基層檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)問題的探究

吳強(qiáng)　王輝

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化需求愈加迫切，檔案管理信息化建設(shè)作為基層檢察機(jī)關(guān)管理工作的重要組成部分，是確保檢察機(jī)關(guān)使用性能的基礎(chǔ)前提。本文主要對基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理的特點(diǎn)、信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：基層檢察機(jī)關(guān)；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化是我國加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇，在國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)建設(shè)中信息化已成為其首要內(nèi)容?；鶎訖z察機(jī)關(guān)作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其管理水平的高低將直接影響到整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。檔案管理作為檢察機(jī)關(guān)單位工作的主要內(nèi)容，在其檔案信息化建設(shè)中包含多方面內(nèi)容，如檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等。隨著信息時(shí)代的到來，檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化需求愈加迫切，在信息資源整合中現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)ζ浞绞竭M(jìn)行有效改善。檔案管理信息化不僅給基層檢察機(jī)關(guān)發(fā)展帶來極大挑戰(zhàn)，還能為其發(fā)展帶來更多機(jī)遇。

1 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理的特點(diǎn)

在基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中，檔案是對整個(gè)過程的有效記錄，能夠確保數(shù)據(jù)圖表的精確度。作為檢察工作的主要構(gòu)成部分，只有做好檔案管理工作，并對檔案資料進(jìn)行充分利用，才能為開展檢察機(jī)關(guān)的工作提供依據(jù)，才能對檢察機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌加以維護(hù)?；鶎訖z察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是指檔案資料在檔案管理環(huán)節(jié)，利用加工方式、數(shù)字化原理及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)合理地配置、開發(fā)與利用檔案資源，以此達(dá)到共享檔案信息資源的目的。

基層檢察機(jī)關(guān)承擔(dān)著檢察系統(tǒng)4/5辦案任務(wù)，文字描述、圖紙及影音等都是檢察機(jī)關(guān)檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產(chǎn)生于多個(gè)部門，各個(gè)資料之間存在著必然的聯(lián)系。因檢察工作任務(wù)多，檔案數(shù)量大，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前檢察工作、現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需求。作為檔案工作的一次變革，檔案信息化是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代檔案的重要表現(xiàn)方式。通過檔案管理信息化建設(shè)，可對檔案利用率有效提升，如每年基層檢察機(jī)關(guān)都會(huì)增加大量檔案，特別是訴訟檔案在整體檔案數(shù)量中所占比例可達(dá)到90%左右。檔案歸檔后，需到專門檔案管理部門進(jìn)行檔案調(diào)閱，且在專門辦公區(qū)通過專門工作人員開展工作，這種情況下，不僅需要消耗大量時(shí)間、人力等，同時(shí)在翻閱檔案過程中案卷極易損壞。通過建設(shè)檔案管理信息化，傳統(tǒng)檔案可逐步向數(shù)字化檔案形式轉(zhuǎn)化，且達(dá)到檔案信息網(wǎng)絡(luò)輸送、檢索的目的。在檔案調(diào)閱環(huán)節(jié)也只需輸入相關(guān)密碼，即可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查閱，資源共享。

2 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化存在的問題

現(xiàn)階段在基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛地應(yīng)用，主要用于存儲、檢索檔案信息，這種技術(shù)的應(yīng)用可以對檔案利用的準(zhǔn)確率、真實(shí)性進(jìn)行有效提升，但從現(xiàn)階段部分單位檔案管理中可以看出，還存在諸多問題，如關(guān)注程度不足。首先，目前基層檢察機(jī)關(guān)檔案信息化管理中主要側(cè)重于信息資源管理等方面，檔案管理信息化建設(shè)主要服務(wù)于整個(gè)訴訟過程，但實(shí)際管理中對其重視程度較低，進(jìn)而無法充分發(fā)揮檔案管理信息化的作用與功能。

其次，檔案人員素質(zhì)較低，沒有掌握良好的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普及的今天，基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理中僅有目錄級檢索應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，并沒有將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能性充分發(fā)揮出來，如培訓(xùn)與學(xué)習(xí)中都沒有應(yīng)用到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。同時(shí)還存在部分檔案管理人員對電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等業(yè)務(wù)技能并沒有完全掌握。

最后，缺少統(tǒng)一規(guī)劃及技術(shù)支持。進(jìn)行部分專業(yè)應(yīng)用軟件的開發(fā)，卻與綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不統(tǒng)一，信息化建設(shè)不能形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)并沒有明確其長遠(yuǎn)目標(biāo)，數(shù)據(jù)的格式也沒有確立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這種情況下導(dǎo)致檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。受傳統(tǒng)檔案服務(wù)觀念的影響，少數(shù)檔案管理工作人員檔案信息化管理意識較低，不能對檔案管理工作有一個(gè)全面、客觀的認(rèn)識。在信息化、數(shù)字化發(fā)展中，部分員工工作熱情較低，進(jìn)而導(dǎo)致工作效率大大降低，致使檔案管理信息資源建設(shè)滯后，出現(xiàn)各級檔案管理工作發(fā)展不均衡的狀況。

3 完善基層檢察機(jī)關(guān)檔案信息化管理的建議

作為基層檢察機(jī)關(guān)訴訟過程的真實(shí)記錄，檔案必須對思想觀念、管理方式進(jìn)行有效改善，按照檢察事業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)及檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必須通過較短時(shí)間，對檔案資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化及檔案使用科學(xué)化進(jìn)行初步實(shí)現(xiàn)。在檔案管理信息化應(yīng)用中，必須嚴(yán)格遵循以檔案信息開發(fā)與利用為中心的原則，加大檔案信息化建設(shè)資金投入及提高管理人員的自身素質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)有效地管理。

1、以配備檔案管理信息化設(shè)備為基礎(chǔ)，加大投入

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障為檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在配置基層檢察機(jī)關(guān)檔案設(shè)備過程中，不僅要對設(shè)備先進(jìn)行進(jìn)行充分考慮，還需重視其適用性。通常情況下，檔案庫房、檔案辦公用房、密集架、空調(diào)等為檔案基礎(chǔ)設(shè)施。為滿足電子檔案發(fā)展需求，需進(jìn)行附加設(shè)備配置，如復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)等。在實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備配置現(xiàn)代化的同時(shí)，還應(yīng)達(dá)到管理技術(shù)現(xiàn)代化。要求檔案管理信息化系統(tǒng)必須以室藏內(nèi)容提高利用為工作目標(biāo)，達(dá)到開發(fā)、利用及管理檔案信息資源的最終目的。

2、重視管理、豐富室藏，加快檔案信息建設(shè)

作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案信息資源建設(shè)中必須確保其專業(yè)性及準(zhǔn)確性。應(yīng)進(jìn)行符合基層檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作方案的制定，確定檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展的創(chuàng)新。對檔案室的綜合業(yè)務(wù)水平進(jìn)行有效提高，對檔案信息管理制度進(jìn)行有效完善，并規(guī)范檔案信息管理操作流程，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。在檢察機(jī)關(guān)檔案管理中，應(yīng)加大檔案管理軟件的應(yīng)用力度，實(shí)現(xiàn)案卷級、文件級電子檢索。

3、以人為本、注重培訓(xùn)，推動(dòng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基層檢察檔案管理信息化建設(shè)的載體，要求檔案工作人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)。在其熟練掌握專業(yè)知識的同時(shí)，應(yīng)具有信息技術(shù)應(yīng)用能力與信息加工處理能力。在進(jìn)行檢察檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)中必須嚴(yán)格按照本單位的實(shí)際情況進(jìn)行方案、計(jì)劃的制定，通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種方式進(jìn)行專、兼職檔案人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，以此對檔案管理人員的信息技術(shù)水平進(jìn)行有效提升。加大專業(yè)人才的引進(jìn)，完善組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)，確?，F(xiàn)代信息技術(shù)功能的充分發(fā)揮。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，作為國家依法行使檢察權(quán)的重要機(jī)關(guān)單位，基層檢察機(jī)關(guān)在提起公訴、實(shí)施法律監(jiān)督等方面的作用愈加突出。檔案管理信息化建設(shè)作為基層檢察機(jī)關(guān)發(fā)展的重要內(nèi)容，其管理水平的高低直接關(guān)系著整個(gè)檢察隊(duì)伍建設(shè)的整體質(zhì)量。在基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中必須按照相關(guān)管理要求，對各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，加快訴訟檔案管理信息化建設(shè)，并努力實(shí)現(xiàn)創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)。

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