機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題及對策

黃柳興

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)單位也在加緊改革步伐，從人員的調(diào)配到工作重心的改變，這些對機(jī)關(guān)單位乃至社會發(fā)展來看，都是有利的。然而在機(jī)關(guān)單位進(jìn)行改革調(diào)整過程中，檔案管理工作出現(xiàn)不少問題，阻礙了機(jī)關(guān)單位的改革創(chuàng)新進(jìn)展。檔案管理工作本身是機(jī)關(guān)單位的核心部分，一個行之有效的檔案管事體系可以讓機(jī)關(guān)單位工作效率更加高效。本文主要對檔案管理工作中所存在的問題進(jìn)行論述，并提出可行的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)關(guān)單位；問題；解決對策

每個機(jī)關(guān)單位的檔案由于涉及到人員的隱私問題及單位的重要資料，因此，檔案的整理與歸納都是比較重要的事情。然而在進(jìn)行改革的同時也會使檔案管理系統(tǒng)有所疏漏，作為機(jī)關(guān)單位的核心部分，在進(jìn)行檔案管理工作時需嚴(yán)抓突出問題，落實(shí)解決對策，提高檔案管理水平。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理存在問題

（1）管理制度不夠完善

隨著機(jī)關(guān)單位的不斷進(jìn)步與改革，檔案管理工作中存在的問題不斷地出現(xiàn)，由于單位的檔案管理體制不夠完善，檔案管理工作不能有效的進(jìn)行發(fā)展，因此產(chǎn)生了比較嚴(yán)重的影響與阻礙，不利于機(jī)關(guān)單位今后的發(fā)展。比如在一些卷宗中存在分類不夠完善，目錄不夠仔細(xì)等這些細(xì)節(jié)上的問題，這類問題的發(fā)生都是因?yàn)闆]有一個合理準(zhǔn)確高效的管理體制，使管理員工不能依靠制度開展合理的工作，降低工作的效率，使日常的工作有所紕漏，為機(jī)關(guān)單位帶來比較嚴(yán)重的損失。對于機(jī)關(guān)單位來說擁有一個完善的檔案管理制度能夠有效開展相關(guān)工作，由于檔案管理存在問題，因此嚴(yán)重制約檔案管理工作的合理進(jìn)行。

（2）檔案管理人員自身素質(zhì)較低。對于檔案管理的工作中，工作的重點(diǎn)不僅是將工作有效率的完成，還要管理人員促進(jìn)員工自身素質(zhì)的加強(qiáng)。檔案管理本身需要員工具備耐心與專注力，在較少的時間提高自我工作的效率。然而隨著機(jī)關(guān)單位的不斷改革，檔案管理的員工不僅在工作上有所疏忽，在自身的素質(zhì)上也存在一些問題。比如對于工作的關(guān)注度較低，不能細(xì)致化的進(jìn)行工作，使工作產(chǎn)生錯誤，這會對機(jī)關(guān)單位的發(fā)展造成困擾。檔案管理員工的綜合素質(zhì)較低，態(tài)度不夠認(rèn)真，會導(dǎo)致檔案管理人員的檔案整理達(dá)不到要求，最終為以后的發(fā)展帶來不利的影響。

（3）機(jī)關(guān)單位對檔案管理的疏忽。對于機(jī)關(guān)單位來說，檔案管理工作比較重要，但是漸漸地機(jī)關(guān)單位的工作重心有所轉(zhuǎn)移，對檔案管理的工作有所疏忽。由于一些機(jī)關(guān)單位對待檔案管理工作有所忽視，最終造成檔案工作的效率較低，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展造成阻礙。隨著相關(guān)工作的不斷進(jìn)步，機(jī)關(guān)單位的管理手段與原先有所出入，這使人們對檔案管理工作的真實(shí)性與可靠性產(chǎn)生質(zhì)疑，不利于機(jī)關(guān)單位今后的發(fā)展。在平時的檔案管理工作中由于缺少對檔案管理員的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理員缺乏專業(yè)的態(tài)度與水平，因此跟不上時代發(fā)展的需求。另外機(jī)關(guān)單位的硬件條件不夠齊全，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位檔案管理效率較低。傳統(tǒng)的檔案管理一般分為兩種方式，一種手動檢錄，一種依靠電腦編錄，但是一般來說，檔案管理工作都是由手動方式進(jìn)行編錄，所以事業(yè)檔案管理工作常有疏漏，不利于檔案管理工作高效率的開展。

2 檔案管理工作解決對策

（1）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。機(jī)關(guān)單位想要有效合理的提高檔案管理工作水平，首先要制定一個比較完善的管理系統(tǒng)，針對檔案管理制定的管理保障，從而有效的提高工作效率，這對以后的發(fā)展來說有極大的助益。機(jī)關(guān)單位要對檔案管理人員的工作態(tài)度與水平進(jìn)行加強(qiáng)，使員工真正能按照公司制定的管理制度進(jìn)行對自我的約束，拿出自己良好的工作態(tài)度來進(jìn)行工作，從而不斷的提高工作質(zhì)量。比如在檔案分類上可以根據(jù)不同的方式進(jìn)行合理歸類，可以按照日期，檔案的類別，檔案的重要性進(jìn)行不斷的歸類，這樣的檔案管理系統(tǒng)比較完善，也可提高工作的效率，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展帶來幫助。然而機(jī)關(guān)單位要根據(jù)自己的自身實(shí)際情況，制定符合的檔案管理制度，通過不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，將管理制度有效落實(shí)到每一位員工身上。

（2）全面提高檔案管理工作員工的自我素質(zhì)。隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，使現(xiàn)代的檔案管理工作拋棄傳統(tǒng)的模式，繼而加強(qiáng)信息化水平，因此在平時的檔案管理中要不斷的提高檔案管理員工的自我素質(zhì)，通過不斷的強(qiáng)化使自己以專業(yè)化的水準(zhǔn)來對待工作。比如公司可以定期進(jìn)行培訓(xùn)，促使員工不斷的對自己進(jìn)行完善，最終使自己的專業(yè)素質(zhì)有所增強(qiáng)。要使檔案管理工作人員充分掌握關(guān)于檔案管理信息化的方式與能力，因此要不斷重視培養(yǎng)檔案管理的人才，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，要以機(jī)關(guān)單位管理工作為重點(diǎn)，不斷的提高工作質(zhì)量，加大力度對檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，提高檔案管理人員隊(duì)伍管理能力，要不斷的進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)而全面提高工作人員的綜合素質(zhì)。

（3）對檔案管理工作產(chǎn)生重視。在機(jī)關(guān)單位的日常工作中，有的工作人員對于檔案管理基本上是比較疏忽的，這樣的態(tài)度會干擾檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因而要不斷的加強(qiáng)對于檔案管理工作的審查，在工作的時候要施行重點(diǎn)監(jiān)督模式，可以采取員工間互相監(jiān)督舉報的體制，一方面不斷的完善管理制度，讓管理人員的素質(zhì)有所提高，使其對待工作更加認(rèn)真，另一方面不斷的建立員工中進(jìn)行互相監(jiān)督與幫助的方式，這樣不僅使員工對待工作的態(tài)度有所端正，還會使機(jī)關(guān)單位日常的工作進(jìn)行的更加可靠與快速。由于長時間對檔案管理工作有所忽視，漸漸地在事業(yè)檔案管理工作中產(chǎn)生比較嚴(yán)重的損失，在平時管理中要不斷的提高對檔案工作的重視關(guān)注度，才能將檔案管理工作放在首位，有精力去完成相應(yīng)的工作內(nèi)容。

（4）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是將機(jī)關(guān)單位檔案管理部門進(jìn)行網(wǎng)頁形式呈現(xiàn)在大眾眼中，目的是為了給相關(guān)人員提供比較可靠的檔案信息，資源共享，將檔案管理工作變得透明化。這樣的網(wǎng)頁模式是檔案管理工作信息化重要的一種方式，通過這樣的方式幫助信息快速的傳遞，漸漸地這樣的模式成為檔案管理信息化的主流模式。在這樣的檔案管理信息化中要不斷進(jìn)行更新與開發(fā)，才能在這個信息化飛速進(jìn)步的現(xiàn)代能夠立住腳步，更快適應(yīng)快速發(fā)展的社會，因此在檔案管理工作中利用信息技術(shù)更為便捷，能有效提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語

在當(dāng)今社會的不斷發(fā)展中，機(jī)關(guān)單位的檔案管理一直是機(jī)關(guān)單位工作的重要核心。隨著各個方面不斷的改革，檔案管理工作也因而發(fā)生了一定的變化，機(jī)關(guān)單位對檔案管理工作的重視程度不斷提升，繼而不斷地對檔案管理方式的完善，加大對檔案管理員工的素質(zhì)培養(yǎng)，漸漸地將這樣的問題就可以有效的控制。再通過不斷地改正與加強(qiáng)，檔案管理的工作逐漸走向正規(guī)化，使機(jī)關(guān)單位的日常工作能夠順利進(jìn)行，從而不斷地壯大機(jī)關(guān)單位的前景，為以后機(jī)關(guān)單位的發(fā)展提供幫助。

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