打造高效可控的自動化辦公平臺

王艷琴

摘 要：企業(yè)管理的核心是數(shù)據(jù)，企業(yè)服務(wù)的核心是流程，尤其是在市場競爭日趨激烈的今天，流程的好壞關(guān)乎企業(yè)應(yīng)對市場變化的能力，關(guān)乎企業(yè)內(nèi)部管理的效率與效能。本文將結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理的精細(xì)化分權(quán)和流程設(shè)計體系探討打造高效、可控、自動、固化的協(xié)同辦公平臺的方式與方法。

關(guān)鍵詞：流程；規(guī)范；管理；高效；可控；自動；授權(quán)

“好的流程可以固化制度，規(guī)范管理，監(jiān)督過程，約束行為，降低風(fēng)險，提高效率，并有助于公司制度的進(jìn)一步優(yōu)化?！边@應(yīng)當(dāng)是我們判斷流程優(yōu)化和系統(tǒng)建設(shè)成功與否的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。流程的正確與否，首先取決于是否有助于達(dá)成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，是否有助于規(guī)范管理、降本增效。

一、自動化辦公流程體系

公司需要始終關(guān)注客戶響應(yīng)效率，始終關(guān)注投資效益，大力倡導(dǎo)精細(xì)化營銷、精確化管理。

經(jīng)過十幾年的對流程管理系統(tǒng)建設(shè)的探索與積累，歷經(jīng)多次重建與優(yōu)化，不斷平衡風(fēng)險控制和效率效益之間的矛盾，逐漸形成了現(xiàn)有高效、自動、授權(quán)、固化、可控及靈活的一套流程設(shè)計理念。

自動，指的是職崗自動流轉(zhuǎn)，減少人為的干預(yù)；

固化，強(qiáng)調(diào)的是固化制度的執(zhí)行，促進(jìn)制度逐步完善；

高效，表現(xiàn)的是減少審批的節(jié)點(diǎn)，不斷提高流程效率；

可控，體現(xiàn)的是符合內(nèi)控的原則，實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)回溯分析。

（一）流程設(shè)計思想

流程設(shè)計中，始終堅持以應(yīng)用為導(dǎo)向、以內(nèi)控為基準(zhǔn)、以高效為目標(biāo)，體現(xiàn)民主決策、分段管理、多級授權(quán)的設(shè)計思想。其核心是精細(xì)化分權(quán)管理和自動化流水作業(yè)。

以采購及合同流程為例，如圖1所示，該流程設(shè)計中以事項(xiàng)類型為縱軸，事項(xiàng)過程為橫軸，不同階段側(cè)重不同專業(yè)部門，并以各級審批人的授權(quán)額度為標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)流程的分級終結(jié)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效管理。

（二）精細(xì)化分權(quán)管理

精細(xì)化的分權(quán)管理是企業(yè)管理的精髓，也是流程設(shè)計和優(yōu)化的重要基礎(chǔ)。精細(xì)化分權(quán)管理就是全面梳理企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)鍵事項(xiàng)，依據(jù)具體類別、具體事項(xiàng)，針對不同層級（崗位）設(shè)定不同的授權(quán)，從而形成企業(yè)精細(xì)化管理和授權(quán)的完全矩陣。分階段分權(quán)管理并不意味著彼此制約和效率低下，流程建設(shè)始終要責(zé)權(quán)對等，明確的需求申請、規(guī)范的操作過程、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臎Q策審簽是實(shí)現(xiàn)風(fēng)險控制和效率效益協(xié)同發(fā)展的關(guān)鍵因素。

二、流程管理與優(yōu)化的總結(jié)

（一）流程高效運(yùn)行的前提

經(jīng)過多年的實(shí)踐與總結(jié)，我們認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)流程高效運(yùn)行，必須滿足以下三大前提：1、精簡的組織架構(gòu)。2、精確的人崗匹配。3、健全的決策體系

（二）流程優(yōu)化的基本原則

流程優(yōu)化是一個周而復(fù)始、持續(xù)前進(jìn)的循環(huán)，企業(yè)要依靠自己內(nèi)在的能力和機(jī)制來保證這個循環(huán)的持續(xù)運(yùn)作。 流程的優(yōu)化應(yīng)當(dāng)基于公司戰(zhàn)略目標(biāo)與管理要求，并遵循ESIA準(zhǔn)則：

1、Eliminate-消除

2、Simplify-精簡

3、Integrate-整合

4、Automate-自動

（三）建立健全精細(xì)化的分權(quán)管理體系

精細(xì)分權(quán)的管理是企業(yè)在管理與運(yùn)營模式上的創(chuàng)新，目標(biāo)是建立一套垂直及橫向兼顧的管理體系，清晰地闡明企業(yè)之間的關(guān)系，包括管理目標(biāo)、內(nèi)容，管控手段、方式、界面；企業(yè)的共識應(yīng)當(dāng)建立在規(guī)范管理、提高效率之上。

精細(xì)分權(quán)的管理將賦予企業(yè)更多的升級和靈活性，企業(yè)不再亦步亦趨的響應(yīng)市場，而是主動的根據(jù)快速變化的環(huán)境調(diào)整戰(zhàn)略和運(yùn)營以發(fā)掘新的機(jī)會。

綜上所述，通過精細(xì)化分權(quán)的管理、端到端的流程優(yōu)化和設(shè)計理念，并結(jié)合公司管理組織結(jié)構(gòu)和模式，規(guī)范管理和監(jiān)督過程。

三、如何打造高效可控的自動化辦公平臺

（一）端到端流程總體規(guī)劃與設(shè)計

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，各部門已經(jīng)專業(yè)分工，并進(jìn)一步趨向細(xì)化，流程建設(shè)必須要基于快捷、規(guī)范、低成本的目標(biāo)，有效整合企業(yè)各管理要素，形成規(guī)范、自動和約束的工作流程，并通過固化的流程提高效率，消除或弱化部門利益，實(shí)現(xiàn)公司整體效率和效益的最大化。要實(shí)現(xiàn)高效、可控的自動化辦公系統(tǒng)平臺的建設(shè)，在流程設(shè)計方面要突破內(nèi)部壁壘，基于端到端全流程、端到端數(shù)據(jù)流規(guī)劃與設(shè)計。同時，搭建以下體系和制度。

1、建立需求響應(yīng)及維護(hù)支撐體系。企業(yè)如何快速響應(yīng)各分公司貨部門的開發(fā)以及維護(hù)需求至關(guān)重要，需要建立與多級管理相適應(yīng)的需求響應(yīng)以及維護(hù)支撐體系。

2、流程的持續(xù)改進(jìn)。流程優(yōu)化是不斷提升公司效率關(guān)鍵因素的共識。流程只是企業(yè)管理的一個方面，雖然重要但如果沒有與之配套的部門和崗位職責(zé)、管理制度、操作規(guī)程等，流程就會缺乏監(jiān)管和自我改進(jìn)流程，就不能長期、穩(wěn)定的運(yùn)作，就不能程序的優(yōu)化與完善；配套措施包括：一是對企業(yè)組織形式進(jìn)行變革，盡量減少中間環(huán)節(jié)，使組織系統(tǒng)扁平化；二是實(shí)施流程管理制度，也就是說由專門的機(jī)構(gòu)或者團(tuán)隊，負(fù)責(zé)整個流程監(jiān)控、優(yōu)化與分析；三是建立流程衡量的標(biāo)準(zhǔn)，最好是可以量化的標(biāo)準(zhǔn)，以檢驗(yàn)流程的優(yōu)化是否達(dá)到預(yù)期的效果。

綜上所述，遵循總體流程規(guī)劃和設(shè)計，將能實(shí)現(xiàn)高效可控的自動化辦公系統(tǒng)的建設(shè)。

四、結(jié)語

流程管理系統(tǒng)的建設(shè)需要不斷的實(shí)踐與總結(jié)，并結(jié)合高可配置、高擴(kuò)展性、可視化的流程引擎平臺，建立了一套高效、可控、自動、固化及授權(quán)的流程管理體系。通過此流程體系，提高了工作效率，節(jié)省企業(yè)的資源，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙衛(wèi)東，俞東慧.流程管理[M].北京：知識產(chǎn)權(quán)出版社，2007.