關(guān)于窗口檔案利用打印若干問題的分析與解決措施

龍幼定

摘 要：檔案服務(wù)社會(huì)化指檔案部門向社會(huì)公眾提供的專業(yè)服務(wù)，在國(guó)外、特別是發(fā)達(dá)國(guó)家受到普遍重視。當(dāng)前國(guó)際檔案界通過理論研討形成了"休閑利用觀"，發(fā)達(dá)國(guó)家也在檔案利用服務(wù)實(shí)踐中強(qiáng)化文化休閑色彩。本文解析休閑利用觀的基本內(nèi)涵，并歸納國(guó)外檔案利用服務(wù)社會(huì)化的實(shí)踐特點(diǎn)和成功經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：檔案打印；窗口；設(shè)備配置；調(diào)研分析

根據(jù)“轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)、提升工作效能”的精神、館領(lǐng)導(dǎo)的要求，技術(shù)部、開發(fā)利用部對(duì)我館窗口檔案利用打印工作及打印設(shè)備配置進(jìn)行了摸查，并對(duì)掃描件打印存在的問題進(jìn)行了調(diào)研分析，現(xiàn)將相關(guān)問題及解決措施總結(jié)如下。

1 存在問題

在實(shí)際工作中，窗口檔案打印存在以下問題，包括文字材料或圖紙掃描不清晰、紅線圖坐標(biāo)不清晰、彩色掃描件打印質(zhì)量差、掃描件不完整、不齊全、系統(tǒng)出現(xiàn)此文件無法下載、找不到掃描件、系統(tǒng)繁忙等原因、文字材料或圖紙掃描清晰，轉(zhuǎn)換格式以后打印不清晰等。

2 問題分析

經(jīng)過案例分析、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)，檔案利用打印工作中出現(xiàn)的問題，是由多方面原因造成，分析如下：

原因一：我館開展數(shù)字化工作最初目的是提供在線利用。為了提升網(wǎng)絡(luò)傳輸速度、節(jié)省服務(wù)器存儲(chǔ)空間、提高圖片響應(yīng)速度，對(duì)原始掃描件進(jìn)行了壓縮，即在掃描過程中，一方面對(duì)掃描件進(jìn)行了格式轉(zhuǎn)換（將Tif格式轉(zhuǎn)換為Gif或Jpg格式），另一方面，降低了分辨率（由200dpi降為100dpi或更低）。這兩種的工藝過程就造成掃描件的圖像質(zhì)量下降，并且圖像像素也損失了。這樣的掃描件肯定是不能滿足打印質(zhì)量的需求的，比如出現(xiàn)變形、放大或模糊等問題。

原因二：業(yè)務(wù)處室移交的紙質(zhì)檔案中，部分文件或圖紙本身質(zhì)量不高，如紙張發(fā)黃、文字模糊、圖紙中的背景信息與前景信息對(duì)比度低等。這些問題在源頭沒有得到及時(shí)有效的處理，也會(huì)造成最終的掃描件質(zhì)量會(huì)降低。

原因三：部分彩色圖紙采用彩色掃描方式，特別是檔案中的藍(lán)圖，由于大面積背景信息的存在及顯示器性能等因素，在視覺上會(huì)給人造成錯(cuò)覺，認(rèn)為紙質(zhì)是清楚的，但電子掃描件是模糊的。另外，如果采用黑白打印方式，打印機(jī)會(huì)將彩色背景信息轉(zhuǎn)換為灰色或淺黑色，打印效果也是很差的。

原因四：檔案中圖紙的圖幅大部分超過A3、有的甚至超過A0。這些圖紙?jiān)诓话?：1的比例的情況下打印，如將A0圖幅的圖紙打印到A3紙上，就會(huì)造成像素的壓縮，結(jié)果也會(huì)造成模糊、變形或失真的效果。

原因五：我館的規(guī)劃案以2002年為時(shí)間界限，分為舊案、新案。舊案是以新案的目錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行索引掛接的。因此，也會(huì)存在掃描件不完整、不齊全等問題。

原因六：富士施樂打印機(jī)（DW3030）打印速度慢的問題是由于此機(jī)只能打印Tif格式的圖片且處理數(shù)據(jù)的性能較低。

原因七：由于技術(shù)部定期的數(shù)據(jù)備份、信息部的掃描件大批量上傳等原因，造成掃描件服務(wù)器數(shù)據(jù)流量大、響應(yīng)速度慢，會(huì)暫時(shí)造成文件無法下載、找不到掃描件、系統(tǒng)繁忙等問題。

3 解決措施

3.1 近期工作措施

目前，打印問題較多的為圖的打印。經(jīng)過多次硬件及軟件調(diào)試，已將打印方式由離線打印調(diào)整為網(wǎng)絡(luò)打印，打印速度有所提高。為提高打印質(zhì)量，建議將掃描件下載到本機(jī)，進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，即以200dpi的分辨率，將Jpg格式轉(zhuǎn)換為Tif格式后再進(jìn)行打印輸出。此措施是原因六相關(guān)聯(lián)。

3.2 遠(yuǎn)期工作措施

第一、建立兩套掃描件庫。從目前的工作流程來看，將掃描件由Jpg格式轉(zhuǎn)換為Tif格式是工作瓶頸，影響著工作效率及打印質(zhì)量。因此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來看，我們建議在數(shù)字化過程中，建立兩套掃描件庫，一套為高精度、高分辨率、高保真的Tif掃描件庫，用于窗口利用打?。灰惶诪榈途?、低分辨率的Jpg掃描件庫，用于網(wǎng)上瀏覽。此措施與原因一相關(guān)聯(lián)。

第二、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。加強(qiáng)數(shù)字化生產(chǎn)的掃描環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢查，在源頭上消除問題，避免問題逐級(jí)放大。建立跟蹤與追溯機(jī)制，對(duì)現(xiàn)有軟件系統(tǒng)進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)崗位、生產(chǎn)信息、數(shù)據(jù)質(zhì)量的實(shí)時(shí)自動(dòng)采集與關(guān)聯(lián)，對(duì)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤與追溯。制定工藝操作手冊(cè)，制定質(zhì)量管理指標(biāo)，并將關(guān)鍵指標(biāo)整合到數(shù)據(jù)生產(chǎn)軟件系統(tǒng)。此措施與原因二、原因三相關(guān)聯(lián)。

第三、做好培訓(xùn)關(guān)。制定工藝技能提升計(jì)劃；鼓勵(lì)員工貢獻(xiàn)自己的“絕技、絕活、絕招”；每周開展技能專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)；采取“每日一題”、“每周一課”、“每月一考”、“崗位練兵卡”、“師帶徒”、“技能操作演練”等形式組織員工培訓(xùn)；對(duì)利用部門反饋的案例討論分析，尋找原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)更新生產(chǎn)流程。

第四、嚴(yán)格指導(dǎo)關(guān)。制訂規(guī)劃管理業(yè)務(wù)檔案的歸檔指南；建立專業(yè)工作小組，對(duì)政務(wù)中心及各分局資料室工作人員進(jìn)行定期的巡回指導(dǎo)；建立業(yè)務(wù)指引與問題反饋渠道，對(duì)利用工作中存在的疑點(diǎn)難點(diǎn)，進(jìn)行總結(jié)分析，形成對(duì)應(yīng)解決方案，并反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)處室或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。此措施與原因二、原因四、原因五相關(guān)聯(lián)。

第五、錯(cuò)峰備份及上傳。即數(shù)據(jù)備份的時(shí)間、大批量數(shù)據(jù)上傳時(shí)間選在非工作時(shí)間開展。此措施與原因七相關(guān)聯(lián)。

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