醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

謝麗霞

摘 要：隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和等級醫(yī)院的評審要求，檔案管理工作已引起醫(yī)院領導的高度重視，逐步使檔案管理達到規(guī)范化、標準化、制度化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；存在問題；對策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、衛(wèi)生行政等方面形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像，是醫(yī)院管理中的重要組成部分，是醫(yī)院的寶貴財富。我院是一所有著近百年歷史的三級甲等綜合性醫(yī)院，擔負著泰州地區(qū)醫(yī)療、科研、教學研究工作，醫(yī)院檔案歷史悠久，檔案管理具有一定的代表性，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院形成的檔案門類、數(shù)量在不斷增加，檔案的利用率不斷提高。但是，醫(yī)院檔案管理工作中仍存在一些問題，還不能完全適應醫(yī)院發(fā)展的需要。

1 檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理機構(gòu)不健全

由于歷史原因和醫(yī)院行業(yè)管理要求，我院文書檔案、科技檔案、財務檔案、病理切片檔案、X線膠片檔案、檢查影像圖文檔案以及病歷檔案等分屬不同科室管理，形成在一個單位多部門管理檔案的格局，這樣對檔案的完整性和安全性是很不利的，造成管理混亂的局面。并且各科室也沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性，使許多應該歸檔的文件材料沒有及時歸檔管理。

1.2 檔案管理硬件設施跟不上

由于辦公用房緊張，檔案庫房面積小，檔案柜比較陳舊，沒有配備空調(diào)、除濕機等相關(guān)設施，條件比較簡陋，使得檔案不能得到很好的保存。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

我院從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從醫(yī)療、行政等部門轉(zhuǎn)崗過來的，缺乏檔案專業(yè)畢業(yè)的人才，而且存在專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷不高。

1.4 觀念落后，創(chuàng)新意識不強

由于檔案工作效益的滯后性，不了解檔案事業(yè)發(fā)展具有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點，每年只是立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，就萬事大吉，習慣于坐等待收的服務方式，對遇到的新情況、新問題胸中無數(shù)，不及時捕捉新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。

2 加強醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 領導重視，加大硬件投入

我院2011年年底，經(jīng)江蘇省衛(wèi)生廳批準成為國家三級甲等綜合性醫(yī)院，是集醫(yī)療、教學、科研、預防為一體的國家三級甲等綜合性醫(yī)院。為了提高醫(yī)院整體功能，使檔案管理工作能夠跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，符合三級甲等醫(yī)院檔案管理工作的要求，院領導把檔案管理工作納入到重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。2012年年初，我院成立了綜合檔案室，并投入大量資金新建檔案庫房、購置密集架、安裝中央空調(diào)、防盜門、防紫外線窗簾，添置了除濕機、溫濕度計、滅火器、電腦、復印機、檔案系統(tǒng)軟件等檔案管理設施設備，配備了專職檔案員。使各個門類、不同載體的檔案能夠得到統(tǒng)一管理。使醫(yī)院檔案管理上了一個新的臺階。

2.2 擴大宣傳，增強檔案意識

加強檔案管理人員檔案法規(guī)的學習、宣傳，充分利用室藏檔案和資料，積極醫(yī)院院報、宣傳欄、院內(nèi)網(wǎng)和“國際檔案日”等途徑宣傳檔案工作，介紹醫(yī)院檔案部門的工作性質(zhì)和職能，宣傳醫(yī)院檔案工作在醫(yī)療、科研、教學等方面發(fā)揮的積極作用，使全院職工認識和了解醫(yī)院檔案工作，增強他們的檔案意識，提高他們支持和參與檔案工作的積極性。

2.3 建立健全檔案管理制度，強化規(guī)范管理行為

綜合檔案室成立后，我院制訂了相應的管理制度，逐步完善了檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、安全與保密、鑒定與銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，要求相關(guān)科室每年定期將歸檔材料收集整理后移交綜合檔案室統(tǒng)一管理，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。

2.4 逐步整改，保證檔案質(zhì)量

各門類檔案已按檔案管理要求和省級達標單位標準逐步進行完善。根據(jù)醫(yī)院實際情況編印了檔案分類方案及歸檔范圍和保管期限表。將近幾年的檔案按新要求及歸檔范圍和保管期限整理組卷，所有的室藏照片檔案、資料檔案、實物檔案重新整理分類編號，并將2001年以后的卷內(nèi)文件目錄著錄入檔案管理軟件，方便了檔案的查詢。

2.5 提高檔案管理隊伍的素質(zhì)

醫(yī)院每年要求檔案管理人員參加市檔案局、市衛(wèi)計委舉辦的檔案人員業(yè)務培訓班的學習，以及省級以上的檔案管理培訓，并鼓勵檔案管理人員利用業(yè)余時間參加檔案管理繼續(xù)教育課程的學習，目前已有4名檔案管理人員取得了檔案管理專業(yè)本科學歷，5名檔案管理人員取得了副研究館員的職稱。通過培訓學習加強了檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，也增強了檔案管理人員愛崗敬業(yè)和職業(yè)奉獻的精神，提高了檔案管理人員的內(nèi)在修養(yǎng)，并在檔案管理過程中培養(yǎng)了他們的熱心、耐心和細心。

2.6 改變服務方式，變被動為主動

我院檔案管理工作改變了過去坐等待收的服務方式，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，每年定期主動地向各部門收集材料并加以整理歸檔。在日常工作中，及時把握醫(yī)院發(fā)展動態(tài)，捕捉信息，了解全院各職能、臨床科室的各項活動，搜集在工作中形成的具有保存和利用價值的信息材料。

2.7 積極開展編研活動，為利用者服務

近幾年我院共撰寫了《醫(yī)院年鑒》、《醫(yī)院珍藏》、《案例與心得》、《開心寶貝》、《醫(yī)院工作制度》、《崗位職責》、《重要文件匯編》、《十年追趕 十年超越》、《圖說十年》、《圖說人醫(yī)》、《藕花深處》等出版物及醫(yī)院管理叢書，通過編研資料來真實反映醫(yī)院的歷史面貌和發(fā)展過程。

3 結(jié)語

近年來，我院的檔案管理水平得到了不斷提高。我相信在院領導的高度重視下，通過努力使我院的檔案管理水平和綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展相適應。在今后的工作中，只要我們堅持改革創(chuàng)新，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，與時俱進，科學地管理檔案，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。才能不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展。