淺談基層辦公室如何提高綜合協(xié)調(diào)工作質(zhì)量

萬(wàn)益

摘 要：辦公室是一個(gè)單位里重要的綜合辦事機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著參謀助手、橋梁紐帶、形象窗口等多重角色。綜合協(xié)調(diào)作為辦公室的一項(xiàng)重要職能，其工作質(zhì)量將會(huì)直接影響到單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。本文將以陸梁油田作業(yè)區(qū)經(jīng)理（黨委）辦公室實(shí)際情況為依據(jù)，結(jié)合作者自身心得體會(huì)，從前期準(zhǔn)備、任務(wù)目標(biāo)、管理制度、溝通交流、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等五個(gè)方面，對(duì)基層辦公室如何提高綜合協(xié)調(diào)工作質(zhì)量進(jìn)行初步探究。

關(guān)鍵詞：綜合協(xié)調(diào)；領(lǐng)導(dǎo)意圖；責(zé)任意識(shí)；管理制度；溝通交流

陸梁油田作業(yè)區(qū)經(jīng)理（黨委）辦公室兼具黨委辦公室、行政辦公室以及宣傳、企業(yè)文化、武裝保衛(wèi)、黨群、工會(huì)、生活后勤保障等多方面職能。作為作業(yè)區(qū)業(yè)務(wù)涉及面最廣的綜合協(xié)調(diào)服務(wù)部門(mén)，經(jīng)理（黨委）辦公室除了要完成大量的日常性、事務(wù)性工作外，還必須對(duì)內(nèi)承擔(dān)起參謀助手、橋梁紐帶的輔政任務(wù)，對(duì)外肩負(fù)起溝通協(xié)調(diào)，展示形象的窗口職責(zé)。由于業(yè)務(wù)繁雜且人員較少（現(xiàn)有員工10人），在開(kāi)展綜合協(xié)調(diào)工作時(shí)難免捉襟見(jiàn)肘，各種疏漏也一直難以杜絕。本人前不久有幸被借調(diào)到市、油田黨委辦公室，通過(guò)3個(gè)月的工作學(xué)習(xí)，發(fā)現(xiàn)黨辦的許多工作制度、方法、經(jīng)驗(yàn)對(duì)于基層辦公室頗具借鑒價(jià)值，如能結(jié)合基層實(shí)際情況善加運(yùn)用，必將對(duì)提高基層辦公室綜合協(xié)調(diào)工作質(zhì)量大有裨益。

一、超前分析預(yù)判是做好綜合協(xié)調(diào)的先決條件

“不打無(wú)準(zhǔn)備之仗，方能立于不敗之地”。細(xì)致充分的事前準(zhǔn)備對(duì)綜合協(xié)調(diào)工作的重要性不言而喻。辦公室業(yè)務(wù)點(diǎn)多面廣且時(shí)間緊、要求高，只有始終保持良好的工作前瞻性，凡事想在前面，做在前面，才能在千頭萬(wàn)緒的工作中時(shí)刻掌握主動(dòng)、協(xié)調(diào)有度。

（一）工作前瞻性源于對(duì)本職業(yè)務(wù)的精通

對(duì)本職工作的精熟程度既是判斷員工崗位履職能力的重要依據(jù)，也直接關(guān)系到工作前瞻性的好壞與否。辦公室人員只有熟練掌握了本職崗位范圍內(nèi)的所有業(yè)務(wù)，才能從宏觀上對(duì)各項(xiàng)工作的輕重緩急做出合理判斷，從而將每天、每周、每月的具體工作規(guī)劃得井井有條，做到從容不迫。反之，則會(huì)陷入“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的惡性循環(huán)或是“眉毛胡子一把抓”的混亂局面，即使終日忙碌，工作質(zhì)量也難以保證。

（二）工作前瞻性體現(xiàn)對(duì)工作重點(diǎn)的把握

作為全單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的龍頭，辦公室必須時(shí)刻保持自身工作方向與全單位的重點(diǎn)目標(biāo)、中心任務(wù)高度統(tǒng)一。以黨委辦公室為例，根據(jù)市油田黨委重點(diǎn)任務(wù)安排，黨辦將2014年工作重點(diǎn)確定為全面深化改革、群眾路線(xiàn)教育實(shí)踐活動(dòng)第二階段以及“訪(fǎng)惠聚”活動(dòng)。其他如文秘、會(huì)務(wù)、調(diào)研、督查等具體工作均圍繞這三項(xiàng)中心任務(wù)展開(kāi)。在此基礎(chǔ)上，黨辦在內(nèi)部提前協(xié)調(diào)人員，集中精干力量攻堅(jiān)關(guān)鍵環(huán)節(jié)；在外部通過(guò)超前謀劃、提早介入，統(tǒng)籌安排各相關(guān)單位及部門(mén)具體工作。使許多任務(wù)目標(biāo)早于規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，為查漏補(bǔ)缺和整改提高預(yù)留了足夠的“緩沖期”，從而確保了工作質(zhì)量。

（三）工作前瞻性彰顯了強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)

強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神是干好辦公室工作的必備素質(zhì)之一，綜合協(xié)調(diào)工作中存在著大量的不確定因素和隨機(jī)性事件，需要隨時(shí)準(zhǔn)備面對(duì)各種未知的突發(fā)情況。所以辦公室人員心中必須時(shí)刻裝著工作，對(duì)各種計(jì)劃內(nèi)工作提前進(jìn)行安排籌備，對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況提前做好應(yīng)急預(yù)案，才能夠在任何情況下都處變不驚、應(yīng)對(duì)自如。反之，如果平時(shí)沒(méi)有足夠的思想準(zhǔn)備和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，一旦事到臨頭，則難免顧此失彼。

二、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖是做好綜合協(xié)調(diào)的核心目標(biāo)

對(duì)辦公室而言，主要領(lǐng)導(dǎo)的滿(mǎn)意程度是衡量其工作質(zhì)量的最重要標(biāo)準(zhǔn)。這一特性決定了辦公室在任何工作中，都必須以準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)并嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖為最高準(zhǔn)則和最終目標(biāo)。

（一）提高工作質(zhì)量必須以把握領(lǐng)導(dǎo)意圖為出發(fā)點(diǎn)

辦公室作為直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，在具體工作中必須做到“三個(gè)堅(jiān)持”。

一是要堅(jiān)持“到位不越位”的工作原則。對(duì)于事關(guān)整個(gè)工作大局的方向性問(wèn)題和各種難以拿捏的具體細(xì)節(jié)，及時(shí)請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，力求自身的工作思路和領(lǐng)導(dǎo)的期望要求完全一致。

二是要堅(jiān)持“服從不盲從”的工作態(tài)度。隨時(shí)收集匯總工作進(jìn)展情況并如實(shí)呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，確保領(lǐng)導(dǎo)能全面準(zhǔn)確掌握實(shí)時(shí)信息并據(jù)此做出科學(xué)決策；充分發(fā)揮參謀助手作用，適時(shí)地提出合理化建議，不當(dāng)“二傳手、應(yīng)聲蟲(chóng)”。

三是要堅(jiān)持“參與不干預(yù)”的工作紀(jì)律。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)尚不知曉的事，絕不大包大攬，越俎代庖；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)尚未決斷的事，絕不擅自做主，先斬后奏；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)決定的事，盡全力予以貫徹落實(shí)，不過(guò)多強(qiáng)調(diào)客觀困難，不陽(yáng)奉陰違。

（二）提高工作質(zhì)量必須以嚴(yán)格貫徹執(zhí)行為落腳點(diǎn)

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意圖明了后，怎樣將其不打折、不走樣地執(zhí)行下去，就成了工作的重中之重。在實(shí)際工作中，辦公室人員必須正確對(duì)待“三種關(guān)系”。

一是“權(quán)”與“責(zé)”之間的關(guān)系。要認(rèn)清領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的統(tǒng)一性與職權(quán)任務(wù)的差異性之間的關(guān)系。盡管領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)可能會(huì)聽(tīng)取辦公室人員的建議，其決定也往往由辦公室負(fù)責(zé)傳達(dá)落實(shí)；但必須時(shí)刻謹(jǐn)記辦公室不是權(quán)力部門(mén)，只有執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策的責(zé)任，沒(méi)有代替領(lǐng)導(dǎo)決策的權(quán)力，更不能假領(lǐng)導(dǎo)之名發(fā)號(hào)施令。

二是“抓”與“放”之間的關(guān)系。作為直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)的辦事機(jī)構(gòu)，辦公室在工作中必須準(zhǔn)確拿捏“抓”與“放”之間的平衡。所謂抓，即是要敢于直面工作“梗阻點(diǎn)”，找準(zhǔn)那些難以落實(shí)的環(huán)節(jié)和問(wèn)題；以捅“馬蜂窩”的精神，“敢”字當(dāng)頭，敢于抓住不落實(shí)的事，追究不落實(shí)的人。要善于發(fā)現(xiàn)工作“空白點(diǎn)”，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)未做明確要求而又不可忽視的工作細(xì)節(jié)，及時(shí)做好監(jiān)督檢查，推動(dòng)各項(xiàng)工作全面、順利落實(shí)。所謂“放”，即是要明白辦公室只是綜合性辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際問(wèn)題，既不如基層站隊(duì)了解情況，也不如專(zhuān)業(yè)科室精通技術(shù)，因此只要如實(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求并實(shí)時(shí)追蹤工作進(jìn)展即可，切忌過(guò)多干預(yù)具體細(xì)節(jié)；如果盲目指手畫(huà)腳，“外行指揮內(nèi)行”，其結(jié)果必然是基層無(wú)所適從，工作事倍功半。

三是“硬”與“軟”之間的關(guān)系。辦公室人員常常因?yàn)樘崆暗弥承┟孛苄畔⒒虮活I(lǐng)導(dǎo)委以某項(xiàng)任務(wù)而受到種種誘惑。因此，秉公辦事、嚴(yán)守機(jī)密既是每一名辦公室人員必備的職業(yè)操守；更是不能逾越的“硬”原則、“硬”紀(jì)律。與此同時(shí)，工作性質(zhì)決定了辦公室人員常常站在風(fēng)口浪尖上，置身于矛盾的焦點(diǎn)之中，難免被誤解，遭埋怨；這時(shí)如果一味地“硬”而不注意方式方法，就很可能在工作接觸中傷害他人感情，引來(lái)種種非議。因此，必須要通過(guò)工作技巧、交際藝術(shù)等“軟”手段來(lái)消除矛盾，左右逢源。所以，良好的心理承受能力和對(duì)原則性、靈活性的合理把握是干好辦公室工作的基本要求，而巧妙應(yīng)對(duì)各方責(zé)難和詰問(wèn)，在談笑風(fēng)生中化解種種尷尬局面，更是對(duì)為人處事能力的一大考驗(yàn)。

三、嚴(yán)格管理考核是做好綜合協(xié)調(diào)的重要保障

規(guī)范的崗位職責(zé)、嚴(yán)格的管理制度以及全員考核的問(wèn)責(zé)機(jī)制是企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。綜合協(xié)調(diào)工作兼具靈活性和原則性?xún)煞矫嬉?，因此，?guī)范的工作制度和流程管理對(duì)于提高工作質(zhì)量更顯得尤為重要。

（一）職責(zé)劃分確保了工作歸屬無(wú)盲區(qū)

嚴(yán)格的管理制度既是每位員工履職盡責(zé)的基礎(chǔ)，也是整個(gè)單位高效運(yùn)行的前提?；鶎硬捎蛦挝坏霓k公室工作繁雜且人員較少，如果沒(méi)有嚴(yán)格的崗位職責(zé)劃分和管理制度作為保障，就很可能出現(xiàn)“三不管”的空白地帶，導(dǎo)致工作發(fā)生遺漏、缺位情況。而在處理需要由多部門(mén)、多崗位聯(lián)合完成的復(fù)雜工作時(shí)，清晰嚴(yán)格的職責(zé)界定更能從源頭上杜絕各種推諉扯皮和不作為現(xiàn)象，確保員工各司其職，工作組織順暢。

（二）管理制度確保了工作細(xì)節(jié)無(wú)遺漏

正所謂“辦公室工作無(wú)小事”，對(duì)綜合協(xié)調(diào)而言，任何細(xì)微的疏忽都可能導(dǎo)致整個(gè)工作功虧一簣。尤其是在同時(shí)接手多項(xiàng)工作任務(wù)時(shí)，難免因?yàn)橐粫r(shí)的馬虎大意而造成無(wú)法挽回的嚴(yán)重后果。而科學(xué)、細(xì)致、嚴(yán)密的管理制度和流程規(guī)范，為工作的順利開(kāi)展提供了精確的標(biāo)尺和依據(jù)，只要嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，就能確保各項(xiàng)工作時(shí)刻按照既定的步驟要求扎實(shí)推進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)工作內(nèi)容的全方位、全過(guò)程管控，做到有條不紊、巨細(xì)無(wú)遺。

（三）考核機(jī)制確保了全員履職無(wú)死角

綜合協(xié)調(diào)是辦公室業(yè)務(wù)中涉及面最廣、最為繁雜的一項(xiàng)，需要每位員工的積極參與，因此，必須以全員績(jī)效考核的形式將職責(zé)落實(shí)到人，才能確保工作職責(zé)“無(wú)死角”。以黨委辦公室為例，全體員工逐級(jí)簽訂績(jī)效合同，對(duì)市屬和企業(yè)兩種不同編制的員工實(shí)行無(wú)差別管理，每人對(duì)自己的業(yè)務(wù)范圍負(fù)全責(zé)。這樣一方面能促使員工主動(dòng)做好溝通協(xié)調(diào)工作，為本職業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展提供便利，另一方面也能將辦公室的整體協(xié)調(diào)職能按業(yè)務(wù)歸口落實(shí)到人，從而提高綜合協(xié)調(diào)工作效率。

四、廣泛溝通交流是做好綜合協(xié)調(diào)的有力支撐

綜合協(xié)調(diào)工作講求多部門(mén)、多系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，辦公室作為牽頭負(fù)責(zé)部門(mén)，除了自身的工作能力和效率外，能否與其他單位和部門(mén)保持良好廣泛的溝通交流也是影響工作質(zhì)量的重要因素之一。

（一）溝通交流為組織協(xié)調(diào)工作提供了平臺(tái)

以黨委辦公室為例，由于身兼市委辦和油田公司黨辦雙重角色，其與克拉瑪依市內(nèi)幾乎所有單位均有業(yè)務(wù)往來(lái)，許多時(shí)候還需要組織協(xié)調(diào)市屬行政單位、駐疆央企、地方企業(yè)等多種不同性質(zhì)、不同管理模式的單位聯(lián)合開(kāi)展工作，難度之大，可想而知。在這種情況下，如果僅僅在遇到具體工作時(shí)才靠查閱電話(huà)薄進(jìn)行聯(lián)系，勢(shì)必手忙腳亂，事倍功半。唯有在平時(shí)就與各單位辦公室、黨群科等相關(guān)部門(mén)保持良好的溝通，才能確保工作中“摸得著門(mén)，找得到人，辦得成事”。

（二）溝通交流為全面收集信息拓寬了渠道

信息工作是辦公室的主要職能之一，也是順利開(kāi)展綜合協(xié)調(diào)的必要條件。作為領(lǐng)導(dǎo)的“眼睛”和“耳朵”，辦公室人員不僅要具備敏銳的洞察力和強(qiáng)烈的信息敏感性，還必須建立一條來(lái)源準(zhǔn)確、覆蓋面廣、高效暢通的信息收集渠道。通過(guò)與各系統(tǒng)、各行業(yè)、各層面的單位和部門(mén)保持廣泛聯(lián)系，能夠在第一時(shí)間得到許多與工作有關(guān)的重要信息或提示，從而在協(xié)調(diào)工作時(shí)占據(jù)先機(jī)。

（三）溝通交流為樹(shù)立良好形象奠定了基礎(chǔ)

辦公室作為“窗口”部門(mén)，與其他單位的接觸較多，因此，辦公室人員在協(xié)調(diào)工作時(shí)必須堅(jiān)持陽(yáng)光公正、低調(diào)樸實(shí)的辦事風(fēng)格，凡事遵章守紀(jì)，不頤指氣使，不以權(quán)壓人；在日常交往中必須秉承中正平和、謙虛內(nèi)斂的處世態(tài)度，為人寬厚真誠(chéng)，不驕橫跋扈，不虛偽做作。時(shí)刻保持一份“自省自重、如履薄冰”的謹(jǐn)慎，確保自己的一言一行都“拿得上臺(tái)面，經(jīng)得住審視”，以自身的優(yōu)異表現(xiàn)為單位樹(shù)立良好的外部形象。

五、內(nèi)部學(xué)習(xí)培訓(xùn)是做好綜合協(xié)調(diào)的動(dòng)力之源

綜合協(xié)調(diào)看似簡(jiǎn)單，實(shí)則對(duì)辦事人員的工作能力和綜合素質(zhì)有著相當(dāng)高的要求。作為基層采油單位辦公室，不僅要熟悉辦公室相關(guān)業(yè)務(wù)，還必須對(duì)油田勘探開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等工作有一定的了解，這也對(duì)辦公室工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技巧提出了更高的要求。

（一）學(xué)習(xí)培訓(xùn)是提高業(yè)務(wù)能力的有效載體

以黨委辦公室為例，其內(nèi)部學(xué)習(xí)培訓(xùn)非常規(guī)律，雖然日常工作極為繁重，卻絕少擠占每周的固定學(xué)習(xí)時(shí)間。學(xué)習(xí)內(nèi)容也不局限于辦公室業(yè)務(wù)或黨群相關(guān)知識(shí)，而是包括了城市規(guī)劃、油氣田開(kāi)發(fā)、國(guó)內(nèi)外時(shí)事、上級(jí)最新要求、兄弟單位經(jīng)驗(yàn)成果等各類(lèi)知識(shí)。通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，能夠使每位辦公室人員都對(duì)市油田的發(fā)展現(xiàn)狀以及今后的規(guī)劃目標(biāo)形成宏觀上的認(rèn)識(shí)，從而在協(xié)調(diào)工作時(shí)始終抓得準(zhǔn)重點(diǎn)，保持清晰的工作思路。

（二）學(xué)習(xí)培訓(xùn)是統(tǒng)一員工思想的有力抓手

辦公室的綜合協(xié)調(diào)既是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有力保障，也是領(lǐng)導(dǎo)管理思路的具體體現(xiàn)。因此，辦公室人員必須思想上始終與單位領(lǐng)導(dǎo)層保持高度一致，才能在處理具體工作時(shí)保持方向不偏，重點(diǎn)明確。而學(xué)習(xí)培訓(xùn)正是統(tǒng)一員工思想的重要手段。以黨委辦公室為例，其內(nèi)部培訓(xùn)不拘泥于單一的專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座或傳達(dá)上級(jí)文件精神，而是綜合運(yùn)用看視頻、座談會(huì)、專(zhuān)題報(bào)告等多種形式，針對(duì)新近發(fā)生的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題，先由每位員工發(fā)表意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)再進(jìn)行總結(jié)點(diǎn)評(píng)，通過(guò)各種看法、觀念的充分交流融合，使員工的思想認(rèn)識(shí)得到進(jìn)一步統(tǒng)一和提高，整個(gè)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和凝聚力也不斷增強(qiáng)。

綜合協(xié)調(diào)工作看似簡(jiǎn)單平淡、波瀾不驚，實(shí)則紛繁復(fù)雜、瞬息萬(wàn)變，付出很多卻鮮有成績(jī)。要做好綜合協(xié)調(diào)，必須具備良好的大局意識(shí)、全面的業(yè)務(wù)能力、過(guò)人的職業(yè)素養(yǎng)和極高的處事智慧；必須能勝任上傳下達(dá)的通信員，能勝任眼觀六路、耳聽(tīng)八方的情報(bào)員，能勝任會(huì)出主意、出好主意的參謀員。作為一名辦公室工作者，必須不斷錘煉綜合素質(zhì)、著力開(kāi)拓創(chuàng)新、注重總結(jié)提高；懷著一份“春風(fēng)大雅能容物，秋水文章不染塵”的寧?kù)o淡泊，勇敢地面對(duì)來(lái)自各方面的壓力和挑戰(zhàn)，專(zhuān)注地做好工作中的每一件小事，才能在潛移默化中完善自身，在厚積薄發(fā)中超越自我，實(shí)現(xiàn)個(gè)人成長(zhǎng)與工作成功的完美統(tǒng)一。

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