從一起企業(yè)印章管理漏洞引起的思考

鐘　偉

從一起企業(yè)印章管理漏洞引起的思考

鐘偉

長(zhǎng)期以來，一些國(guó)有企業(yè)的印章管理始終停留在制度管理的層面上，流于形式，實(shí)則印章管理的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂，因印章管理不善出現(xiàn)的各類問題觸目驚心。因此，切實(shí)防范印章管理中可能出現(xiàn)的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，成為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。公章雖小，但代表的意義可不小。“禍患常積于忽微，智勇多困于所溺”，管好權(quán)利，必須從小小的印章抓起，防止印章被私用、亂用、濫用，不能讓不法分子隨意觸碰權(quán)力的底線。

企業(yè)印章管理漏洞

一、印章使用的特點(diǎn)

印章風(fēng)險(xiǎn)歷來是企業(yè)法律風(fēng)控的重點(diǎn)。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷變化，工作地點(diǎn)變化，隨著現(xiàn)代社會(huì)中經(jīng)濟(jì)、文化交往的日益頻繁，企業(yè)印章管理的法律風(fēng)險(xiǎn)也尤為突出地顯現(xiàn)出來。印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要憑證，在法律上意味著企業(yè)的承諾、認(rèn)可和證明。確保印章的安全性、有效性，是保證企業(yè)正常開展各項(xiàng)活動(dòng)，順利實(shí)現(xiàn)其社會(huì)目的和價(jià)值的必要條件。特別是公章作為維護(hù)和體現(xiàn)社會(huì)誠信的一種手段和憑證，在企業(yè)以及個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮著非常重要的作用。不同類別的印章在企業(yè)的內(nèi)部效力雖然不同，對(duì)外效力卻有一定的相似之處，用印后企業(yè)都要承擔(dān)相應(yīng)的法律后果，都會(huì)給企業(yè)利益帶來不同程度的影響。而法律賦予印章的兼?zhèn)錂?quán)力和責(zé)任的特殊身份，也決定了印章管理的重要性。

筆者所在的國(guó)有企業(yè)，各級(jí)印章多達(dá)150枚，其中各級(jí)行政公章就占了二成多，如果再算上其他各類具有對(duì)外業(yè)務(wù)功能的印章，那么需要嚴(yán)格管理的印章就更多。而且在實(shí)際工作中，許多分支機(jī)構(gòu)在印章使用時(shí)，存在大量因文件性質(zhì)內(nèi)容不清而代蓋亂用、為了達(dá)到不可告人目的偷蓋盜用印章的現(xiàn)象，這些行為極有可能成為企業(yè)未來的“定時(shí)炸彈”。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平也越來越高，對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展來說，既是一種挑戰(zhàn)又是一種機(jī)遇。國(guó)有企業(yè)要想在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的壓力和競(jìng)爭(zhēng)中堅(jiān)守住自己的位置，首先必須做好思想政治工作，加強(qiáng)理想信念教育。本文主要分析了理想信念教育在國(guó)有企業(yè)中的重要性，以及國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行理想信念教育過程中出現(xiàn)的問題和面對(duì)的挑戰(zhàn)，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行具體分析，找到解決問題的方法和改進(jìn)措施，以期提供一些借鑒。

二、印章管理漏洞典型案例

2000年7月6日，某國(guó)有企業(yè)X公司將企業(yè)名下一間酒店地下一樓及場(chǎng)地的物業(yè)對(duì)外租賃，與一家私營(yíng)企業(yè)L公司簽訂了《房屋場(chǎng)地租賃合同》，在履行過程中經(jīng)數(shù)次調(diào)整，至2005年6月，雙方共達(dá)成四個(gè)補(bǔ)充協(xié)議，租期延至2008年7月5日。

2005年4月，X公司原法人代表在出訪美國(guó)期間叛逃，此前該單位行政公章由原法人代表和經(jīng)辦人兩人共同保管。經(jīng)辦人利用原法人代表忙于企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)，無暇顧及酒店出租事宜之機(jī)，通過工作便利，將大量加蓋有公司公章的空白A4紙張，出賣給L公司謀取私利。2005年11月～2007年期間，L公司法人代表利用蓋有X公司行政公章的空白A4紙，偽造了其與X公司簽訂一系列所謂《補(bǔ)充協(xié)議五》《補(bǔ)充協(xié)議六》等假法律文書，分別使用多名自己的堂兄弟名義，對(duì)X公司進(jìn)行敲詐勒索。事發(fā)后，X公司經(jīng)手人迫于L公司施加的壓力，又怕自己被L公司收買的事東窗事發(fā)，利用企業(yè)減員增效機(jī)會(huì)，買斷工齡拿了20多萬元補(bǔ)償費(fèi)后離開企業(yè)。眼看自己由企業(yè)職工成了社會(huì)人，立即轉(zhuǎn)守為攻，不惜上法庭為L(zhǎng)公司作偽證，謊稱上述《補(bǔ)充協(xié)議五》《補(bǔ)充協(xié)議六》系受現(xiàn)任公司總經(jīng)理委托，加蓋X公司公章，又拿不出任何加蓋公章手續(xù)記錄。認(rèn)定偽造的主要事實(shí)證據(jù)如下：

第一，從偽造的協(xié)議行文格式看，語法不通，用詞不規(guī)范，不符合正規(guī)國(guó)企行文的基本要求；從內(nèi)容看，條款全部對(duì)自己有利，如合同到期后如果乙方愿意，可延長(zhǎng)合同期10年，租賃價(jià)格不變等明顯一邊倒的條款；正常公文函件蓋章格式，均在右下側(cè)，L公司無法改變空白紙張事前已蓋印章的位置，制作假協(xié)議時(shí)，只得把乙方落款放置在文件左下側(cè)，偽造協(xié)議甲乙雙方落款及蓋章，與此前雙方全部真實(shí)協(xié)議蓋章位置均相反。上述幾點(diǎn)明顯露出的馬腳，已經(jīng)印證了其偽造協(xié)議的行為，即用非法手段取得X公司蓋印章的空白A4紙所為。

第二，經(jīng)法院委托司法鑒定機(jī)構(gòu)對(duì)《補(bǔ)充協(xié)議五》《補(bǔ)充協(xié)議六》的蓋章時(shí)間進(jìn)行鑒定，鑒定結(jié)果：“檢材《補(bǔ)充協(xié)議五》《補(bǔ)充協(xié)議六》中乙方（L公司）公章印文不是2005年11月形成，而是所謂的協(xié)議簽訂后約三年形成?！闭：炗唴f(xié)議，雙方蓋章時(shí)間基本相同，而此兩份協(xié)議雙方蓋章時(shí)間卻相差三年。由此可見，兩份《補(bǔ)充協(xié)議》就是被L公司利用不光彩的手段獲取的蓋有X公司公章的空白A4紙偽造而成。

第三，法院還將偽造的《補(bǔ)充協(xié)議》作為典型案例，發(fā)給各法庭借鑒學(xué)習(xí)，防止國(guó)有資產(chǎn)被不法分子侵蝕，保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全，維護(hù)法律的尊嚴(yán)。

第四，為了防止對(duì)方繼續(xù)以此偽造文件，騙取相關(guān)利益，X公司不得不于2008年10月登報(bào)聲明更換了公章。

印章管理漏洞實(shí)際上是所有企業(yè)共同存在的問題，能不能管理好印章，已經(jīng)關(guān)系到企業(yè)能否正常運(yùn)營(yíng)和企業(yè)資產(chǎn)的安全性。

三、企業(yè)印章管理漏洞引起的思考

要解決企業(yè)印章管理中存在的問題，防范可能帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，僅僅靠制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。首要問題是必須加強(qiáng)思想政治工作，加強(qiáng)理想信念教育力度，尤其是提高經(jīng)營(yíng)者和手中掌握權(quán)力的相關(guān)人員道德修養(yǎng)和規(guī)范意識(shí)，其次才是加強(qiáng)管理能力建設(shè)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取的具體管理措施如下：

第一，新的企業(yè)注冊(cè)成立，在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)首先直接到行政服務(wù)中心的公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。企業(yè)臨時(shí)刻制印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。

第二，建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系。印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的教育，使其切實(shí)認(rèn)識(shí)到印章對(duì)企業(yè)管理具有十分重要的意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

第三，企業(yè)要健全相關(guān)管理制度并切實(shí)認(rèn)真執(zhí)行，制定嚴(yán)格的、行之有效的印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。

第四，保管人責(zé)任。印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時(shí)，必須指定兩個(gè)監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。

第五，申請(qǐng)用章人權(quán)利責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用記錄臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過有關(guān)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，文書人員對(duì)用印章文件要仔細(xì)認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印數(shù)量必須一致，才能在相關(guān)文件上加蓋印章。用印時(shí)必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開印章保管人員的視線。防止非企業(yè)工作人員通過其他手段（包括犯罪手段）盜蓋公章，防止他人偽造公章。

第六，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用的風(fēng)險(xiǎn)。使用印章必須經(jīng)過有關(guān)部門批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不能使用，更不能在空白紙張上用印。

第七，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)部和部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按公司行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。事業(yè)部和部門印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)需將使用權(quán)限通知客戶、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。事業(yè)部和部門要指定印章用印和保管人，建立使用印章記錄。

第八，各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)把握。企業(yè)必須定期檢查印章使用情況，印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取相應(yīng)措施。

第九，留存登記有據(jù)可查。企業(yè)所屬單位發(fā)生整合、重組等變更或被撤銷后，檔案管理部門必須收繳上述部門印章及用印記錄；所屬經(jīng)營(yíng)單位注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳經(jīng)營(yíng)單位包括行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；事業(yè)部關(guān)閉后，其印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會(huì)同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。

第十，企業(yè)在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的情況時(shí)，企業(yè)印章管理部門要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決?；咀龇ㄈ缦拢菏紫?，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的法律責(zé)任；其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，及時(shí)知會(huì)潛在客戶；再次，及時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，解除相關(guān)合同，如果相關(guān)人員不予配合，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過法律途徑認(rèn)定解除無效合同。

第十一，網(wǎng)上交易以及電子商務(wù)亦存在眾多安全隱患。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展及《電子簽名法》的頒布，企業(yè)和個(gè)人進(jìn)行網(wǎng)上商業(yè)活動(dòng)愈發(fā)頻繁。但網(wǎng)上交易無可避免地會(huì)涉及許多保密信息，如買賣雙方個(gè)人、交易和產(chǎn)品等信息。由于網(wǎng)上電子交易是建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)的開放性、匿名性和廣泛性，使得電子交易在給我們帶來便利的同時(shí)，也帶來了巨大的安全隱患，如身份認(rèn)證、信息真實(shí)性、信息機(jī)密性、信息完整性、信息無法確認(rèn)性等問題。

四、結(jié)語

眾所周知，印章在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，已不僅僅是權(quán)力與身份的象征，它更是每個(gè)企業(yè)單位對(duì)外進(jìn)行社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的誠信憑證與法律依據(jù)。無論是行政印章，還是業(yè)務(wù)印章，都有可能在一紙文件上給企業(yè)帶來或大或小、或明或暗的風(fēng)險(xiǎn)。印章管理漏洞實(shí)際上是所有企業(yè)共同存在的問題。能不能管理好印章，已經(jīng)關(guān)系到企業(yè)能否正常運(yùn)營(yíng)和企業(yè)資產(chǎn)的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)的廣泛性、公開性和匿名性，以及交易過程中存在信息真實(shí)性、機(jī)密性、完整性和抗抵賴等行為，使得網(wǎng)上交易平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)商在建設(shè)和運(yùn)營(yíng)網(wǎng)上交易平臺(tái)并提供交易服務(wù)時(shí)，很難達(dá)到建立誠信的交易環(huán)境的目標(biāo)。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平的不斷提高，相關(guān)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也不斷擴(kuò)大，推動(dòng)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，印章、印鑒對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)交往中的重要作用更加突出，是履行契約的必要手段和重要工具。望有關(guān)部門對(duì)此項(xiàng)工作充分重視起來，積極采取防范和控制措施，降低風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)利管理需要制度監(jiān)督，只有一切活動(dòng)照章辦事，一切活動(dòng)有章可循、有法可依，做到公私分明、鐵面無私，而不假公濟(jì)私、假公肥私，才能真正杜絕印章成為“定時(shí)炸彈”的風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位為廣東省紡織品進(jìn)出口股份有限公司）