科技檔案信息化管理分析

摘 要：作為現(xiàn)代專業(yè)化企業(yè)檔案管理主體，必須要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐并完成創(chuàng)新改革使命，當(dāng)前最為緊急的就是憑借信息化技術(shù)推動(dòng)科技檔案管理革新進(jìn)程，構(gòu)建起完善樣式的企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將預(yù)設(shè)的館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象和需求的擴(kuò)大化等目標(biāo)一一貫徹。由此，筆者決定針對(duì)科技檔案管理信息化改革的必要性，以及日后信息化管理的細(xì)節(jié)等內(nèi)容，進(jìn)行系統(tǒng)化論證解析。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化；管理舉措；維護(hù)

步入全新世紀(jì)之后，因?yàn)槲覈?guó)信息化技術(shù)發(fā)展速率飛快，尤其對(duì)于科技檔案管理職務(wù)來講，切不可停滯在單純的資料保存服務(wù)功能上，相應(yīng)地要借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息等高端技術(shù)資源，構(gòu)建起全新樣式的規(guī)劃管理平臺(tái)，進(jìn)一步提升企業(yè)的綜合運(yùn)作實(shí)力，以及在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。透過該類結(jié)果審視，信息化改革的確是當(dāng)前我國(guó)科技檔案管理的必經(jīng)之路，作為企業(yè)檔案管理主體，必須要盡快樹立起強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)，構(gòu)建起完善性的企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

1 進(jìn)行科技檔案管理信息化改革的必要性

如今我國(guó)已經(jīng)順利地迎來信息化時(shí)代，不管是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)可持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中，信息技術(shù)都開始扮演著十分重要的角色，與此同時(shí)，更令檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)重點(diǎn)開始朝著信息化方向轉(zhuǎn)移。歸結(jié)來講，檔案信息化管理是檔案機(jī)構(gòu)推動(dòng)科技進(jìn)步、提升服務(wù)實(shí)效的必要適應(yīng)性路徑。

2 當(dāng)前我國(guó)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化管理中面對(duì)的挑戰(zhàn)困境

自從我國(guó)全面布置拓展檔案信息化改革建設(shè)工程之后，作為企業(yè)，特別是一些大型集團(tuán)的檔案信息化建設(shè)工作，開始步入實(shí)踐階段并且取得較為理想的成績(jī)。不過，檔案信息化建設(shè)步伐推進(jìn)速率過于飛快，致使許多限制企業(yè)科技檔案信息化管理質(zhì)量的問題接踵而至。

（一）檔案分類整理實(shí)效不高

因?yàn)樵S多大型企業(yè)或是企業(yè)集團(tuán)下屬成員數(shù)量繁多，使得不同機(jī)構(gòu)形成的科技檔案專業(yè)性低下且保管過于分散，加上既有企業(yè)檔案分類規(guī)則不夠明確，以及某些二級(jí)類目設(shè)置不夠科學(xué)等現(xiàn)象交織化影響，一時(shí)間給企業(yè)科技檔案分類整理事務(wù)提出較為深刻的挑戰(zhàn)，使得我國(guó)多數(shù)企業(yè)都遺留檔案分類整理實(shí)效性不高的消極跡象，如部分企業(yè)檔案分類整理過程中仍舊會(huì)沿用零八年制定的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等文件，不過經(jīng)過科技檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展之后，既有分類和整理規(guī)則明顯難以迎合檔案信息化管理的需求，需要日后不斷融入全新思維觀念，加快修訂和完善進(jìn)程。

（二）提供的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺統(tǒng)一性

企業(yè)檔案管理工作具備較強(qiáng)的專業(yè)性，且存在諸多規(guī)格形式，特別是在其獨(dú)特的成套性影響下，使得其今后數(shù)字化處理業(yè)務(wù)的規(guī)范要求，必然和企業(yè)文書檔案有著本質(zhì)化差異。因?yàn)槲覈?guó)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)整體上還停滯在初步探索環(huán)節(jié)，尚且未能提供完善化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，而各類企業(yè)、專業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)又不盡相同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)接口通用和兼容性難以保障，嚴(yán)重情況下直接引發(fā)信息孤島效應(yīng)。歸結(jié)來講，以上結(jié)果令我國(guó)各類企業(yè)科技檔案綜合化開發(fā)應(yīng)用效率飽受限制，無形中更令內(nèi)部系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)成本數(shù)量成倍增長(zhǎng)，最終勢(shì)必不利于相關(guān)企業(yè)的可持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展。

3 日后有效落實(shí)科技檔案信息化管理任務(wù)的實(shí)踐舉措

關(guān)于科技檔案信息化管理實(shí)踐工作較為繁瑣，筆者結(jié)合個(gè)人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行對(duì)應(yīng)的操作細(xì)節(jié)探討論證：

（一）設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w制和組織機(jī)構(gòu)

科技檔案信息化管理工作的主導(dǎo)者便是信息化管理機(jī)構(gòu)，在其科學(xué)合理化引導(dǎo)作用下，才能順利設(shè)置信息化項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)、制定實(shí)施信息化管理體制和流程，為今后項(xiàng)目落實(shí)奠定基礎(chǔ)，包括技術(shù)和協(xié)調(diào)支持等。這里強(qiáng)調(diào)的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)將細(xì)化為檔案和信息部主管、檔案管理人員、信息管理人員等。項(xiàng)目主管職位將交由主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，核心任務(wù)就是負(fù)責(zé)進(jìn)行信息化建設(shè)整體規(guī)劃基礎(chǔ)上，分析并解決重大問題，保證現(xiàn)場(chǎng)指揮的靈活精準(zhǔn)性；至于檔案機(jī)構(gòu)主管主要承擔(dān)科技檔案信息化規(guī)章體制的制訂任務(wù)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化目標(biāo)，確保系統(tǒng)建設(shè)等工作的協(xié)調(diào)性；信息部門主管則應(yīng)該全方位協(xié)調(diào)科技檔案信息化管理中的各類矛盾，并實(shí)時(shí)性地完成檔案信息系統(tǒng)的軟硬件性能調(diào)試、網(wǎng)站升級(jí)和維護(hù)、信息的安全和保密等工作；而檔案管理人員便要令各類數(shù)據(jù)信息在第一時(shí)間內(nèi)得到合理得整理、入庫(kù)、利用和維護(hù)。

（二）設(shè)計(jì)沿用完善樣式的科技檔案信息化管理系統(tǒng)

首先，科技檔案信息資源的數(shù)字化?？萍紮n案信息資源的數(shù)字化改造，可以說是信息化項(xiàng)目構(gòu)件的必要環(huán)節(jié)，數(shù)字化程度高低或者是質(zhì)量好壞，都會(huì)對(duì)今后信息綜合化服務(wù)質(zhì)量造成直接性限制。這里強(qiáng)調(diào)的檔案數(shù)字化將細(xì)化為紙質(zhì)、照片、音像檔案的數(shù)字化，當(dāng)中大部分工作基本上是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄和檔案全文的數(shù)字化。管理主體可以借助掃描錄入等途徑，依照檔案原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)相關(guān)圖像文件，同時(shí)提供精確化的目錄索引，或是經(jīng)過光學(xué)字符技術(shù)驗(yàn)證之后，配合文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容和全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)兩類管理模式。

其次，科技檔案管理工序流程的自動(dòng)化。即將以往傳統(tǒng)手工工作模式予以全面摒棄，使得科技檔案管理的不同工序流程愈加流暢化地貫穿至信息系統(tǒng)內(nèi)部，配合計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)落實(shí)預(yù)設(shè)的管理目標(biāo)，彰顯出現(xiàn)代我國(guó)科技檔案管理工作的自動(dòng)化特征，這便是信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)沿用的核心內(nèi)容。在設(shè)計(jì)該類系統(tǒng)過程中，管理工作自動(dòng)化內(nèi)容將細(xì)化為文件生成和審批、收集整理、分發(fā)入庫(kù)、歸檔組卷、檢索、提供應(yīng)用、回收鑒定、銷毀等。在文件生成和審批模塊之中，會(huì)設(shè)置校對(duì)、審核、批準(zhǔn)、歸檔等功能，確保文件自產(chǎn)生之后便能夠及時(shí)交由編寫者，并且依次通過校隊(duì)、審核、歸檔等流轉(zhuǎn)工序，保證任何參與該類流程的角色和編寫主體，他們的交互式工作流程都能夠在系統(tǒng)之內(nèi)進(jìn)行。相比之下，文件的一切校驗(yàn)審核記錄亦會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)生成，可以實(shí)時(shí)性地查看并下載，保證文件整個(gè)流轉(zhuǎn)過程的細(xì)致化監(jiān)控結(jié)果。持續(xù)到歸檔工作處理完畢之后，則要交由科技信息檔案室進(jìn)行統(tǒng)一化打印下載，完善后續(xù)歸檔處理事務(wù)。具體來講，該類功能的確將以往紙質(zhì)審批的繁瑣程序全面消除，同時(shí)更合理地減少紙質(zhì)打印數(shù)量并且大幅度提升日常工作效率，令文件的產(chǎn)生環(huán)節(jié)愈加妥善地被納入到管理自動(dòng)化范疇之中。

最后，科技檔案管理工作的流程化。在科技檔案管理職務(wù)體系之中，有關(guān)工序流程將細(xì)化為文件生成、審批、分發(fā)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)分發(fā)、文件更改、文件作廢、全文瀏覽審批、文件借閱等。在文件生成過程方面，主張為不同類型文件設(shè)計(jì)匹配富有針對(duì)性的生成流程，作者會(huì)針對(duì)相關(guān)的文件類型加以點(diǎn)擊處理，并透過文件不同類型模塊之中輸入關(guān)鍵性內(nèi)容，確保系統(tǒng)內(nèi)部能夠盡快生成一份完整的報(bào)告。檔案借閱方面，主要包括紙質(zhì)檔案、光盤檔案、會(huì)議檔案等借閱流程化。三類檔案借閱的程序基本機(jī)制，都是預(yù)先將申請(qǐng)人的查詢條件輸入并檢索到對(duì)應(yīng)的檔案條目，點(diǎn)擊紙質(zhì)檔案借閱、填寫借閱用途并發(fā)起閱讀申請(qǐng)，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)介入到紙質(zhì)檔案審批程序之中，依次交由申請(qǐng)主體所在科室領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和主管所領(lǐng)導(dǎo)審批，確保同意之后交由檔案庫(kù)房管理人在后臺(tái)檔案利用模塊，依據(jù)審批狀況和申請(qǐng)人信息，進(jìn)行紙質(zhì)檔案借閱審批表調(diào)閱和下載、打印、借閱處理。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技檔案信息化管理改革項(xiàng)目，本身存在較強(qiáng)的系統(tǒng)性，不可能一蹴而就。今后相關(guān)管理主體要做的，就是不斷透過信息化管理實(shí)踐中收集整理經(jīng)驗(yàn)，保證投入合理數(shù)量的成本并完成思維創(chuàng)新任務(wù)，爭(zhēng)取為今后信息化項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展進(jìn)程全面推進(jìn)，貢獻(xiàn)自己應(yīng)盡的支持力量。

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作者簡(jiǎn)介

王俊芳（1964-），女，漢，山東省濟(jì)南人，館員，大專，檔案管理，山東省機(jī)械工業(yè)協(xié)會(huì)。