淺談醫(yī)院檔案整理工作標準化

馮俊楠

摘 要：棗莊市立醫(yī)院的檔案管理能否實現現代化，其中一個關鍵的環(huán)節(jié)就是檔案工作是否能夠做到標準化，在完善管理的硬件之后，檔案管理實現標準化的一個基礎方式就是完善文書的管理。當前，棗莊市立醫(yī)院著力推進文件中心的建設以及文檔融合的建設，必須在文件保存時間的規(guī)定下實現棗莊市立醫(yī)院檔案整理的標準化，要對文件分類，建立暫時、永久的文件保存機制，實現棗莊市立醫(yī)院文件整理的標準化。

關鍵詞：棗莊市立醫(yī)院；檔案整理；標準化

1 文件中心、文檔融合的必要性以及概念

什么是文檔融合：針對現階段棗莊市立醫(yī)院各部門在文件檔案整理中出現的分散、遺失現象，將各類文件，檔案進行收集、分類、融合，實現文檔統(tǒng)一管理。文件中心是一個紐帶，主要連接者檔案部門以及產生文件的棗莊市立醫(yī)院各部門，我國的眾多研究者將其稱之為文件生命周期理論。

文件生命周期理論主要是指：文件從出現到消亡、永久保留都是一個文件的生命經歷。這個階段能夠劃分成以下幾個時期，因為文件每個時期的作用、價值以及特點都不一樣，每個時期的文件檔案都有適合其存在以及保存的位置。國內外的研究者對生命周期理論中的時期劃分各有各的說法、爭論不斷。四個時期的劃分原則是與我國的實際狀況相適應的，這四個時期分別是：制作時期、實際利用時期、短時間保留時期以及永久保留時期。

生命周期理論在對文件的規(guī)定中強調文件的生命經歷應該是持續(xù)的，動態(tài)的以及完好的。在檔案的歸檔處所使用的是非合并的管理方式，這就使得文件在不同時期都是獨立的不受對方的干擾，導致了文件、檔案的離散。如何在現實工作中去除這個缺陷，一定要采用文檔融合的辦法，將文件的第二個、第三個時期合并。這樣的合并方法與文件的移動特征相互適應，在這兩個時期中文件都是移動的，因此文件是非常不穩(wěn)定的。同時這也是一個過渡時期、中間時期，主要表現在文件由產生的部門發(fā)送到收集的部門，主要目的是實現原始價值的再次利用。這四個時期都存在于文件之中，不同的就是利用的價值、存放的位置以及文件的特征。所以，文檔的融合主要是在第二個、第三個時期完成的，之后完成文件管理的一體化。

按照生命周期理論對文件運動的解釋，其在不同時期的運動中所使用的管理辦法以及地址都必須是不一樣的。最特別的就是：文件的短時間保留時期，文件在這一時期必須歷經時間的檢驗，有價值的留下，反之則反，有一些文件只在極短的時間內有價值之后必須加以毀滅，有長時間價值的文件必須加以永久性的保留。所以，一定要建立一個過渡部門統(tǒng)籌文件過渡時期的整理、保管工作。文件中心就這樣應運而生。

文檔融合以及文件按中心的成立不但有著較強的理論觀點，而且在實踐中也是可行的，下面主要闡述實踐中的可行性。

文檔的相互隔離弊大于利，這會導致大量有價值的文件、檔案流失以及損壞，檔案管理部門中的文檔質量也會逐漸降低，醫(yī)務人員在臨床治療中可使用的參考數據也會降低，檔案為醫(yī)師服務的功能也會逐漸下降，同時會導致檔案管理機構在棗莊市立醫(yī)院的位置也會下降。

伴隨互聯網的飛速發(fā)展，計算機在棗莊市立醫(yī)院的文檔管理中得到大規(guī)模的使用，減少了傳統(tǒng)工作中發(fā)生的重復整理事件，實現了文檔的融合，最大限度的提升了文件檔案的管理質量，使檔案能夠發(fā)揮其自身的價值。如何從根本上解決文檔隔離的缺陷？檔案管理人員必須在文檔開始運轉之前就進行文檔的整理。

文件中心極大的改善了棗莊市立醫(yī)院各部門之間文件管理不協(xié)調的缺陷。

棗莊市立醫(yī)院的檔案管理能否實現現代化，其中一個關鍵的環(huán)節(jié)就是檔案工作是否能夠做到標準化，在完善管理的硬件之后，檔案管理實現標準化的一個基礎方式就是完善文書的管理。大量的實踐證明，文書管理和檔案管理雖然相互獨立，擁有不同的任務，但是檔案卻是來自于文書，文書最后還是要演變?yōu)闄n案，因此，文書與檔案在文檔的整理中有著密切的聯系。所以，必須加強意識訓練，使文書、檔案管理逐漸走向標準化。在日常的醫(yī)療中，必須嚴格規(guī)定文書整理的標準性，努力實現棗莊市立醫(yī)院檔案整理的標準化。

2 棗莊市立醫(yī)院檔案整理標準化的前提條件

檔案在形成之前是公文，公文逐漸構成檔案。公文整理的狀況不但對公文的質量有著重要的影響，而且對檔案整理的效果也有巨大的影響，關系著檔案整理的標準化能否完成。所以，公文的整理必須也要遵循標準化的整理原則，最大限度的提升檔案整理的效果，確保棗莊市立醫(yī)院檔案標整理準化的工作能夠取得一個滿意的效果。第一點：整理公文時使用的紙張不僅要質量好，而且紙張的規(guī)格、尺寸都要與國家的相關規(guī)定一樣。公文的排版是橫向排版，裝訂選擇在紙張的左側。第二點：整理公文時一定要有相關手續(xù)，符合審批的條件，明確標題，主送、抄送的部門有沒有要求，落款要與公文一樣，有確切的日期。第三點：字跡清晰、明確。公文在草擬、打印的時候必須使用符合規(guī)定的紙張、墨水，確保公文字跡的清晰、準確，這樣方便對公文進行永久化保存。第四點：文種必須符合當前的規(guī)定，采取合適的書寫規(guī)范，不許使用沒有出現的簡稱，而且要使用常見字，這樣可以使棗莊市立醫(yī)院檔案的整理工作實現標準化，便于醫(yī)師的搜索。

3 棗莊市立醫(yī)院檔案整理標準化的關鍵步驟

實現棗莊市立醫(yī)院檔案整理標準化一個關鍵的問題就是：沒有順序的卷宗合并以及不斷重復的公文。棗莊市立醫(yī)院檔案整理標準化的最終目的？在檔案的保存時確保檔案的價值最大化以及卷宗整理的標準化，能夠使用現代化的搜索手段快速搜索。完成這個目標的關鍵就是建立“以我為主”檔案整理原則。什么是“以我為主”的檔案整理原則？主要是指：檔案的整理必須按照棗莊市立醫(yī)院的相關規(guī)定實施，在文書的整理以及檔案的整理中都必須嚴格按照這一原則實施，這是促進棗莊市立醫(yī)院檔案整理標準化的一個關鍵的環(huán)節(jié)。在棗莊市立醫(yī)院的日常工作中，相關的檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行《不歸檔文件銷毀辦法》，同時要注意對以下問題的解決：1.對于文檔整理的時間、效率加以準確的把握，完成文檔整體每個時期的任務后，才可以進入棗莊市立醫(yī)院的檔案館，未完成任務的，則不能進入棗莊市立醫(yī)院的檔案館，否則將會導致檔案管理的失控。2.了解檔案整理的重點、同時進行分工合作。檔案整理的原則必須是“以我為主”，在棗莊市立醫(yī)院的日常工作中重視對資料與文件的劃分，劃分的重點就是：內容是否一致、形式是否一致、效果是否一致，重視實踐的作用，降低棗莊市立醫(yī)院檔案整理中出現的各種問題，最大限度的提升檔案整理的實際效果。3.堅持“以我為主”的檔案整理規(guī)則的同時，必須保證檔案完全沒有損失。檔案的整理中不但要了解重點更要區(qū)分主次，嚴格檔案整理的規(guī)則，排除不合規(guī)定的文件，而且，整理的時候要避免檔案的丟失。由其是檔案的歸納中，必須將類型一樣的檔案歸為一類，確保檔案不受損失，這樣就能夠對一個問題進行詳細深刻的解釋，提升檔案在使用中的價值，而且，必須確保檔案整理完成之后的不受損失性，但是檔案也不冗雜龐大，給棗莊市立醫(yī)院檔案整理工作的標準化打下堅實的基礎。

4 總結

通過棗莊市立醫(yī)院實踐說明，檔案整理的時候是否不受損失決定著檔案的價值，棗莊市立醫(yī)院檔案整理的標準化受到檔案整理的方法以及檔案的裝訂等因素的影響。所以，在促進棗莊市立醫(yī)院檔案整理工作標準化的時候，棗莊市立醫(yī)院必須重視檔案整理的問題，使檔案的整理實現標準化，方便于棗莊市立醫(yī)院人員的搜索、使用，而且，檔案整理時必須重視檔案的裝訂方法，以及檔案在保存時的質量，這樣便于檔案整理標準化的工作實施。

參考文獻

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