高職院校教材零庫(kù)存管理的思考

鐘慶芳　許朝山

(常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院　江蘇常州　213164)

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高職院校教材零庫(kù)存管理的思考

鐘慶芳許朝山

(常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院江蘇常州213164)

學(xué)院為了減少年終教材盤(pán)點(diǎn)的人力物力和資源浪費(fèi)，同時(shí)減少庫(kù)存的投資成本、服務(wù)成本、倉(cāng)儲(chǔ)空間成本和庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)成本，提出了教材零庫(kù)存的理念。其基本概念是每學(xué)期的教材在滿(mǎn)足本學(xué)期學(xué)生和教師所需后，通過(guò)有效的管理機(jī)制，使當(dāng)學(xué)期的教材庫(kù)存量為零。因零庫(kù)存管理模式的切實(shí)有效性，教材零庫(kù)存管理作為一種新的教材管理理念和方式，正在被越來(lái)越多的院校采納和應(yīng)用。

高職院校； 教材； 零庫(kù)存管理

0　引言

教材管理是學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，它對(duì)確保學(xué)校教學(xué)工作的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。庫(kù)存管理在教材管理中占有極其重要的地位。盡管不同的企業(yè)對(duì)于庫(kù)存管理都有不同的認(rèn)識(shí)，但主要可歸結(jié)為三方面：一是持有庫(kù)存，企業(yè)持有一定的庫(kù)存，有助于保證生產(chǎn)正常、連續(xù)、穩(wěn)定進(jìn)行，也有助于保質(zhì)、保量地滿(mǎn)足客戶(hù)需求，維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)，鞏固市場(chǎng)的占有率。二是庫(kù)存控制，保持合理庫(kù)存。庫(kù)存控制的目的是保持合適的庫(kù)存量，既不能過(guò)度積壓，也不能短缺[1-2]。三是以日本豐田為代表的企業(yè)提出的所謂“零庫(kù)存”的觀(guān)點(diǎn)。零庫(kù)存作為一項(xiàng)高效庫(kù)存管理的改進(jìn)措施，在倡導(dǎo)構(gòu)建資源節(jié)約型社會(huì)的當(dāng)下，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的庫(kù)存管理中。同時(shí)，在推行節(jié)儉辦學(xué)背景的推動(dòng)下，若在高職院校教材管理中引入零庫(kù)存的概念，將對(duì)于減少教材的庫(kù)存成本、服務(wù)成本、風(fēng)險(xiǎn)成本等方面起到重要的作用。

1　教材零庫(kù)存管理內(nèi)涵

零庫(kù)存起源于日本物流管理學(xué)，在20世紀(jì)80年代日本的豐田公司已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用這一管理理念，且非常成功，成為這一理念的最大受益者。零庫(kù)存指的是物品不以倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的形式存在，而均處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。它并不是指物品的儲(chǔ)存數(shù)量真正為零，而是通過(guò)實(shí)施特定的控制策略，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存量的最小化[3]。高職院校教材零庫(kù)存簡(jiǎn)單地理解就是指當(dāng)學(xué)期教材采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)的教材剛好滿(mǎn)足本學(xué)期師生的教學(xué)需要，沒(méi)有產(chǎn)生教材積壓。嚴(yán)格地說(shuō)，教材零庫(kù)存不是真正的零庫(kù)存，只是實(shí)現(xiàn)庫(kù)存量的最小化。高職院?？梢越梃b這一管理理念，通過(guò)教材供應(yīng)商、教材征訂部門(mén)、教材采購(gòu)部門(mén)、教務(wù)處以及師生的齊力配合、高度協(xié)調(diào)，在此基礎(chǔ)上建立高效的教材征訂、教材發(fā)放及流通機(jī)制。在留有一定時(shí)間余量的前提下，做到要使用教材時(shí)即訂即用，從而大大減少產(chǎn)生庫(kù)存的可能，實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存管理來(lái)降低管理成本，減少學(xué)院的資金浪費(fèi)。

2　實(shí)行教材零庫(kù)存管理的必要性及推行措施

對(duì)于庫(kù)存造成的浪費(fèi)，筆者深有體會(huì)，筆者在教務(wù)處教材管理崗位上工作10余年，到學(xué)校做的第一件事就是盤(pán)點(diǎn)學(xué)院老校區(qū)的庫(kù)存。因歷史遺留原因，加上缺乏教材管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)里剩余大量的舊教材。當(dāng)時(shí)其目的是本著更好服務(wù)學(xué)院的學(xué)生和教師，在師生有需要時(shí)即可到教材室倉(cāng)庫(kù)購(gòu)買(mǎi)或領(lǐng)取教材，但因很多時(shí)候師生要的只是很少一部分，經(jīng)過(guò)常年累積，教材的庫(kù)存量逐年被增加，造成了極大的浪費(fèi)。當(dāng)時(shí)盤(pán)點(diǎn)了5.3萬(wàn)冊(cè)教材，價(jià)值93.6萬(wàn)，由于版別和內(nèi)容的更新，還有專(zhuān)業(yè)改革，不可避免存在教材的過(guò)時(shí)、破損和陳舊等問(wèn)題，大部分教材已無(wú)使用價(jià)值，這些教材只能申請(qǐng)報(bào)廢，造成了極大的資源浪費(fèi)。在庫(kù)存教材存在的時(shí)候，教材管理部門(mén)勢(shì)必要對(duì)教材存放的地點(diǎn)投入人力和物力，來(lái)保證教材的數(shù)量、質(zhì)量和安全，這在無(wú)形中又增加了開(kāi)支。可見(jiàn)，對(duì)于教材庫(kù)存量的有效管理和盡可能地縮減因大量剩余教材而維持庫(kù)存量開(kāi)支成本的需求日益強(qiáng)烈，零庫(kù)存作為現(xiàn)代管理手段，使得這一目的變成現(xiàn)實(shí)。

在推行教材零庫(kù)存管理的時(shí)候，要站在師生的立場(chǎng)上為他們考慮，充分做好宣傳和教育工作，讓他們清楚地認(rèn)識(shí)到推行教材零庫(kù)存管理的意義，做到人人樹(shù)立節(jié)約資源意識(shí)，使得教材零庫(kù)存管理理念在良好的氛圍中逐步推進(jìn)。

3　實(shí)行教材零庫(kù)存管理的有效途徑

零庫(kù)存的管理概念已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，在高校教材管理中也不是新鮮事物，如何推進(jìn)教材零庫(kù)存的管理理念是落實(shí)這一管理手段的必要保障。筆者將以自己所在的高職院校教材征訂管理的整個(gè)流程為例，討論零庫(kù)存管理在高效教材管理中的切實(shí)有效措施。

目前，筆者所在的高職院校整個(gè)教材征訂的流程如圖1：

圖1　教材征訂流程

針對(duì)以上教材征訂的八個(gè)步驟，結(jié)合零庫(kù)存管理基本內(nèi)涵的現(xiàn)代管理理念，提出以下三方面的有效管理措施。

3.1公開(kāi)招標(biāo)

教材管理部門(mén)提出招標(biāo)申請(qǐng)，由招標(biāo)部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭各項(xiàng)工作，然后召開(kāi)評(píng)標(biāo)會(huì)，選出有經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、商業(yè)信譽(yù)高，服務(wù)到位的供應(yīng)商，可以?xún)?yōu)先考慮一下兩種服務(wù)的供應(yīng)商，這些服務(wù)對(duì)教材零庫(kù)存管理幫助很大。第一，接受剩余教材的退還。承諾學(xué)院在和供應(yīng)商結(jié)賬前接受剩余教材退還，這項(xiàng)服務(wù)對(duì)教材零庫(kù)存管理意義重大，學(xué)院在教材訂購(gòu)和教學(xué)過(guò)程中存在教學(xué)計(jì)劃教學(xué)任務(wù)變動(dòng)、學(xué)籍異動(dòng)、人才培養(yǎng)方案變動(dòng)、補(bǔ)訂、退訂等一系列問(wèn)題。特別是在征訂新生教材時(shí)，由于最近幾年招生形式發(fā)生變化，原來(lái)只是招收普高學(xué)生，現(xiàn)在有自主招生，招生人數(shù)擴(kuò)大，但是實(shí)際報(bào)到率等一些因素使得教材征訂時(shí)的數(shù)量難以精確掌控，為了保證所有報(bào)到的學(xué)生都有教材使用，只能過(guò)量征訂。這些問(wèn)題都會(huì)造成教材的剩余和積壓，這樣供應(yīng)商就能解決這些多余教材。第二，教材托管。教材托管是指學(xué)院保留教材的采購(gòu)和所有權(quán)，學(xué)院向供應(yīng)商提供場(chǎng)地和支付一定的費(fèi)用，而將保管權(quán)委托給供應(yīng)商。在教材征訂時(shí)，教材管理部門(mén)提供所需教材清單和教材發(fā)放清單給教材供應(yīng)商，供應(yīng)商自負(fù)盈虧，負(fù)責(zé)教材的運(yùn)輸、發(fā)放和領(lǐng)用，供應(yīng)商提供教材流向的實(shí)際憑證，學(xué)院只按實(shí)際使用教材和供應(yīng)商結(jié)賬。在這種形式下學(xué)院不需要抽調(diào)人力來(lái)對(duì)教材進(jìn)行管理和維護(hù)工作，這在一定程度上實(shí)現(xiàn)了教材零庫(kù)存的供應(yīng)模式。

3.2JIT供應(yīng)模式

JIT(just in time)供應(yīng)即在需要的時(shí)候，按需要的量供應(yīng)所需的產(chǎn)品。本文的主題零庫(kù)存管理在日本豐田公司應(yīng)用非常成功，同樣JIT供應(yīng)模式也是在日本豐田公司的生產(chǎn)方式基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一種先進(jìn)管理模式。

JIT的主旨是指所有勞動(dòng)都是有效勞動(dòng)，一般適用于傳統(tǒng)制造業(yè)，運(yùn)用到教材管理中就是學(xué)院與教材供應(yīng)商建立緊密的合作關(guān)系。當(dāng)學(xué)院教材征訂匯總完畢，學(xué)院把所需的公開(kāi)出版的教材信息反映給供應(yīng)商，供應(yīng)商應(yīng)能迅速把信息反饋給出版社，出版社把印刷任務(wù)下達(dá)到印刷廠(chǎng)，印刷廠(chǎng)能對(duì)所需教材及時(shí)印制，然后通過(guò)供應(yīng)商把所需教材送到學(xué)院，保證教材供應(yīng)準(zhǔn)確及時(shí)，而且不會(huì)產(chǎn)生積壓。對(duì)于有自編講義需求的院校，筆者的學(xué)校就是，有的針對(duì)性強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)征訂不到合適的教材，只能由相關(guān)教師自編講義，請(qǐng)印刷廠(chǎng)印好后發(fā)放給學(xué)生使用。這樣學(xué)院有教材需要的時(shí)候直接聯(lián)系合作的印刷廠(chǎng)，印好后送至學(xué)院。原來(lái)對(duì)于自編講義的操作方式是所有的教材盡可能地增加印量，降低成本，導(dǎo)致有的教材用1～2屆就換版本，1 000多本積壓在倉(cāng)庫(kù)，若干年后只能申請(qǐng)報(bào)廢，所以合理應(yīng)用JIT供應(yīng)模式是教材零庫(kù)存管理重要措施之一。

3.3定期清退和報(bào)廢

對(duì)于筆者所在的學(xué)校，現(xiàn)在具體的操作辦法是

與教材供應(yīng)商簽訂在教材結(jié)算前退回剩余教材的合作協(xié)議條款，所以現(xiàn)在每學(xué)期教材結(jié)算前，學(xué)院把剩余的教材分門(mén)別類(lèi)退還給各個(gè)教材原供應(yīng)商后結(jié)算書(shū)款。但是由于學(xué)籍異動(dòng)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等一些原因，學(xué)生在教材結(jié)算完了才把不需要的教材退還到教材科，有的教材若下學(xué)期系部繼續(xù)征訂，則可以繼續(xù)使用；有的教材以后都不使用，只能積壓在庫(kù)里。對(duì)于這樣逐年積累下來(lái)的教材，教材室組織兩年申請(qǐng)報(bào)廢一次。

可見(jiàn)，只要在教材管理中合理利用以上三種有效措施，教材零庫(kù)存管理將能出成效。

4　結(jié)束語(yǔ)

零庫(kù)存的現(xiàn)代管理理念通過(guò)將庫(kù)存量控制到最佳數(shù)量，從而避免倉(cāng)庫(kù)的建設(shè)、維護(hù)、管理、搬運(yùn)等一系列問(wèn)題，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力等優(yōu)點(diǎn)，而廣泛應(yīng)用到原料供應(yīng)、物流配送、產(chǎn)品銷(xiāo)售等各個(gè)領(lǐng)域。將零庫(kù)存引入到高職院校教材的管理中是這一理念在教育管理行業(yè)的又一典型應(yīng)用。對(duì)于教材零庫(kù)存的管理，教材供應(yīng)商、印刷合作企業(yè)、學(xué)院教材管理部門(mén)、師生通力協(xié)作是實(shí)施這一措施的基本條件。在得到在校師生理解的基礎(chǔ)上，通過(guò)科學(xué)有效的途徑推行這一理念，是實(shí)現(xiàn)教材零庫(kù)存管理的可行辦法。學(xué)校教材的零庫(kù)存管理不僅能夠降低教材庫(kù)存的運(yùn)行和投資成本，同時(shí)能極大地避免教材不必要的浪費(fèi)，對(duì)于提高教材的質(zhì)量，提升高職院校的教學(xué)質(zhì)量都將起到良好的促進(jìn)作用。

[1]王繼偉. 熱軋鋼卷庫(kù)存管理研究[J].科技展望，2014(7)：135.

[2]董鵬，郭麗美，荊一帆.突破庫(kù)存管理瓶頸[J].企業(yè)管理，2013(2)：100-103.

[3]董鵬，郭麗美，荊一帆. 破除庫(kù)存瓶頸[J].首席財(cái)務(wù)官，2013(3)：76-79.

Thoughts on Zero Inventory Management of Teaching Materials in Higher Vocational Colleges

ZHONG QingfangXU Chaoshan

(Changzhou Vocational Institute of Mechatronic Technology, Changzhou 213164, China)

In order to reduce the waste of manpower and material resources for inventory at the end of year, and to reduce the inventory investment cost, service cost, warehousing space cost and inventory risk cost, the concept of zero inventory management of teaching materials is put forward. The basic concept is to meet the needs of students and teachers, and to make inventory zero through effective management. As a new teaching material management concept and method, this zero inventory management of teaching materials has been used in many colleges because of its effectiveness.

higher vocational colleges; teaching materials; zero inventory management

2016-04-20

鐘慶芳(1981-)，女，助理研究員，主要研究方向：高職教育、教材管理

G 717.3

A

1672-2434(2016)04-0045-03