商貿(mào)企業(yè)存貨內(nèi)部控制探討

李曉丹

商貿(mào)企業(yè) 存貨內(nèi)部控制 控制活動(dòng)

存貨內(nèi)部控制的含義

存貨是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，特點(diǎn)是品種數(shù)量多、流動(dòng)性強(qiáng)、涉及業(yè)務(wù)范圍廣。存貨內(nèi)部控制是企業(yè)對(duì)存貨管理與控制的加強(qiáng)，滲透于整個(gè)供應(yīng)鏈過程中的收、存、發(fā)、供、銷、運(yùn)各個(gè)環(huán)節(jié)，是一套圍繞存貨而建立的內(nèi)部控制制度。存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)

存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)對(duì)企業(yè)意義深遠(yuǎn)。具體而言，其目標(biāo)可分為以下幾個(gè)方面：（1）實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的短期目標(biāo)；（2）確保企業(yè)資產(chǎn)的安全；（3）保證存貨會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性與可靠性。

J商貿(mào)企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

（1）采購量預(yù)測不準(zhǔn)確

J商貿(mào)公司在預(yù)測采購量時(shí)運(yùn)用需求計(jì)劃法，具體運(yùn)行中：采購預(yù)測量=銷售需求預(yù)測量一現(xiàn)有庫存。但是銷售與采購的預(yù)測都不是滾動(dòng)進(jìn)行的，也就是沒有實(shí)時(shí)滾動(dòng)多次的反復(fù)預(yù)測與核算，那么其預(yù)測準(zhǔn)確性是值得考慮的。

（2）倉庫管理松懈、維護(hù)力度不足

商貿(mào)企業(yè)的產(chǎn)品種類多但單價(jià)小，各種在庫產(chǎn)品不計(jì)其數(shù)。這很不利于存貨管理。J商貿(mào)企業(yè)的現(xiàn)狀：庫房里的產(chǎn)品堆放雜亂無章，未做有效區(qū)分管理，實(shí)際尋找耗時(shí)，增加時(shí)間成本；建立存貨保管的監(jiān)督制度，保管人員不及時(shí)將存在的問題傳遞給各層主管部門或人員。

（3）未定期進(jìn)行存貨盤點(diǎn)

企業(yè)不定期嚴(yán)格地實(shí)施盤點(diǎn)制度將導(dǎo)致存貨出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，且不能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，錯(cuò)誤越堆越多，造成存貨的數(shù)量和計(jì)價(jià)和實(shí)際情況相差甚大。即使進(jìn)行存貨盤點(diǎn)，也未制定盤點(diǎn)計(jì)劃，人員安排不合理，忽略監(jiān)督工作。盤點(diǎn)記錄不完整，對(duì)盤虧、盤盈處理時(shí)會(huì)計(jì)政策也有誤，對(duì)其內(nèi)在原因選擇了忽略或者不作為。

（4）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)

J商貿(mào)公司基本按照職能制來劃分以J商貿(mào)企業(yè)為例組織機(jī)構(gòu)中的各個(gè)部門，進(jìn)行崗位設(shè)置。權(quán)力過度集中于組織高層，各職能部門主觀能動(dòng)性差。需要授權(quán)審批的事項(xiàng)過多，高層管理者的事務(wù)性工作過量。各部門間職責(zé)分工不明確，導(dǎo)致許多員工對(duì)自己崗位的權(quán)限大小、職責(zé)范圍和具體工作內(nèi)容沒有清楚的認(rèn)識(shí)。

（5）會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)

會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)與專業(yè)能力也將直接影響到企業(yè)的存貨內(nèi)部控制有效性。J商貿(mào)公司內(nèi)的會(huì)計(jì)人員并不具有存貨內(nèi)部控制需要的監(jiān)督意識(shí)，且其職業(yè)判斷能力低，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的命令總是選擇盲目的服從，而不能自主的選擇；另一方面，一部分會(huì)計(jì)人員缺乏專業(yè)知識(shí)，面對(duì)新發(fā)生業(yè)務(wù)常常無從下手，對(duì)業(yè)務(wù)不熟練，操作慢甚至有誤。

（6）存貨內(nèi)部控制活動(dòng)不規(guī)范

J商貿(mào)公司由于控制活動(dòng)執(zhí)行不到位，使企業(yè)的存貨內(nèi)部控制乃至整體業(yè)務(wù)流程都處于管理不利的狀態(tài)下，降低了企業(yè)的運(yùn)營效率，容易導(dǎo)致財(cái)產(chǎn)損失。雖然編制了規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中根本沒有得到有效的執(zhí)行和運(yùn)用。存貨管理控制活動(dòng)同樣存在授權(quán)管理不明確，職責(zé)分工不清。倉儲(chǔ)保管制度并不健全。

（7）監(jiān)督檢查機(jī)制漏洞

J商貿(mào)公司既沒有嚴(yán)格的存貨內(nèi)部控制監(jiān)督檢查機(jī)制，也沒有設(shè)立獨(dú)立的審計(jì)監(jiān)督部門，僅僅對(duì)存貨日常作業(yè)程序進(jìn)行簡單的監(jiān)督，一味強(qiáng)調(diào)對(duì)審批程序的監(jiān)督，只要看到領(lǐng)導(dǎo)的簽字或是印章，毫不猶豫領(lǐng)發(fā)存貨。盡管J商貿(mào)公司存在存貨內(nèi)部控制制度，但沒有一定的內(nèi)部牽引和內(nèi)部監(jiān)督的思想作為支撐，存貨內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，并沒有起到作用。

J商貿(mào)公司存貨內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（1）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)設(shè)置

加強(qiáng)公司各組織機(jī)構(gòu)之間的相互協(xié)調(diào)，合理明確分工有助于組織活動(dòng)專業(yè)化，有效協(xié)調(diào)則有助于配合。在構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)時(shí)要堅(jiān)持三個(gè)原則：透明、牽制、效率，要明確并公開組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限，做到不相容職務(wù)相分離，考慮職能重復(fù)設(shè)置的問題。同一個(gè)職能在設(shè)定組織架構(gòu)時(shí)一定要盡量避免其兩次或以上的設(shè)定，把那些對(duì)鉗制作用不影響的工作盡量分派給同一個(gè)部門，使組織效率盡可能得以提升。

（2）完善存貨驗(yàn)收內(nèi)部控制

驗(yàn)收是J商貿(mào)公司貨物采購回來的第一道控制閥門。應(yīng)對(duì)實(shí)物和財(cái)務(wù)兩道進(jìn)行驗(yàn)收。

對(duì)存貨實(shí)物的驗(yàn)收，倉儲(chǔ)工作者應(yīng)依據(jù)采購計(jì)劃來清點(diǎn)來料的質(zhì)量、數(shù)量和規(guī)格。同時(shí)，J商貿(mào)公司相關(guān)的技術(shù)員要予以抽檢。財(cái)務(wù)驗(yàn)收的工作流程是：將入庫貨物相應(yīng)的財(cái)務(wù)資料、成本等內(nèi)容予以確認(rèn)、記錄、計(jì)量及報(bào)告，確保在公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫里都能查找到這些資料。

（3）完善存貨保管內(nèi)部控制

J商貿(mào)公司應(yīng)建立存貨編碼制度。J商貿(mào)公司倉庫記錄、財(cái)務(wù)記錄名稱不統(tǒng)一，導(dǎo)致一物多記，這影響了企業(yè)對(duì)存貨的正常管理及財(cái)務(wù)部門的成本分析，因此，J商貿(mào)公司應(yīng)在企業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一產(chǎn)品編碼，建立存貨對(duì)照表，并認(rèn)真應(yīng)用。完善存貨管理信息系統(tǒng)，明確庫存信息管理系統(tǒng)的重要性。

（4）完善存貨盤點(diǎn)內(nèi)部控制

定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)清查。管理存貨的責(zé)任單位要確保存貨的整齊有序，并通過及時(shí)報(bào)批、處理盤虧、盤盈等方式來確保有關(guān)記錄的正確性和完整性。視工作情況的需要聘任有關(guān)專家通過特殊的方式來盤點(diǎn)那些特有的存貨，通過盤點(diǎn)表把盤虧、盤盈的情況記錄在案并作出原因分析，提出處置建議，進(jìn)行正確賬務(wù)處理。

結(jié)束語

作為商貿(mào)企業(yè)，企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)具有特殊之處，其對(duì)于企業(yè)內(nèi)的倉儲(chǔ)、維護(hù)水平的要求更高，對(duì)于存貨業(yè)務(wù)的要求也更加多元化。本文針對(duì)商貿(mào)企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)的特點(diǎn)，分析J商貿(mào)企業(yè)存貨內(nèi)部控制一些不足之處，并給出五點(diǎn)優(yōu)化建議：優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、完善存貨驗(yàn)收內(nèi)部控制、完善存貨保管內(nèi)部控制、完善存貨盤點(diǎn)內(nèi)部控制、完善監(jiān)督機(jī)制。希望通過上述方法可以對(duì)J商貿(mào)企業(yè)的存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀起到積極作用。