信息化條件下會計檔案的電子化管理探討

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，促進了會計領(lǐng)域的信息化進程，傳統(tǒng)的會計檔案管理方法已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，會計檔案管理的信息化成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。信息化條件下，檔案種類不斷增加，檔案數(shù)據(jù)也逐漸增多，一定程度上給電子檔案管理造成了較大的困難，如何實現(xiàn)會計檔案的電子化管理成為眾多企業(yè)研究的重點問題。本文就我國會計檔案電子化管理存在的問題進行分析，進一步探討加強會計檔案電子化管理的主要策略。

關(guān)鍵詞：信息化；會計檔案；電子化；管理

信息化的深入實現(xiàn)了會計電算化，會計工作其他領(lǐng)域也向著信息化的方向發(fā)展，檔案管理的信息化成為現(xiàn)階段人們關(guān)注的核心內(nèi)容。在信息技術(shù)的輔助下，財務(wù)人員建立了無紙化信息資源共享系統(tǒng)，原有的手工記賬憑證和手工登記的賬本檔案也逐漸被電子化檔案所取代，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被淘汰，但是現(xiàn)有的管理模式對會計檔案也不能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的管理，主要原因在于會計檔案的電子化管理存在一些問題，影響了檔案管理的效率，需要對這些問題進行解決，就應(yīng)該加強電子化檔案管理方式的創(chuàng)新和改革。

1 當(dāng)前我國會計檔案管理存在的問題分析

（一）電子化檔案管理人才缺乏

信息化背景下，會計檔案電子化已經(jīng)普及，但是由于會計檔案電子化管理實施的時間較短，一些單位的會計人員以及單位負(fù)責(zé)人員對計算機文件的內(nèi)容不是很了解，并且沒有積累會計檔案實施電子化管理的經(jīng)驗，很多財務(wù)人員只會打印紙質(zhì)檔案，對電子檔案的存單管理以及檔案備份工作的處理難以進行有效的實施，一定程度上影響到會計檔案的完整性。此外，由于大多數(shù)企業(yè)都是遵循傳統(tǒng)的管理方式，企業(yè)中的大部分人員很少學(xué)習(xí)計算機等網(wǎng)絡(luò)管理的專業(yè)技術(shù)，涉及到計算機軟件維護等問題，這些人員很難進行有效的解決，導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的安全性難以得到保障，對檔案管理工作也造成了較大的影響。

（二）會計檔案電子化管理設(shè)備缺乏

會計檔案實現(xiàn)電子化管理需要有一定的計算機設(shè)備作為支撐，并且該設(shè)備應(yīng)該具備會計記賬和管理的功能，才能夠保障企業(yè)的賬務(wù)安全和完整。但是很多企業(yè)中沒有專業(yè)的會計檔案管理設(shè)備，購置的計算機都是平常辦公所用的計算機，沒有針對財務(wù)管理方面購置專業(yè)的計算機，同時缺乏電子文件輸出設(shè)備，許多企業(yè)還沒有會計軟件，在電算化軟件升級后，不同版本的會計數(shù)據(jù)不能夠?qū)崿F(xiàn)調(diào)動，這給檔案管理帶來了較多的困難。

（三）會計檔案電子化管理制度不完善

在信息化條件下，會計檔案信息面臨著被修改以及盜取的危險，這些方面的問題解決需要一定的企業(yè)管理制度進行約束和管理，將責(zé)任落實到人，加強檔案信息的保護，提高檔案信息的安全性。但是很多企業(yè)沒有及時修訂單位會計檔案管理制度，仍然采用傳統(tǒng)的會計檔案管理制度，沒有制定信息化條件下電子化檔案管理制度，從而導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)被人盜取，還有一些檔案出現(xiàn)被破壞的現(xiàn)象。

2 信息化條件下加強會計檔案電子化管理的主要措施

（一）加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

會計檔案電子化管理需要綜合性管理人才，不僅要懂管理工作內(nèi)容，同時還需要懂計算機知識，這樣的管理人員才能夠?qū)嫏n案進行有效地管理，才能夠解決檔案管理中存在的問題。為此，企業(yè)應(yīng)該加強對財務(wù)管理人員的培養(yǎng)，通過專業(yè)學(xué)習(xí)、教育增強他們的計算機技能和知識，讓他們?nèi)谌氲叫畔⒒芾碇腥?，實施會計檔案電子化綜合管理。會計檔案管理人員還應(yīng)該加強自身知識的積累，增強自身管理的經(jīng)驗，有效處理電子檔案的存檔管理和備份管理，避免檔案出現(xiàn)登記遺漏或者是損失的現(xiàn)象。檔案管理人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)電算化軟件的維護以及系統(tǒng)升級方面的知識，在軟件出現(xiàn)問題的情況下，企業(yè)不必請外面的軟件維護人員進行維修就可以內(nèi)部進行解決，一方面能夠增強管理人員的綜合素質(zhì)，另一方面還能夠避免企業(yè)的信息出現(xiàn)泄漏，對企業(yè)會計檔案電子化管理目標(biāo)的實現(xiàn)起到了很大的幫助。

（二）加強檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)

傳統(tǒng)查賬時，首先找到賬務(wù)憑證號，然后在檔案室按照該賬務(wù)憑證號尋找相關(guān)檔案資料，這樣的方式不僅浪費時間，并且難以提高查賬的效率。要想提升會計檔案查詢和利用的效率，就需要加強現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的購置，例如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、電子掃描儀器以及計算機設(shè)備等，以此提高檔案查詢和利用的效率。此外，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案管理和查詢系統(tǒng)，在財務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行鏈接，這樣就可以依據(jù)憑證號檢索出原始檔案，從而快速的找出需要使用的檔案，檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合會使得電子檔案的利用效率不斷提升，對電子檔案的安全管理也有很大的幫助。

（三）加強會計檔案管理制度的完善

企業(yè)應(yīng)該通過優(yōu)化內(nèi)部控制的方式，加強其風(fēng)險管理制度的完善，制定檔案管理責(zé)任制度，將會計檔案管理工作落實到人，提高檔案信息的安全性和信息的保密性。同時，企業(yè)還應(yīng)該建立良好的信息溝通機制，綜合分析信息化條件下檔案管理的內(nèi)部成本和效益，加強成本控制，降低檔案管理的實施成本。企業(yè)檔案管理制度的制定中應(yīng)該明確檔案管理流程以及具體的方法，進一步規(guī)范檔案管理工作，實現(xiàn)操作層面的制度化和規(guī)范化。檔案管理制度的完善應(yīng)該遵循《電子文件歸檔和管理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定，制定歸檔制度、借閱制度以及保管制度，從而保障信息化系統(tǒng)下檔案使用的有效性。

（四）建立健全風(fēng)險防范系統(tǒng)

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展雖然給企業(yè)工作帶來一定便捷性，但是也為企業(yè)信息管理帶來較大的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊很容易導(dǎo)致企業(yè)管理系統(tǒng)破裂，會計信息的完整性將受到嚴(yán)重的威脅。為此，需要建立健全風(fēng)險防范體系，例如，可以通過設(shè)置防火墻避免企業(yè)信息系統(tǒng)遭受攻擊，從而保障系統(tǒng)的運行安全。此外，還應(yīng)該加強對會計工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保企業(yè)信息的安全運轉(zhuǎn)。檔案風(fēng)險防范系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該加強對檔案管理流程的監(jiān)控，從而保障電子檔案的真實、完整性。信息化背景下，檔案管理人員需要對檔案中的重要文件和信息進行梳理，從中提煉出機構(gòu)文件，將檔案管理的具體環(huán)節(jié)以及內(nèi)容納入到檔案風(fēng)險監(jiān)督流程中去，并且對產(chǎn)生的檔案實施統(tǒng)一的管理和風(fēng)險控制。為了增強電子檔案的安全性，企業(yè)應(yīng)該建立電子檔案安全保障體系，設(shè)立檔案數(shù)據(jù)管理中心，建立檔案查詢權(quán)限管理系統(tǒng)，采取內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)相結(jié)合的方式保障檔案信息的安全，實現(xiàn)電子檔案的高效管理。

3 結(jié)束語

會計檔案電子化管理的實現(xiàn)是傳統(tǒng)檔案管理觀念更新的過程，同時也是檔案管理規(guī)范化的過程，在此過程中，只有科學(xué)合理的利用計算機技術(shù)，不斷完善檔案管理制度和監(jiān)督機制，才能夠更好地保障檔案管理的完整性。會計檔案是企業(yè)財務(wù)管理的重點內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)的資金運作和經(jīng)濟發(fā)展，因此，是一項艱巨的任務(wù)，這對檔案管理人員的要求也不斷提升，信息化條件下的會計檔案管理人員需要具備高素質(zhì)和綜合管理能力，不僅要懂得財務(wù)管理知識，同時還應(yīng)該懂得信息技術(shù)的應(yīng)用和系統(tǒng)軟件的維護工作，為此管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和提升自身的技能，緊跟時代腳步，不斷創(chuàng)新管理觀念，提高檔案管理的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

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作者簡介

楊亞靜（1966-），女，漢，天津市，本科，助理館員。