淺析文書(shū)工作與檔案管理的關(guān)系

摘 要：文書(shū)工作與檔案管理具有內(nèi)在同一性，文書(shū)是檔案的前身和基礎(chǔ)，檔案是文書(shū)的歸宿和精華；文書(shū)工作是檔案管理的前處理階段，檔案管理是文書(shū)工作的延續(xù)和深入。文書(shū)檔案記錄著企事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果，因此，做好文書(shū)與檔案工作，明晰文書(shū)工作與檔案管理的關(guān)系，盡快實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)企事業(yè)單位的健康發(fā)展有著至關(guān)重要的意義和作用。

關(guān)鍵詞：文書(shū)工作；檔案管理；關(guān)系

1 文書(shū)工作與檔案管理的含義

（一）文書(shū)工作的含義

文書(shū)工作是以文書(shū)寫(xiě)作、辦理、立卷為業(yè)務(wù)內(nèi)容，服務(wù)于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和智能活動(dòng)的行政輔助性工作，并通過(guò)相互銜接的一系列程序和手續(xù)，完成擬制處理和管理文件材料的工作。具體來(lái)說(shuō)，文書(shū)工作的內(nèi)容包括：文件的撰寫(xiě)與處理；立卷歸檔和銷毀；整理記錄和參考資料等工作。

（二）檔案管理的含義

檔案管理也稱為檔案工作，宏觀上指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳和出版等工作；狹義來(lái)講，檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作，這些通常被稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

2 文書(shū)工作與檔案管理的關(guān)系

文書(shū)工作與檔案管理既有區(qū)別又有聯(lián)系，文書(shū)工作是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，檔案管理是文書(shū)工作的延續(xù)和深入，二者聯(lián)系緊密，相輔相成。但是要理清文書(shū)工作與檔案管理的關(guān)系，必須首先清楚文書(shū)與檔案的區(qū)別與聯(lián)系。

（一）文書(shū)與檔案的區(qū)別與聯(lián)系

1.文書(shū)與檔案的區(qū)別

（1）性質(zhì)不同

文書(shū)是具有現(xiàn)行效用的信息，在處理公務(wù)時(shí)具有針對(duì)性、指導(dǎo)性和可執(zhí)行性；檔案是具有原始記錄性的信息，在工作和科研方面具有憑證性和借鑒性作用。

（2）形式不同

文書(shū)是為了處理現(xiàn)行的事物而產(chǎn)生的，是單份的、零散的；而檔案是具有查考利用價(jià)值的文書(shū)，是按照一定規(guī)律和方法組合起來(lái)的眾多文書(shū)的綜合體，是多份的，整體的。

（3）目的和作用不同

文書(shū)的目的在于發(fā)布政令、轉(zhuǎn)達(dá)指示、匯報(bào)情況、商洽工作等，它是信息交流的工具，也是各級(jí)各類機(jī)關(guān)執(zhí)行政務(wù)的依據(jù)，具有法定的權(quán)威和效力；檔案的目的在于將處理完畢的文書(shū)有規(guī)律的組合起來(lái)，具有現(xiàn)實(shí)和歷史的價(jià)值，是歷史的見(jiàn)證者。

2.文書(shū)與檔案的聯(lián)系

（1）辦理完畢的文書(shū)才能作為檔案

正在承辦中的文書(shū)具有現(xiàn)行效用，不是檔案；檔案一般是完成了現(xiàn)行使命而備留查考的歷史文書(shū)。所謂的辦理完畢，指的是文書(shū)處理程序上告一段落，而不能理解為把公文中所說(shuō)的事情全部處理完畢。

（2）具有存檔價(jià)值的文書(shū)才能成為檔案

檔案是由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的，但是只有那些經(jīng)過(guò)人們鑒別、挑選而留存下來(lái)的，對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)具有一定查考、利用價(jià)值的文書(shū)，才能成為檔案。

（3）具有內(nèi)在聯(lián)系的文書(shū)體系才能成為檔案

文書(shū)是逐年、逐份產(chǎn)生的，只有按照其內(nèi)在的規(guī)律性，將文書(shū)經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保存后，才能全面反映各種活動(dòng)和事件的原貌，才能形成檔案。

（二）文書(shū)工作與檔案管理的區(qū)別與聯(lián)系

1.文書(shū)工作與檔案管理的區(qū)別

（1）任務(wù)不同

文書(shū)工作的任務(wù)是組織好機(jī)關(guān)往來(lái)的文書(shū)，并及時(shí)做好處理工作，使文書(shū)能安全、有條理的運(yùn)轉(zhuǎn)，從而正確發(fā)揮文書(shū)的作用，有效的推進(jìn)機(jī)關(guān)的工作；檔案管理的任務(wù)則是堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全全國(guó)檔案工作制度，科學(xué)的管理檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作能更好的為建設(shè)社會(huì)主義服務(wù)。

（2）工作內(nèi)容不同

文書(shū)工作的主要內(nèi)容是文書(shū)處理、發(fā)文處理和文件的管理，是機(jī)關(guān)中心機(jī)構(gòu)工作內(nèi)容的一部分，是領(lǐng)導(dǎo)工作的助手；檔案管理的主要業(yè)務(wù)是檔案的收集、整理、鑒定、保管、提供利用等，前者處理的是單份的文件，而后者的處理對(duì)象是若干份按規(guī)律組合起來(lái)的案卷。

（3）具體作用不同

文書(shū)工作主要為領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)起到重要的輔助作用，為各部門(mén)的工作聯(lián)系起到紐帶作用，是記錄社會(huì)真實(shí)活動(dòng)的重要依據(jù)；而檔案管理的主要作用是整理和保存有利用價(jià)值和查考意義的材料，為社會(huì)各方面的工作提供檔案資料的查詢、參考和利用，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需要。

2.文書(shū)工作與檔案工作的聯(lián)系

（1）文書(shū)工作是檔案管理的基礎(chǔ)

文書(shū)處理與檔案管理是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。文書(shū)工作的立卷環(huán)節(jié)目的就是為了檔案工作的實(shí)際需要。文書(shū)工作的最后一個(gè)歸檔的程序，與檔案工作的第一個(gè)收集環(huán)節(jié)是一致的。歸檔和收集是文書(shū)工作與檔案工作的臨界線和交界點(diǎn)。

（2）文書(shū)工作與檔案管理的工作對(duì)象相同

文書(shū)工作和檔案管理的工作對(duì)象相同，都是文字材料。文書(shū)工作是進(jìn)行文字材料的前處理，完成擬制處理和管理文件材料的工作，以實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)行效用；檔案工作是對(duì)文字材料進(jìn)行后處理，完成對(duì)文字材料的收集、整理、鑒定、保管等工作，以實(shí)現(xiàn)其考查利用價(jià)值。

（3）文書(shū)工作與檔案管理工作相互影響與促進(jìn)

文書(shū)工作與檔案管理工作相互影響、相互促進(jìn)。文書(shū)工作的質(zhì)量會(huì)直接影響檔案的質(zhì)量，文書(shū)工作沒(méi)有做好，檔案工作就失去了良好的基礎(chǔ)；文書(shū)資料的不完整，也必然導(dǎo)致檔案資源的缺失。反過(guò)來(lái)，文書(shū)工作做的好，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)，對(duì)保證檔案的完整性和可利用性提供了良好的前提條件。當(dāng)然，檔案管理工作的完備與齊全與又能促使文書(shū)工作更加的規(guī)范和系統(tǒng)，從側(cè)面推動(dòng)了文書(shū)工作的完善和發(fā)展。

3 加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案管理的聯(lián)系，盡快實(shí)現(xiàn)文檔一體化

（一）文檔一體化的趨勢(shì)及其意義

文書(shū)工作和檔案管理在傳統(tǒng)的管理方式中，是兩項(xiàng)獨(dú)立的工作，分工明確。隨著社會(huì)的發(fā)展和信息管理的科學(xué)化，社會(huì)對(duì)于檔案工作已經(jīng)從學(xué)術(shù)研究、歷史研究的需要轉(zhuǎn)向社會(huì)管理活動(dòng)的需要。而文檔一體化就是從文書(shū)和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件從制發(fā)到歸檔管理全過(guò)程控制?！拔臋n一體化是包括文件、檔案生成一體化、管理一體化和利用一體化在內(nèi)的從現(xiàn)行文件到館藏檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理，其中貫穿著系統(tǒng)思維?！蔽臋n一體化不僅可以簡(jiǎn)化工作程序，減輕文書(shū)和檔案工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且有利于工作質(zhì)量和效率的提高，是今后文書(shū)工作和檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔一體化的要求

實(shí)現(xiàn)文檔一體化，首先要求把具有密切聯(lián)系、相互滲透、相互制約的文書(shū)工作與檔案管理作為一個(gè)有機(jī)的整體來(lái)進(jìn)行綜合管理。其實(shí)在實(shí)際工作中，已經(jīng)有一些規(guī)模較小的單位已經(jīng)在實(shí)行著文檔一體化。比如，在一些規(guī)模不大的機(jī)關(guān)單位和公司里，文書(shū)處理和檔案管理的兩項(xiàng)工作通常是由一個(gè)辦公室文員去承擔(dān)的。在這個(gè)過(guò)程中，不僅文書(shū)從生成、處理歸納的全過(guò)程形成了一體化，還從管理體制、組織機(jī)構(gòu)和人員配備等方面也實(shí)現(xiàn)了文檔信息利用的一體化模式。其次，實(shí)現(xiàn)文檔一體化還需要現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和利用，從而解決手工模式下檔案收集和公文歸檔中出存在的問(wèn)題，保證文書(shū)處理的結(jié)果能快速便捷的應(yīng)用于檔案工作上。

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作者簡(jiǎn)介

郭俊梅（1971-），女，漢，河南武陟縣人，本科，研究方向：檔案管理。