已審核的記賬憑證，以及所附有的原始憑證進(jìn)行逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬的過(guò)程。在電算化條件方式下，記賬是由記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序，自動(dòng)地進(jìn)行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等的過(guò)程。記賬憑證審核，并由出納簽字后，即可以進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來(lái)賬等操作。正確采用記賬向?qū)Х绞?，使記賬過(guò)程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。

反記賬是將本月已經(jīng)登記入賬的記賬憑證有錯(cuò)誤予以取消、予以更正的方式，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核后再進(jìn)行記賬，它是記賬的逆操作。

2. “記賬”與“反記賬”功能的必要性

在記賬過(guò)程中，需要正確選擇記賬范圍。如果是第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)提示將不能記賬；上月未結(jié)賬，本月不能記賬；沒(méi)有審核的憑證將不能記賬，應(yīng)該滿足記賬范圍應(yīng)小于或等于已審核范圍；作廢憑證不需要審核，可直接記賬。記賬是由電腦自動(dòng)進(jìn)行的，一旦斷電或其他原因造成中斷后，會(huì)計(jì)人員將無(wú)法了解到電腦到底已經(jīng)登記了多少?gòu)垜{證，因此，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后需重新執(zhí)行記賬命令。

企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)制單、審核、記賬操作之后，應(yīng)形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。如果賬證數(shù)據(jù)信息混亂、不符。存在已記賬的錯(cuò)誤憑證，不僅影響會(huì)計(jì)信息使用，而且影響會(huì)計(jì)工作效率。如果有“反記賬”功能，就可以把錯(cuò)誤憑證全部更正后再重新記賬。這時(shí)，賬簿中的錯(cuò)誤信息就可以大大減少，使賬簿信息更真實(shí)，數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確。當(dāng)計(jì)算機(jī)意外斷電、病毒侵襲等導(dǎo)致記賬過(guò)程意外中斷時(shí)，會(huì)計(jì)人員便無(wú)從下手。為了防止數(shù)據(jù)丟失，可以進(jìn)行“反記賬”操作，恢復(fù)到可控制階段。

《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》中規(guī)定，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對(duì)同類已記賬憑證的邊續(xù)編號(hào)，不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。因此，需要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對(duì)不確定的數(shù)據(jù)處理進(jìn)行“反記賬”。

二、 “記賬”與“反記賬”功能的應(yīng)用分析

計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證數(shù)據(jù)的編輯是以是否結(jié)賬為標(biāo)準(zhǔn)，而不是以是否記賬為標(biāo)準(zhǔn)。這是因?yàn)椋娮佑涃~異常迅速，只要沒(méi)有結(jié)賬，編輯當(dāng)月已記賬的憑證數(shù)據(jù)后，可以重新記一次賬，刷新當(dāng)前會(huì)計(jì)期中數(shù)據(jù)表的電子賬記錄，使賬證相符。另一方面，記賬是結(jié)賬的前期工作，已結(jié)賬的機(jī)內(nèi)憑證數(shù)據(jù)肯定已記賬，只要尚未結(jié)賬，就屬于當(dāng)前會(huì)計(jì)期，這樣的計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證數(shù)據(jù)，都可以進(jìn)行修改。

大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬后會(huì)導(dǎo)致賬證不符，這種情況在企業(yè)試運(yùn)行期間非常容易發(fā)生。如果沒(méi)有反記賬功能，則影響會(huì)計(jì)信息的使用。從企業(yè)內(nèi)部控制制度來(lái)看，則違背了內(nèi)部控制制度的目標(biāo)，不能保證處理的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容及有關(guān)數(shù)據(jù)符合有關(guān)規(guī)章制度的合法性；不能保證處理的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容及有關(guān)數(shù)據(jù)有利于提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效率的合理性。如果有“反記賬”功能，就可以先取消記賬，把錯(cuò)誤的憑證全部更正后再重新登記入賬。這樣才能保證數(shù)據(jù)處理及時(shí)，為管理提供信息。

三、 運(yùn)用“記賬”與“反記賬”功能的限制條件

財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬的單位，應(yīng)當(dāng)使用的會(huì)計(jì)軟件達(dá)到財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。

在所有會(huì)計(jì)軟件中，記賬都是必備功能。計(jì)算機(jī)記賬是將未記賬憑證的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中去。因此，“記賬”的操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人，記賬人員應(yīng)對(duì)賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任?，F(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件的解決方案是在記賬報(bào)告中會(huì)顯示未記賬憑證，未審核憑證、未出納簽字等。例如記賬憑證中有些憑證沒(méi)有審核或未經(jīng)出納簽字，屬于不能記賬的憑證，可根據(jù)操作提示注意修改后，直到確認(rèn)無(wú)誤后再記賬。

反記賬是記賬的一種特殊形式，它只有在特殊情況下才能使用。反記賬的恢復(fù)方式有恢復(fù)最近一次記賬前狀態(tài)和月初狀態(tài)。從本質(zhì)上講，它也是對(duì)錯(cuò)賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴(yán)肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須同時(shí)得到系統(tǒng)管理員授權(quán)才能實(shí)施反記賬。

同時(shí)，記賬只能在結(jié)賬前進(jìn)行。一旦結(jié)賬，就意味著已經(jīng)沒(méi)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要處理，不允許再輸入本期的記賬憑證，也不允許再對(duì)本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行“記賬”和“反記賬”。同時(shí)記賬在選擇記賬范圍時(shí)，可輸入連續(xù)編號(hào)范圍，也可輸入不連續(xù)編號(hào)，是按記賬范圍中的憑證號(hào)或日期逆序連續(xù)進(jìn)行的，而反記賬的范圍是以賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)的最后一條記錄或者說(shuō)是最后一張已記賬憑證為起點(diǎn)，來(lái)確定反記賬的記錄數(shù)，而不能允許從賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中間任意抽取幾條記錄作為反記賬的范圍。

然而，“反記賬”功能更容易發(fā)現(xiàn)具體工作中的失誤，能正確評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)工作人員的工作質(zhì)量。同時(shí)，為了提高企業(yè)的工作質(zhì)量，提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)經(jīng)營(yíng)管理及時(shí)提供準(zhǔn)確的信息資料起到一定的鞭策作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張明麗.淺議會(huì)計(jì)電算化中“反記賬”的運(yùn)用[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2013.

[2]揭偉紅.淺談會(huì)計(jì)電算化中“反記賬”“反結(jié)賬”.福建金融管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014.

作者簡(jiǎn)介：

曾萍（1980- ），女，湖北孝感人，鄂州職業(yè)大學(xué)商學(xué)院教師，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理。