公證管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與分析

摘要：公證制度能夠有效的保障我國經(jīng)濟法、民法的實施，完善我國的司法制度。隨著我國社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟水平的不斷提高，需要公證的法律項目種類也愈發(fā)多了起來，公證行業(yè)的業(yè)務(wù)量明顯加重。因此，建立完善的公證管理信息系統(tǒng)十分必要。

關(guān)鍵詞：公證管理；信息系統(tǒng)；設(shè)計；分析

一、需求分析

公證業(yè)務(wù)管理和公證行政事務(wù)管理是公證管理之中的兩個重要內(nèi)容，一般來說，公證流程包括申請受理、審查和出具證書。

首先，信息系統(tǒng)要有完善的功能，有較強的通用性，包括申請、受理、檔案保管、公證書出具、公證復(fù)議等多項內(nèi)容。

最后，信息系統(tǒng)還要保持頁面簡潔、操作方便的特點，便于工作人員進行操作。

第三，信息系統(tǒng)要保持穩(wěn)定性、可靠性、良好的性能、便于擴充功能、易維護性。

同時，公證管理信息系統(tǒng)還應(yīng)該在國家法律規(guī)定的范圍內(nèi)進行。

首先，要保證信息系統(tǒng)的操作嚴(yán)密性。這樣的做法主要是為了避免徇私舞弊的情況出現(xiàn)，要保證工作人員的執(zhí)法清廉，實現(xiàn)執(zhí)法的公正公平性，從而提高公證質(zhì)量，增加工作效率，促進公證行業(yè)的規(guī)范化。

其次，文檔要保持一定的規(guī)范性。在公證活動中所有的受理通知單、公證申請表、公證書等，都需要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度進行填寫和執(zhí)行。

最后 ，保證信息系統(tǒng)的保密性。公證檔案牽涉到很多當(dāng)事人和國家的秘密，不能夠暴露在大眾的眼光之下，因此，要有良好的保密性。

二、設(shè)計系統(tǒng)

（一）信息系統(tǒng)的功能模塊如下圖所示

（二）功能介紹

初始化。在進行首次的系統(tǒng)安裝時，信息系統(tǒng)會對用戶進行提醒，并提供相應(yīng)的信息。初始化的主要內(nèi)容有公證書編號、啟用年份、操作設(shè)置等。

信息錄入主要是分為歷史申請表和申請表錄入。

錄入申請表主要是把當(dāng)事人所填寫的內(nèi)容進行詳細(xì)的錄入，一般包括當(dāng)事人的性格、性別、身份證信息、出生年月日、工作單位、文化程度、家庭住址；公證書的用途和具體內(nèi)容；材料的具體名稱和數(shù)量；申請的具體時間和說明等。

在將上述所有信息錄用完之后，工作人員要進行詳細(xì)的檢查，避免有問題出現(xiàn)，然后借助軟件，生成公證書，遵循相應(yīng)的模板，生成公證書的正文框架、公證書的流水號碼、公證書的編號等，形成規(guī)范符合要求的公證書。在保存了公證書以后，內(nèi)容將無法進行修改，同時，信息系統(tǒng)會把申請表自動轉(zhuǎn)成歷史公證申請表。

（三）查詢信息

查詢歷史的公證申請表。一般來說，要使用這一功能，就需要輸入具體的年份和類型進行查詢，當(dāng)查詢結(jié)果出來以后，使用者可以進行相應(yīng)的打印。

查詢公證書。使用這一功能，使用者要輸入公證的類型、公證的年份、標(biāo)題、公證書的申請日期、編號、水印號等，查詢到結(jié)果之后，可以按照自身的需求進行打印輸出。

查詢公證立案本。使用者可以根據(jù)這一功能，輸入相應(yīng)的信息內(nèi)容和日期，如果有需要，也可以進行打印。同時，如果對其中的內(nèi)容有不滿意的地方存在，還可以進行相應(yīng)的修改。

（四）維護系統(tǒng)

維護信息系統(tǒng)主要包括四種功能，分別是設(shè)置操作員、設(shè)置公證書的格式代碼、設(shè)置類別代碼、設(shè)置年終結(jié)轉(zhuǎn)。

在進行初始化時，如果有些功能沒有完成，那么就需要借助設(shè)置操作員來進行功能的設(shè)置，從而完成需要完成的內(nèi)容。

一般來說，年終結(jié)轉(zhuǎn)的功能是在每一年的最后一天，把當(dāng)年一年之中的所有公證信息進行分門別類，進行編號，然后進行自動備份。

三、設(shè)計數(shù)據(jù)庫

該內(nèi)容主要包含了四部分，分別是公證書的數(shù)據(jù)庫，公證的申請表的數(shù)據(jù)庫，公證的代碼數(shù)據(jù)以及公證的立案本數(shù)據(jù)庫。

公證書的數(shù)據(jù)庫中主要的內(nèi)容包括一些公證書的詳實數(shù)據(jù)，其中有當(dāng)事人的具體情況，公證書的具體編號、出證日期、承辦人、以及相應(yīng)的審批人等等。

公證書的申請表數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫中主要包括了所有當(dāng)事人的具體信息以及所有公證的申請內(nèi)容。其中有申請的具體日期，申請人的具體情況，比如說出生年月日、性別、姓名、文化程度、出生所在地、工作的單位、身份證信息、公證書的類別、辦理公證的主要目的。這一數(shù)據(jù)庫是最為重要的一個基礎(chǔ)內(nèi)容。

公證的代碼數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫里面主要是用戶的具體代碼和各類公正整數(shù)的代碼數(shù)據(jù)庫。

公證的立案本數(shù)據(jù)庫。這一內(nèi)容里面，需要有所有公證的臺賬。

四、實現(xiàn)系統(tǒng)

選擇科學(xué)的模板技術(shù)，按照我國的相關(guān)法律法規(guī)，生成嚴(yán)格的公證書格式，能夠讓用戶進行反復(fù)的使用，同時保證其隱私性。

五、評價該系統(tǒng)

這一信息系統(tǒng)的運用，大大減輕了工作人員的工作量，促進了工作效率的有效提高，提高了公證管理的水平，效果良好。

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作者簡介：

趙菁，女，籍貫浙江東陽，供職于浙江省東陽市公證處，本科