企業(yè)存貨的管理與控制分析

石 敏

企業(yè)存貨的管理與控制分析

石 敏

在企業(yè)的資產(chǎn)管理實踐中，如何保障流動性資產(chǎn)的安全是內(nèi)部控制的重點。存貨作為企業(yè)一項重要的流動資產(chǎn)，直接關(guān)系企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運作效率。企業(yè)為了保證生產(chǎn)經(jīng)營過程的連續(xù)性，需要有計劃地購入、耗用和銷售存貨。本文從內(nèi)部控制環(huán)境與控制關(guān)鍵點兩個方面，針對目前我國企業(yè)普遍存在的自身內(nèi)控意識不足、風(fēng)險管理意識淡薄等問題，以及會給企業(yè)帶來的風(fēng)險進行分析.并提出改進措施和解決對策。

企業(yè)內(nèi)部控制 存貨管理 控制關(guān)鍵點

一、企業(yè)存貨的概述及流轉(zhuǎn)形態(tài)

存貨，是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售，或者仍然處在生產(chǎn)過程，或者在生產(chǎn)或提供勞務(wù)過程中將要消耗的材料、物料等，包括各類材料、包裝物、低值易耗品、委托加工物資、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品及商品等。企業(yè)代銷、代管、代修、受托加工的存貨也屬于企業(yè)存貨管理范疇。存貨具有較強的流動性，既是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分，也是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中最重要的一環(huán)。企業(yè)存貨運動一般表現(xiàn)為“取得-入庫-保管-發(fā)出”。雖然存貨隨著企業(yè)作業(yè)流反映出的形態(tài)各異，但是實物流伴隨企業(yè)經(jīng)營步驟在企業(yè)的內(nèi)部循環(huán)仍可簡化為收、存、發(fā)三大基本環(huán)節(jié)。

第一，存貨取得環(huán)節(jié)。取得存貨的方式有外購、委托加工、自行生產(chǎn)等，業(yè)務(wù)流程具體包括物資驗收、核對有關(guān)業(yè)務(wù)憑證、驗收實物等。

第二，存貨儲存環(huán)節(jié)。倉儲業(yè)務(wù)是存貨流轉(zhuǎn)中間業(yè)務(wù)最重要的環(huán)節(jié)，包括物資記賬管理、物資保管、物資養(yǎng)護管理、倉庫設(shè)備管理。

第三，存貨出庫環(huán)節(jié)。生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)部門領(lǐng)用、倉儲部門根據(jù)發(fā)貨單向客戶發(fā)出產(chǎn)成品、商品流通企業(yè)向下級經(jīng)銷商發(fā)出商品等，都涉及存貨發(fā)出的問題。主要內(nèi)容是存貨領(lǐng)用發(fā)出管理。

二、企業(yè)存貨實物流管理存在的問題

第一，采購是企業(yè)經(jīng)營管理中最薄弱的一環(huán)，最容易出現(xiàn)以權(quán)謀私、弄虛作假、以次充好和收受回扣等，也最容易導(dǎo)致積壓浪費。采購計劃程序失控、采購計劃依據(jù)不當(dāng)、采購計劃執(zhí)行不徹底等，都是采購風(fēng)險發(fā)生的重要因素。采購業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險包括：一是采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失；二是采購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；三是驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失：四是付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

第二，為了保證企業(yè)經(jīng)營過程的連續(xù)性，需要對存貨進行倉儲保管，存貨倉儲保管的方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密，可能導(dǎo)致存貨遺失、損壞變質(zhì)、價值貶損、資源浪費。

第三，存貨的領(lǐng)用發(fā)出審核不嚴(yán)格、手續(xù)不完備，可能導(dǎo)致貨物流失、損壞。

第四，管理人員對內(nèi)部控制中的關(guān)鍵點不了解，使關(guān)鍵崗位的管理出現(xiàn)漏洞。

第五，財務(wù)部門控制力弱，參與內(nèi)控管理的能力差。

三、企業(yè)存貨內(nèi)部控制改進措施

第一，完善物資采購制度。建立健全企業(yè)采購機構(gòu)的內(nèi)部控制制度，要特別加強對采購前的評估和論證；采購機構(gòu)應(yīng)全面、及時地向采購監(jiān)督機構(gòu)傳遞采購信息，使監(jiān)察、內(nèi)部審計等監(jiān)督機構(gòu)能全面、深入地監(jiān)督采購活動；進一步完善招投標(biāo)管理制度，保證招標(biāo)采購活動真正做到公開、公平、公正。

第二，存貨的流動性大，在流動過程中應(yīng)做好存貨明細賬。存貨倉儲過程要按照存儲貨物所要求的儲存條件妥善保存，做好防火、防洪、防盜、防潮等保管工作，不同品種、批次、型號的產(chǎn)品要分類存放；生產(chǎn)現(xiàn)場應(yīng)建立監(jiān)督機制，防止浪費、被盜和流失；結(jié)合企業(yè)實際情況，加強存貨的保險投保，保證存貨安全，合理降低存貨意外損失風(fēng)險；定期對物料進行盤點和抽檢，詳細記錄庫存情況，對于進出倉庫的人員應(yīng)辦理進出登記手續(xù)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)人員接觸存貨。

第三，制定嚴(yán)格的存貨準(zhǔn)出制度，明確存貨發(fā)出和信用的審批權(quán)限，健全存貨出庫手續(xù)，加強存貨領(lǐng)用記錄。倉儲部門審核領(lǐng)用單或發(fā)貨單，做到齊全，名稱、規(guī)格、計量單位準(zhǔn)確；符合條件的準(zhǔn)予領(lǐng)用或發(fā)出，并與信用人當(dāng)面核對、點清交付。商品流通企業(yè)在存貨銷售發(fā)出環(huán)節(jié)就側(cè)重于防止商品失竊、隨時整理棄置商品，每日核對銷售記錄和庫存記錄等，對于大批存貨、貴重商品的發(fā)出，應(yīng)當(dāng)實行特別授權(quán)。

第四，分解業(yè)務(wù)流程，尋找控制關(guān)鍵點。貨幣性控制是會計部門支付存貨采購價款和銷售收款執(zhí)行的內(nèi)部控制。立足點在于資金流控制與會計內(nèi)部各崗位之間的不相容。方法則利用會計票據(jù)與賬簿相互審核、牽制，以提高存貨管理水平。這里的關(guān)鍵點主要有：一是存貨進入或退出企業(yè)之后，采購人員/銷售人員或其他有關(guān)業(yè)務(wù)部門，應(yīng)該將企業(yè)存貨有關(guān)的主要財務(wù)憑證匯總，交給主管存貨的財務(wù)人員，總賬和明細賬的記錄人員根據(jù)有關(guān)的原始憑證編制記賬憑證并輸入系統(tǒng)，成本核算主管會計編制和登記有關(guān)的成本核算憑證、賬簿。二是負責(zé)存貨會計核算的人員要進行不相容職務(wù)分離控制，主要有存貨業(yè)務(wù)記錄與審核職務(wù)分離、存貨總賬記錄和明細賬記錄項分離、接觸存貨和記錄存貨職務(wù)相分離。三是在發(fā)生存貨退回時，會計人員應(yīng)該及時進行相應(yīng)的會計處理，防止流動資產(chǎn)虛增現(xiàn)象的發(fā)生。四是會計信息系統(tǒng)內(nèi)部要取得各批入庫存貨的數(shù)量、時間等信息，為存貨發(fā)出和存貨成本分?jǐn)偟暮怂沩樌M行做好基礎(chǔ)工作。貨幣性控制的控制力著眼于財務(wù)單證控制，同時采取對涉及存貨類和往來類賬簿的核對控制。

第五，完善內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部組織架構(gòu)，加強內(nèi)部控制制度建設(shè)，科學(xué)劃分各管理部門的權(quán)限和職責(zé)；順應(yīng)現(xiàn)代內(nèi)部控制理論的要求，建立必要的風(fēng)險評估機制；設(shè)置風(fēng)險評估機構(gòu)，定期為管理層提供風(fēng)險報告；合理提升資產(chǎn)管理部門的地位。將資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)的監(jiān)督和管理職權(quán)落實到位；將內(nèi)部控制理念作為企業(yè)文化理念，在各級管理層和員工中廣泛宣傳；加強部門間的信息溝通，提高管理信息質(zhì)量，使各種管理信息在各管理層級之間及時傳遞。

第六，賬簿核對是會計信息系統(tǒng)內(nèi)部進行稽核監(jiān)督工作的構(gòu)成部分之一。通過賬簿之間的核對實現(xiàn)控制目標(biāo)，由于總賬是反映存貨經(jīng)濟業(yè)務(wù)總額和總體情況的簿記資料，明細賬反映的是存貨業(yè)務(wù)活動的具體情況和詳細信息。因此，賬簿核對主要是通過應(yīng)付賬款、原料及主要材料等存貨類及銀行存款等總賬和明細賬相互核對進行控制。

第七，完善固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制。建立大型儀器設(shè)備采購論證和評估機制，由不同機構(gòu)分別執(zhí)行采購論證和儀器價值評估職能。堅持和完善固定資產(chǎn)定期清查制度。建立固定資產(chǎn)使用效益評價制度，定期對大型儀器設(shè)備的使用效率進行評估，積極探索建立大型設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高儀器設(shè)備使用的開放性。建立和完善經(jīng)濟合同歸口管理制度和經(jīng)濟合同訂立授權(quán)制度，將重大經(jīng)濟合同的復(fù)核納入企業(yè)法律顧問機構(gòu)的職責(zé)，加強對合同印章的管理，嚴(yán)防合同欺詐。

第八，加強對企業(yè)投資的內(nèi)部控制。建立健全企業(yè)負責(zé)人定期考核制度，加強對企業(yè)負責(zé)人任期經(jīng)濟責(zé)任審計；建立對外投資論證、評估制度和對外投資管理制度，及時評估投資風(fēng)險，預(yù)防重大投資損失，特別要防止風(fēng)險向企業(yè)轉(zhuǎn)移；建立企業(yè)改制內(nèi)部審計程序，對企業(yè)評估資產(chǎn)進行必要的價值復(fù)核。

第九，加強企業(yè)內(nèi)部審計力度。內(nèi)部審計制度是貫徹內(nèi)部控制的有效手段，企業(yè)管理層應(yīng)高度重視內(nèi)部審計工作，完善內(nèi)部審計制度，企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)加強對企業(yè)內(nèi)部控制制度的評價，并將其列為內(nèi)部審計工作的一項重要內(nèi)容。

（作者單位為長沙縣職業(yè)中專學(xué)校）

［1］ 陳斯雯.企業(yè)存貨核算與庫存管理技巧［M］.經(jīng)濟科學(xué)出版社出版，2007.

［2］ 吳敏紅.淺談企業(yè)存貨管理［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2010.