淺談學(xué)校檔案的規(guī)范化和標準化管理

續(xù)小寧

摘 要：學(xué)校檔案材料的規(guī)范與否是檔案工作規(guī)范化、標準化的前提。學(xué)校檔案管理要采取立卷歸檔原則。不但要改變傳統(tǒng)的立卷歸檔方法；還要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；更要發(fā)揮電子檔案的有效作用，促進檔案的標準化和規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：檔案；工作；規(guī)范；標準；管理

目前，檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是學(xué)校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化的工作意識和指導(dǎo)思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。

一、全面普查案卷

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的第一步工作。因為學(xué)校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標題不規(guī)范或無標題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化檔案儲藏、科學(xué)保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

五、實施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學(xué)校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標準化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

六、提高人員素質(zhì)

學(xué)校檔案管理人員對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

總之，實現(xiàn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的學(xué)校檔案工作中不斷總結(jié)。通過實行標準化、規(guī)范化的工作，推進檔案管理，現(xiàn)代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。