淺談水利工程檔案管理的重要性

蔣麗君 張涌

【摘要】水利工程檔案管理是水利建設(shè)工作的重要部分，而通過計(jì)算機(jī)的檢索系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查找的速度大大提高，同時(shí)具有相當(dāng)高的查準(zhǔn)率與查全率，使檔案管理人員進(jìn)行檔案資料查找的時(shí)間大大縮短，服務(wù)質(zhì)量、工程檔案資料的使用效率以及檔案管理工作人員的工作條件都得到提高。基于此，本文主要對(duì)水利工程檔案管理的重要性以及加強(qiáng)檔案管理的方法進(jìn)行了研究和分析，希望對(duì)有關(guān)人士有所幫助。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；重要性

一、前言

在水利工程建設(shè)當(dāng)中，水利工程檔案是對(duì)工程具體活動(dòng)以文字、圖片、影像、圖紙、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)等形式進(jìn)行的資料記錄，是今后水利工程開展規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、管理、維護(hù)等工作實(shí)施的主要參考依據(jù)。因此一定要確保水利工程檔案資料完整、規(guī)范、系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)，從而才能保證水利工程的順利完工。

二、水利工程檔案管理的重要性分析

它是水利工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄

完整、詳盡的工程檔案，可以反映出工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，從材料特性到成型，從決策到最終實(shí)體形成的全過程，是了解、研究一項(xiàng)工程來龍去脈的最原始、最真實(shí)的材料，是工程建設(shè)工序的全面反映。檔案資料更是工程技術(shù)的一種經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，它可以給后來的工程提供很好的借鑒作用，促進(jìn)工程技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。水利工程檔案可以為水利研究提供豐富的歷史資料，對(duì)于研究成果的獲得具有促進(jìn)作用。如果一項(xiàng)工程只有實(shí)物而沒有檔案，若干年后，我們將無從知曉工程真實(shí)的基本情況，就不能對(duì)工程建設(shè)各階段的正確性、科學(xué)性作出客觀、準(zhǔn)確的判斷。

（一）它是工程竣工以后，運(yùn)行、檢修、維護(hù)和管理的重要依據(jù)

詳實(shí)的檔案信息是水利工程運(yùn)行指標(biāo)核定和調(diào)整的重要依據(jù)，有了這個(gè)依據(jù)，才能確定水利工程的等級(jí)、使用年限、防災(zāi)能力等，才能保障水利工程作用的正常發(fā)揮。檔案材料更是工程檢修、維護(hù)的重要依據(jù)，可以說是工程的使用說明書，出現(xiàn)什么樣的癥狀？問題出在哪？只有通過檔案，才能分析出癥結(jié)所在，也才能有效的進(jìn)行檢修和維護(hù)，排除問題。檔案材料也是我們管理工作的重要依據(jù)，從人員配置，機(jī)構(gòu)設(shè)置，管理點(diǎn)規(guī)劃都需要以檔案材料為準(zhǔn)繩。水利工程檔案能在工程遇險(xiǎn)時(shí)，為原因分析、責(zé)任追究、工程措施等提供詳細(xì)資料支撐和很好的參考。

（二）它是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證

國家規(guī)定水利工程建設(shè)質(zhì)量實(shí)行終身負(fù)責(zé)制，檔案資料是建設(shè)過程的真實(shí)記錄，是事后追責(zé)的重要依據(jù)。同時(shí)建立規(guī)范的工程檔案，更是促使參建各方履職盡責(zé)的重要手段。真實(shí)的、完整的檔案記錄，使相關(guān)建設(shè)責(zé)任考有所據(jù)，能夠促使參建單位和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)一步強(qiáng)化“ 責(zé)任、質(zhì)量、安全”三個(gè)意識(shí)，努力建設(shè)高質(zhì)量的精品工程。

（三）檔案合格是水利工程竣工驗(yàn)收的必備前提

所有水利工程項(xiàng)目必須履行檔案驗(yàn)收手續(xù)，凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不得通過檔案驗(yàn)收，未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程竣工驗(yàn)收。我們要把工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，嚴(yán)格實(shí)行同步管理，抓緊做好工程檔案驗(yàn)收的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

三、水利工程檔案管理中存在的問題

1、水利工程檔案的質(zhì)量問題

從目前的水利工程檔案上看，建設(shè)單位的管理制度上有著諸多問題，對(duì)水利工程檔案質(zhì)量要求不嚴(yán)格，其中摻雜著各種大小問題。

2、檔案管理人員缺乏管理意識(shí)

檔案管理工作作為水利工程整個(gè)管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，卻沒有將管理工作歸納進(jìn)去，而在材料上、檔案裝具、管理人員的配置上沒有重視，進(jìn)而造成管理體系不健全。由于項(xiàng)目的管理人員過于看重施工的工作，沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)于施工工程管理的聯(lián)系和影響，使得缺乏完善的檔案管理制度。

3、檔案管理各部門關(guān)系不明確

水利工程單位中存在著對(duì)檔案管理工作部門的設(shè)置不明確，使得責(zé)任單位和施工單位所安排的臨時(shí)機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案的管理工作沒有認(rèn)識(shí)到義務(wù)和責(zé)任。而部門間的關(guān)系越混亂，協(xié)調(diào)就越困難，使得檔案資料和要求不符合，不能實(shí)現(xiàn)完善、規(guī)范的檔案管理要求。

四、加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的對(duì)策

1、完善水利工程檔案管理制度措施

為了能夠趕上國際貿(mào)易組織及國際慣例的步伐，我國逐漸進(jìn)行了政府職能的轉(zhuǎn)變及對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目在審批上的革新，針對(duì)已經(jīng)與目前改革化進(jìn)程、新形勢下不相適應(yīng)的水利工程檔案管理規(guī)范進(jìn)行了全面的清除，重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范，促使工程檔案在內(nèi)容、形式或是規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變，可是，與其對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)檔案管理制度、法律規(guī)章并未在第一時(shí)間做出完善的修整，所以，水利工程檔案并未從真正意義上加入新的管理制度當(dāng)中，為此，創(chuàng)建完善的檔案管理法律規(guī)章制度是亟待解決的事情。

2、創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò) 促使檔案管理更為規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)化

（1）創(chuàng)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，交由專門的檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行任務(wù)分配，指定各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任專職的檔案管理人員；

（2）對(duì)檔案管理信息管理軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)，把輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分門別類的編排，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行有序化的科學(xué)管理；

（3）創(chuàng)建完善的檔案管理制度，在對(duì)檔案歸檔的時(shí)候一定要針對(duì)各文件進(jìn)行仔細(xì)全方位的檢查，查看文件在內(nèi)容上信息是否完整。切記，不管是在水利工程施工過程中或是施工企業(yè)內(nèi)部，一定要確保施工檔案各資料的完整無缺，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)完整的檔案規(guī)范化管理。

3、改變傳統(tǒng)理念 進(jìn)行檔案科學(xué)化管理

（1）追蹤搜集

檔案資料的追蹤搜集比較適合在施工周期比較短的水利工程當(dāng)中，這樣進(jìn)行檔案資料整理的時(shí)候就會(huì)非常便捷，檔案管理工作者一定要對(duì)施工現(xiàn)場實(shí)際狀況進(jìn)行一定的了解，第一時(shí)間掌握工程施工實(shí)際情況，同時(shí)進(jìn)行相關(guān)材料的搜集，追蹤搜集方法可及時(shí)的對(duì)工程狀況進(jìn)行很好的掌握，可是所需的人物力投入也是比較大的。

（2）分階段搜集

在施工周期比較長的水利工程中是比較適合選擇分階段搜集的方法進(jìn)行檔案資料搜集的，針對(duì)那些跨年度的大型水利工程，需檔案管理人員時(shí)常保持與相關(guān)部門的密切聯(lián)系，對(duì)工程進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，強(qiáng)化催收，爭取最大限度上防止檔案資料丟失的情況發(fā)生，促使檔案的連續(xù)完整性能夠有力的保證。

（3）強(qiáng)制性搜集

對(duì)于施工人員比較分散、設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)比較多的施工企業(yè)來講，強(qiáng)制性搜集是比較適用的。通?？梢赃x擇使用搜集檔案資料押金的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理及搜集，這就需施工企業(yè)交付一部分資料押金，待資料無用之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門，同時(shí)退回押金。此種方式能夠起到一定的制約性作用，同時(shí)促使檔案資料得到有效的管理。

4、加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn) 促使檔案管理水平進(jìn)一步提升

檔案管理工作人員一定要嚴(yán)格的以工程檔案管理要求開展日常管理，為此對(duì)檔案管理人員提出了高標(biāo)準(zhǔn)的具體要求。作為水利工程檔案管理工作者一定要具備高水平的專業(yè)技能，具有豐富的管理知識(shí)和先進(jìn)的管理理念。

為此，為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關(guān)要求，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃性的定期培訓(xùn)，針對(duì)水利工程建設(shè)當(dāng)中的相關(guān)文件資料、具有重要價(jià)值的檔案的歸檔問題進(jìn)行詳細(xì)的講解，嚴(yán)格以檔案管理要求為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的編寫，只有做好水利工程檔案管理工作，才能夠促使檔案更為標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，進(jìn)而為工程施工提供強(qiáng)有力的后備力量。

5、對(duì)檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)

要想確保檔案管理工作水平得到顯著的提高，則需要對(duì)檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)，這就需要在平時(shí)的管理工作當(dāng)中，做好檔案各類資料的搜集-歸檔-保存，這樣才能夠?qū)n案信息進(jìn)行綜合運(yùn)用及有效的開發(fā)。譬如，某城市區(qū)域當(dāng)中河道的清挖，當(dāng)時(shí)黃河水大發(fā)，整個(gè)河道完全被淤泥覆蓋住，整個(gè)水利工程受到非常嚴(yán)重的影響，固然，對(duì)農(nóng)民灌溉也帶來較為惡劣的影響。為了促使農(nóng)民豐收不受任何影響，市縣級(jí)水利部門開展了河清淤整改措施，水利施工人員對(duì)水利工程所有檔案進(jìn)行仔細(xì)的閱讀，短時(shí)間內(nèi)制定出適合的水利治理方案，調(diào)出相關(guān)人員進(jìn)行施工圖的設(shè)計(jì)-測量及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，最終制定最為適合的清淤方案，第一時(shí)間將方案上交政府部門，隨之政府部門從現(xiàn)有的水利部門方案處罰，對(duì)區(qū)域當(dāng)中的河道狀況做出全面的方案調(diào)整，短時(shí)間內(nèi)開始實(shí)施。這樣促使災(zāi)情帶來的負(fù)面影響降到最低的程度，同時(shí)，農(nóng)田損失面積達(dá)到最小，由此可見，水利工程檔案管理所具有的重要意義。

五、結(jié)束語

最近幾年，在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)施信息化檔案管理越來越普及，其具體的做法就是把全部的檔案資料輸入電腦當(dāng)中，這樣便能夠在第一時(shí)間為水利業(yè)務(wù)部門提供了完整及時(shí)的信息資源，而業(yè)務(wù)部門技術(shù)工作者在對(duì)檔案資料利用完之后也要準(zhǔn)時(shí)的將檔案及時(shí)歸檔，這樣才能夠促使工程檔案資料的完整性得到最大的保障，推動(dòng)檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升。

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