新形勢(shì)下如何有效提高企業(yè)檔案管理

劉小梅

摘 要：檔案是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要分類，關(guān)于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、個(gè)人事業(yè)、政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等多種形式的記錄。記錄了各個(gè)階段現(xiàn)實(shí)工作情況，又可以作為重要的歷史憑證，因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。隨著社會(huì)發(fā)展的不斷穩(wěn)步推進(jìn)，企業(yè)的管理和日常運(yùn)營(yíng)工作也一步步的納入到規(guī)范之中去。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理和規(guī)劃提出了更高的要求。本文就當(dāng)前形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理情況，談?wù)勂髽I(yè)檔案管理的一些看法，希望對(duì)企業(yè)檔案管理能夠提供一下幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；有效提高；企業(yè)檔案；管理

1 引言

檔案管理也稱檔案工作，是文件在實(shí)際使用價(jià)值消失后的僅有憑證和參考價(jià)值，是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個(gè)社會(huì)科學(xué)能力的構(gòu)成中占有較大地位，是社會(huì)信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產(chǎn)，還存在于整個(gè)社會(huì)。檔案管理工作是推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要因素，是單位尋求進(jìn)步和發(fā)展的需要，是單位或部門(mén)日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是企業(yè)或個(gè)人發(fā)展歷程的記錄，也是評(píng)價(jià)個(gè)人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時(shí)提供詳實(shí)的資料，幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長(zhǎng)期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)，檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升單位形象以及增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的作用。因此，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)形式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會(huì)功能和價(jià)值，完善檔案管理的工作方式，真實(shí)地反映單位的具體情況尤為重要。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著改革開(kāi)發(fā)的不斷深入發(fā)展，我們經(jīng)濟(jì)和產(chǎn)業(yè)的發(fā)展也到了相應(yīng)的轉(zhuǎn)型期，我國(guó)企業(yè)的發(fā)展面臨著很多的諸多挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作同樣。信息時(shí)代的飛速發(fā)展，就全局而言檔案管理工作不僅僅是企業(yè)發(fā)展的寫(xiě)照、職工個(gè)人的積累、人事檔案的整理等，更多的對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有一個(gè)歷史的參照。當(dāng)前形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理在發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，還是不盡人意，存在很多發(fā)展的誤區(qū)，主要存在以下幾個(gè)方面。

1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較弱

當(dāng)前很多企業(yè)在檔案管理上配備的管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能相對(duì)較弱，很多工作人員甚至之前沒(méi)有從事過(guò)檔案管理工作、所學(xué)專業(yè)也非檔案管理等相關(guān)專業(yè)，企業(yè)在入職前經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的操作培訓(xùn)就安排人員上崗，這種疲于應(yīng)付的對(duì)待態(tài)度往往導(dǎo)致的是企業(yè)的檔案管理沒(méi)有形成統(tǒng)一的模式、框架，加之檔案管理人員對(duì)檔案工作存在片面和缺乏整體性的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致當(dāng)前部分企業(yè)檔案工作無(wú)法正常進(jìn)行，流于形式主義。

2.企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深入

很多單位對(duì)檔案管理缺乏有效的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)檔案一直不能有效的開(kāi)展。目國(guó)內(nèi)很多部門(mén)對(duì)檔案工作的額重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有給與充分的關(guān)注。檔案管理工作在國(guó)內(nèi)很多尤其是民營(yíng)單位里面，一直不是作為重要的部門(mén)活躍與公司的“舞臺(tái)”上，往往很多檔案類的工作都是上級(jí)部門(mén)要審核等才會(huì)突擊安排人員或者從外面請(qǐng)專業(yè)人員協(xié)助完善，有些企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理等工作不會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)多大的影響，導(dǎo)致了很多檔案管理人員敷衍的態(tài)度形成。

3.企業(yè)對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)投入較低

很多企業(yè)在檔案管理上舍不得投入資金，往往會(huì)把更多的資源都投入到設(shè)備、研發(fā)等部門(mén)。很多企業(yè)在辦公設(shè)備上多年沒(méi)有升級(jí)，現(xiàn)代化辦公設(shè)施缺乏，這與現(xiàn)代化檔案管理的要求是不相符的?，F(xiàn)代化的檔案管理要求不僅僅是高素質(zhì)的人才，同時(shí)也對(duì)現(xiàn)代化的辦公提出了要求。

3 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的分析與研究

1.企業(yè)應(yīng)明確對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

作為現(xiàn)代化企業(yè)，要明確企業(yè)對(duì)檔案工作的重要認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮企業(yè)在檔案工作中的主體作用。只有把認(rèn)識(shí)提高到了思想的高度，才能從行動(dòng)上激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。作為企業(yè)應(yīng)該把檔案管理的長(zhǎng)效監(jiān)管和督查作為一項(xiàng)機(jī)制落實(shí)下來(lái)，由主管單位或政府其他部門(mén)作為責(zé)任主體，定期或者不定期的開(kāi)展檔案工作的抽查工作，對(duì)于工作不積極、管理混亂的企業(yè)給與相應(yīng)的問(wèn)責(zé)，并落實(shí)到位。只有全面的深化企業(yè)對(duì)于檔案管理的積極性和思想認(rèn)識(shí)，才能從根本上改變企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，才能全面而且有效的把檔案工作落實(shí)到位。

2.企業(yè)對(duì)檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提高企業(yè)檔案管理效率

現(xiàn)今很多企業(yè)在檔案管理上仍然停留在傳統(tǒng)意義上的檔案管理，沒(méi)有形成一套科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案管理流程和模式。作為企業(yè)檔案管理部門(mén)，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，深入學(xué)習(xí)國(guó)家檔案管理的工作條例和指導(dǎo)內(nèi)容，按照《企業(yè)檔案管理辦法》開(kāi)展檔案管理工作。學(xué)習(xí)和鍛煉新時(shí)代的檔案管理流程、管理方法、管理模式，努力提高本部門(mén)職工的檔案管理業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，提高企業(yè)檔案管理的實(shí)效，為企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程和發(fā)展，做好檔案基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)，重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人才是科學(xué)發(fā)展的第一要素。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的重要部門(mén)之一，應(yīng)該全面重視對(duì)檔案人才的培養(yǎng)和開(kāi)發(fā)。目前很多企業(yè)在檔案管理崗位上的招聘要求不嚴(yán)，往往很多檔案管理人員不是專業(yè)的管理人才、或者是相關(guān)專業(yè)的人員，檔案工作隊(duì)伍無(wú)法形成，這樣的管理模式顯然是不利于檔案管理工作的開(kāi)展。作為企業(yè)，要切實(shí)落實(shí)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)檔案人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魈?，高尚的職業(yè)道德，充分激發(fā)檔案工作人員的主觀能動(dòng)性，激發(fā)檔案人員的參與熱情，努力為企業(yè)檔案的現(xiàn)代化發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，行之有效的開(kāi)展檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。作為企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案的重要意義。新時(shí)代下，企業(yè)檔案應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)識(shí)并掌握新時(shí)代對(duì)檔案管理的基本要求和專業(yè)技能，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案的健康發(fā)展、為企業(yè)的快速發(fā)展提供信息和資源保障。

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