淺談利用EXCEL創(chuàng)建現(xiàn)金日記賬

吳興林

【摘要】現(xiàn)金日記賬是由出納人員根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收付憑證，序時(shí)逐筆登記以反映現(xiàn)金增減變動(dòng)的賬簿，我們可以用Excel強(qiáng)大的制表功能創(chuàng)建現(xiàn)金日記賬結(jié)構(gòu)，輸入現(xiàn)金收付內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)通欄單紅線，并實(shí)現(xiàn)余額的自動(dòng)計(jì)算。

【關(guān)鍵詞】Excel 現(xiàn)金日記賬 通欄單紅線 余額計(jì)算

現(xiàn)金日記賬是由出納人員根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收付憑證，序時(shí)逐筆登記以反映現(xiàn)金增減變動(dòng)的賬簿。任何一個(gè)單位，只要有現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，就必須設(shè)置現(xiàn)金日記賬。Excel可以說是Windows平臺(tái)上最為成功的應(yīng)用軟件之一，我們可以用Excel強(qiáng)大的制表功能創(chuàng)建現(xiàn)金日記賬。

一、建立現(xiàn)金日記賬結(jié)構(gòu)

打開Excel工作簿，創(chuàng)建一個(gè)名為“現(xiàn)金日記賬”的工作表。在該工作表的第一行，輸入“現(xiàn)金日記賬”，將下劃線設(shè)置為“雙下劃線”。在第二行各單元格依次輸入年、月、日、憑證編號(hào)、類別、摘要、借方、貸方和余額等內(nèi)容。然后利用Excel的制表功能，設(shè)置好邊框等內(nèi)容，建立現(xiàn)金日記賬結(jié)構(gòu)。

二、輸入現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)內(nèi)容

在輸入現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)內(nèi)容的時(shí)候，為了輸入方便和防止輸入錯(cuò)誤，可以對(duì)類別項(xiàng)添加數(shù)據(jù)有效性控制，將類別分為營(yíng)業(yè)款、個(gè)人還款、保證金收入、取款、其他收入、費(fèi)用報(bào)銷、個(gè)人借款、存款、退還保證金和其他支出等十大類。在數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”列表框中，設(shè)置為“序列”，在“來源”文本框中輸入“營(yíng)業(yè)款，個(gè)人還款，保證金收入，取款，其他收入，費(fèi)用報(bào)銷，個(gè)人借款，存款，退還保證金，其他支出”，單擊確定按鈕完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

輸入現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)內(nèi)容后，正確的現(xiàn)金日記賬如圖1所示。

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圖1

三、通欄單紅線的實(shí)現(xiàn)

每日業(yè)務(wù)終了，應(yīng)分別結(jié)出當(dāng)日和本月現(xiàn)金借方和貸方合計(jì)數(shù)及賬面余額，在摘要欄要注明本日合計(jì)和本月累計(jì)，并在下面畫一條通欄單紅線。

選擇E4單元格，單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。在“條件1⑴”中選擇“公式”，在右邊欄目中輸入公式“=OR（$E4=“本日合計(jì)”，$E4=“本月累計(jì)”，$E4=“期初余額”）”。單擊“格式”按鈕，設(shè)置字體顏色為“紅色”，設(shè)置紅色下邊框。單擊“格式刷”按鈕，選擇單元格區(qū)域A4：H19。

至此，摘要欄中的內(nèi)容為期初余額、本日合計(jì)或者本月累計(jì)的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)通欄單紅線。

四、余額自動(dòng)計(jì)算及糾錯(cuò)

按照常規(guī)，H5的計(jì)算公式為“=H4+F5-G5”。然后，利用Excel的自動(dòng)填充功能，拖動(dòng)填充柄至H19，形成如圖2所示的現(xiàn)金日記賬。

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圖2

很顯然，本日合計(jì)欄和本月累計(jì)欄所在行的余額是錯(cuò)誤的，因?yàn)楸救蘸嫌?jì)與本月累計(jì)只是一種統(tǒng)計(jì)方式，沒有發(fā)生任何現(xiàn)金增減變動(dòng)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，所以余額不會(huì)發(fā)生變化，H11、H12和H13的數(shù)額是相等的，H17、H18和H19也是相等的。

所以，我們把H5的計(jì)算公式改為“=IF（OR（E5={“本日合計(jì)”，“本月累計(jì)”，“本年累計(jì)”}），H4，H4+F5-G5）”，然后，利用Excel的自動(dòng)填充功能，拖動(dòng)填充柄至H19，形成如圖3所示的現(xiàn)金日記賬。

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圖3

到此為止，現(xiàn)金日記賬的公式和余額才是正確的。但是，我們?cè)谶@只是以二天的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)為例，假如我要提前把公式寫到H20，就會(huì)出現(xiàn)圖4的情況。

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圖4

后面的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)還沒有開展，但是余額就顯示出來了，很不美觀。所以，我們要再一次修改H5的計(jì)算公式為“=IF（AND（F5=“”，G5=“”），“”，IF（OR（E5={“本日合計(jì)”，“本月累計(jì)”，“本年累計(jì)”}），H4，H4+F5-G5））”，然后，利用Excel的自動(dòng)填充功能，拖動(dòng)填充柄至H20，形成如圖5所示的現(xiàn)金日記賬。

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通過以上四個(gè)方面的操作，我們就可以創(chuàng)建出一個(gè)比較美觀實(shí)用的現(xiàn)金日記賬。

基金項(xiàng)目：江西省高等學(xué)校教學(xué)改革研究省級(jí)立項(xiàng)課題（項(xiàng)目編號(hào)：XJG-14-58-3）。

參考文獻(xiàn)

[1]伊娜.Excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用.高等教育出版社.