談公司檔案管理工作的一點啟示

郭春會 李 敏 許麗娟

談公司檔案管理工作的一點啟示

郭春會 李 敏 許麗娟

檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越重要。檔案管理工作要與時俱進(jìn)，跟上企業(yè)發(fā)展需要。本文簡要說明了檔案管理工作必須堅持的四種理念、三化建設(shè)、人員隊伍建設(shè)以及檔案工作人員的四種能力。

檔案管理 理念 建設(shè) 能力

“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規(guī)定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達(dá)到國家A級標(biāo)準(zhǔn)，是公司檔案發(fā)展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，納入各經(jīng)營單位第一責(zé)任人的績效考核當(dāng)中，列入公司年度工作計劃并進(jìn)行了布置。可見，檔案工作服務(wù)于公司經(jīng)營管理的重要作用越來越明顯。如何適應(yīng)公司規(guī)模發(fā)展的需要，找準(zhǔn)檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。

一、檔案工作要堅持四種理念

隨著公司經(jīng)營規(guī)模的快速發(fā)展，加強企業(yè)基礎(chǔ)管理和制度化建設(shè)已成為“十三五”發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)和工作重點。檔案工作必須與時俱進(jìn)，堅持科學(xué)的理念，努力把握工作的主動權(quán)。

一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設(shè)的理念。檔案資源建設(shè)是檔案工作基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，是一切檔案利用、服務(wù)、開發(fā)及數(shù)字化工作的前提，是企業(yè)信息資源的重要組成部分。當(dāng)前，檔案工作應(yīng)遵循公司各類檔案資料形成的基本規(guī)律，結(jié)合公司經(jīng)營管理的實際需要積極向前推進(jìn)。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進(jìn)行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進(jìn)行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設(shè)，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業(yè)需要利用的檔案、凡是對公司經(jīng)營發(fā)展有利的資料，都納入檔案資源建設(shè)管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。

二是堅持科技促進(jìn)的理念。當(dāng)今時代，信息先導(dǎo)，傳統(tǒng)工作經(jīng)過信息化的重塑已經(jīng)展示出更大的活力，檔案資源建設(shè)與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達(dá)的應(yīng)用空間。要通過進(jìn)一步推動檔案存儲數(shù)字化、管理自動化及利用網(wǎng)絡(luò)化等科技手段，將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化成電子信息，才能進(jìn)一步推動公司檔案工作的開展。

三是強化服務(wù)公司經(jīng)營管理的理念。要從踐行科學(xué)發(fā)展的高度出發(fā)，主動增強服務(wù)意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢，為完成公司的中心任務(wù)提供檔案支撐，在服務(wù)企業(yè)大局中發(fā)揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務(wù)功能，使檔案成為公司經(jīng)營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業(yè)需求提供更多的“增值服務(wù)”。

四是加強著眼于未來的理念。當(dāng)前檔案工作處于建立完善階段，許多發(fā)展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發(fā)展不夠完美，因此創(chuàng)新檔案工作要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在做好現(xiàn)實工作的基礎(chǔ)上力求完美發(fā)展和新的突破。

二、檔案工作要推進(jìn)“三化”建設(shè)

遵循檔案形成規(guī)律，發(fā)揮檔案的證據(jù)和憑證作用，積極開展檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化、分類化工作，主動服務(wù)公司經(jīng)營發(fā)展，提高服務(wù)效率和服務(wù)水平。

一是要加強規(guī)范化管理。隨著公司檔案資源建設(shè)步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續(xù)開展，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理公司各類檔案，是提高公司基礎(chǔ)管理的需要，是貫徹執(zhí)行國家、股份公司檔案規(guī)范性文件的需要，也是優(yōu)化檔案工作目標(biāo)考核，促進(jìn)檔案工作健康開展的需要。要在結(jié)合公司主營業(yè)務(wù)和企業(yè)管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規(guī)章制度和管理辦法，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)公司檔案工作健康、持續(xù)開展。

二是推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學(xué)、利用便捷等優(yōu)勢。要在公司機關(guān)室藏檔案已全部實現(xiàn)目錄檢索、部分文書檔案全數(shù)字化的前提下，根據(jù)公司信息化建設(shè)的總體安排，按照逐步推進(jìn)的原則，盡快在“十二五”期間達(dá)到文書檔案和聲像檔案的全數(shù)字化、部分重要基建檔案全文數(shù)字化。

三是提高檔案細(xì)致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細(xì)化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發(fā)、安全質(zhì)量、物資設(shè)備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎(chǔ)管理能力。

三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設(shè)

一是完善職能，形成專兼結(jié)合的檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)。對機關(guān)和所屬各項目，應(yīng)按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結(jié)合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構(gòu)，明確相應(yīng)的專兼職檔案人員崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)定期或即時向檔案機構(gòu)移交聲像材料。檔案機構(gòu)要定期到各有關(guān)業(yè)務(wù)部門和各項目進(jìn)行檢查指導(dǎo)，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構(gòu)，保證檔案管理工作的順利開展。

二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。專業(yè)檔案人員是開展檔案工作的根本，穩(wěn)定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應(yīng)結(jié)合本項目經(jīng)營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。

三是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，是提高管理水平的基本環(huán)節(jié)。要組織在崗的專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的基本知識、基礎(chǔ)理論，組織學(xué)習(xí)檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質(zhì)量。

四、檔案人員要提高四種能力

檔案工作是為時代寫歷史、為企業(yè)文明傳薪火的崇高事業(yè)。專（兼）職檔案人員除應(yīng)具備基本的職業(yè)道德之外，應(yīng)努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)。

一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質(zhì)表現(xiàn)為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經(jīng)過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優(yōu)先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務(wù)。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。

二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責(zé)。對本單位、部門的各類檔案進(jìn)行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養(yǎng)成細(xì)致的工作習(xí)慣，對于經(jīng)本人鑒別、收集、借閱的檔案，應(yīng)當(dāng)做到心中有數(shù)，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。

三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術(shù)和文化等潛在的價值開發(fā)、利用出來，才能切實增強服務(wù)企業(yè)的效能，才能實現(xiàn)檔案的增值作用。

四是提高溝通協(xié)調(diào)能力。檔案工作具有工作環(huán)境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應(yīng)主動走出來，通過與系統(tǒng)內(nèi)檔案工作搞得好的單位交流，學(xué)習(xí)人家的先進(jìn)經(jīng)驗；通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強與系統(tǒng)外專業(yè)人員的聯(lián)系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協(xié)調(diào)能力，從而走出封閉的工作環(huán)境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務(wù)于公司的中心工作。

（作者單位為中鐵建大橋局集團(tuán)電氣化工程有限公司）

［1］ 蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施［J］.理論觀察，2014（05）.