談電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作

白茵　孫寶輝

【摘要】當(dāng)前我國的很多高校在交流上日益頻繁起來，高校外事檔案在很多方面都出現(xiàn)了非常顯著的變化，同時也展現(xiàn)出了很多新的特征，在這樣的情況下，高校外事檔案管理工作的難度也有所增加，對管理人員提出了更為嚴(yán)格的要求。因此，我們必須要采取有效的措施保證其工作的質(zhì)量和效果。本文主要分析了電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作，以供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；高校外事檔案；管理

高校外事檔案通常就是高校與國外機(jī)構(gòu)或個人在學(xué)術(shù)交流、科研合作、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是高校國際交流、對外合作的真實寫照和憑證依據(jù)。在當(dāng)前的社會發(fā)展中，高等教育的國際化趨勢越來越明顯，同時對高校外事檔案的管理工作也有了更為細(xì)致的要求，所以采取有效的措施做好高校外事檔案管理工作也成了當(dāng)前非常重要的一項工作內(nèi)容。

一、電子檔案對外事檔案管理的影響

1、儲存的方式發(fā)生了變化 以往的外事檔案管理過程中通常是針對紙質(zhì)檔案對其進(jìn)行管理，，同時在工作中是根據(jù)長期工作所總結(jié)出的一些經(jīng)驗進(jìn)行處理，在應(yīng)用了計算機(jī)之后，電子檔案直接被提供人寫在磁盤上面，或者是將其直接拷貝到光盤上，在形成了一個完整的檔案之后，技術(shù)人員可以對其進(jìn)行共享。文件可以在產(chǎn)生之后根據(jù)實際的情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，同時還可以反復(fù)的拷貝保存，在電子檔案拷貝之后就一直都需要這種設(shè)備進(jìn)行處理，人們借助這種技術(shù)和設(shè)備來對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的處理、還原和識別，這樣一來就無法判斷檔案資料的原始性，此外，電子檔案在長期保存的過程中會受到很多因素的影響，需要有新的技術(shù)和新的設(shè)備對其進(jìn)行處理。在歸檔的時候一定要采取磁盤或者是光盤的方式對其進(jìn)行移交或者是處理，歸檔的具體范圍也具有一定的復(fù)雜性。

2、分類方式的變化 因為電子檔案信息和載體是相互分離的，檔案實體的分類也可能會逐漸的演變成概念分類和整理，實體分類的過程中只能完全的展現(xiàn)同一種屬性之間所產(chǎn)生的聯(lián)系。這種操作方式在手工操作的方式中是比較適用的，但是在電子檔案數(shù)量猛增的時代文件的形式和內(nèi)容的基本特征都產(chǎn)生了非常顯著的變化，同時電子文件具體的位置也可以根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，同時，其還可以在不同的載體之間實現(xiàn)移動和轉(zhuǎn)換，但是內(nèi)容上是完全一致的。電子檔案通?？梢越柚嬎銠C(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更加全面迅速的整理，同時它也不再需要對其進(jìn)行實施紙質(zhì)文件的整理程序不需要對檔案進(jìn)行分類整理，同時用戶也可以按照不同的需要使用自動化系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行有效的處理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的外事檔案管理

按照當(dāng)前的檔案管理技術(shù)和檔案管理條件，紙質(zhì)檔案和電子檔案有著不同的特點和作用，所以二者處于并行不悖的狀態(tài)，但是二者在管理過程中關(guān)注的內(nèi)容有著一定的不同。電子檔案應(yīng)用的過程中信息傳輸處理以及開發(fā)利用等多個方面都存在著非常顯著的優(yōu)勢，和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的效率和傳輸?shù)乃俣缺憬菪远即嬖谶@女非常明顯的優(yōu)勢，所以如果要提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，對檔案信息資源進(jìn)行更加充分合理的應(yīng)用，我們就需要采取有效的措施發(fā)展電子檔案。但是從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，完全實行無紙化辦公還需要一定的時間，此外，一些非常重要也非常關(guān)鍵的檔案還不能完全的實現(xiàn)無紙化辦公，在這樣的情況下，電子檔和紙質(zhì)檔案管理都不能完全代替彼此。所以他們之間是相互借鑒也是相互影響的，它們也都在經(jīng)歷著些許的變化，二者如果能夠以合理的方式去疊加和混合，就可以保證二者在融合的過程中可以更好的體現(xiàn)其自身的優(yōu)勢，同時還在融合的過程中形成一套相對較為合理的文件管理方式和體系。在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理過程中，我們可以按照電子檔案的關(guān)系將紙質(zhì)文件分成三大類，一類是先于紙質(zhì)文件而出現(xiàn)的電子檔案。一類是未生成電子檔案的原始文件。最后一類是本級接收的紙質(zhì)文件。在實際的工作中，我們需要對需要形成電子檔案的紙質(zhì)文件進(jìn)行分析和判斷。同時還要將其錄入計算機(jī)，之后還要對其進(jìn)行編號處理。這樣就使得紙質(zhì)檔案和電子檔案之間能夠形成非常緊密的聯(lián)系。在移交的時候需要將電子檔案和備份的紙質(zhì)檔案一同上交，這樣就使得電子檔案的安全得到了非常好的保證?，F(xiàn)代文件管理得流程和傳統(tǒng)的檔案管理流程有著非常大的差別，一方面它要充分的保證電子檔案管理的質(zhì)量，同時還要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理。為了更好的保證二者的管理質(zhì)量，現(xiàn)代文件管理的過程中也要注意檔案之間的統(tǒng)一性，所以對電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理中，我們需要對其進(jìn)行有效的處理。

1、同步歸檔 對收到的或者是形成的紙質(zhì)文件進(jìn)行全面的核對之后按照要求對其進(jìn)行歸檔，電子檔案在保證其符合歸檔的規(guī)定之后，將其儲存到一個特定的計算機(jī)硬盤或者是檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，同時還要標(biāo)記歸檔圖標(biāo)。

2、同步鑒定 在電子檔案鑒定中最好的一種狀態(tài)就是采用計算機(jī)進(jìn)行后自動化的鑒定，同時還要根據(jù)實際情況制定一個管理期限表，將其直接歸入到管理系統(tǒng)當(dāng)中。管理系統(tǒng)在運行的過程中根據(jù)保管期限表當(dāng)中的要求對檔案的保管期限進(jìn)行全面的判斷。紙質(zhì)檔案鑒定的過程中我們可以根據(jù)具體的要求對其進(jìn)行鑒定，在鑒定之后可以對其進(jìn)行歸檔處理。

3、同步整理 將紙質(zhì)文件和電子檔案整合到一起，這樣就使得二者的檔號和著錄信息完全相同，所以在整理紙質(zhì)檔案的過程中，電子檔案的整理工作也可以同時進(jìn)行。

4、同步利用 在對文件進(jìn)行查閱處理的時候，我們可以按照同一個著錄信息對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行檢索處理，主要提供電子檔案信息，如果需要紙質(zhì)檔案，我們可以按照相同的檔案編號找到文件，這樣也就使得檔案利用的效率得到了顯著的提升，減少了不必要的檔案磨損問題，對檔案內(nèi)容的長期保存有著十分積極的作用。

三、保證電子檔案原始性的措施

1、加強(qiáng)電子檔案制作和管理人員的管理 人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成分，在沒有管理要求的情況下也會逐漸懈怠甚至可能變壞。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，使檔案人員樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實性的根本措施。

2、完善電子檔案管理的記錄系統(tǒng) 紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子檔案形成后因載體的轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，每一份電子檔案都應(yīng)建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，以保證電子檔案的原始性和真實性。

四、結(jié)語

當(dāng)前，電子檔案已經(jīng)成為了一個非常重要的發(fā)展趨勢，但是外事檔案的管理有一定的特殊性，紙質(zhì)檔案還不能完全的退出歷史舞臺，為了更好的提高檔案管理的質(zhì)量和水平，我們必須要采取有效的措施保證外事檔案管理的質(zhì)量，這樣才能更好的順應(yīng)時代的發(fā)展和變化。

參考文獻(xiàn)

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