人事檔案利用存在的問題和解決對策

朱鳳智

摘 要：人事檔案在傳統(tǒng)的思想里是保密的，就算是本人可能也無法進(jìn)行查詢和利用，這顯然與我國現(xiàn)階段的社會發(fā)展不相適應(yīng)。文章針對我國人事檔案利用存在的問題進(jìn)行了全面的分析，并提出了具有針對性地解決對策，希望通過文章的分析，能夠為人事檔案利用工作提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案利用；存在的問題；解決對策

引言

作為我國人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要組成部分，人事檔案管理對整個行政管理制度的改革和發(fā)展所起到的作用是不言而喻的。在社會經(jīng)濟的發(fā)展下，我國人事檔案管理需要進(jìn)行改革。但現(xiàn)階段研究者對人事檔案利用存在的問題和解決對策較為關(guān)注。要想對人事檔案利用問題進(jìn)行有效解決應(yīng)最大限度地挖掘出人事檔案在服務(wù)民生中的作用，適當(dāng)?shù)毓_人事檔案，將改革系統(tǒng)化的推進(jìn)。

1 人事檔案利用存在的問題

1.1 管理方式問題

由于遵循保密的政策，人事檔案處于完全封閉管理狀態(tài)，工作的重點在于收集、保管，而開放利用卻是忽視的，更談不上對檔案當(dāng)事人的開放和利用了。人事檔案內(nèi)容的特殊性決定了其必須具有一定的保密性，封閉管理也是應(yīng)該的，但是檔案管理人員應(yīng)該明白保密并不是目的，使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用才是根本。如果一個人的基本材料主要一進(jìn)入人事檔案，就要“封存”，等到人去世才可以被利用，那么檔案的真實性和實用性也將大打折扣。人的資料信息是由管理部門 “壟斷”的，這樣就有可能增強對個人評價和鑒定的主觀性。由于缺乏認(rèn)同，使有關(guān)結(jié)論流于形式；由于沒有進(jìn)行有效的監(jiān)督，這就在一定程度上造成了人事檔案的糾紛、爭議甚至訴訟的發(fā)生幾率。這類事件屢見不鮮的原因與人事檔案缺乏公開透明度有很大的關(guān)系。

1.2 服務(wù)重點問題

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，我國人事檔案主要是為了領(lǐng)導(dǎo)部門或組織機構(gòu)的使用，查閱利用單位一般是組織、人事、紀(jì)檢監(jiān)察、公安、安全保衛(wèi)等部門。《條例》還規(guī)定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”這就說明檔案當(dāng)事人沒有權(quán)利查看自己的檔案，這就形成了人事檔案的服務(wù)錯位。人事檔案建立之初的主要目的就是為組織和機關(guān)考察、使用人才服務(wù)，這是應(yīng)該堅持的地方。但在社會的發(fā)展下，國家更加注重以人為本，檔案工作的理念更加側(cè)重于服務(wù)民生的角度，人事檔案服務(wù)對象的范圍也在逐步擴大，服務(wù)領(lǐng)域也更加深入。

1.3 利用率問題

就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，我國的人事檔案管理所參考的還是《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等規(guī)章制度，它們的頒布是在20世紀(jì)90年代，制定的出發(fā)點和落腳點也都是依據(jù)當(dāng)時的發(fā)展?fàn)顩r而定，對檔案的服務(wù)性、開放性、利用性的重視度還是有所欠缺的。所以在利用方式上也只是手工檢索和紙質(zhì)查閱，查詢的時候往往需要耗費大量的時間，這樣也使得檔案的利用率始終處于低下的狀態(tài)。另外，在對檔案反復(fù)翻閱的過程中，也會對紙質(zhì)檔案造成一定的損害，檔案管理人員需要不斷地修補，不僅增加了勞動量，還不利于檔案的完整性和安全性。

2 解決問題的有效對策

2.1 適度公開檔案信息

為了適應(yīng)時代的發(fā)展要求，我國頒布了《中華人民共和國政府信息公開條例》。它是公民能夠?qū)φ?wù)工作實施知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)的法律保證，也使政務(wù)信息公開走進(jìn)了新的發(fā)展時期。《條例》第二條明確規(guī)定：政府信息，是指行政機關(guān)在履行職責(zé)過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。人事檔案隸屬于此范疇內(nèi)。這樣就需要以政務(wù)信息公開為前提，適度公開人事檔案信息，進(jìn)而提高檔案工作的透明度。

公民享有信息利用權(quán)需要人事檔案信息的適度公開作為支撐。受到歷史因素的制約，人事檔案與本人一直是分離的，掌握在相應(yīng)的組織部門中。為了保證個人對人事檔案的知情權(quán)，結(jié)合人事檔案保密性特點，應(yīng)簡化利用手續(xù)，放寬利用權(quán)限，擴大利用范圍，使當(dāng)事人可以適當(dāng)?shù)乩米约旱牟糠謾n案，這是人事檔案真實性和準(zhǔn)確性提高的有效途徑。除此之外，要對人事檔案的公開和保密兩者之間的關(guān)系做以正確的認(rèn)知?？梢酝ㄟ^分類管理的方式來對檔案進(jìn)行不同程度的開放、利用，使適度的原則真正得到貫徹。

2.2 實現(xiàn)人事檔案利用的信息化

隨著時代的發(fā)展，計算機的迅速普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在利用上顯現(xiàn)出了很多的弊端，如異地想要查閱檔案就會有諸多的不便，辦事效率大大降低，與以人為本的理念也不相適應(yīng)。所以應(yīng)全面推進(jìn)人事檔案的信息化和現(xiàn)代化。建立人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，方便人事檔案的檢索、利用、查閱等。有的人事檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)。人事檔案部門應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)化為出發(fā)點，改革管理手段，改進(jìn)服務(wù)方式，使紙質(zhì)檔案、數(shù)字信息，本地利用與異地遠(yuǎn)程利用能夠并存并舉，扭轉(zhuǎn)人事檔案利用不暢的局面，使人們在網(wǎng)上就能夠準(zhǔn)確查詢到所需要的相關(guān)信息，實現(xiàn)人事檔案信息的共享。

2.3 不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，開發(fā)特色信息

人事檔案管理工作的專業(yè)性、技術(shù)性、政策性都很強，不但關(guān)乎國家利益，還關(guān)乎個人的切身利益，這就需要檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德，還要擁有專業(yè)的技能。應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力，滿足人事檔案發(fā)展的要求。

滿足人們的需要是信息公開的主要目的，這就需要檔案具有一定的特色和價值。但就人事檔案材料現(xiàn)狀來看，形式比較固定，缺乏新意。所以應(yīng)積極發(fā)揮管理人員的主觀能動性，收集個性化的材料，使更多有特色的人事檔案展現(xiàn)在人們面前。

2.4 實現(xiàn)檔案信息利用的安全性

適度公開人事檔案信息當(dāng)然是一件利于民生的好事，但同時檔案的安全問題是不容忽視的，可以在以下幾個方面進(jìn)行重點把握。（1）嚴(yán)格制度和規(guī)范。信息公開應(yīng)有一個科學(xué)合理的界定，應(yīng)以實際情況為根本出發(fā)點和落腳點，制定開放利用程序，建立授權(quán)制和責(zé)任追究制。一旦檔案中有個人隱私和組織機密的部分，就只能提供給合法利用者。還必須利用者履行相應(yīng)的法律責(zé)任，并切實負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任。這樣看來檔案的開放不僅要積極維護(hù)個人的知情權(quán)，還要保護(hù)組織機密和個人的隱私權(quán)。解決好了這兩者間的矛盾，才算實現(xiàn)了檔案信息的開放。（2）使用科技手段和先進(jìn)的技術(shù)裝備。首先檔案實體的安全。基于一定的特殊性，使人事檔案必須具有原始記錄，而這些資料都具有唯一性，如果遭到破壞想要再補救是相當(dāng)困難的。其次，電子信息的安全。要實現(xiàn)人事檔案信息的公開，計算機技術(shù)是必備的。眾所周知，計算機本身有很多安全上的隱患，這就使人事檔案也面臨著被篡改、被盜竊、被銷毀等不安全的因素。所以必須做好保護(hù)工作，這就需要科學(xué)技術(shù)的有效發(fā)揮，使人事檔案信息能夠得到安全利用。

3 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段我國在人事檔案利用上還存在很多問題，亟需進(jìn)行有效解決，這也是現(xiàn)代管理理念和實踐的新探索。為了使人們能夠充分地利用人事檔案，實現(xiàn)人事檔案的最大價值，就需要積極地想對策將問題進(jìn)行逐一的解決，這也是以人為本的重要體現(xiàn)。雖然我們現(xiàn)如今面臨一些問題，但我們完全有理由相信通過不斷地努力，未來我國的人事檔案會得到更好地利用，更好地服務(wù)于民生。

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