樂山市：推進城建檔案信息化建設

文｜樂山市城建檔案館

城市變遷加速城建檔案數量成倍增長、形式豐富多元，對城建檔案館管理的手段和方式提出了新的挑戰(zhàn)。樂山積極探索新的檔案管理理念和手段，自2007年，啟動城市建設檔案信息化建設工作以來，依據住房和城鄉(xiāng)建設部頒布的各項城建檔案行業(yè)標準和業(yè)務規(guī)范為開發(fā)依據，歷經近10年發(fā)展、完善、應用，建立起了較為完善的城建檔案管理信息系統(tǒng)，全面的實現了城市建設檔案信息的可視化管理、信息化利用和業(yè)務指導，涵蓋了一般城建檔案和聲像檔案的數字化管理。

新形式下的問題和探索

“十二五”期間，樂山加快“雙百”大城市建設，《樂山市城市總體規(guī)劃（2011—2030）》獲省政府批準實施，舊城改造和新區(qū)建設加快推進，大城市骨架初步形成。“12625”城鎮(zhèn)體系漸趨成熟。城鄉(xiāng)規(guī)劃設計逐步實現全覆蓋，峨眉城區(qū)、夾江城區(qū)和中心城區(qū)同城化步伐加快，中小城市規(guī)劃和建設有序推進，一批重點鎮(zhèn)輻射能力逐步增強。城鎮(zhèn)基礎設施更趨完善，城鎮(zhèn)綜合承載能力不斷增強。

城鎮(zhèn)化進程不斷加快。堅持“人的城鎮(zhèn)化”理念，加快完善城鄉(xiāng)市政基礎、公共服務設施和社會保障體系，促進農業(yè)轉移人口城鎮(zhèn)化。五年來，樂山全市城鎮(zhèn)化率每年遞增1.58個百分點。

城市規(guī)模不斷拓展。以新區(qū)建設和舊城提升為重點，加快基礎建設和產業(yè)發(fā)展，促進城市規(guī)模擴張和功能完善，增強城市規(guī)模效應和吸納能力。五年來，樂山全市城市建成區(qū)面積增加36.2平方公里，是“十一五”增加值的1.9倍。

城鄉(xiāng)住房保障不斷鞏固。按照“以人為本、惠民利民”的政策導向，創(chuàng)新建設模式，拓寬資金渠道，持續(xù)加強城鄉(xiāng)保障性住房建設。五年來，樂山全市建成城鎮(zhèn)保障性安居工程住房4.1萬套，新改建農村住房5.7萬戶。

隨著城市建設的飛速發(fā)展和國家住房制度改革的不斷深入，城市基礎設施建設蓬勃發(fā)展，房地產業(yè)呈現出強勁增長勢頭，城建檔案的管理業(yè)務和檔案數量也隨之大量增加，傳統(tǒng)的以手工處理為主的檔案管理方式日益暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高、缺乏透明度等問題，城建檔案的利用和服務工作難以開展，已不能適應新形式下的管理要求。

隨著全國檔案信息化的興起和發(fā)展，樂山城建檔案館也在積極思考如何抓住檔案信息化機遇，將信息化技術引進到日常檔案管理中。2005年以來，樂山市城建檔案館開始開展了部分信息化基礎工作，將各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統(tǒng)介質的城建檔案信息通過計算機技術轉換為數字信息。2007年，樂山市城建檔案館通過對過去工作的總結和思考，在結合自身實際情況和國家相關規(guī)定的前提下，開始系統(tǒng)化開展城建檔案管理信息系統(tǒng)的建設，結合自身館藏場地條件和資金條件，積極探索和逐步開展城建檔案信息化建設工作，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目的，以檔案信息資源建設為核心，以檔案館網絡建設為平臺，通過運用現代計算機、網絡信息技術實現城建檔案信息資源的規(guī)范管理，通過10年持續(xù)不間斷的建設，已經涵蓋了城建檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計的過程，目前正在向城建檔案有效共享、開發(fā)與利用的方向發(fā)展，推進城建檔案資源數字化、信息服務網絡化的進程。

樂山廣場舊貌

改造后的樂山廣場

堅守規(guī)范管理，創(chuàng)新技術應用

樂山城建檔案館堅持“以規(guī)范管理和業(yè)務需求為導向”的原則，充分梳理了自身檔案管理組織機構、部門分工、工作流程和管理模式，依據住房和城鄉(xiāng)建設部頒布的各項城建檔案行業(yè)標準和業(yè)務規(guī)范為設計開發(fā)依據，建立了一套適應城建檔案信息化工作模式的樂山市城建檔案管理信息系統(tǒng)。

通過信息化手段，將城建檔案管理業(yè)務流程固化在系統(tǒng)中，進一步規(guī)范了樂山城建檔案管理工作流程，大大降低了由于人員變動帶來的不穩(wěn)定性。在系統(tǒng)中，檔案館可嚴格規(guī)范的進行檔案管理工作，包括：

簽訂責任書：為了保證檔案的收集，在辦理建設項目《工程規(guī)劃許可證》時，要求建設單位必須與城建檔案館簽訂檔案移交責任書。責任書的簽訂說明城建檔案已經正式介入到了整個工程施工環(huán)節(jié)中，為后續(xù)的工作打下了良好的基礎。

任務分配：館領導根據工程項目的規(guī)模大小、類型以及工作人員的業(yè)務能力把項目分配給具體工作人員，在檔案移交入館前負責檔案的業(yè)務指導、催交、預驗收、辦理移交手續(xù)等工作。

業(yè)務指導：為了確保建設單位能按照城建檔案管理的要求在建設過程中準確的收集、合格的整理檔案，業(yè)務指導人員要定期到建設單位去實地檢查和指導，并把檢查和指導的情況記錄在系統(tǒng)中。

檔案預驗收：為了保證工程檔案能夠在竣工后及時、完整的移交檔案檔案館，竣工驗收前一個星期要求檔案資料員把工程檔案交由業(yè)務指導人員對檔案進行預驗收，有效控制了竣工驗收后檔案移交的質量，提高了工作的效率。

檔案接收：由于檔案業(yè)務已經全程參與到了整個工作建設過程中，在竣工驗收合格后，工程資料員會按照要求整理檔案并移交城建檔案館，檔案接收工作人員會及時清點、審查，檔案符合要求后出具檔案移交清單和檔案原件證明。如果到期未移交的工程，將發(fā)出催交通知書。系統(tǒng)提供根據國家標準制定的可選性移交清單，移交完畢后，系統(tǒng)會生成由館領導簽發(fā)《檔案審核意見書》，對該工程檔案情況進行認定。

樂山王河棚戶區(qū)舊貌

整理、著錄：檔案移交入館后，按照《城市建設工程著錄規(guī)范》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)范要求進行整理、著錄，包括檔案類屬、檔案立卷、檔案電子文檔、檔案著錄。

檔案入庫：檔案整理著錄完畢經科室領導審核后提交庫房管理人員，由庫房管理人員根據檔案號存入對應的庫房，并在系統(tǒng)中登記存放的位置和入庫目錄。

通過創(chuàng)新管理手段，積極推進城建檔案管理信息系統(tǒng)應用，極大提高了城建檔案管理水平，取得了以下顯著成果：

規(guī)范了業(yè)務指導及檔案接收流程，實現了城建檔案管理過程中各個關鍵環(huán)節(jié)的集中、協(xié)調、無縫管理與動態(tài)監(jiān)控，實現了建設工程的項目（工程）報建登記、檔案管理業(yè)務指導、工程檔案專項驗收、竣工檔案送審、案卷整理、檔案審核、檔案移交、移交檔案合格證、檔案入庫審核、檔案著錄與編目排架、電子文件存放位置自動著錄、檔案統(tǒng)計、總目錄與分類目錄查詢、編制、打印工具、檔案查詢檢索、檔案利用、檔案銷毀等檔案管理全過程的計算機集成化管理。

實現了城建檔案自動編目和檔案實體源文件存儲、顯示與管理信息互檢索，檔案自動編目改變了過去手工制作檢索目錄和手工查找檔案的落后工作方式，系統(tǒng)建成前工作人員查找一個檔案可能會用到十五分鐘甚至更長的時間，使用系統(tǒng)則只需要五分鐘或者更短的時間就可以完成查找工作。工作人員可以通過定制任務編制目錄，實現批量查找檔案、文件；工作人員可以通過項目來查找相對應的文件電子版，如果電子文檔是通過文字識別建立的，還可以通過對內容中的關鍵字、關鍵詞來進行檔案自動檢索，或進行文件編輯。從而實現了城建檔案的空間信息、屬性信息、城建檔案管理信息與城建檔案原文件實體信息互查詢，實現了城建檔案信息的綜合利用。

保證了城建檔案的安全性和完整性，系統(tǒng)采用登錄用戶權限管理，把不同的功能分配給不同權限的操作者，有效的保證了檔案的安全性；通過高度的智能識別，實現了城建檔案項目級、工程級、案卷級、卷內目錄、文件級及卷內電子文件瀏覽的集成化著錄與管理，同時把這些信息和檔案密集架有機的集合在一起從而提高了檔案的完整性。

實現了館藏統(tǒng)計工作自動化，可按照工作階段、辦理人員姓名、工程類屬進行統(tǒng)計。實現了檔案工作自動化監(jiān)管，支持館領導和各科室負責人可以通過系統(tǒng)對工作進度隨時進行察看和監(jiān)督，對領導及時掌握工作信息和制定工作進化提供了有力的基礎。

立足城市記錄，發(fā)展社會服務

近年來，樂山市城建檔案館將城建聲像檔案工作作為城市建設檔案管理的重要內容，并以此作為服務城市建設發(fā)展的新突破口，為城市發(fā)展留下珍貴聲像記憶。樂山市城建檔案館不斷調整工作思路，拓寬城建檔案信息資源領域，緊跟城市建設發(fā)展步伐，加強與各部門聯系，及時、準確掌握信息，圍繞市政公用建設和重點工程積極開展聲像檔案工作。爭取專項資金，加大聲像設備及經費投入，引進專業(yè)人員從事聲像檔案工作，并制定和完善城建聲像檔案管理文件，明確聲像檔案內容和管理要求，規(guī)范聲像檔案管理。

與此業(yè)務工作需求配套，檔案館對城建檔案管理信息系統(tǒng)進行了擴展建設，設計開發(fā)了聲像檔案管理子系統(tǒng)，對聲像檔案進行管理，涵蓋了各種反應城市規(guī)劃、建設、現狀風貌的照片、錄音、錄像等多媒體資料的管理，支持聲像檔案分類目錄維護、檔案入庫、導入文件、說明信息編輯、項目級和文件級的查閱。

聲像檔案管理子系統(tǒng)的應用，極好的配合了目前樂山正在開展的老街老巷舊貌搶拍工作，支持搶救并保存城市建設發(fā)展歷程中的各種文化，以城市建設發(fā)展為脈絡，通過拍攝、收集、整理、保存城市在規(guī)劃、建設的歷史過程中形成的圖片、錄像等資料，真實記錄城市建設歷史面貌，反映城市發(fā)展變遷，對城市發(fā)展將產生重要的歷史意義和現實價值。

信息化應用是只有起點沒有終點的持續(xù)性工作，本著現代化優(yōu)質服務理念的指導下，檔案館還將繼續(xù)擴大信息化的應用范圍，利用多種形式、多種渠道、加強檔案信息化服務工作。檔案館正在著手擴展城建檔案社會化提交子系統(tǒng)，旨在為廣大建設單位提供更加便利的城建檔案提交渠道，同時，還將逐漸建立城建檔案社會化查詢服務門戶，變被動服務為主動服務，采取多種形式、多渠道向各個單位、各個部門以及個人提供城建檔案信息服務，從而滿足各個部門、各個單位對信息資源的需求，保證社會經濟活動能夠順利、有序的開展。

樂山王河保障性住房小區(qū)新貌