論并存時(shí)期高校行政辦公室的檔案管理

摘 要 本文首先分析并存期間高校行政辦公室檔案在管理過(guò)程中的相關(guān)模式，并且研究檔案管理過(guò)程中的相關(guān)流程，進(jìn)一步提出以下內(nèi)容進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞 高校行政 檔案管理 分析

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

隨著信息社會(huì)的到來(lái)，現(xiàn)階段技術(shù)力量方面以及設(shè)備在配置中等相關(guān)一系列問題沒有得到共同發(fā)展，因此怎樣將高校行政辦公室檔案管理工作進(jìn)行做好，讓檔案開始進(jìn)行現(xiàn)代化過(guò)渡，在一定程度上已經(jīng)成為目前高校行政辦公室檔案管理過(guò)程中相關(guān)檔案工作人員所面臨的重要課題。

1并存時(shí)期高校行政辦公室檔案管理過(guò)程中的模式分析

目前，對(duì)于高校行政而言，在對(duì)其辦公室進(jìn)行管時(shí)所使用的技術(shù)背景下，不管是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，它們都在一定程度上結(jié)合自身存在的相關(guān)特點(diǎn)以及功能在不同的檔案領(lǐng)域進(jìn)行并存，只是部分部門所側(cè)重檔案管理存在不同。

高校行政辦公室檔案在進(jìn)行信息輸送時(shí)和對(duì)其進(jìn)行利用的過(guò)程中，存在的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下方面：具有高效性；存在快捷性特點(diǎn)；具有一定的直觀性等。它們自身所存在的特點(diǎn)是紙質(zhì)檔案不可相比的，因此，對(duì)于高校行政辦公室檔案在管理過(guò)程中的現(xiàn)代化，對(duì)高校行政辦公室檔案信息資源實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的利用，加強(qiáng)在工作過(guò)程中的效率，對(duì)電子檔案進(jìn)行大力發(fā)展，不斷推進(jìn)在檔案管理過(guò)程中進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理，這是比較必要的?！盁o(wú)紙化”實(shí)現(xiàn)的過(guò)程是一個(gè)比較緩慢的過(guò)程，因此在這個(gè)階段中，電子文件以及紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)并存不屬于消極被動(dòng)的，它們之間是相互學(xué)習(xí)以及借鑒為互補(bǔ)條件。在這兩者之間的相互作用以及相互影響下，各自都在進(jìn)行相應(yīng)的改造以及同化，甚至進(jìn)行調(diào)整定位過(guò)程。

對(duì)于高校行政辦公室紙質(zhì)檔案屬于檔案原件的一種，自身具有電子文件不能替代的法律憑證，在對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)施管理時(shí)，在紙質(zhì)文件進(jìn)行規(guī)定的前提下，還要對(duì)自身進(jìn)行科學(xué)整理，這樣做的目的利于和電子文件相呼應(yīng)，方便利用以及檔案管理。結(jié)合現(xiàn)階段高校行政辦公室檔案在管理過(guò)程中的工作現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案以及電子文件之間存在不同的屬性以及特點(diǎn)，所以兩者之間是相互兼容的，在高校行政辦公室檔案工作管理的過(guò)程中這種協(xié)調(diào)發(fā)展的現(xiàn)象會(huì)持續(xù)較長(zhǎng)一段時(shí)期。

2并存時(shí)期高校行政辦公室檔案管理過(guò)程中的流程分析

對(duì)于文件管理流程在一頂程度上指的是整個(gè)文件生命周期中相關(guān)聯(lián)系的文件管理活動(dòng)，高校行政辦公室文件不僅包括外部來(lái)的電子文件，同時(shí)進(jìn)一步包括內(nèi)部文件電子文件以及外部紙質(zhì)檔案等。高校行政辦公室在管理過(guò)程中的對(duì)象包括紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也包括電子文件，所以對(duì)于現(xiàn)階段文件在管理過(guò)程中的流程和以往較為傳統(tǒng)的檔案管理流程存在一定區(qū)別?，F(xiàn)代文件在管理過(guò)程中的相關(guān)流程不僅對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)管理，同時(shí)還要有效的管理紙質(zhì)檔案，這樣才能讓它們之間進(jìn)行統(tǒng)一管理，現(xiàn)代文件在管理過(guò)程中的流程需要對(duì)“統(tǒng)一”這一特點(diǎn)進(jìn)行有效的突出，所以，電力文件以及紙質(zhì)檔案在管理時(shí)要統(tǒng)一管理以及同步歸檔，只有這樣才能讓其得到同步的利用。

2.1同步歸檔分析

對(duì)以往進(jìn)行定時(shí)歸檔的方法進(jìn)行改變，進(jìn)一步把制發(fā)的或者是沒有通過(guò)文件處理的相關(guān)紙質(zhì)文件核對(duì)較為完整后要在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔；當(dāng)電子文件對(duì)歸檔的相關(guān)要求進(jìn)行符合后，應(yīng)該在一定程度上將其保存到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬盤中，并且對(duì)檔案進(jìn)行有效地標(biāo)志。

2.2同步鑒定分析

對(duì)于電子文件而言，在對(duì)其進(jìn)行鑒定的過(guò)程中較為理想的狀況的就是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自主鑒定，也就是所謂的電子文件管理系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計(jì)調(diào)查的過(guò)程中，將保管期限進(jìn)行指定的同時(shí)還要將管理系統(tǒng)進(jìn)行充分納入，如果文件一旦形成，系統(tǒng)就會(huì)按照以往預(yù)定的保管期限自動(dòng)進(jìn)行提醒，或者對(duì)保管過(guò)程中的期限進(jìn)行判斷，并且鑒定紙質(zhì)檔案工作的過(guò)程中大可不必向傳統(tǒng)鑒定工作進(jìn)行集中，而是及時(shí)對(duì)高校行政辦公室檔案進(jìn)行及時(shí)鑒定，這樣做的目的利于及時(shí)歸檔。

2.3同步整理分析

紙質(zhì)文件以及電子文件在進(jìn)行使用的過(guò)程中，其整理手段就是“合二為一”。它們之間不僅具有著相同的檔號(hào)，同時(shí)也有著一樣的著錄信息，因此在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，歸檔電子文件在一定程度上也意味著整理完畢。

2.4同步著錄分析

電子文件主要是在單位檔案處理系統(tǒng)過(guò)程中形成，并且結(jié)合相關(guān)規(guī)定進(jìn)一步自動(dòng)形成著錄信息，可以在紙質(zhì)檔案的著錄中進(jìn)行直接的應(yīng)用，它在一定程度上屬于同步整理的基礎(chǔ)。

2.5同步利用分析

在查閱文件的過(guò)程中，利用者可以結(jié)合相關(guān)的著錄信息，對(duì)紙質(zhì)以及電子這兩種類型不同的統(tǒng)一文件進(jìn)行檢索，大多數(shù)情況下，都會(huì)把可以公開的電子文件在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的數(shù)據(jù)庫(kù)上進(jìn)行保留，這樣做的目的可以在網(wǎng)上直接利用。同時(shí)，可以對(duì)軟盤進(jìn)行復(fù)制以便提供利用。在對(duì)紙質(zhì)檔案需要的過(guò)程中，可以結(jié)合同樣的一件號(hào)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行提供，這樣不僅對(duì)文件在使用過(guò)程中的效率進(jìn)行提高，同時(shí)還能對(duì)降低對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞程度。

3總結(jié)

通過(guò)上述分析可知，由于現(xiàn)階段電子政務(wù)以及商務(wù)建設(shè)的不斷開展，高校行政辦公室的檔案管理是現(xiàn)階段研究的重點(diǎn)問題之一，由于現(xiàn)階段高校行政辦公室檔案管理這種狀態(tài)下自然形成一種電子文件以及紙質(zhì)文件并存，并且之間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，只有這樣才能在一定程度上提高檔案在管理過(guò)程中的效果。

作者簡(jiǎn)介：李銀娟（1984.12-）女，河南省新鄭人，研究生，中原工學(xué)院、辦公室主任，研究方向：近現(xiàn)代關(guān)系史。

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