基于財務信息化的高校內(nèi)部控制體系建設

董瑤

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）14-0060-02

摘要：財務信息化作為一種信息技術(shù)手段可以更好地提高財務工作的效率和財務管理的效果，同時財務信息化下的內(nèi)部控制的特殊性為高校內(nèi)部控制體系的建設帶來新的變化，本文對信息化環(huán)境下高校內(nèi)部控制體系建設提出改進措施，加強對高校經(jīng)濟活動的風險防范和監(jiān)督，以達到提高公共服務的效率和效果。

關鍵詞：財務信息化 高校內(nèi)部控制

一、引言

2012年財政部頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中明確指出，內(nèi)部控制的主要目標是合理保障單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務信息真實完整。加強高校財務內(nèi)部控制（內(nèi)部會計控制）建設是高校健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。近年來，隨著高校信息化建設的不斷發(fā)展，財務信息化軟件在高校中廣泛應用，如預算管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、薪酬管理系統(tǒng)、學生收費管理系統(tǒng)、票據(jù)檔案管理系統(tǒng)等。財務信息化的應用，使得高校內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)展了很大變化，同時也給會計核算和財務管理方面帶來了很大的風險，因此高校應該重視財務信息化給高校內(nèi)部控制帶來的風險，同時結(jié)合財務信息化下的高校內(nèi)部控制的特殊性，提出相應改進措施。

二、財務信息化下高校內(nèi)部控制的特殊性

（一）信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工記賬，會計核算環(huán)境發(fā)生變化

高校使用財務系統(tǒng)處理各項經(jīng)濟業(yè)務活動的財務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了會計電算化、無現(xiàn)金支付、無現(xiàn)金收費等，使得賬務處理的環(huán)境發(fā)生了變化，會計部門的組成人員不僅包括財務、會計專業(yè)人員，還包括財務系統(tǒng)的管理人員及計算機專家。進而財務部門不僅需要完成基本的賬務處理，還需要利用計算機完成更為復雜的經(jīng)濟業(yè)務，如利用財務系統(tǒng)全校各教職工自主查詢各部門預算執(zhí)行情況，節(jié)省各部門至財務處現(xiàn)場查詢的時間，利用薪酬系統(tǒng)實現(xiàn)自主查詢個人工資；原先應有幾個人員處理的業(yè)務，現(xiàn)在會計人員可以通過個人權(quán)限在系統(tǒng)中進行操作、簽批、審核、復核等工作，避免了會計憑證的來回傳閱與丟失。為保證會計系統(tǒng)能夠正確、及時、可靠的反映經(jīng)濟業(yè)務活動，應建立和完善高校內(nèi)部控制體系，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序比手工記賬更加廣泛、復雜。

（二）信息化改變會計憑證存在形式，控制的重點發(fā)生轉(zhuǎn)移

隨著信息化技術(shù)的引進和財務管理系統(tǒng)的使用，財務經(jīng)濟業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和財務報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存介質(zhì)都發(fā)生了很大的變化。各類基礎會計資料的書面形式的資料逐漸減少，甚至有些已經(jīng)消失。信息化使得每一項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時由業(yè)務人員輸入計算機，并由計算機自動記錄處理，原來的書面資料轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式存儲在磁性介質(zhì)上。傳統(tǒng)手工記賬內(nèi)部控制管理的重點是人，所有的經(jīng)濟業(yè)務都是通過工作人員手工完成，因此控制的重點是對人員的控制；而隨著信息化技術(shù)的引進，內(nèi)部控制的重點由人轉(zhuǎn)為計算機、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)與人，內(nèi)控的重點發(fā)生了變化，同時控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

（三）信息化下高校內(nèi)部控制范圍擴大，提高了控制舞弊的難度

傳統(tǒng)手工記賬時的內(nèi)控范圍主要是對經(jīng)濟業(yè)務活動的控制，對于經(jīng)濟業(yè)務活動過程中主要風險點進行防范；但是在信息化條件下，內(nèi)部控制的范圍延伸為財務信息系統(tǒng)的安全管理、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)操作人員的權(quán)限管理和經(jīng)濟業(yè)務活動管理。內(nèi)部控制范圍的擴大，可能存在由于財務信息系統(tǒng)的管理不善導致財務數(shù)據(jù)信息被篡改，以及未經(jīng)授權(quán)的人員通過財務系統(tǒng)和網(wǎng)絡瀏覽財務數(shù)據(jù)、復制、偽造、銷毀等操作。利用計算機舞弊具有很大的隱蔽性和危害性，舞弊被發(fā)現(xiàn)的難度比手工會計系統(tǒng)更大，而且利用計算機造成的危害和損失可能更大。

（四）信息化下高校信息傳遞方式發(fā)生改變，各部門間緊密關聯(lián)

傳統(tǒng)方式下，高校信息傳遞主要是通過紙質(zhì)傳遞方式，在信息化環(huán)境下，主要是通過電子、系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及紙質(zhì)文檔進行傳遞，這使得信息傳遞更加便捷方便。但是目前許多高校各部門系統(tǒng)相對獨立，導致資源不能共享，如學生收費系統(tǒng)與學生教務系統(tǒng)不互通，不能及時根據(jù)學生學籍變動情況及時更新費用標準，并沒有達到信息傳遞的高效率，因此在信息化條件下，高校各部門間需要實現(xiàn)信息系統(tǒng)的緊密聯(lián)系。

（五）信息化下高校內(nèi)部控制對會計人員綜合素質(zhì)的要求提高

傳統(tǒng)手工記賬對于會計工作人員只需要掌握必備的財務知識即可完成相關工作，隨著信息化時代的到來，對會計人員的綜合素質(zhì)的要求不只是對于財務知識的掌握，同時需要掌握各種財務信息系統(tǒng)的操作管理以及安全維護技能。

三、完善財務信息化下高校內(nèi)部控制的對策

（一）優(yōu)化基于財務信息化下的內(nèi)部控制環(huán)境

1.建立內(nèi)部控制職能部門，加強各部門溝通協(xié)調(diào)。高校應成立內(nèi)部控制職能部門，明確主體責任，做好內(nèi)部控制牽頭作用，并能實現(xiàn)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)。高校相關主管領導應重視財務信息披露工作，定期公布相關信息，避免信息流通不暢影響部門間協(xié)作，避免信息孤島，保障學校信息共享，進而提高工作效率。

2.更新高校財務組織結(jié)構(gòu)，合理設置崗位責任制，加強權(quán)限管理。高校財務處應該按照信息化的分工，及時調(diào)整崗位設置和人員權(quán)限，將信息化系統(tǒng)的功能與財務系統(tǒng)相結(jié)合。一是崗位設置方面，為保障財務處理的有效性，財務處應按照不相容崗位相互分離原則設置崗位，存在連續(xù)性和申請審批性質(zhì)的崗位不可以由同一人兼任，系統(tǒng)中有類似功能模塊也不能由同一人兼任。明確各崗位職責權(quán)限，同時以書面形式說明各會計人員在財務信息系統(tǒng)中需要完成的操作和擁有的權(quán)限。另外，財務處可以設置財務信息系統(tǒng)專門管理人員，加強對賬務處理的監(jiān)管力度。二是權(quán)限管理方面，財務系統(tǒng)管理員根據(jù)各崗位職責，分別授權(quán)不同崗位人員在財務系統(tǒng)中的操作權(quán)限，授權(quán)清單必須得到財務處長的審批。同時系統(tǒng)管理員可以給其他人員設置權(quán)限，但是其本身沒有使用系統(tǒng)的權(quán)利，只可以在系統(tǒng)管理模塊進行授權(quán)、系統(tǒng)維護以及數(shù)據(jù)備份等操作。

3.不斷組織學習，提高財務人員內(nèi)控意識、專業(yè)知識和信息化技能。在財務信息化條件下，對于高校內(nèi)部控制的會計人員綜合素質(zhì)的提高有了更高的要求。高校會計人員不僅要時刻保持內(nèi)控意識，掌握財務會計專業(yè)知識的同時，還需要掌握計算機方面的知識和技能，才能保障財務信息化環(huán)境下高校內(nèi)部控制有效運行。因此高校財務應該加強財務人員信息化培訓工作，不斷強化會計信息系統(tǒng)的應用能力，從而為內(nèi)部控制工作的開展打下堅實的基礎。

4.加強財務信息系統(tǒng)的安全建設，創(chuàng)造高效安全有效的信息化環(huán)境。有效的財務內(nèi)控機制可以保證財務信息系統(tǒng)為高校決策者提供及時準確的財務信息和數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)高校資金使用的效益性和分配的合理性。需要專門的人員及時更新和維護財務數(shù)據(jù)信息，保證財務信息的時效性，避免財務信息滯后造成財務決策的失誤。同時要提高網(wǎng)絡安全意識和防范能力，使得財務數(shù)據(jù)信息的安全性得到保證。系統(tǒng)管理員定期檢查操作日志，定期對系統(tǒng)軟件安全性進行檢查，定期做好財務信息數(shù)據(jù)的備份工作，定期對財務管理信息網(wǎng)絡進行病毒防護，保障財務信息網(wǎng)絡局域網(wǎng)內(nèi)的安全。高校應該設置專門的財務系統(tǒng)管理人員，負責系統(tǒng)的設置和維護工作。

（二）構(gòu)建風險評估機制

高校建立經(jīng)濟活動風險評估評估機制，對經(jīng)濟活動存在的風險進行全面、系統(tǒng)、客觀評估。同時由于信息化引進導致的內(nèi)部控制環(huán)境的變化，要求高校要重視財務系統(tǒng)的風險防范，指派專人負責系統(tǒng)管理，明確系統(tǒng)管理員的權(quán)限和分配權(quán)限的審批流程，杜絕舞弊風險。重視財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露風險，加強系統(tǒng)安全管理和防范措施。

（三）充分合理利用財務系統(tǒng)，完善經(jīng)濟業(yè)務活動控制

目前，高校內(nèi)部控制體系建設仍不健全，約束力內(nèi)容仍不全面，特別是在財務信息化條件下，高校內(nèi)部會計控制制度建設，不僅需要基于涉及的主要經(jīng)濟業(yè)務活動，從預算業(yè)務、收支業(yè)務、政府采購業(yè)務、資產(chǎn)管理、建設項目等方面健全內(nèi)部會計控制的制度建設，還需要建立財務系統(tǒng)管理辦法，規(guī)范系統(tǒng)操作流程和風險防范。一是資金支付系統(tǒng)：首先建立嚴格的資金支付審批制度。設置不同層級的人員審批不同額度、不同用途的資金。嚴格執(zhí)行現(xiàn)金盤點機制，不定期的對庫存現(xiàn)金與現(xiàn)金日記賬進行核對，必要時與銀行對賬。另外，出納與會計崗位不相容，財務章由一人管理，支票等憑證由另一人管理。二是工資管理系統(tǒng)。為保障高校工資數(shù)據(jù)的準確性，應建立工資系統(tǒng)的內(nèi)部控制機制。每一項工資的發(fā)放應由人事處提供工資發(fā)放明細，財務處會計人員進行審核，審核無誤后再發(fā)放。三是收費管理系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)環(huán)境下，應實現(xiàn)學生收費系統(tǒng)與會計賬務處理系統(tǒng)之間的同步，進而提高學生收費管理的質(zhì)量。另外，高校應派專人復核學生收費系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，同時檢查是否與賬務處理系統(tǒng)的記錄一致，保障財務信息的及時性。五是票據(jù)管理系統(tǒng)。收到學生學費之后，財務應及時開具收費收據(jù)，同時應指派專人購買管理票據(jù)，及時處理作廢票據(jù)。

（四）加大審計力度，執(zhí)行評價監(jiān)督機制，保障內(nèi)部控制體系有效執(zhí)行

充分發(fā)揮內(nèi)部審計部門的作用，在信息化環(huán)境下，不僅要對經(jīng)濟業(yè)務活動進行監(jiān)督，還需要加強對財務系統(tǒng)的審計。嚴格考核內(nèi)部控制執(zhí)行情況，建立內(nèi)部會計控制制度執(zhí)行情況的考核機制，設定考核項目及指標，對各項經(jīng)濟業(yè)務的執(zhí)行情況進行量化考察，提高內(nèi)部會計控制執(zhí)行的有效性。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校應順應時代的要求，充分合理利用信息化手段，在改善的信息化內(nèi)部控制環(huán)境下，不斷完善健全高校內(nèi)部控制體系，保障財務系統(tǒng)的安全有效，進而預防腐敗，保障高校各項經(jīng)濟業(yè)務活動合法合規(guī)，資產(chǎn)安全、使用有效，進而提高高校公共服務的效率效果。

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