淺議做好企業(yè)人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一個(gè)重要特色，對(duì)發(fā)掘、使用、管理人才具有重要作用，也是人力資源開(kāi)發(fā)管理和人才政策制定的重要依據(jù)。本文結(jié)合企業(yè)實(shí)際，從人事檔案的性質(zhì)和作用、問(wèn)題及改進(jìn)措施三個(gè)方面進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案管理是人事部門(mén)的重要工作之一，涉及職工切身利益，關(guān)系到人力資源的充分合理調(diào)配使用，也是企業(yè)選人、用人的重要參考資料。做好人事檔案管理需要認(rèn)真分析現(xiàn)狀，并從提高認(rèn)識(shí)、完善制度、強(qiáng)化管理等方面著手。

1 人事檔案的性質(zhì)和作用

人事檔案是企業(yè)在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映員工個(gè)人及其家庭等基本情況的原始資料。將員工在不同單位的工作、學(xué)習(xí)、待遇、獎(jiǎng)懲等資料按照時(shí)間先后順序、分類(lèi)有序裝訂成冊(cè)匯集成員工人事檔案。人事檔案主要包括員工本人“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）、工作經(jīng)歷及業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲、薪酬等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、員工家庭成員及社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容。員工專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料、繼續(xù)教育資料也是人事檔案的組成部分。員工人事檔案由所在單位人事部門(mén)負(fù)責(zé)建設(shè)和管理。

人事檔案是員工社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄，它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面情況。人事檔案具有原始性、真實(shí)性和完整性，檔案資料的唯一性和不可修改性決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在選人用人、人才流動(dòng)、職稱(chēng)評(píng)聘、工資晉升、參加并享受社會(huì)保險(xiǎn)、供養(yǎng)直系親屬待遇等方面起著重要的依據(jù)和查考作用。

2 目前人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

人事檔案遺失，檔案資料缺失、破損，檔案記載內(nèi)容前后矛盾等是當(dāng)前員工人事檔案問(wèn)題的突出表現(xiàn)。影響企業(yè)和社會(huì)穩(wěn)定，影響員工待遇，造成人事部門(mén)工作被動(dòng)。

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

檔案工作不直接創(chuàng)造利潤(rùn)，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)口頭重視，行動(dòng)上忽視。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，導(dǎo)致對(duì)檔案工作疏于領(lǐng)導(dǎo)和管理，這也是產(chǎn)生一切問(wèn)題的根源。

2.2 檔案管理人員配備不當(dāng)

許多人事部門(mén)缺乏檔案專(zhuān)職管理人員，因檔案管理人員身兼多職而忽略了檔案管理工作，兼職人員只能疲于應(yīng)付，經(jīng)常出現(xiàn)抽調(diào)幾個(gè)人突擊搞清理、建檔案的情況，致使檔案管理質(zhì)量不高。檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，個(gè)別檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的基本知識(shí)和技能，業(yè)務(wù)能力偏低。部分檔案管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄，工作馬虎，常處應(yīng)付狀態(tài)。檔案管理人員變動(dòng)頻繁也是不合理現(xiàn)象，因?yàn)闄n案工作也有了解、熟悉、熱愛(ài)的過(guò)程，不宜頻繁變動(dòng)。

2.3 檔案材料缺失

由于員工調(diào)動(dòng)單位，單位未及時(shí)將檔案資料轉(zhuǎn)移到新單位，或者轉(zhuǎn)移、管理不善，導(dǎo)致員工檔案丟失，出現(xiàn)個(gè)別員工無(wú)檔案的嚴(yán)重情況；檔案管理人員工作疏忽，該進(jìn)入本人人事檔案的資料未及時(shí)裝入，導(dǎo)致個(gè)別員工人事檔案資料缺失；個(gè)人員工隨意填寫(xiě)檔案資料，單位人事部門(mén)未進(jìn)行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致個(gè)人檔案資料記載的內(nèi)容前后不一，甚至出現(xiàn)矛盾的情況，個(gè)別員工出現(xiàn)幾個(gè)年齡、幾個(gè)工齡，為認(rèn)定員工相關(guān)信息帶來(lái)麻煩，為今后檔案資料的使用帶來(lái)諸多問(wèn)題。

2.4 硬件設(shè)施配備不到位

個(gè)別單位缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案保管室、檔案柜、除濕、除塵、除菌設(shè)施設(shè)備、辦公電腦等，或配備的檔案管理設(shè)施設(shè)備質(zhì)量沒(méi)有達(dá)到要求。因硬件配備不到位出現(xiàn)個(gè)別檔案潮濕、蟲(chóng)蛀、霉變等情況。

3 加強(qiáng)人事檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)

首先要強(qiáng)化檔案意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認(rèn)識(shí)人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會(huì)價(jià)值。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高管理水平。

3.2 提高檔案工作人員素質(zhì)和能力

配備檔案管理專(zhuān)職人員，人事檔案的建設(shè)和管理是常態(tài)化的工作，堅(jiān)持檔案管理人員要經(jīng)常清理每個(gè)員工的檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充完善，避免因時(shí)間太久資料無(wú)法查證和補(bǔ)充完善的情況；保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定，做到不頻繁變動(dòng)檔案人員。檔案人員不僅要懂檔案管理業(yè)務(wù)，還要懂得人事業(yè)務(wù)，更要具有保密意識(shí)和嚴(yán)密的工作紀(jì)律、原則意識(shí)。要通過(guò)教育和培訓(xùn)提高檔案人員的素質(zhì)和能力，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任心，要有高度的責(zé)任意識(shí)，要以對(duì)企業(yè)、對(duì)員工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度去從事檔案工作。

3.3 健全完善并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作制度

通過(guò)建立和完善諸如《人事檔案建設(shè)與管理工作制度》、《人事檔案保管使用工作細(xì)則》等一系列規(guī)章，使人事檔案從建檔、保管、使用、轉(zhuǎn)移及設(shè)施設(shè)備和檔案管理人員配備等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，嚴(yán)密工作制度和紀(jì)律，為搞好人事檔案管理奠定制度保障。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度，加強(qiáng)工作檢查和抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題加大處罰力度，激勵(lì)單位搞好人事檔案管理。

3.4 創(chuàng)新管理模式

發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為創(chuàng)新人事檔案管理手段提供了條件。一是掃描檔案。將三齡一歷、職務(wù)任免、職稱(chēng)評(píng)聘等重要檔案資料掃描儲(chǔ)存，建立員工電子檔案。二是推行電子網(wǎng)絡(luò)檔案。將掃描的個(gè)人檔案建立成員工個(gè)人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便領(lǐng)導(dǎo)和人事部門(mén)使用，提高管理水平和工作效率，使人事檔案正真成為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)選人、用人的工具。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)人事檔案管理地位突出，意義重大，確保檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范完整，提高檔案管理水平是擺在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是人事部門(mén)面前的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)密管理，使人事檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮應(yīng)有作用。

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作者簡(jiǎn)介

周殿富（1964-），男，政工師，四川省委黨校函授學(xué)院本科畢業(yè)，從事人事勞資管理工作。