創(chuàng)建21世紀(jì)的采購型組織

文/奇普·哈爾特（Chip W. Hardt）　尼古拉斯·賴內(nèi)克（Nicolas Reinecke）　彼得·斯皮勒（Peter Spiller）

創(chuàng)建21世紀(jì)的采購型組織

文/奇普·哈爾特（Chip W. Hardt）尼古拉斯·賴內(nèi)克（Nicolas Reinecke）彼得·斯皮勒（Peter Spiller）

近十年來，全球化推動的競爭已經(jīng)使世界各地的高層管理者認(rèn)識到，通過合理使用采購方式和供應(yīng)管理可以獲得戰(zhàn)略績效。例如，采取更具競爭力的供應(yīng)鏈，改進(jìn)產(chǎn)品開發(fā)流程，加快產(chǎn)品上市時間，以及在低成本國家進(jìn)行采購，并以此帶來重要的成本優(yōu)勢。然而現(xiàn)實卻是，高管人員有關(guān)采購的思維方式演變還未轉(zhuǎn)換為結(jié)果。人才的匱乏使很多企業(yè)的改進(jìn)工作偏離軌道，還有一些企業(yè)則深受采購與企業(yè)戰(zhàn)略不一致之苦，或者受困于采購職能的目標(biāo)低下。

我們的首席采購官（CPO）全球調(diào)查顯示，在很多企業(yè)，采購的職能仍然不過是作為材料和服務(wù)的購買者在發(fā)揮作用，與其早先的職能相比并未有太大的改變。但是，一些采購和供應(yīng)管理組織正在通過提升該職能的層次來吸引首席執(zhí)行官的注意。通過將他們與企業(yè)內(nèi)部客戶的活動更加緊密地結(jié)合，一些采購部門已經(jīng)在非傳統(tǒng)領(lǐng)域（如營銷或衛(wèi)生福利）持續(xù)不斷地削減成本，而企業(yè)之前在這些領(lǐng)域的優(yōu)化工作收效甚微。還有一些采購部門走得更遠(yuǎn)，它們能洞察到生產(chǎn)或管理活動的改進(jìn)空間。此外，還有些采購部門以采購為創(chuàng)新的出發(fā)點，利用有形和無形商品的更廣泛的供應(yīng)群來加強產(chǎn)品開發(fā)的工作。

盡管在我們研究的企業(yè)中，還沒有一家企業(yè)充分挖掘出采購和供應(yīng)管理的全部潛力，但卓越企業(yè)的做法可以啟示我們應(yīng)該采取哪些措施才能達(dá)成高效。

首先，一流的采購組織對人才的管理更加嚴(yán)格，它們提高采購人才的采購技能，同時在一個共同的目標(biāo)下，致力于用各種巧妙的方法將整個組織的員工聯(lián)系起來。其次，這些企業(yè)激發(fā)采購部門的雄心壯志，并為它們設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，這些目標(biāo)不僅反映企業(yè)的未來遠(yuǎn)景，更有如何達(dá)成這些目標(biāo)的明晰的重點。最后，一流的采購組織特別強調(diào)采購與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的協(xié)調(diào)一致，在充分利用當(dāng)今各種成本節(jié)省的機會的同時，也為全球化競爭加劇時獲得更大的收益做好自身定位。這些開創(chuàng)型組織正在為一種更好的采購方法奠定基礎(chǔ)。

采購的問題

采購作為一種削減成本的手段并非秘密。由于產(chǎn)品和服務(wù)的采購支出一般可以占到企業(yè)總成本的70%，企業(yè)管理者早就認(rèn)識到，采購的改進(jìn)可以直接改善企業(yè)的盈虧狀況。例如，在我們的調(diào)查中，高績效采購團體每年創(chuàng)造的成本節(jié)約幾乎是低效采購團體的6倍。因此，長期以來采購的職責(zé)一直圍繞著成本控制在發(fā)展。比如，迫使外部供應(yīng)商降價，或者制定流程以限制支出的浪費。如今，這些基本做法仍是必不可少的，未能掌握這些基本要點的企業(yè)通常都會為獲得實質(zhì)性的節(jié)省而苦苦掙扎，更不用說附加收益了。

然而，對于很多企業(yè)來說，僅僅關(guān)注本部門的成本控制是不夠的，它們還必須認(rèn)識到一個棘手的問題：采購的發(fā)展仍然還沒有超出它的事務(wù)性起源。人才短缺是該問題的最主要原因。多數(shù)企業(yè)一向忽視人才在采購中的作用。例如，一家消費品企業(yè)的采購和營銷團隊試圖確定一項新的采購戰(zhàn)略時，采購人員在營銷方面的知識匱乏，使得他們不能與營銷人員進(jìn)行任何有意義和富有成果的對話。事實上，該企業(yè)的高管后來發(fā)現(xiàn)，在那些能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部客戶需求有較好理解的采購經(jīng)理進(jìn)入之前，雙方的建設(shè)性對話是不可能的。

較低的志向和事務(wù)性的思維定勢也是一個原因。例如，在一家消費品生產(chǎn)企業(yè)，采購部門長期強調(diào)事務(wù)性活動（主要是處理采購訂單），這導(dǎo)致管理層不愿意將一系列范圍較寬的集中采購機會委托給采購部門。這些采購責(zé)任被低效地分散到其他幾個業(yè)務(wù)部門，直到企業(yè)在一次重大的重組中才最終發(fā)現(xiàn)這個問題。

當(dāng)采購部門的活動偏離企業(yè)的戰(zhàn)略時，也會出現(xiàn)問題。當(dāng)一家企業(yè)在早期的戰(zhàn)略規(guī)劃中未能讓采購部門參與進(jìn)來時，問題就開始出現(xiàn)，并且其不良后果會在整個組織中顯現(xiàn)。例如，一家大型的歐洲企業(yè)在引入一項產(chǎn)品創(chuàng)新的努力中滯后了兩年多，而這個產(chǎn)品創(chuàng)新卻已被競爭對手廣泛使用。問題的主要原因在于，該企業(yè)的采購人員只是一心一意地關(guān)注價格，這與負(fù)責(zé)該項創(chuàng)新的供應(yīng)商形成了緊張的關(guān)系，使得雙方的合作陷入困境。在另一家企業(yè)，缺乏英語技能的采購人員使得這個采購部門根據(jù)供應(yīng)商的國籍（而不是要采購的商品類型）來組織它們的采購活動。這些做法妨礙了企業(yè)對其供應(yīng)基礎(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化以削減成本，也使得采購人員難以獲得某些專業(yè)知識，以及內(nèi)部客戶的信賴。同樣，在一家為降低成本進(jìn)行重大重組的企業(yè)，采購人員節(jié)省了一個業(yè)務(wù)單元的IT開支，卻發(fā)現(xiàn)這與財務(wù)部門的優(yōu)先重點不協(xié)調(diào)，而這個不協(xié)調(diào)將使得企業(yè)甚至無法達(dá)成底線效益。因此，該業(yè)務(wù)單元的IT預(yù)算仍保持不變，盡管它本應(yīng)該削減以實現(xiàn)節(jié)約。

超越核心價值

有些企業(yè)正在避免采購的諸多缺陷，以便在采購環(huán)節(jié)獲得更高的收益。不過，一流的企業(yè)傾向于將采購活動與企業(yè)內(nèi)部客戶、產(chǎn)品開發(fā)人員和其他職能團體的活動緊密聯(lián)系，以此來擴大采購在整個組織內(nèi)的影響力，從而發(fā)現(xiàn)增加價值的新方法。

進(jìn)入非傳統(tǒng)領(lǐng)域 一流的采購組織將它們的活動延伸到那些過去被忽視的領(lǐng)域，或者是那些曾被證明難以優(yōu)化的領(lǐng)域。例如，在一家政府機構(gòu)中，采購人員幫助HR人員根據(jù)可選方案對員工福利計劃進(jìn)行了基準(zhǔn)比較。在分析了現(xiàn)有計劃的歷史成本后，該機構(gòu)的采購團隊與人力資源部門協(xié)作，共同開發(fā)和評價各種可選方案，并在采取新計劃之前測試這些方案對員工的吸引力。在這個項目中，采購人員導(dǎo)入了他們分析性的專業(yè)知識，以及如何評估供應(yīng)商并與其談判的技能，而人力資源部門則在此基礎(chǔ)上形成它們正式的設(shè)計方案。最終，該計劃比之前的計劃節(jié)約了7%的成本，并將員工滿意度提高了25%。

在另一家企業(yè)，通過把法律服務(wù)分成許多商業(yè)化的模塊，并為每個單獨的模塊建立相應(yīng)的采購戰(zhàn)略，這種策略使得企業(yè)不斷升高的律師服務(wù)成本得到了有效的控制。該企業(yè)還引入了系統(tǒng)化的業(yè)績指標(biāo)，并建立了一個獨立的法律顧問辦公室，人員則由一些培訓(xùn)過采購基礎(chǔ)知識的律師組成。通過這些措施，該企業(yè)將其供應(yīng)商群從900個整合為9個，實現(xiàn)了巨大的節(jié)約。

挑戰(zhàn)經(jīng)營體系 除了發(fā)現(xiàn)隱藏價值外，有些采購組織還與組織中的其他部門密切合作，挑戰(zhàn)和改進(jìn)他們向市場交付產(chǎn)品或服務(wù)的方式。例如，在一家歐洲企業(yè)集團，采購人員推動企業(yè)將更多的制造活動外包。通過比較外部企業(yè)和自己企業(yè)的能力差異從而確定外包合作伙伴，這家企業(yè)的內(nèi)部制造量減少了30%，從而大大縮短了產(chǎn)品上市的時間。此外，這家企業(yè)還發(fā)現(xiàn)，共享一個供應(yīng)商改善了兩個業(yè)務(wù)單元之間過去不友善的關(guān)系。

采購人員還可以直接支持其他職能團體的目標(biāo)。有些企業(yè)已經(jīng)在低成本國家建立采購中心作為灘頭陣地，并在那些市場創(chuàng)造額外的銷售。一流的采購組織更是進(jìn)一步開展這種協(xié)作工作。例如，在一家快餐連鎖企業(yè)，采購人員與銷售部門共同設(shè)計了一種方法，巧妙地動態(tài)調(diào)整消費者可看到的菜單內(nèi)容。比如在某個星期，采購的蝦比牛肉便宜，銷售人員可以快速地調(diào)整菜單上產(chǎn)品的排列，明顯突出蝦類菜的特色（反之亦然），從而根據(jù)條件的變化直接影響客戶需求。這種方法使得這家連鎖企業(yè)增加了利潤，并降低了主要原料供應(yīng)中斷的風(fēng)險。

為創(chuàng)新引擎添加動力 供應(yīng)商總是為創(chuàng)新提供關(guān)鍵動力，在產(chǎn)品和流程改進(jìn)方面常?？梢载暙I(xiàn)智慧。采購人員作為連接企業(yè)與供應(yīng)商的橋梁，可以有效地利用供應(yīng)商的這些智慧。例如，蘋果公司利用其供應(yīng)群外包了iPod硬件和軟件的大部分開發(fā)工作，甚至這種產(chǎn)品的創(chuàng)意也是由一個外部企業(yè)（Tony Fadell）帶給蘋果公司的。

當(dāng)然，沒有幾家企業(yè)如此徹底地擴展了它們的創(chuàng)新模式，在很多情況下，這樣做是不明智的，因為一家企業(yè)的創(chuàng)新方法必須反映它的行業(yè)特性、它的獨特戰(zhàn)略和競爭地位。然而，有遠(yuǎn)見的采購人員可以與供應(yīng)商緊密合作來激發(fā)產(chǎn)品和流程的創(chuàng)新，這種創(chuàng)新不僅可以節(jié)省資金，甚至能提供戰(zhàn)略優(yōu)勢。例如，在一家高科技企業(yè)，采購人員與一個供應(yīng)商緊密合作，通過對控制一臺關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備的軟件菜單進(jìn)行改寫，最終節(jié)省了設(shè)備操作人員的寶貴時間，使這些人能夠有時間支持工廠的一項重要擴建。

一流的企業(yè)不光把采購視為組織的商業(yè)素質(zhì)，還把它視為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的基礎(chǔ)。

達(dá)成目標(biāo)

盡管有些組織在采購職能的改善方面取得了相當(dāng)大的進(jìn)步，但仍沒有一家企業(yè)在任何一個領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了它的全部潛力，更不用說在全部領(lǐng)域了。不過考察那些出色的采購組織為何鶴立雞群，仍可以加深我們對成功的采購所必需的技能和方法的認(rèn)識。

將采購人員與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系起來 人才在成功的采購中所起的作用無論怎么強調(diào)都不過分。在大多數(shù)行業(yè)，商務(wù)談判策略的應(yīng)用對于采購改進(jìn)的影響只占到20%～30%，其余則來自對產(chǎn)品規(guī)格和需求的管理，這涉及采購人員是否能夠深刻掌握產(chǎn)品或服務(wù)的一些專門知識，他們在多種環(huán)境中應(yīng)用所學(xué)知識的能力，以及他們對企業(yè)更廣泛目標(biāo)的理解等。認(rèn)識到這個現(xiàn)實，一流的企業(yè)首先是聘用那些對重要的支出門類有深刻理解的人才（例如，碳復(fù)合材料人才之于航空公司，市場營銷人才之于電信公司）。通過顯示出偏愛聘任專家的強烈傾向，這些企業(yè)可提高采購在內(nèi)部業(yè)務(wù)單元中的可信度，并營造一種有助于協(xié)作的環(huán)境。最好的采購團隊積極地從企業(yè)內(nèi)部招募這樣的專業(yè)人員。例如，通過尋找一名資深的開發(fā)工程師來管理企業(yè)電器部件的采購，或?qū)ふ乙幻呒塈T專業(yè)人員為企業(yè)的技術(shù)采購開發(fā)相應(yīng)的戰(zhàn)略。無論企業(yè)從哪里獲得這些專家，我們的研究表明，雇傭他們的好處是巨大的。

一流的采購團體還使用系統(tǒng)化的人才發(fā)展計劃，這有助于提高采購人員的商業(yè)敏銳度，并建立他們與內(nèi)部客戶的關(guān)系。對于新聘大學(xué)畢業(yè)生，這種培訓(xùn)可以采取崗位輪調(diào)的方式為他們提供各種運作經(jīng)驗。對于資歷較深的員工則可制定特殊的培訓(xùn)計劃。例如，一家大型物流集團擔(dān)心，中心采購部門在相關(guān)技能方面的缺乏正在阻礙它與企業(yè)一個重要業(yè)務(wù)單元的互動。因此，這個集團建立了一所兩年制的“培訓(xùn)學(xué)院”，這所學(xué)院向潛力大的人選提供課堂培訓(xùn)、聚焦于特定產(chǎn)品類別的研討會，以及個性化的職業(yè)發(fā)展計劃。該集團還制定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)采購項目的采購人員除了要具備項目管理、溝通和領(lǐng)導(dǎo)力方面的技能，還應(yīng)該具備一些其他部門的職能知識。如今，這個集團的采購人員被那個業(yè)務(wù)單元看作同事（事實上，一些采購人員還進(jìn)入了該業(yè)務(wù)單元擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)角色），采購部門與內(nèi)部客戶之間的合作關(guān)系得到大大的改善。

一流的企業(yè)致力于將采購人員與企業(yè)內(nèi)的其他部門聯(lián)系起來。有些企業(yè)讓關(guān)鍵人員在工程設(shè)計、生產(chǎn)制造、市場營銷或質(zhì)量管理等部門做崗位輪換，而所有企業(yè)都建立了長期的交叉職能團隊，以此形成采購人員和相關(guān)領(lǐng)域之間的合作關(guān)系。這些由采購人員領(lǐng)導(dǎo)，并按照采購支出的不同類別而組織的團隊形成了企業(yè)采購活動的支柱。例如，他們可以定義必要產(chǎn)品和服務(wù)的規(guī)范，制定采購策略，以及從事供應(yīng)和市場分析。依照這種方式，一家大型歐洲制造商建立了50多個這種性質(zhì)的團隊，讓它們?nèi)グl(fā)現(xiàn)節(jié)約的機會，并開發(fā)新的采購戰(zhàn)略。在9個月內(nèi)，這些團隊形成的洞見、分析和商業(yè)思維為該企業(yè)節(jié)省了1億歐元。事實上，我們預(yù)計，利用交叉職能團隊幾乎可以使一項節(jié)約舉措的影響力翻番。

既要目標(biāo)遠(yuǎn)大，又要腳踏實地。最好的采購團隊努力轉(zhuǎn)變它們在組織中的角色，并且這種努力以很高的熱忱開始。例如，績效卓越的采購團隊成員比起低效團隊的成員，更可能把成本削減看作是獲得更廣泛影響的一個重要階石。一流的企業(yè)不光把采購視為組織的商業(yè)素質(zhì)，還把它視為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的基礎(chǔ)。

這些團隊用一種注重實效的方法來支持這類遠(yuǎn)大目標(biāo)的實現(xiàn)。通常，實現(xiàn)這種理念的轉(zhuǎn)變要求首席采購官（CPO）與首席執(zhí)行官（CEO）及其他高管密切合作，制定并實現(xiàn)基于整個組織的節(jié)省目標(biāo)。盡管以成本開始卻意在超越成本，似乎看起來不符合直覺，但重要的是要認(rèn)識到：很多業(yè)績一般甚至低效的采購單位要么不設(shè)定這類目標(biāo)，要么就設(shè)定不協(xié)調(diào)的目標(biāo)——例如，只涉及少數(shù)支出類別或業(yè)務(wù)單元的應(yīng)用目標(biāo)。這種理念經(jīng)常導(dǎo)致責(zé)任模糊、急迫感減弱，從而使得結(jié)果未能實現(xiàn)或不能持續(xù)。

相比之下，當(dāng)CPO與其他高管協(xié)作支持那些跨越組織和產(chǎn)品線界線的目標(biāo)時，不僅節(jié)省的潛力是巨大的，而且能為采購人員創(chuàng)造一個取信于其他業(yè)務(wù)單元的機會。例如，前面提到的那個大型歐洲制造商就是遵循這條路線。他們制定了將所采購商品的支出降低13%的目標(biāo)，并采取一項有力的交叉職能舉措來支持該目標(biāo)。此后，CPO觀察到，采購團隊與業(yè)務(wù)單元的關(guān)系大有改善，且其更遠(yuǎn)大的目標(biāo)也獲得了牽引力。隨著該舉措的實施，在設(shè)計和制造過程早期與供應(yīng)商密切合作的好處變得清晰可見，最初抵制這些變革的高級工程師們也開始回心轉(zhuǎn)意。事實上，變革開始后不到一年，CPO就發(fā)現(xiàn)，幾個關(guān)鍵業(yè)務(wù)單元的一流工程師都申請加入這個新的采購團隊。

而在一家移動通信公司，新任命的首席采購官（CPO）也帶來了采購部門高漲的熱情。在一項新的重組項目中，這位CPO迅速且公開地承擔(dān)了該計劃確定的削減成本的大部分責(zé)任。在實現(xiàn)目標(biāo)后，這個部門開始著手將其購買者的角色向一個交叉職能合作伙伴的角色轉(zhuǎn)變，并且在這個過程中獲得了在四年前不可想象的責(zé)任——包括企業(yè)手機產(chǎn)品組合的決策權(quán)。

讓采購與戰(zhàn)略保持一致 上述移動通信公司的經(jīng)驗表明，一旦績效卓越的采購團隊建立了創(chuàng)造價值的記錄，并且變?yōu)榻M織內(nèi)的協(xié)作同事，它們就可以開始實現(xiàn)更廣泛的戰(zhàn)略潛力。這種新角色必須由CPO和其他高管加以規(guī)定，并在整個企業(yè)內(nèi)進(jìn)行溝通，以便使這個團隊的責(zé)任和決策權(quán)得到業(yè)務(wù)單元的理解和接受。當(dāng)然，采購部門新責(zé)任的細(xì)節(jié)將隨著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)而變化。例如，企業(yè)是追求由創(chuàng)新引致的增長，還是將生產(chǎn)外包以便與低成本對手進(jìn)行競爭？對這類問題的答案將決定采購人員如何確定和管理供應(yīng)商，如何與供應(yīng)商進(jìn)行互動。

一旦明確了對采購團隊的要求，CPO就可以從戰(zhàn)略規(guī)劃的早期階段就與其他高管一起積極參與，以便根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略適當(dāng)調(diào)整采購活動，并開始在各種情況中應(yīng)用采購的專業(yè)技能。

最后，鑒于一個高績效采購部門作為企業(yè)內(nèi)聯(lián)系不同團隊的橋梁角色，它甚至可以支持組織變革。例如，那個歐洲制造商在互聯(lián)網(wǎng)泡沫破滅后，其核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域遭受重大損失，隨后需要在其工程師隊伍中慢慢灌輸一種強大的商業(yè)理念來削減成本。該企業(yè)的首席執(zhí)行官發(fā)現(xiàn)，由采購引導(dǎo)的交叉職能團隊有利于企業(yè)傳達(dá)管理層的新訊息，并為企業(yè)在新的環(huán)境中開展競爭做好準(zhǔn)備提供了一種極好的機制。

一些企業(yè)正在創(chuàng)建更好的采購方法上取得重大進(jìn)步。通過效仿這些做法，其他企業(yè)也可以開始將它們的采購組織從單一的購買者角色向戰(zhàn)略采購者轉(zhuǎn)變，此舉增加的價值將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過成本的節(jié)省。