計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

鄢凱

【摘要】 隨著現(xiàn)代化科技發(fā)展日新月異，綜合性比較強(qiáng)的辦公自動化模式在各行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的應(yīng)用前景十分廣闊，備受關(guān)注。辦公自動化管理與計算機(jī)軟件技術(shù)的廣泛應(yīng)用息息相關(guān)，在實際工作中，企業(yè)通過廣泛應(yīng)用計算機(jī)軟件，實現(xiàn)了辦公自動化管理模式，具有十分重要的作用。

【關(guān)鍵詞】 計算機(jī)軟件 企業(yè)管理 辦公自動化 應(yīng)用

企業(yè)辦公自動化，具體而言是指企業(yè)在管理中，采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各種設(shè)備與信息系統(tǒng)協(xié)助下，幫助企業(yè)工作人員實現(xiàn)辦公自動化完成不同形式的業(yè)務(wù)活動，能夠極大地提高企業(yè)管理效率與水平，還能夠推進(jìn)企業(yè)實施更加科學(xué)與高效化的管理，更好地應(yīng)對激烈地市場競爭環(huán)境，為企業(yè)發(fā)展奠定夯實地基礎(chǔ)。

一、企業(yè)管理中應(yīng)用計算機(jī)軟件產(chǎn)生的積極影響

1、優(yōu)化企業(yè)辦公環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)之間的聯(lián)系。隨著計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公管理中的廣泛應(yīng)用，改善了傳統(tǒng)的惡劣辦公環(huán)境。由小房間轉(zhuǎn)向了高樓大廈甚至全國乃至全世界，極大地優(yōu)化了辦公環(huán)境。企業(yè)辦公人員不再是簡單地人工作業(yè)，通過互聯(lián)網(wǎng)共同協(xié)作，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)了真正的人機(jī)辦公自動化管理。此外，通過現(xiàn)代化計算機(jī)軟件，增進(jìn)了企業(yè)之間的聯(lián)系，成功實現(xiàn)了不同行業(yè)不同企業(yè)間的交流與合作。因此，隨著社會的進(jìn)步，計算機(jī)軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用將更加廣泛。

2、有效降低企業(yè)的管理成本。企業(yè)辦公自動化管理中應(yīng)用計算機(jī)軟件，能夠有效降低其所需的辦公材料，提高辦公效率，縮減辦公程序與環(huán)節(jié)，壓縮企業(yè)辦公成本的投資，也降低了企業(yè)對辦公人員的成本投入。通過應(yīng)用計算機(jī)軟件，為企業(yè)創(chuàng)造了良好的成本節(jié)約環(huán)境，帶來更大地經(jīng)濟(jì)效益。

3、提高企業(yè)辦公管理的效率。在企業(yè)辦公自動化管理中，應(yīng)用計算機(jī)軟件打破了傳統(tǒng)辦公管理的束縛，科學(xué)系統(tǒng)地規(guī)劃工作標(biāo)準(zhǔn)與流程，員工不再受制于繁雜的工作中，而是具有更多的時間與空間，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，全面提高辦公管理了的效率。

4、提高辦公規(guī)范化管理水平。在企業(yè)辦公自動化管理中，廣泛應(yīng)用計算機(jī)軟件，有效降低辦公管理中的人為操作，確保按照標(biāo)準(zhǔn)制度流程來開展各項工作。同時采用計算機(jī)技術(shù)建立有效地考評系統(tǒng)，加強(qiáng)員工規(guī)范工作行為意識，從而有效降低不同形式的越權(quán)行為，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理水平，從根本上降低企業(yè)運營管理中可能出現(xiàn)地各類風(fēng)險。

二、企業(yè)管理中計算機(jī)軟件的主要應(yīng)用

1、安全的訪問權(quán)限系統(tǒng)。在企業(yè)辦公自動化管理中，通過規(guī)范業(yè)務(wù)與系統(tǒng)實現(xiàn)安全的訪問權(quán)限，管理人員通過合理分配權(quán)限滿足人員工作需求，并不斷改進(jìn)與完善。在該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，如果沒有獲得授權(quán)則無法訪問其他系統(tǒng)板塊，在有關(guān)業(yè)務(wù)活動基礎(chǔ)上針對不同商業(yè)用戶實施必要權(quán)限設(shè)置操作，未經(jīng)授權(quán)用戶就無法改動相關(guān)業(yè)務(wù)信息，該系統(tǒng)對企業(yè)辦公自動化管理具有十分重要的保護(hù)作用。

2、便于交流。在企業(yè)內(nèi)部管理中，不同自動化辦公區(qū)域都會搭建一個交流的公共平臺，滿足工作需求或者遇到自己無法解決的問題時，就可以在線與其他同事交流尋求解決問題的途徑。就算計算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障，也會在第一時間為用戶發(fā)出預(yù)警信號，降低時間耗損，有效避免引起不必要經(jīng)濟(jì)損失，日常辦公管理更加便捷。

3、增強(qiáng)部門之間的連接，實時交流。對于規(guī)模較大的公司來講，在辦公自動化管理中應(yīng)用計算機(jī)軟件搭建一個虛擬化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，將企業(yè)下屬管理經(jīng)營的分散企業(yè)與部門進(jìn)行有效連接，便于下屬企業(yè)與部門之間的溝通聯(lián)系。工作人員在實際工作中遇到難題也可以能夠通過該網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)交流分享，推動企業(yè)穩(wěn)定有序地開展各項管理工作。此外，眾所周知，在企業(yè)辦公自動化管理中應(yīng)用計算機(jī)軟件是不受時間與空間等條件限制的，因此可以借助互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個集中地辦公場地，確保在企業(yè)不同部門之間能夠有效傳閱溝通重要文件與信息資料。

4、加強(qiáng)工作流程的協(xié)同性。企業(yè)自動化管理中，協(xié)同性是非常重要的。一般情況下，工作的協(xié)同性包含事件的名稱、內(nèi)容及流程等部分，通過界定工作流程將事件內(nèi)容傳輸至相關(guān)個體。在事件內(nèi)容實際編輯中，可以采用編輯文檔格式的形式。如果文檔需要修改的話，在計算機(jī)軟件推動下，自動化辦公管理系統(tǒng)會將修改痕跡自動標(biāo)示出來，比如文檔需要修改的內(nèi)容及修改者姓名等。

5、實時監(jiān)控提高企業(yè)管理效率。在企業(yè)管理中，通過自動化計算機(jī)辦公軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)實時監(jiān)控員工的各項工作流程，幫助企業(yè)準(zhǔn)確了解員工的工作狀態(tài)與工作內(nèi)容。計算機(jī)軟件監(jiān)控的控制力比較強(qiáng)，有效降低工作出錯率，提高企業(yè)辦公自動化管理效率，同時強(qiáng)化企業(yè)管理機(jī)制與水平。

結(jié)束語：綜上所述，隨著現(xiàn)代化科技水平日益提高，傳統(tǒng)企業(yè)辦公管理模式已無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求，辦公自動化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)在辦公自動化管理中只有充分應(yīng)用計算機(jī)軟件的優(yōu)勢，并不斷創(chuàng)新變革，才能從根本上促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公自動化管理，提高企業(yè)社會經(jīng)濟(jì)效益與市場競爭力。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]陳紅.計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016，04：38.

[2]劉廣勇，朱昭德.計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用[J].新經(jīng)濟(jì)，2016，15：126.