企業(yè)人事檔案價(jià)值的開發(fā)與利用

張向利

摘要：人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，歷史、全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個(gè)員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。本文就如何在新形勢(shì)下搞好人事檔案管理工作提出一些思路、想法和實(shí)踐案例，供同業(yè)和有興趣的人員了解、參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；開發(fā)與利用

0 引言

人事檔案是企業(yè)人力資源開發(fā)與管理活動(dòng)中形成的、以人為單位組合起來、以備考察和應(yīng)用的信息資料，是企業(yè)員工信息的重要載體，可以歷史、全面、真實(shí)地記載和反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。就企業(yè)而言，準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)，是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言，認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案，信息資料，就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況，為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個(gè)人而言，檔案反映的是人生的歷程，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，它真實(shí)記錄著每個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過失，是評(píng)價(jià)一個(gè)人最基本證明材料。實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌之后，參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認(rèn)。因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。

1 企業(yè)人事檔案特點(diǎn)

1.1 連續(xù)性與全面性

人事檔案收存員工履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況的各方面的內(nèi)容，應(yīng)力求連續(xù)、連貫、完整全面。

1.2 歷史性與現(xiàn)實(shí)性

由于員工仍在工作，其人事檔案雖記錄和反映了歷史，但更是人力資源管理部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)，已成為直接為實(shí)現(xiàn)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

1.3 客觀性與真實(shí)性

客觀真實(shí)是人事檔案歷史性與現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供“信得過”的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.4 開放性與動(dòng)態(tài)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當(dāng)事人職業(yè)發(fā)展的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須保持一定的“開放”，打孔裝訂，以便隨時(shí)、及時(shí)補(bǔ)充新材料。

1.5 相連性與流動(dòng)性

人事檔案的管理與員工的人事必須統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即有檔無人，這樣的無頭檔案，保管的再好也無意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“人檔相連”、“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。有時(shí)即使只是崗位的變動(dòng)，也要做到“人檔既相連又相符”。

1.6 開發(fā)性與機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)提供無條件服務(wù)。但是，在信息高度發(fā)達(dá)的今天，還必須注重人事檔案的開發(fā)性，在一定原則和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，使其“活”起來，為人力資源開發(fā)和管理服務(wù)。

2 合理開發(fā)運(yùn)用企業(yè)人事檔案資源

現(xiàn)代企業(yè)一般將人力資源管理分為幾個(gè)功能模塊，人事檔案在人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都起到了無法替代的作用。

2.1 助力人力資源規(guī)劃

人力資源規(guī)劃強(qiáng)調(diào)基于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當(dāng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時(shí)，組織內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)職位更替、工作職責(zé)變化或人員需求變化。通過查閱相關(guān)檔案資料，可以準(zhǔn)確地掌握組織發(fā)展情況，如各階段的規(guī)模、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并進(jìn)行分析，在研究歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以對(duì)未來部門職責(zé)、崗位職責(zé)以及任職資格要求等進(jìn)行預(yù)測(cè)。

2.2 加速員工培訓(xùn)與開發(fā)

人事檔案中記錄了員工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等信息，這些信息可以為員工進(jìn)一步培訓(xùn)提供信息支持與指導(dǎo)。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓(xùn)情況與職位說明書所規(guī)定的職位要求進(jìn)行對(duì)比，可以找出二者之間的差距，進(jìn)而確定是否需要對(duì)員工繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，以及在哪些方面進(jìn)行培訓(xùn)。

2.3 完善薪酬福利

員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個(gè)人檔案信息相聯(lián)系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學(xué)歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)等方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關(guān)。又如，員工社會(huì)保險(xiǎn)的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及保險(xiǎn)待遇的申請(qǐng)等事項(xiàng)更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

合理開發(fā)利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平，開發(fā)利用人事檔案是人力資源管理中檔案工作的根本目的，它是人力資源管理中檔案工作的永恒主題。只有通過人事檔案的開發(fā)利用，其作用和價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。也只有通過開發(fā)利用，人事檔案管理工作才能充滿生機(jī)和活力。通過多途徑多渠道，主動(dòng)地將人事檔案信息資源開發(fā)出來，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、制定規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、開展科學(xué)研究等各項(xiàng)工作服務(wù)。

3 單位人事檔案利用效果典型案例

3.1 查閱職工人事檔案，落實(shí)人員待遇，確保大局穩(wěn)定

2011年5月，國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)、教育部、財(cái)政部、人力資源和社會(huì)保障部四部委聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于妥善解決國(guó)有企業(yè)職教幼教退休教師待遇問題的通知》（國(guó)資分配〔2011〕63號(hào)）（簡(jiǎn)稱“63#文”），正式啟動(dòng)了妥善解決國(guó)有企業(yè)退休職教幼教教師待遇工作。此項(xiàng)工作涉及職教幼教退休教師的切身利益，關(guān)乎老同志們的身心健康和大局穩(wěn)定。天津石化按照天津市的統(tǒng)一要求和具體安排，為落實(shí)調(diào)整企業(yè)職教幼教退休教師待遇政策，需認(rèn)定教師資格。為使符合認(rèn)定條件的老教師們感受到國(guó)家的關(guān)懷，享受到相應(yīng)的待遇，所有初步認(rèn)定工作就是從查閱人事檔案入手的。由于涉及人員多、歷史跨度長(zhǎng)、期間變化大，再加上退休老同志們的期望值高，使這項(xiàng)工作容不得絲毫差錯(cuò)和疏忽。通過查找教退休教師檔案、核對(duì)職教教師證明，多方查詢不同歷史時(shí)期的“人證”和“物證”，先后核對(duì)了172份檔案，108人通過職教退休教師資格認(rèn)定。其中很多人經(jīng)歷較復(fù)雜，需提供的材料較多，工作人員一一從檔案中提取詳實(shí)材料，最終使他們通過了天津市的審核。由于有檔案材料的支撐，順利完成職教退休教師每年的生活補(bǔ)貼待遇落實(shí)工作。這項(xiàng)工作再次證明，在人事檔案的形成和保管過程中，哪怕一個(gè)小紙片都會(huì)是歷史的佐證。

3.2 人事檔案讓專業(yè)技術(shù)職位選拔競(jìng)聘工作有了起評(píng)分

眾所周知，在任何選拔聘任工作中，最難確立的就是評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和分?jǐn)?shù)核定。2014年下半年以來，天津石化培訓(xùn)中心先后開展了第一批和第二批主任師及以下專業(yè)技術(shù)職位的選聘工作。根據(jù)天津石化政策，此項(xiàng)工作是加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍配置，激發(fā)專業(yè)技術(shù)人員工作熱情和創(chuàng)造性的重要舉措。為了做好此項(xiàng)工作，培訓(xùn)中心在選聘方案設(shè)計(jì)上，將過去三年的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)作為選聘考察的主要指標(biāo)，占到考核權(quán)重的50%。如此，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、完整、可靠地提供所需數(shù)據(jù)就成為了必須解決好的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案部門積極配合，查詢、整理參加選聘員工的學(xué)歷學(xué)位資料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職信息、專業(yè)技術(shù)工作經(jīng)歷及相關(guān)業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)，為參加競(jìng)聘員工及時(shí)提供完整的檔案證明材料，為組織提供可靠的技術(shù)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，既維護(hù)了員工的切身利益，又保障了選聘工作的權(quán)威性、準(zhǔn)確性、公正性。選聘中，組織和參加選聘人員對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)均給予了高度認(rèn)可，為基層具體實(shí)踐中準(zhǔn)確落實(shí)企業(yè)政策做出了堪稱“典范”的貢獻(xiàn)。