Word郵件合并功能的高級(jí)應(yīng)用

張俊

摘 要： 在掌握了郵件合并的簡(jiǎn)單功能后，雖然使用比較方便，提高了工作效率，但是使用過程中會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)問題，因此，對(duì)郵件合并的高級(jí)功能進(jìn)行深入了解、認(rèn)真學(xué)習(xí)，對(duì)工作、生活會(huì)產(chǎn)生很大的幫助作用。

關(guān)鍵詞： 郵件合并 數(shù)據(jù)源 高級(jí)應(yīng)用

“郵件合并”是Office中的一項(xiàng)高級(jí)功能，大多數(shù)人員只掌握其中一些簡(jiǎn)單功能，如合并文件形成工資單，一頁(yè)只能生成一個(gè)，既不美觀又浪費(fèi)紙張，生成的結(jié)果不能令人滿意，如果掌握其中的高級(jí)功能，就能達(dá)到預(yù)期的效果。本文以O(shè)ffice2010為版本介紹其主要高級(jí)功能。

一、共享多種數(shù)據(jù)源

郵件合并主要是將文檔與數(shù)據(jù)源進(jìn)行鏈接，整合成需要的文檔資料，因此，數(shù)據(jù)源是必不可少的。數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)必須有一個(gè)共同的特點(diǎn)：行列組合，即行表示個(gè)體的一條記錄，列表示個(gè)體的一個(gè)特征（字段）。如文本文件的表格、Word文檔的表格、Excel工作簿、Query文件、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Foxpro文件等內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。一般情況下，只要數(shù)據(jù)源文件存在，郵件合并時(shí)就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接將數(shù)據(jù)源與文檔進(jìn)行鏈接。如果需要的數(shù)據(jù)源不存在，在現(xiàn)有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的修改就不是太麻煩。

需要注意的是：數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)文件必須是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，不能出現(xiàn)標(biāo)題之類的內(nèi)容。如文本文件的表格、Word文檔的表格、Excel工作簿不能出現(xiàn)標(biāo)題行，如果出現(xiàn)標(biāo)題行，必須先刪除標(biāo)題行，才能作為數(shù)據(jù)源使用。同時(shí)在數(shù)據(jù)行中盡量不出現(xiàn)空行，即空記錄。

不同的軟件可以共享數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。

二、一頁(yè)紙打印多個(gè)合并文檔

Word“郵件合并”主要是進(jìn)行批量處理和批量打印文檔，好多情況下生成的文檔很短，如工資條，只占幾行的空間，但是生成的文檔一頁(yè)只顯示一條記錄，導(dǎo)致生成的文檔偏多，打印速度慢，浪費(fèi)紙張。當(dāng)文檔較短時(shí)，可以一頁(yè)顯示多條記錄，解決上述問題。

方法一：首先，選擇“開始郵件合并”菜單中的“目錄”，打開一個(gè)Word文檔；其次，將批量文件的格式設(shè)置成功，與數(shù)據(jù)源建立鏈接后，保留適當(dāng)?shù)男虚g距位置；最后，單擊菜單“完成并合并”。但此方法在每頁(yè)中不可控制記錄的多少，可能打印效果不太滿意。

方法二：第一，選擇“開始郵件合并”菜單中的“普通Word文檔”，打開了一個(gè)Word文檔；第二，將批量文件的格式設(shè)置成功，與數(shù)據(jù)源建立鏈接后；第三，光標(biāo)放在設(shè)置的批量文件最后一行下面，單擊“規(guī)則”菜單，選擇“下一條記錄”；第四，將第三步設(shè)置的內(nèi)容復(fù)制到一頁(yè)里面，根據(jù)自己的需要確定復(fù)制的記錄數(shù)；第五，將本頁(yè)中最后一條記錄后面的“下一條記錄”刪除；最后，單擊菜單“完成并合并”。但此方法也有一個(gè)缺點(diǎn)，即可能最后一頁(yè)有空白的記錄。

三、有條件的生成合并文件

打印信封、請(qǐng)柬時(shí)常?？吹健?**（先生/女士）”的格式，暫不考慮對(duì)他人的尊重，收件人拿到后首先想到的這是一件批量文件，如果是廣告類信件，估計(jì)拆開的幾率不太高。為了解決這個(gè)問題，可以使用郵件合并中的條件語句：如果……那么……否則（IF...Then...Else）。

解決方法：首先，光標(biāo)定位在需要添加條件語句的位置，單擊“規(guī)則”發(fā)現(xiàn)“如果……那么……否則……”，單擊，出現(xiàn)下圖，在“域名”位置找到相應(yīng)的字段，確定“比較條件”與“比較對(duì)象”，符合比較條件時(shí)在“則插入此文字”對(duì)話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，不符合比較條件時(shí)，在最下面對(duì)話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容即可。

四、確定數(shù)據(jù)的精度

日常工作生活中，經(jīng)常會(huì)遇到小數(shù)點(diǎn)的精確性問題，如工資表、學(xué)生的平均成績(jī)等后面可能會(huì)出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)，在Excel文件中設(shè)置為1位小數(shù)，但合并到Word文檔后發(fā)現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)位置變成了許多位，打印出的效果不理想，而且沒有必要精確到幾位。

解決方法：選中需要修改的數(shù)據(jù)的“合并域”，按右鍵，選擇“切換域代碼”菜單，出現(xiàn){MERGEFIELD字段名}，在域代碼“字段名”后面加上"0.00"（保留兩位，如果保留一位小數(shù)，可用0.0），最后一定要按F9結(jié)束，這樣出現(xiàn)的數(shù)據(jù)效果就按自己的思路展現(xiàn)。

五、結(jié)語

在掌握了郵件合并的簡(jiǎn)單功能后，雖然使用比較方便，提高了工作效率，但是使用過程中會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)問題，因此，對(duì)郵件合并的高級(jí)功能進(jìn)行深入了解、認(rèn)真學(xué)習(xí)，對(duì)工作、生活帶來很大的幫助。最后，提醒一點(diǎn)：不同版本的Office軟件，郵件合并的操作步驟有所不同。

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