外資檔案管理的認(rèn)知與思考

韓秀薇

【摘要】我國(guó)外資企業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)相關(guān)的檔案管理部門提出了更高的要求。目前我國(guó)外資企業(yè)在檔案管理方面存在著諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題得不到解決，將會(huì)影響外資企業(yè)的正常運(yùn)作，甚至是阻礙我國(guó)外資企業(yè)的發(fā)展。因此本文針對(duì)我國(guó)外資企業(yè)檔案管理問(wèn)題方面，詳細(xì)分析并總結(jié)了在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)提出了一些有效可行的措施，為外資企業(yè)檔案管理工作指明了方向。

【關(guān)鍵詞】外資企業(yè)；檔案管理；管理問(wèn)題；有效措施

目前，我國(guó)外資企業(yè)的發(fā)展迅速，逐漸占據(jù)了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的領(lǐng)導(dǎo)地位，成為為社會(huì)經(jīng)濟(jì)盈利的一大部分。外資企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，雖然為社會(huì)、國(guó)家?guī)?lái)利益和對(duì)外交流，但是其中也存在著一直尚未解決的問(wèn)題，由于部分企業(yè)集團(tuán)缺乏深刻的認(rèn)知，在管理上很難進(jìn)行統(tǒng)一管理，尤其是檔案管理方面。各公司的檔案，不僅真實(shí)記載著企業(yè)的主要發(fā)展軌跡，反映著外資企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)保存著不同項(xiàng)目以及合作等資料信息，這些對(duì)于外資企業(yè)來(lái)說(shuō)都是極其重要的，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，有可能造成無(wú)法挽回的損失。因此，合理有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅保障企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)促進(jìn)外資企業(yè)的發(fā)展。

1、我國(guó)外資企業(yè)檔案管理工作存在的一些問(wèn)題

1.1 檔案管理機(jī)制不完善。對(duì)于管理工作的問(wèn)題，首先考慮我國(guó)外資企業(yè)方面在管理上的不足。由于所有制、管理體制經(jīng)營(yíng)方式等各方面的不同特點(diǎn)，不同的中外合資企業(yè)在本質(zhì)上雖然相近，但卻有著很大的差異，因此大部分企業(yè)集團(tuán)，只是搬照其他企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理方式，缺乏符合自身的完善的管理機(jī)制，從而無(wú)法較好的對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于檔案管理這一項(xiàng)不可忽視的工作，甚至有部分規(guī)模較小的外資企業(yè)沒(méi)有設(shè)置相關(guān)的檔案管理部門，只是隨手安排人員進(jìn)行整理而已。沒(méi)有嚴(yán)格的質(zhì)量責(zé)任制，只會(huì)造成管理人員對(duì)工作不認(rèn)真的態(tài)度及疏忽大意，甚至出現(xiàn)部分檔案最終無(wú)人管理的現(xiàn)象，這都影響著外資企業(yè)的發(fā)展，因此完善的檔案管理機(jī)制必不可少。

1.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、執(zhí)行不規(guī)范。對(duì)于已經(jīng)建立合理的管理機(jī)制的企業(yè)，也存在著尚未能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理的現(xiàn)象。由于企業(yè)的檔案量較大而且類型多較為分散，很難完整并系統(tǒng)地進(jìn)行管理，因此在缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各外資企業(yè)都按照本企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行操作。不同企業(yè)設(shè)有的檔案設(shè)備也大不相同，這影響了企業(yè)之間對(duì)文件的轉(zhuǎn)換，致使文件無(wú)法長(zhǎng)期保存。同時(shí)，檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，部分企業(yè)招聘一些缺乏專業(yè)知識(shí)的人作為兼職工作進(jìn)行檔案管理，而這些兼職人員不僅沒(méi)有對(duì)檔案按照存儲(chǔ)期限進(jìn)行分類，也沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行合理的保管與存放，甚至?xí)?duì)檔案造成損壞。這些不規(guī)范的工作行為，都將對(duì)檔案造成不利，危害檔案的良好并長(zhǎng)期的保存。

1.3 檔案行政管理部門和中外合資企業(yè)之間缺乏溝通。雖然我國(guó)外資企業(yè)管理存在問(wèn)題，但是只分析企業(yè)內(nèi)部原因還不夠，至于檔案管理行政部門，也有不足之處需要改進(jìn)。由于中外合資企業(yè)的歸口部門較多，因此無(wú)形之中給檔案行政管理部門的工作增加了難度。檔案管理部門很難對(duì)所有外資企業(yè)的工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，而大部分企業(yè)又不會(huì)主動(dòng)邀請(qǐng)檔案行政管理部門來(lái)指導(dǎo)工作，雙方缺乏充分的溝通與協(xié)作，因此使得外資檔案管理工作的難度更大。同時(shí)也存在著一種不合理的現(xiàn)象，檔案行政管理部門在指導(dǎo)工作的過(guò)程中，盲目地效仿內(nèi)資企業(yè)的檔案管理模式，誤導(dǎo)了外資企業(yè)的檔案管理工作。

2、如何加強(qiáng)外資企業(yè)檔案的管理

2.1 做好外資企業(yè)檔案管理保管工作。對(duì)于檔案的管理，首先應(yīng)該考慮其保管工作，因?yàn)檫@是最基本也是重要的方法手段，同時(shí)也保證了檔案可有效利用。檔案的保管可依據(jù)檔案的類型分別管理，一類是紙類文檔，一類是電子文檔。紙類文檔由于其不易保管，應(yīng)該多加些防范措施，例如調(diào)整庫(kù)房的溫度、光照，定期檢查有害氣體或者生物等，避免檔案受到損壞。另外采用分類排架的方法，是保管紙類文檔保很好的選擇。電子文檔按照文件的載體形式和質(zhì)量分類進(jìn)行管理，對(duì)于載體形式和質(zhì)量要有限制和規(guī)定，盡可能的減少文檔損壞的發(fā)生，科學(xué)合理地對(duì)電子文檔進(jìn)行分類管理。即使有相應(yīng)的措施保管檔案，也不免出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，因此，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該做好檔案的修復(fù)工作。采用新興的技術(shù)與方法，借鑒文獻(xiàn)部門的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合日常技術(shù)成就，及時(shí)修復(fù)好受損檔案，延長(zhǎng)檔案的保管壽命。

2.2 建立集中管理與服務(wù)于一體的檔案管理體制。對(duì)于外資企業(yè)而言，首先要建立適合本身的檔案管理制度，并不斷完善，無(wú)規(guī)矩不成方圓，明確的管理制度能夠約束管理人員的工作。其次還要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理，除了正本歸檔保存外，應(yīng)建立副本備用。檔案資料的收集、整編、立卷、移交規(guī)范管理，對(duì)相關(guān)工作人員要有嚴(yán)格的工作規(guī)定流程，在領(lǐng)導(dǎo)的組織下，自上而下，有序完成工作。檔案管理人員要定期整理，檢查檔案存根，有無(wú)漏洞差錯(cuò)和丟失，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門，并且將檢查過(guò)程記錄在工作日志，方便企業(yè)查閱。

2.3 實(shí)行各種信息的綜合化、現(xiàn)代化管理。隨著外資企業(yè)的發(fā)展，各外資企業(yè)的檔案類型多，整合起來(lái)，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)工作量甚大，不僅花費(fèi)人力、精力去管理，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，因此，這對(duì)檔案管理的方式提出更要的要求?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)了外資企業(yè)檔案管理的綜合化，現(xiàn)代化的管理方式逐漸成為主流。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得高新技術(shù)在外資企業(yè)檔案管理中得到了應(yīng)用，要做到檔案的綜合化，現(xiàn)代化管理，就要盡量把檔案輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)高科技管理模式進(jìn)行科學(xué)有效分類管理，從而推動(dòng)外資企業(yè)檔案管理和信息化工作的發(fā)展。在使用計(jì)算機(jī)管理的情況下，需要格外注意的一點(diǎn)是檔案的安全問(wèn)題，所以應(yīng)對(duì)檔案的載體以及質(zhì)量進(jìn)行規(guī)定，同時(shí)保護(hù)檔案不被惡意修改、破壞、盜取、泄露等。

3、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的模式也逐步得到提升，在做好檔案保管基礎(chǔ)工作的前提下，制定檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理體制，帶動(dòng)企業(yè)員工更好的進(jìn)行檔案工作。同時(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的管理方式，對(duì)外資企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，并在檔案管理工作過(guò)程中不斷反省發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題，促進(jìn)我國(guó)外資企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

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