淺談信息化環(huán)境下的電子文檔保護(hù)方法研究

摘 要：現(xiàn)階段，隨著我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種企事業(yè)單位的檔案管理工作也越來越趨向于信息化和電子化發(fā)展。雖然電子文檔管理相較于紙質(zhì)文檔管理具有許多的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)電子文檔也存在著比較嚴(yán)重的安全保護(hù)問題?，F(xiàn)通過分析信息化環(huán)境下實(shí)行電子文檔安全保護(hù)的優(yōu)勢(shì)，并且研究當(dāng)前電子文檔安全保護(hù)工作中面臨的安全威脅和挑戰(zhàn)，最后制定合理有效的措施進(jìn)一步完善信息化環(huán)境下的電子文檔安全保護(hù)工作。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；電子文檔；保護(hù)方法

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)科技的飛速發(fā)展極大的推動(dòng)力社會(huì)的改革，是我們步入信息時(shí)代的重要標(biāo)志。目前，我國(guó)無論是在政府辦公、還是在金融通信以及軍事國(guó)防等領(lǐng)域都在應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步加快了我國(guó)信息化的進(jìn)程。但隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，也出現(xiàn)了越來越多的網(wǎng)絡(luò)安全問題，導(dǎo)致許多組織機(jī)構(gòu)的電子設(shè)備和系統(tǒng)遭到破壞，其中的電子文檔信息的安全受到嚴(yán)重的威脅。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，如何提高電子文檔的安全保護(hù)能力，是一個(gè)亟待解決的問題。本文通過分析信息化環(huán)境下電子文檔安全保護(hù)中的優(yōu)點(diǎn)和問題，并且提出新的思路來改善現(xiàn)有措施的不足，增強(qiáng)電子文檔的安全。

1 分析信息化環(huán)境下電子文檔安全管理的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)前，隨著時(shí)代的發(fā)展，在我國(guó)各大小企事業(yè)單位都在逐步取消紙質(zhì)文檔管理，而越來越應(yīng)用電子文檔管理，這是因?yàn)殡娮游臋n管理不僅操作簡(jiǎn)單，方面。工作人員能夠及時(shí)的錄入、增加、刪減以及修改電子文檔信息，而且還能保證檔案信息的規(guī)范性和檔案頁面的整潔度。其次，電子文檔的檢索和傳遞速度快，時(shí)效性更強(qiáng)，不受時(shí)間空間的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離，大容量的快速傳輸，可以提高工作人員的工作效率。還有，電子文檔能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，可以讓使用者很方面的通過電子網(wǎng)絡(luò)獲取到需要的檔案信息。另外，電子文檔不需要使用一紙一筆，不僅成本較低，并且占據(jù)的存儲(chǔ)空間較小，能夠有效解決資源浪費(fèi)問題。還有，電子文檔的表現(xiàn)形式多樣化，集文本、圖片、音頻、視頻，融為一體，能夠更加生動(dòng)形象的供使用者在網(wǎng)絡(luò)上閱讀和探討。此外，電子文檔的安全性較高，風(fēng)險(xiǎn)較低，能夠保證檔案信息處理中頁面清晰度較高，使復(fù)制電子文檔文件時(shí)，輕松查找，不易丟失。

2 分析信息化環(huán)境下電子文檔面臨的安全威脅和挑戰(zhàn)

電子文檔從制作、生成、緊接著存儲(chǔ)、使用、復(fù)制、乃至最后可能經(jīng)歷銷毀的這一系列的處理過程中都存在著相應(yīng)的安全威脅，每一階段都可能因?yàn)槿藶槭д`、自然環(huán)境以及技術(shù)因素等而造成嚴(yán)重的損失。另外，電子文檔的外部竊密和內(nèi)部泄密的手段比較多，其中外部竊密就包括攻擊者利用病毒、木馬等竊密工具來制作隱蔽性較強(qiáng)的惡意代碼，還有專業(yè)化水平更高的黑客進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)入侵以及社會(huì)工程等技術(shù)手段來獲取電子文檔信息。還有，電子文檔還存在著內(nèi)部泄露的安全威脅，這主要是企事業(yè)單位的內(nèi)部泄露者主要通過郵件、光盤等媒介將電子文檔進(jìn)行加密、壓縮等處理后主動(dòng)傳遞給其他單位或個(gè)人，這種電子文檔泄露方式更不易被人察覺，具有極大的安全威脅。

雖然電子文檔相較于紙質(zhì)文檔具有較大的優(yōu)勢(shì)，但其自身在安全管理方面仍然面臨著諸多的挑戰(zhàn)，其中電子檔案的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)類型多樣化，沒有建議一個(gè)安全有效、統(tǒng)一的保護(hù)機(jī)制，從而增大的管理難度；目前，黑客的攻擊技術(shù)越來越強(qiáng)，現(xiàn)有的竊密方法手段還比較差，使電子文檔的防范難度增大，極有可能造成電子文檔信息安全被破壞的問題；還有，各種互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用軟件層出不窮，使電子文檔的泄密渠道更加多樣化，從而難以及時(shí)確切的追蹤到泄密者身份。

3 制定合理有效的措施進(jìn)一步加強(qiáng)信息化環(huán)境下的電子文檔的保護(hù)工作

（一）加強(qiáng)技術(shù)安全管理，防范信息的竊密泄密。

企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的技術(shù)安全管理，在電子文檔集中管理階段，保證其操作的專業(yè)化和規(guī)范化，并且給電子文檔提供更高水平的文件加密工具、保證電子文檔的安全。另外，要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時(shí)監(jiān)督管理文檔處理實(shí)況，防范信息的竊密泄密。例如：建立內(nèi)部局域網(wǎng)。

（二）建立健全電子文檔管理制度，規(guī)范電子文檔管理工作。

為了有效促進(jìn)電子文檔管理工作的健康發(fā)展，各個(gè)企業(yè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)就要加強(qiáng)對(duì)電子文檔管理工作的重視，根據(jù)電子文檔管理工作的特點(diǎn)，及時(shí)了解當(dāng)前社會(huì)對(duì)電子文檔信息的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，從而制定一系列的法規(guī)來進(jìn)行約束和管理電子文檔，這樣才能使電子文檔管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)一些不必要的安全隱患問題，確保人電子文檔信息的安全性，并且要根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r來不斷修改相關(guān)的制度，使其更好地適應(yīng)電子文檔管理工作的發(fā)展，這樣才能提高電子文檔管理工作水平。

（三）完善電子文檔管理部門的軟硬件設(shè)備

在電子文檔管理工作中離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只有企事業(yè)單位的檔案管理部門重視電子檔案工作的重要性，不斷加強(qiáng)對(duì)其軟硬件設(shè)備的資金投入，淘汰落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并且配備更加完善的電子文檔管理硬件設(shè)備，例如，電子刻錄設(shè)施和光盤等，這樣才能方便工作人員處理電子文檔信息，增強(qiáng)電子文檔的時(shí)效性，保證電子文檔能夠安全存儲(chǔ)和有效利用。此外，電子文檔管理部門還應(yīng)該建立起更加完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并應(yīng)引入安全服務(wù)機(jī)制，有效使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，定期對(duì)信息系統(tǒng)的安全性進(jìn)行評(píng)估和升級(jí)完善。防止不法分子修改和泄露電子文檔信息，提高電子文檔信息的安全性，為電子文檔的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持。從而進(jìn)一步完善電子文檔信息管理工作。

（四）提高電子文檔管理工作人員的專業(yè)水平和素質(zhì)

企業(yè)事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)電子文檔管理工作人員安全意識(shí)教育工作，提高其專業(yè)水平和素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的性質(zhì)和重要性。企業(yè)事業(yè)單位要建立起長(zhǎng)效的人才培訓(xùn)機(jī)制，定期加強(qiáng)對(duì)電子文檔管理工作人員的專業(yè)技術(shù)、道德和法律培訓(xùn)，提高檔案管理人員的待遇，使工作人員對(duì)檔案工作充滿熱情，更好的熟悉電子文檔業(yè)務(wù)，掌握更多的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，并且能夠熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高對(duì)各種攻擊手段的認(rèn)識(shí)和防范能力等，從而提高員工的工作效率，保證檔案信息的查詢、傳遞和共享。企事業(yè)單位還應(yīng)強(qiáng)化電子文檔管理工作人員的道德和法律意識(shí)，使工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度辦事，不發(fā)生隨意瀏覽陌生網(wǎng)站或下載不相關(guān)的軟件等情況，確保電子文檔信息的完整、真實(shí)和安全，從而促進(jìn)電子文檔管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)束語

在當(dāng)前的信息化環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)電子文檔安全管理是每個(gè)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展中的必然趨勢(shì)，對(duì)于提高檔案安全管理工作的安全性和時(shí)效性具有積極的作用。雖然電子文檔管理的操作簡(jiǎn)單、時(shí)效性強(qiáng)、存儲(chǔ)空間較小、使用成本較低以及表現(xiàn)形式比較多樣等等優(yōu)勢(shì)，但是在當(dāng)前電子文檔管理工作上仍然存在著電子檔案的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)類型多樣化，管理難度加大；目前，黑客的攻擊技術(shù)越來越強(qiáng)，使電子文檔的安全防范難度增大；電子文檔的泄密渠道多樣化，難以追蹤到泄密者身份等等問題。因此，為了進(jìn)一步完善電子文檔信息工作，企事業(yè)單位就要加強(qiáng)技術(shù)安全管理，防范信息的竊密泄密，建立健全電子文檔管理的法規(guī)，加大對(duì)電子文檔的資金和技術(shù)投入，并且提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質(zhì)等措施來提高電子文檔的保護(hù)能力，促進(jìn)電子文檔管理工作的健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

黃健，1994年至2007年在杭州廣播影視周報(bào)擔(dān)任編輯及檔案管理工作，2007年至今在杭州文廣集團(tuán)視聽研究中心擔(dān)任媒資管理工作。