影響檔案信息資源利用的因素

劉國春

摘 要：當(dāng)前，盡管國家各個部門都開始積極探索對檔案信息資源的開發(fā)和利用，但是由于諸多因素的影響，我國對檔案信息資源的利用率仍然不高。本文通過分析影響檔案信息資源利用的因素，提出了幾點解決對策，希望進一步促進對檔案信息資源的開發(fā)和利用。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；利用；因素；對策

檔案信息資源開發(fā)利用是各級檔案管理部門履行職責(zé)，服務(wù)社會檔案利用需求的基本途徑和基本手段。因此，各級檔案管理部門必須對影響檔案信息資源開發(fā)的相關(guān)因素有所了解，以便更好地發(fā)揮自身優(yōu)勢、達到揚長避短、有針對性地、更好地履行檔案信息資源開發(fā)職能。

一、影響檔案信息資源開發(fā)利用的主要因素

（一）檔案意識落后

目前檔案管理工作人員對檔案的管理意識不足，主要表現(xiàn)在：首先，檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)的管理方式為主；其次，檔案管理工作人員沒能充分利用現(xiàn)代化辦公管理手段，使得檔案管理工作效率不高；再者，檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)識不夠透徹深入，認(rèn)為其工作的主要內(nèi)容就是保管好檔案即可；最后，檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，不能緊跟時代步伐，也不具備創(chuàng)新精神。

（二）社會經(jīng)濟發(fā)展水平的影響

在信息社會發(fā)展進程中，包括檔案信息在內(nèi)的整個“信息大家族”已經(jīng)成為促進社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，成為提高社會生產(chǎn)力、競爭力的關(guān)鍵要素。只有社會經(jīng)濟發(fā)展水平得到不斷提升，才能為檔案信息資源開發(fā)利用提供充足的物質(zhì)支持，使檔案信息資源開發(fā)利用更加具有實效性與可持續(xù)性。

（三）檔案管理模式的影響

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，人們獲取信息資源的途徑拓展、費用降低、效率提高，而檔案信息開發(fā)管理模式落后，人們獲取信息不那么容易，導(dǎo)致檔案信息資源價值被遺忘。因此創(chuàng)新檔案信息資源管理模式，共享檔案信息資源迫在眉睫。但檔案計算機管理模式、信息服務(wù)系統(tǒng)還沒有建立起來，缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案信息資源開發(fā)利用管理模式滯后，服務(wù)方式不靈活，服務(wù)手段不快捷，這種檔案管理模式，嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源的開發(fā)利用的程度。

（四）檔案管理設(shè)施的影響

目前檔案信息資源利用率低下，使得在檔案信息資源開發(fā)方面很難得到足夠的資金支持，同樣由于資金的缺乏，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法得到完善。尤其是不發(fā)達的地區(qū)，檔案管理工作沒有基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，更沒有健全的網(wǎng)絡(luò)支持，甚至沒有建立相應(yīng)的局域網(wǎng)。在這些檔案館，僅僅支持簡單的目錄檢索和制作。此外，較為發(fā)達的地區(qū)，雖然擁有較好的硬件設(shè)施，然而卻缺少檔案管理工作人員的重視，檔案信息資源同樣得不到有效的開發(fā)利用。長此以往，檔案管理部門無法吸收優(yōu)秀的專業(yè)人才，進一步影響了對檔案信息資源的利用。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的有效對策

（一）樹立現(xiàn)代思想觀念

就目前的情況來看，要想早日建立完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)，更好地對檔案信息資源進行有效開發(fā)，相關(guān)部門樹立與時俱進的思想觀念是至關(guān)重要的。相關(guān)部門要及時對現(xiàn)有的管理制度進行整頓，積極建立檔案信息服務(wù)機制，使之同時具有產(chǎn)業(yè)化和公益性特征，并督促基層管理人員嚴(yán)格執(zhí)行新制定的制度，對那些安于現(xiàn)狀、不具有管理責(zé)任心的工作人員進行思想教育。

（二）加快建設(shè)檔案信息資源庫

對檔案信息資源進行有效利用的關(guān)鍵就是建立信息資源庫。因此，對檔案信息資源進行利用前，需要對重要的檔案信息進行收集，一方面可以及時整理各種有價值的檔案資源信息，另一方面，還能夠豐富館藏。對于部分重要的人物檔案、社團檔案或者國家機關(guān)檔案，必須首先分析其具體的價值，然后根據(jù)價值的大小進行分別管理和收藏。對于一些目前還不具備檔案保管條件的個人或單位，檔案館可以提供一定的有償服務(wù)，對這些檔案進行有效的保管，確保重要的檔案不至于因為保管方面出現(xiàn)問題而流失。在具體的工作中，檔案工作者要養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對檔案信息資源進行科學(xué)的加工和整理，使檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進而提高檔案信息資源開發(fā)的程度。

（三）改變現(xiàn)存落后的管理模式

檔案部門必須根據(jù)自身的實際情況以及檔案利用人員的需求，對檔案進行信息資源加工，通過最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)資源管理模式，對現(xiàn)有的檔案資源進行最大化利用。此外，各個檔案管理部門還需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺做好資源的共享，通過這種方式不僅可以提高對檔案信息資源的有效利用，還可以在各個部門的交流與合作中，發(fā)現(xiàn)自身的不足之處，從而能夠更改好的改善自身，促進檔案管理制度的進一步完善。

（四）提高檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，需要從以下兩方面做起：首先，加強對工作人員的教育。檔案館需要制定相應(yīng)的制度改變?nèi)w工作人員的觀念，提高他們對檔案管理工作的認(rèn)識和熱情。檔案館還可以和專業(yè)的機構(gòu)進行合作，對工作人員進行定期的培訓(xùn)，提升他們的整體素質(zhì)；其次，改變檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)。要求所有工作人員對相關(guān)學(xué)科和科研成果進行了解，擴展自身的知識廣度，為檔案信息資源的利用做好鋪墊。

（五）加強信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用的外動力，對傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)利用工作提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，也為檔案部門實現(xiàn)信息資源共享提供了可能。檔案資源開發(fā)利用越來越依賴于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，借助多媒體技術(shù)進行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研，可以將文字、聲音、影像、圖片等多種形式并用，達到較強的感官沖擊，吸引更多的瀏覽者，收到良好的藝術(shù)效果，更有利于檔案編研工作發(fā)揮其服務(wù)作用。搭建檔案編研成果展示與傳播的新平臺，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的遠距離快速傳輸，使合作交流、信息反饋等更加便捷，達到檔案信息交流的最優(yōu)化效果，使檔案資源真正流動起來。在檔案信息資源整合，擴大共享范圍的同時，還要建設(shè)檔案信息安全保密系統(tǒng)，保護國家秘密和個人隱私等。

參考文獻：

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