基于PMO組織模式的項(xiàng)目知識(shí)管理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

菅梓君，李清立

(北京交通大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，北京 100044)

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基于PMO組織模式的項(xiàng)目知識(shí)管理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

菅梓君，李清立*

(北京交通大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，北京 100044)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)越來(lái)越成為了項(xiàng)目成功和組織發(fā)展的重要因素。文章以項(xiàng)目和項(xiàng)目型組織的知識(shí)管理為對(duì)象，分析了項(xiàng)目知識(shí)管理中存在的問(wèn)題，指出了造成項(xiàng)目管理實(shí)施能力障礙、項(xiàng)目知識(shí)管理能力不足的主要原因；設(shè)計(jì)了以PMO組織模式為項(xiàng)目知識(shí)管理中心和媒介的項(xiàng)目知識(shí)管理框架模型對(duì)項(xiàng)目知識(shí)進(jìn)行從項(xiàng)目層面到組織層面的有效收集、編碼、儲(chǔ)存和傳遞以提高項(xiàng)目及項(xiàng)目型組織知識(shí)管理績(jī)效進(jìn)和組織競(jìng)爭(zhēng)力,；并提出了保證以PMO為核心的保證項(xiàng)目知識(shí)管理模式成功實(shí)施的四個(gè)注意事項(xiàng)。

項(xiàng)目管理；項(xiàng)目知識(shí)管理；PMO；項(xiàng)目組織模式

0　引言

在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景之下，知識(shí)更新速度日益加快，知識(shí)正取代傳統(tǒng)生產(chǎn)要素，成為組織競(jìng)爭(zhēng)力的重要來(lái)源[1]，對(duì)于項(xiàng)目型組織，如何獲取和運(yùn)用知識(shí)成為了項(xiàng)目成功和組織發(fā)展的重要因素[2]。近年來(lái)項(xiàng)目管理理論、方法及工具都得到了迅速的發(fā)展和重視，然而，項(xiàng)目管理中仍存在著履約能力不足、預(yù)算超支、缺乏創(chuàng)新能力等問(wèn)題，根據(jù)斯坦迪什國(guó)際集團(tuán)2008年報(bào)告顯示，國(guó)際項(xiàng)目中僅32%的項(xiàng)目成功，44%在項(xiàng)目開(kāi)始至項(xiàng)目提交之中存在不同程度的變更，有24%的項(xiàng)目是徹底失敗的[3]?？梢?jiàn)在項(xiàng)目管理理論已經(jīng)趨于成熟的時(shí)代中，這項(xiàng)調(diào)查結(jié)果無(wú)疑對(duì)項(xiàng)目管理提出了“如何提升項(xiàng)目管理實(shí)施能力”的問(wèn)題。這也使得項(xiàng)目管理領(lǐng)域開(kāi)始思考如何通過(guò)利用“項(xiàng)目知識(shí)”，包括組織中項(xiàng)目管理流程、工具、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等，來(lái)提升項(xiàng)目實(shí)施的績(jī)效，提升項(xiàng)目管理能力，從而項(xiàng)目及組織的增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

知識(shí)管理概念最早是由管理學(xué)大師德魯克1988年提出的，隨后雖有較多關(guān)于知識(shí)管理的文獻(xiàn)發(fā)表，但行業(yè)較為分散，也沒(méi)有形成較為完善的知識(shí)體系[4]。在項(xiàng)目管理領(lǐng)域，知識(shí)管理還是一個(gè)較新的課題，我國(guó)諸多學(xué)者也從各個(gè)角度對(duì)項(xiàng)目知識(shí)管理進(jìn)行了系統(tǒng)研究。劉常樂(lè)等從項(xiàng)目知識(shí)轉(zhuǎn)移角度研究了項(xiàng)目知識(shí)轉(zhuǎn)移的障礙和動(dòng)機(jī)；劉銳等從項(xiàng)目知識(shí)管理共享障礙出發(fā)，基于“共享心智模型”促進(jìn)項(xiàng)目型組織知識(shí)共享等[5]。

然而在這些研究之中，從項(xiàng)目管理組織層面出發(fā)，探究項(xiàng)目知識(shí)管理障礙的論述還較為有限，目前項(xiàng)目管理理論中所存在的包括知識(shí)管理障礙在內(nèi)的問(wèn)題，多是由于項(xiàng)目型組織本身臨時(shí)性、項(xiàng)目一次性、資源有限性等固有組織結(jié)構(gòu)原因引起的。因此，文章從項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)角度出發(fā)，探究組織結(jié)構(gòu)障礙引起的項(xiàng)目知識(shí)管理障礙并從組織結(jié)構(gòu)角度建立項(xiàng)目知識(shí)管理模型，為項(xiàng)目管理和項(xiàng)目知識(shí)管理的成功實(shí)施提供思路。

1　項(xiàng)目知識(shí)管理及其組織

1.1項(xiàng)目知識(shí)管理

知識(shí)即可應(yīng)用于解決問(wèn)題的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)和能力等的集合。知識(shí)管理即是對(duì)可用于解決問(wèn)題的知識(shí)的創(chuàng)造、儲(chǔ)存、應(yīng)用和傳遞這一循環(huán)的過(guò)程。項(xiàng)目知識(shí)管理即是指在項(xiàng)目環(huán)境下，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的知識(shí)和可以運(yùn)用于項(xiàng)目的知識(shí)進(jìn)行知識(shí)管理的過(guò)程。

對(duì)于一個(gè)組織，項(xiàng)目管理可分為兩個(gè)層次：(1) 針對(duì)單個(gè)工程項(xiàng)目的管理，具體是指在質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用等方面進(jìn)行有效控制，即項(xiàng)目層的項(xiàng)目管理；(2) 在組織、集團(tuán)層面，即組織層的項(xiàng)目管理。相應(yīng)的，一個(gè)組織中的知識(shí)管理也可劃分為兩個(gè)層次：首先是圍繞單一的工程項(xiàng)目開(kāi)展知識(shí)管理活動(dòng)，完成知識(shí)的利用和創(chuàng)新，并促進(jìn)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，稱之為項(xiàng)目層的知識(shí)管理；其次是從組織層，組織通過(guò)知識(shí)管理促進(jìn)組織內(nèi)項(xiàng)目間項(xiàng)目知識(shí)共享和項(xiàng)目知識(shí)的利用，即為組織層的知識(shí)管理。項(xiàng)目層知識(shí)管理是組織層知識(shí)管理的前提和基礎(chǔ)，組織層知識(shí)管理為項(xiàng)目層知識(shí)管理提供支持和保障， 也是項(xiàng)目層知識(shí)管理的最終歸宿[7]。

項(xiàng)目層的知識(shí)管理在項(xiàng)目各個(gè)不同的階段的內(nèi)容和任務(wù)均不相同，如在項(xiàng)目早期階段，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)、相關(guān)技術(shù)手段、分包商選取等相關(guān)項(xiàng)目知識(shí)是該階段知識(shí)管理的重點(diǎn)；而進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段，應(yīng)急預(yù)案的編制、項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)算管理工具和經(jīng)驗(yàn)等則成為了項(xiàng)目知識(shí)管理的重點(diǎn)[8]。項(xiàng)目各階段知識(shí)管理內(nèi)容如圖1所示。

圖1　基于項(xiàng)目生命周期的項(xiàng)目知識(shí)管理

而在組織層面，跨項(xiàng)目間的知識(shí)轉(zhuǎn)移包括項(xiàng)目通用方法、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以及項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)等來(lái)源于組織的各個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的知識(shí)通過(guò)知識(shí)的不斷轉(zhuǎn)移和積累，構(gòu)成了組織的知識(shí)庫(kù)，組織知識(shí)庫(kù)的建立和不斷完善更新，為組織項(xiàng)目管理提供源源不斷的經(jīng)驗(yàn)和更有效的組織資源配置，是組織層面的項(xiàng)目知識(shí)管理的最終落腳點(diǎn)。組織層面的項(xiàng)目知識(shí)管理流程如圖2所示。

圖2　組織層面的項(xiàng)目知識(shí)管理循環(huán)圖

1.2項(xiàng)目知識(shí)管理組織

項(xiàng)目的知識(shí)管理流程包括項(xiàng)目知識(shí)的創(chuàng)造、知識(shí)的收集、知識(shí)的編碼、知識(shí)的共享以及知識(shí)的轉(zhuǎn)移，因此要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的知識(shí)管理, 就要在組織中為項(xiàng)目知識(shí)管理創(chuàng)造必要條件。保證項(xiàng)目知識(shí)在組織以及各項(xiàng)目之間、組織中各個(gè)職能以及項(xiàng)目各參與人員之間知識(shí)的傳遞和轉(zhuǎn)化，充分發(fā)揮組織優(yōu)勢(shì)和個(gè)人優(yōu)勢(shì)，充分利用內(nèi)外部的資源來(lái)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新保證知識(shí)的最大利用效率[9]。因此，在進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)管理中，需要一個(gè)對(duì)項(xiàng)目知識(shí)進(jìn)行統(tǒng)籌的組織，為項(xiàng)目知識(shí)管理創(chuàng)造必要的組織環(huán)境和提供支持。

PMO(ProjectManagementOffice)項(xiàng)目管理辦公室目前，針對(duì)在不同組織和項(xiàng)目中，PMO職能和規(guī)模各有不同，還沒(méi)有形成一個(gè)較為規(guī)范的組織模式以及較為成熟的關(guān)于PMO的定義。根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)定義，PMO的設(shè)立是組織為集中和協(xié)調(diào)組織范圍內(nèi)的項(xiàng)目，協(xié)調(diào)項(xiàng)目和整合項(xiàng)目資源，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源最優(yōu)整合的目的。在該定義之下，PMO組織的主要職責(zé)是對(duì)項(xiàng)目和子項(xiàng)目的協(xié)調(diào)計(jì)劃、優(yōu)先級(jí)設(shè)定、項(xiàng)目執(zhí)行管理。

因此，隨著組織的不斷擴(kuò)大以及項(xiàng)目主要參與方不斷增加和組織并行項(xiàng)目增多，PMO重要性日益增強(qiáng)，無(wú)論是在項(xiàng)目層還是在組織層對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理中，其重要性日益增強(qiáng)。PMO的職能主要包括：

(1) 從組織層面對(duì)項(xiàng)目提供支持PMO作為項(xiàng)目管理中重要的“標(biāo)準(zhǔn)化”組織，其最終要的職能之一就是對(duì)項(xiàng)目知識(shí)進(jìn)行管理，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔、知識(shí)的收集編碼儲(chǔ)存以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)的編制，對(duì)組織中各項(xiàng)目提供組織層面的支持，避免因?yàn)槿藛T流失、項(xiàng)目組織解散等原因造成的項(xiàng)目知識(shí)的流失等造成的損失。

(2) 組織內(nèi)部項(xiàng)目管理咨詢和指導(dǎo)組織無(wú)論是項(xiàng)目導(dǎo)向型組織還是不斷向項(xiàng)目化發(fā)展的組織，職能部門由于難以參與進(jìn)項(xiàng)目中和以及項(xiàng)目本身臨時(shí)性特點(diǎn)導(dǎo)致職能部門作用和效果提議淡化，PMO作為組織內(nèi)重要的溝通交流以及知識(shí)管理機(jī)構(gòu)，作為組織內(nèi)部的咨詢指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，為組織內(nèi)各項(xiàng)目提供包括人力咨詢、標(biāo)準(zhǔn)化文件也是PMO一項(xiàng)重要的職能。

(3) 組織項(xiàng)目管理方法和標(biāo)準(zhǔn)制定PMO對(duì)組織內(nèi)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各種顯隱性知識(shí)進(jìn)行收集、編碼后，其重要的工作和職能是對(duì)所收集的項(xiàng)目知識(shí)包括項(xiàng)目文檔、應(yīng)用技術(shù)、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化整理，制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織項(xiàng)目技術(shù)、項(xiàng)目管理方法，以降低今后項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和提高組織項(xiàng)目實(shí)施效率。

(4) 項(xiàng)目參與人員培訓(xùn)根據(jù)定義，PMO是項(xiàng)目組織中資源的協(xié)調(diào)和最優(yōu)化配置者。因此在項(xiàng)目知識(shí)管理方面，PMO職能之一是將項(xiàng)目中的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)資源通過(guò)培訓(xùn)、交流、制度建立等手段傳遞給項(xiàng)目參與人員，為項(xiàng)目培訓(xùn)合格的工作人員。

(5) 為組織提供項(xiàng)目經(jīng)理PMO作為重要的項(xiàng)目資源、知識(shí)管理機(jī)構(gòu)，需要對(duì)組織中的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行培訓(xùn)和實(shí)現(xiàn)最優(yōu)調(diào)配，PMO須實(shí)行其項(xiàng)目知識(shí)管理作用，根據(jù)組織中各項(xiàng)目需求對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行培訓(xùn)和匹配，為項(xiàng)目提供最合適的項(xiàng)目經(jīng)理，在控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提升項(xiàng)目績(jī)效方面發(fā)揮重要作用[10]。

PMO組織職能示意圖如圖3所示。

圖3　PMO職能圖

由此可見(jiàn)，在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)和知識(shí)獲取與管理的過(guò)程中，項(xiàng)目管理辦公室為整個(gè)項(xiàng)目的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了必要的支持和輔助[11]。PMO作為項(xiàng)目知識(shí)的重要中轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)組織中單個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)各參與方或組織內(nèi)全部項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施中進(jìn)度、預(yù)算、質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)控，為項(xiàng)目各參與方，尤其是項(xiàng)目經(jīng)理提供包括顧問(wèn)和咨詢?cè)趦?nèi)的各項(xiàng)服務(wù)性工作。同時(shí)，作為重要的項(xiàng)目知識(shí)管理機(jī)構(gòu)，PMO還對(duì)項(xiàng)目中各階段的項(xiàng)目的信息、項(xiàng)目文檔等進(jìn)行追蹤、編制和整理，保證項(xiàng)目知識(shí)的有收集、編碼和轉(zhuǎn)化。

2　項(xiàng)目知識(shí)管理存在的問(wèn)題

項(xiàng)目組織具有短期性、臨時(shí)性的特點(diǎn)，臨時(shí)組織解散帶來(lái)的組織知識(shí)的流失是項(xiàng)目進(jìn)行知識(shí)管理所面臨的最大難點(diǎn)。項(xiàng)目作為一個(gè)有明確目標(biāo)和時(shí)間限制，在一定時(shí)間和目標(biāo)范圍內(nèi)，整合有效的內(nèi)外部專業(yè)知識(shí)和專門資源，這使得項(xiàng)目的參與人員必須有在短期內(nèi)迅速適應(yīng)項(xiàng)目并且尋找到最適合項(xiàng)目的實(shí)施方案。因此，基于組織層面對(duì)項(xiàng)目知識(shí)進(jìn)行收集整理制定規(guī)范，避免因?yàn)榻M織的臨時(shí)性而導(dǎo)致項(xiàng)目知識(shí)的臨時(shí)性，是節(jié)省項(xiàng)目成本，推動(dòng)項(xiàng)目成功，最終推動(dòng)整個(gè)組織和組織中每個(gè)人持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

具體來(lái)講，在目前我國(guó)進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)管理中存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)：

2.1對(duì)項(xiàng)目知識(shí)管理認(rèn)識(shí)不足

近年來(lái)隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化迅速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施的不斷更新，建設(shè)項(xiàng)目不斷增多，項(xiàng)目型組織發(fā)展迅速。同時(shí)，走出去政策的不斷推動(dòng)，越來(lái)越多的組織參與到國(guó)際化項(xiàng)目之中。然而，組織不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)能力不斷增強(qiáng)的同時(shí)，卻忽略了對(duì)項(xiàng)目知識(shí)和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的系統(tǒng)化積累，這不但造成了項(xiàng)目失敗以及經(jīng)濟(jì)損失，更造成使得項(xiàng)目參與人員甚至項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目知識(shí)和項(xiàng)目知識(shí)管理重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有一個(gè)類似于PMO的中介組織或是認(rèn)為PMO是在浪費(fèi)項(xiàng)目成本。缺乏項(xiàng)目知識(shí)系統(tǒng)化管理不但使得同組織的不同項(xiàng)目不能夠準(zhǔn)確系統(tǒng)的獲得成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，同時(shí)項(xiàng)目成員每進(jìn)入一個(gè)新的項(xiàng)目都會(huì)產(chǎn)生大量重復(fù)工作，使得組織市場(chǎng)反映速度慢的同時(shí)，還提升的項(xiàng)目失敗風(fēng)險(xiǎn)提高。

2.2項(xiàng)目知識(shí)流動(dòng)障礙

對(duì)一個(gè)組織而言，往往會(huì)有多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，而同時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目中會(huì)存在諸多可以共享的技術(shù)手段、管理方法等項(xiàng)目知識(shí)資源。而在組織同時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目之中，每個(gè)項(xiàng)目都有其自身的項(xiàng)目目標(biāo)和相應(yīng)的項(xiàng)目資源，因此各項(xiàng)目間是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體，每個(gè)項(xiàng)目的工作人員在項(xiàng)目期間都各自履行其自身的工作職責(zé)。從每個(gè)項(xiàng)目本身來(lái)看，沒(méi)有相互之間進(jìn)行知識(shí)溝通和技術(shù)交流的媒介，各項(xiàng)目的相對(duì)獨(dú)立性造成了項(xiàng)目知識(shí)流動(dòng)受限，使得本能夠進(jìn)行共享的項(xiàng)目知識(shí)不能夠得到應(yīng)有的利用。

2.3項(xiàng)目知識(shí)溝通障礙

項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中會(huì)涉及多個(gè)參與方，各參與方通過(guò)溝通交流，信息和技術(shù)的溝通和協(xié)作來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)行。因此可以說(shuō)信息構(gòu)成項(xiàng)目順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，若信息在溝通交流中受到阻礙不能及時(shí)到達(dá)接受者處，或出現(xiàn)遺漏、失真，都會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生無(wú)法彌補(bǔ)的損失[10]。對(duì)于一個(gè)組織而言，組織成員所參與的每一個(gè)項(xiàng)目中通過(guò)溝通交流推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行的信息，是組織知識(shí)的重要來(lái)源。然而對(duì)于項(xiàng)目各參與方，大多來(lái)源于不同組織主體，有的參與方之間甚至不會(huì)產(chǎn)生直接聯(lián)系，這就導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，由于缺乏統(tǒng)一溝通媒介而導(dǎo)致各主體之間的信息交流、溝通方式、時(shí)間往往難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一而形成溝通障礙，這樣不但導(dǎo)致了項(xiàng)目知識(shí)流失難以積累，更成為項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重大風(fēng)險(xiǎn)。

2.4項(xiàng)目知識(shí)積累障礙

新舊項(xiàng)目的更替推動(dòng)組織的發(fā)展，組織中每個(gè)項(xiàng)目和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都隨著新項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，隨著項(xiàng)目的結(jié)束提交而解散，組織成員投入到新的項(xiàng)目中開(kāi)始新的項(xiàng)目。新舊項(xiàng)目的更替，組織成員的流動(dòng)同時(shí)是項(xiàng)目知識(shí)傳遞的重要方式和重要條件。然而，個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)由于沒(méi)有有效地進(jìn)行提取整合，通常是較為零散的個(gè)人知識(shí)，這使得項(xiàng)目知識(shí)傳遞效率較低并且針對(duì)性不強(qiáng)。同時(shí)，隨著單個(gè)項(xiàng)目組織的解散，項(xiàng)目積累的文檔也難以在今后得到有效利用，導(dǎo)致大量重復(fù)工作產(chǎn)生。因此，缺乏有效的組織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目組織的臨時(shí)性造成項(xiàng)目知識(shí)積累障礙。

2.5無(wú)統(tǒng)一項(xiàng)目知識(shí)管理框架

項(xiàng)目管理和知識(shí)管理都是相對(duì)較為成熟的研究領(lǐng)域，然而針對(duì)項(xiàng)目知識(shí)管理的研究，仍是一個(gè)相對(duì)較新的領(lǐng)域[14]。雖然在項(xiàng)目管理中知識(shí)管理的重要性已經(jīng)得到項(xiàng)目管理研究領(lǐng)域普遍認(rèn)同，但是針對(duì)項(xiàng)目知識(shí)管理的具體概念、管理范圍、組織形式、相關(guān)工具等仍沒(méi)有一個(gè)普遍認(rèn)同的參考框架，這就使得在實(shí)際項(xiàng)目組織中，項(xiàng)目知識(shí)管理進(jìn)行缺乏專業(yè)指導(dǎo)，項(xiàng)目知識(shí)管理緩慢甚至難以進(jìn)行。

綜上所述，造成項(xiàng)目知識(shí)管理困境的原因主要是由于是項(xiàng)目型組織其自身固有的形式造成的，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)變得日益重要，組織知識(shí)逐漸成為競(jìng)爭(zhēng)力的主要來(lái)源的環(huán)境下，從組織層面變革，構(gòu)建統(tǒng)籌項(xiàng)目和組織之間知識(shí)，實(shí)現(xiàn)組織治理和項(xiàng)目知識(shí)管理的組織模式是可行并且必要的。

3　基于PMO組織模式進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)管理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

對(duì)于項(xiàng)目導(dǎo)向型組織，持續(xù)組織能夠?qū)用娴闹R(shí)的獲取和學(xué)習(xí)是使組織不斷發(fā)展的必要條件。組織學(xué)習(xí)的兩大必要條件為組織中的個(gè)人在組織中持續(xù)學(xué)習(xí)并將個(gè)人知識(shí)有效利用并儲(chǔ)存于組織中形成組織層面的學(xué)習(xí)以及組織通過(guò)構(gòu)建一個(gè)管理組織模式來(lái)進(jìn)行組織學(xué)習(xí)和知識(shí)管理[13]。因此對(duì)于以項(xiàng)目型組織來(lái)將其面臨的獨(dú)特挑戰(zhàn)即很難對(duì)項(xiàng)目知識(shí)進(jìn)行有效管理，所以針對(duì)項(xiàng)目知識(shí)管理中存在的問(wèn)題，構(gòu)建以PMO為項(xiàng)目知識(shí)管理中心的知識(shí)管理組織模式，能夠有效地解決項(xiàng)目知識(shí)管理中所面臨的困境，有效地解決項(xiàng)目知識(shí)管理問(wèn)題，提高企業(yè)的項(xiàng)目管理能力與水平，從而不斷提升其競(jìng)爭(zhēng)力。

項(xiàng)目管理辦公室(PMO)概念在項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)中并不屬于新概念，PMO根據(jù)其職能劃分，即建立項(xiàng)目管理的制度標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)組織內(nèi)部溝通和知識(shí)的傳遞、綜合配置資源、提高員工的項(xiàng)目執(zhí)行和管理水平、提升組織競(jìng)爭(zhēng)力，可見(jiàn)PMO是作為項(xiàng)目知識(shí)管理的最佳組織模式。然而，根據(jù)PMI全球注冊(cè)教育機(jī)構(gòu)ESI國(guó)際調(diào)研顯示，PMO價(jià)值并未得到認(rèn)可并面臨被解散的困境[15]。PMO不但未能通過(guò)項(xiàng)目知識(shí)管理提高組織績(jī)效反而存在價(jià)值受到質(zhì)疑的根本原因在于未能將PMO與項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)有效的結(jié)合，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的知識(shí)進(jìn)行有效的收集、儲(chǔ)存和傳遞推廣和應(yīng)用，未能有效服務(wù)于項(xiàng)目的更高效運(yùn)行和提升組織績(jī)效。

在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，市場(chǎng)環(huán)境日益復(fù)雜，知識(shí)成為提升組織競(jìng)爭(zhēng)力的重要來(lái)源。因此， 基于作為建立傳播和執(zhí)行項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、和項(xiàng)目管理工具的PMO組織模式，是進(jìn)行有效的項(xiàng)目知識(shí)管理，提升組織競(jìng)爭(zhēng)力是最佳也是必然選擇。

3.1基于PMO組織模式知識(shí)管理框架的構(gòu)建

要進(jìn)行有效的項(xiàng)目知識(shí)管理，必須發(fā)揮好PMO在項(xiàng)目知識(shí)管理中的領(lǐng)導(dǎo)和中介作用，使PMO有效與項(xiàng)目相結(jié)合，及時(shí)并準(zhǔn)確獲取項(xiàng)目執(zhí)行中產(chǎn)生的項(xiàng)目顯性和隱性知識(shí)，做好組織項(xiàng)目信息庫(kù)的構(gòu)建，并且向組織提供項(xiàng)目知識(shí)傳遞和項(xiàng)目支持，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目知識(shí)的良性循環(huán)，從而提升組織的績(jī)效和知識(shí)管理成熟度?；赑MO組織模式的知識(shí)管理框架如圖4所示。

圖4　基于PMO組織模式的項(xiàng)目知識(shí)管理框架

3.2保證PMO項(xiàng)目知識(shí)管理框架有效運(yùn)行的注意事項(xiàng)

圖4提出的項(xiàng)目知識(shí)管理框架模型可以有效解決項(xiàng)目知識(shí)管理問(wèn)題，提高企業(yè)的項(xiàng)目知識(shí)管理能力與水平，從而不斷提升其競(jìng)爭(zhēng)力。但是，要有效地管理項(xiàng)目知識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目知識(shí)管理框架作用，還需從項(xiàng)目和組織層面做到以下注意事項(xiàng)，才能夠保證基于PMO的項(xiàng)目知識(shí)管理框架的有效運(yùn)行。

(1) 正確認(rèn)識(shí)項(xiàng)目知識(shí)和項(xiàng)目知識(shí)管理

項(xiàng)目的概念和項(xiàng)目管理自產(chǎn)生以來(lái)就一直強(qiáng)調(diào)其“一次性”和“臨時(shí)性”，因此，容易造成項(xiàng)目知識(shí)也是一次性的、獨(dú)特的，對(duì)其他項(xiàng)目毫無(wú)價(jià)值的誤解。這就使得項(xiàng)目實(shí)施人員和項(xiàng)目管理人員，甚至是PMO人員不重視項(xiàng)目知識(shí)和項(xiàng)目知識(shí)管理，對(duì)項(xiàng)目知識(shí)的疏忽和不認(rèn)同是造成項(xiàng)目知識(shí)管理和PMO建設(shè)失敗的最根本原因。作為PMO成員，一定要認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目知識(shí)間的共通性和可移植性并將其重要性傳遞給項(xiàng)目和組織中的其他成員。這樣才能夠發(fā)揮每一位項(xiàng)目成員的作用，豐富組織知識(shí)庫(kù)。PMO在進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)管理中，工作不僅是搜集項(xiàng)目技術(shù)知識(shí)，更重要的是傳遞標(biāo)準(zhǔn)化、更高效的項(xiàng)目管理方法、工具等解決項(xiàng)目成員在項(xiàng)目中知識(shí)困境，讓組織成員在項(xiàng)目實(shí)施中切身感受到項(xiàng)目知識(shí)以及項(xiàng)目知識(shí)管理的重要性，這樣才能從本質(zhì)上提高項(xiàng)目成員參與知識(shí)管理的積極性和主動(dòng)性。

(2) 建立明確的項(xiàng)目知識(shí)管理制度

一種新的制度成功實(shí)施和新的組織模式的成功運(yùn)行是建立在有效的制度之上的，因此要實(shí)施有效的項(xiàng)目知識(shí)管理，必須建立明確的項(xiàng)目知識(shí)管理體制。建立良好的項(xiàng)目知識(shí)管理制度，明確項(xiàng)目知識(shí)管理中的獎(jiǎng)懲制度，這樣才能夠更好地調(diào)動(dòng)項(xiàng)目成員積極性，更積極地將個(gè)人掌握的項(xiàng)目知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)利用于項(xiàng)目實(shí)施之中并且積極輔助項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)的建立，才能夠與PMO形成良性互動(dòng)，這樣才能以PMO為知識(shí)管理中心，提升項(xiàng)目中的個(gè)人知識(shí)能力的同時(shí)，確保PMO知識(shí)服務(wù)能力，進(jìn)而提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力。

(3) 建立共享的組織文化

項(xiàng)目知識(shí)來(lái)源于項(xiàng)目以及組織本身，項(xiàng)目型組織由于其本身的臨時(shí)性導(dǎo)致的項(xiàng)目知識(shí)難以收集儲(chǔ)存和利用于組織，因此建立共享的組織文化，項(xiàng)目中每個(gè)人都能夠并積極參與項(xiàng)目知識(shí)的共享，形成項(xiàng)目知識(shí)的良性循環(huán)，創(chuàng)造學(xué)習(xí)型、知識(shí)共享型組織是項(xiàng)目知識(shí)管理成功必要因素。

(4) 提升PMO知識(shí)管理能力

PMO作為項(xiàng)目知識(shí)的重要媒介和收集管理者，必須有效地發(fā)揮PMO的知識(shí)管理組織職能，對(duì)項(xiàng)目知識(shí)有效收集、編碼、整合、擴(kuò)散和應(yīng)用。因此PMO的項(xiàng)目知識(shí)收集、知識(shí)編碼、知識(shí)轉(zhuǎn)化能力和知識(shí)傳遞能力決定了整個(gè)組織知識(shí)管理質(zhì)量。因此，提升PMO的知識(shí)管理水平和PMO成員的專業(yè)性，使PMO有效的發(fā)揮其知識(shí)管理職能，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)行為規(guī)范，才能確保項(xiàng)目實(shí)施中產(chǎn)生的項(xiàng)目知識(shí)能夠及時(shí)準(zhǔn)確的得到收集、編碼和儲(chǔ)存，并形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，最終利用于組織的項(xiàng)目之中，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目知識(shí)的良好循環(huán)。

4　結(jié)語(yǔ)

文章針對(duì)因項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)而造成的項(xiàng)目知識(shí)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并指出造成項(xiàng)目管理實(shí)施能力障礙、項(xiàng)目知識(shí)管理能力不足的主要原因，是由于項(xiàng)目型組織本身的一次性、臨時(shí)性的組織模式，導(dǎo)致項(xiàng)目知識(shí)難以儲(chǔ)存、編碼和轉(zhuǎn)移和項(xiàng)目參與人員之間缺乏有效的項(xiàng)目知識(shí)收集、交流的項(xiàng)目知識(shí)管理中介機(jī)構(gòu)而導(dǎo)致的項(xiàng)目知識(shí)流失，設(shè)計(jì)了以項(xiàng)目管理辦公室(PMO)為項(xiàng)目知識(shí)管理核心和中介的項(xiàng)目知識(shí)管理組織框架，以提升項(xiàng)目型組織項(xiàng)目知識(shí)管理能力提升項(xiàng)目管理實(shí)施能力。提出了保證以PMO為核心的保證項(xiàng)目知識(shí)管理模式成功實(shí)施的四點(diǎn)因素，即正確認(rèn)識(shí)項(xiàng)目知識(shí)管理；建立明確的項(xiàng)目知識(shí)管理制度；建立項(xiàng)目知識(shí)共享的組織文化和提升PMO知識(shí)管理能力。

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(學(xué)科責(zé)編：李雪蕾)

Design of project knowledge management based on PMO

Jian Zijun，Li Qingli*

(College of Economics and Management, Beijing Jiaotong University, Beijing 100044, China)

Intheeraofknowledgeeconomy,knowledgebecomesoneofmuchmoreimportantfactorsofaproject’ssuccessandanorganization’sdevelopment.Thispaperfocusesontheknowledgemanagementofaprojectanditsorganization.Throughtheanalysisoftheshortagesofexistingprojectknowledgemanagement,thepaperpointsoutthereasonsfortheobstacleofprojectimplementationandthelossofprojectknowledgemanagementabilities.ThenitputsforwardthemodeoftheprojectknowledgemanagementbasedonthePMOpatternasthecenterandthemediumofprojectknowledgemanagementframeworkmodeltomoreeffectivelycollect,code,storeandtransmittheprojectknowledgeinordertoimproveprojectandprojectorganization.ItalsopointsoutfourpointstoguaranteetheimplementationofthismanagementpatternbasedonthePMOatlast.

projectmanagement;projectknowledgemanagement;PMO;organizationpattern

2015-12-01

菅梓君(1991-)，女，在讀碩士，主要從事項(xiàng)目管理、知識(shí)管理等方面的研究.E-mail：14125354@bjtu.edu.cn

*：李清立(1960-)，男，副教授，碩士，主要從事項(xiàng)目管理，質(zhì)量管理等方面的研究.E-mail：qlli@bjtu.edu.cn

1673-7644(2016)01-0081-06

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