高校檔案信息安全管理系統(tǒng)分析

張文雅

摘要 高校檔案是高校進(jìn)行科研和教學(xué)等工作的有效資源，是獲得必要數(shù)據(jù)和知識的基本途徑之一。因此，維護(hù)高校檔案信息安全管理系統(tǒng)尤為重要。隨著社會的發(fā)展，高校的檔案內(nèi)容更加豐富，尤其是檔案利用率有了明顯提高，傳統(tǒng)的檔案查閱方式工作效率較低，信息技術(shù)的發(fā)展使得高校檔案信息安全管理系統(tǒng)變得更加便捷，但是檔案信息安全管理系統(tǒng)卻面臨著一定的挑戰(zhàn)。檔案信息安全管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案館的核心，只有保障檔案的重要性及安全性，才能夠保障高校檔案資源順暢流通。

關(guān)鍵詞 高校檔案信息安全管理系統(tǒng)分析

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.07.006

1高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用

高校檔案信息安全管理系統(tǒng)在一定程度上能夠幫助師生查閱必需的資料，檔案存檔為科研的真實(shí)性提供了有效的保障和參考價值。檔案是知識和信息資源的載體，尤其是作為公共資源能夠?yàn)樯鐣l(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。而增強(qiáng)高校檔案信息安全管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)的綜合安全保密能力，重點(diǎn)應(yīng)該放在健全上述保密體系上。高校檔案是整個檔案信息資源的重要組成部分，在某種程度上能夠推動社會文明的進(jìn)步。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是高校管理工作的重要依據(jù)。高校的黨政機(jī)關(guān)以及管理工作需要借助過去的工作以及資料進(jìn)行真實(shí)的參考，而高校的檔案是記錄過去管理工作的重要組成部分，為學(xué)校的發(fā)展以及辦學(xué)過程積累必要的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而能夠更好地為高校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供一定的數(shù)據(jù)支持。高校的檔案是經(jīng)過長期積累而形成的，這對學(xué)校的發(fā)展以及學(xué)校的管理規(guī)劃都能夠提供一定的參考價值，也是為了更好地提高高校管理工作效率的重要憑證。

第二，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是促進(jìn)學(xué)?？蒲泻徒虒W(xué)水平的重要基礎(chǔ)?？蒲泻徒虒W(xué)在高校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)作為一種新型的學(xué)校管理模式，主要是借助計(jì)算機(jī)和校園局域網(wǎng)絡(luò)將高校的教學(xué)、科研、人事管理、后勤管理等方面的檔案信息存儲于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。而高校大部分的科研工作都需要自己來承擔(dān)和完成，從而能夠在促進(jìn)高校教學(xué)水平的基礎(chǔ)上發(fā)展本校的能力，同時也為未來的發(fā)展以及豐富學(xué)校的活動提供重要的基礎(chǔ)。所以，從實(shí)踐活動方面來講，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠促進(jìn)高校科研工作和教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

第三，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是編寫校史的重要參考材料。檔案是印證歷史的重要憑證，是通過數(shù)年的積累而形成的具有價值的參考數(shù)據(jù)，沒有一定的檔案信息，高校的史志就是無本之木。因此，高校的檔案是見證學(xué)校發(fā)展的重要依據(jù)，尤其是在編寫校史的過程中能夠發(fā)揮重要作用。

第四，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)具有教育功能。高校是培養(yǎng)人的地方，尤其是能夠培養(yǎng)一批合格的人才和社會主義事業(yè)的建設(shè)者，因此，高校在培養(yǎng)人才和承擔(dān)社會責(zé)任方面起到一定的促進(jìn)作用。高校檔案記錄了學(xué)校的各種實(shí)踐活動，記錄了學(xué)校發(fā)展的全過程。因此，高校檔案在文化功能方面承擔(dān)著多種信息資源，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的教育功能。從而使得檔案能夠發(fā)揮重要的育人功能。

2建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的必要性

一方面，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是一種新型的保障學(xué)校檔案信息安全的重要措施，主要是通過計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的安全來有效維護(hù)高校的檔案信息。尤其是通過這一安全的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的查詢以及資源的共享，從而能夠快速實(shí)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的作用。在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案信息能夠保障師生通過各種賬號登錄系統(tǒng)查閱到與自己有關(guān)的教學(xué)信息，使得高校的管理工作更加便捷。

另一方面，建立高校的檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠使得數(shù)字化校園的網(wǎng)絡(luò)平臺得到進(jìn)一步的發(fā)展。高校的檔案信息管理系統(tǒng)能夠通過各種方式和途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，從而提高了高校檔案的社會地位以及社會的效益，這是建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)管理中心的重要價值所在，也是為了更好的促進(jìn)社會全面進(jìn)步的重要資源。為了加強(qiáng)高校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高高校檔案的使用效率。

3影響高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的因素

高校建立檔案安全管理系統(tǒng)是為了確保檔案的安全，并通過各種安全的管理系統(tǒng)來保障檔案信息內(nèi)容的完整性。這就需要分析影響高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的因素，從而有針對性地采取有效措施來加強(qiáng)高校檔案信息安全管理系統(tǒng)。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是以科學(xué)化和自動化的管理方式來進(jìn)行的，同時也是一項(xiàng)長期的任務(wù)，這必須根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。這主要從以下幾個方面入手。

（1）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)自身的技術(shù)因素。數(shù)字化檔案管理需要依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是其本身的物理壽命不長。各種實(shí)踐證明，光盤的最長壽命也只是20年到30年間，這就意味著數(shù)字檔案信息在長期的保存過程中容易受到磨損，為了有效保護(hù)高校檔案信息安全管理系統(tǒng)，只能夠再次寫入光盤才能發(fā)揮檔案信息的作用，這種反復(fù)操作容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，檔案信息的安全程度就逐漸降低，從而使得軟盤和硬盤需要不斷升級，這也給技術(shù)人員造成了一定程度的困難。

（2）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)容易致使人們對系統(tǒng)產(chǎn)生一定程度的依賴。由于在利用檔案信息安全管理系統(tǒng)的過程中，人們對信息安全管理系統(tǒng)產(chǎn)生一定的依賴，這就導(dǎo)致檔案信息安全管理過程中，通過對數(shù)據(jù)的輸入及查閱，容易造成信息的混亂。目前，許多檔案都采用了檔案信息安全管理系統(tǒng)。但是，對軟件的操作系統(tǒng)及升級過程中出現(xiàn)的問題是不可忽視的，這就需要原有的數(shù)據(jù)信息還要適應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換工作，這一系列的工作就給系統(tǒng)造成了一定程度的損害，從而制約了高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的安全程度。

（3）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的共享造成了一定程度的信息丟失。目前高校的檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了各方面資源的共享，這種快速的發(fā)展方式使得信息的流通量變大，尤其是信息的自由轉(zhuǎn)移程度也逐漸提高。這在無形之中就對信息安全以及具有保存信息狀態(tài)的磁記錄產(chǎn)生了一定的沖擊作用。傳統(tǒng)的檔案信息安全管理能夠?qū)n案實(shí)行嚴(yán)密的保密措施，而這種大眾分享的狀態(tài)卻使得檔案信息在流通過程中造成數(shù)據(jù)丟失。并且計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過程中容易產(chǎn)生病毒以及新的數(shù)據(jù)，從而干擾了檔案信息。

4完善高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的重要措施

4.1加強(qiáng)高校檔案信息安全管理人員的基本素質(zhì)

做好保密工作是每個高校檔案信息安全管理人員的必備素質(zhì)，也是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案信息安全管理人員的職責(zé)。在日常管理工作中要加強(qiáng)對高校檔案信息安全管理系統(tǒng)人員素質(zhì)的培訓(xùn)，從而能夠保障檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案信息處于長期的擱置狀態(tài)，從而使得大量的檔案信息并沒有得到合理有效的利用，從而造成了檔案資源、人力資源等方面的浪費(fèi)。高校檔案的安全與工作人員的防護(hù)意識有著十分緊密的聯(lián)系，因而必須提高檔案管理人員的安全意識。在信息技術(shù)深入的今天，實(shí)現(xiàn)檔案館信息資源的合理利用，需要在全面了解安全信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，積極轉(zhuǎn)變觀念，做好保密工作，才能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息安全系統(tǒng)的有效管理。

4.2建立有效的高校檔案信息安全管理系統(tǒng)保密服務(wù)支持體系

風(fēng)險(xiǎn)管理服務(wù)貫穿于檔案信息安全管理工作之中，要實(shí)現(xiàn)對安全風(fēng)險(xiǎn)的評估以及分析，才能夠采取有效的控制風(fēng)險(xiǎn)的措施，從而做好日常管理工作，有針對性地增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的可靠性和安全性。尤其是在應(yīng)對突發(fā)事件的時候，能夠更加可靠地對泄密事件做出快速反應(yīng)，才能夠保障高校安全信息管理系統(tǒng)的安全。這不僅僅需要高校檔案安全管理系統(tǒng)需要專業(yè)的技術(shù)管理人員，更重要的是具備安全意識和防范意識，以便在應(yīng)對突發(fā)事件時做出正確的決策。

4.3建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的管理體制

在科技日益發(fā)展的今天，高校檔案信息安全管理成為社會發(fā)展的重要組成部分，而安全管理也成為高校檔案管理工作的重點(diǎn)。在技術(shù)環(huán)境和社會環(huán)境日益發(fā)展的過程中，建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的體制尤為重要。尤其是在檔案信息資源管理過程中，人們對知識資源的利用和整合程度上有一定的欠缺。高校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，專門的檔案管理工作人員在管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。為了實(shí)現(xiàn)對高校檔案的安全管理，就必須需要建立一定的安全管理體制來約束高校管理人員，采取強(qiáng)有力的保障措施，才能夠?yàn)楦咝n案信息管理提供可靠的保障。

5結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，依托信息技術(shù)能夠使得高校檔案信息安全管理得到進(jìn)一步的完善，這是建設(shè)高校各種管理工作的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)高校電子信息一體化的方式。傳統(tǒng)的高校檔案信息安全管理方式具有一定的局限性，尤其是在提供真實(shí)可靠的信息資源方面浪費(fèi)了大量的查閱時間。而建立高校檔案信息安全管理系統(tǒng)，在保障信息安全的前提下提高了管理效率。