電話里的工作藝術(shù)

張懿鳴

用電話進行工作是一門藝術(shù)，運用得好，工作便如魚得水、如虎添翼。

細節(jié)是成功之源

本世紀初，我工作的第一個崗位是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)當文書。

交接工作時，前任文書給我反復交代，要注意細節(jié)，不放過每一個來電和去電。

有一次，晚上11點多，上級來了一個緊急電話通知，要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導參加緊急會議。

忙亂中我四處找筆，好不容易找到筆后，只顧記錄通知內(nèi)容，沒有記下對方聯(lián)系號碼。那時的電話機又沒有來電顯示，我也沒有再次核對。

哪知道無巧不成書，電話通知里的會議地點“水利賓館會議室”被我記成了“水利局會議室”，結(jié)果參會領(lǐng)導因為遲到受了批評。

事后，我真正感受到了前任文書所說的“細節(jié)決定成敗”的重要性。

從那以后，在收發(fā)通知時我養(yǎng)成了幾個習慣：一是記錄本與筆隨時放在觸手可及之處；二是無論來電、去電，均將對方姓名、職務、號碼等記錄在冊，確保能及時溝通；三是對會議時間、地點等重點要素與通話人進行二次復核，確保無誤。

禮節(jié)是待人之本

幾年后，我到了更高平臺上工作，電話聯(lián)系工作的情況更多了。

無論是對上還是對下電話聯(lián)系，我要求自己一定要吐字清晰、文明用語。一個聲音清晰悅耳、吐字清脆的電話溝通，能給對方留下好印象。

這么多年來，我養(yǎng)成的通話習慣是，無論是接電話還是打電話，在稱呼對方后都主動自報家門，一般都是用單位名稱加上自己的姓名。

事實證明，這樣能讓對方第一時間獲得重要的信息，遇到對方一時找不到記錄本和筆等情況時，一定要耐心等待。

做一個懂禮節(jié)的人，有禮有節(jié)能幫助你不斷提高個人形象和工作水平。

慎思是提升之基

一次，我在電話里通知會議時，對方單位有兩位工作人員都姓王，我記錄時只記下了王姓工作人員接收通知。

后來這個單位的領(lǐng)導沒來參會，倒查時找到兩個王姓工作人員，都表示沒有接到通知。由于當時沒有記錄全名，查而無果。

從此，我收發(fā)電話通知都會記錄職務和全名。

我在實踐中還總結(jié)出一些小經(jīng)驗。例如，通知領(lǐng)導參會時要將相關(guān)的會議情況爛熟于心，做到隨問隨答，還盡量將會議材料放在手邊，以防領(lǐng)導詢問有關(guān)情況；通知到下級單位時盡可能提醒對方提前入場和會議注意事項，詢問是否需要安排食宿；電話中提及的一些素材和數(shù)據(jù)，盡量讓對方通過傳真、電子郵件或紙質(zhì)文件的方式報送，以便保存和有據(jù)可查。

做一個慎思的人，及時總結(jié)才會不走老路、錯路和彎路。

真誠是交往之橋

遇到突發(fā)事件或急事，需要立即報告領(lǐng)導、通知部門時，我的體會是，以誠待人、誠心謀事。

想領(lǐng)導所想，急領(lǐng)導所急，同時也適用于你的電話通知對象。

遇到突發(fā)事件或急事時，盡管時間緊，但是報告前的準備工作一定要充分，特別是事情發(fā)生的具體情況要力求準確、全面、及時。

同時，平時工作中注意收集相關(guān)資料，針對這些突發(fā)情況，按照處置流程總結(jié)自己的處置規(guī)程，這樣才會忙而不亂、忙而不雜。

例如，有一次，我在通知衛(wèi)生局主要領(lǐng)導處置一個突發(fā)事件時，不但詳細介紹了事情的有關(guān)情況，還把相關(guān)的處置規(guī)定和涉及的部門進行了梳理提示，為這位領(lǐng)導第一時間決策提供了參考，事后這位領(lǐng)導還專門來與我交流、談心。

在與平級部門的工作溝通中，盡量能提供工作事項的原由和事情背景，以便對方能盡快進入角色，從而更好地配合工作。

（摘編自《領(lǐng)導之友》）