信息環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新

陳騫

（日照市疾病預防控制中心，山東 日照 276800）

信息環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新

陳騫

（日照市疾病預防控制中心，山東 日照 276800）

創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的源動力，在信息技術環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新空間不斷被拓展。利用先進的信息技術優(yōu)化檔案管理，已經(jīng)成為管理創(chuàng)新的必然途徑。本文首先分析了檔案信息化管理的主要特點，并在此基礎上針對當前檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并根據(jù)這些問題提出相應的解決對策，旨在為信息環(huán)境下檔案管理質量的提高提供更可行的理論支持。

信息環(huán)境；檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案信息化管理是根據(jù)工作范圍的界定，在檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下所實施的檔案管理的綜合化過程。利用信息技術對檔案資源進行收集和整理，并實現(xiàn)歸類存儲，并利用信息技術的便利優(yōu)勢為需要者提供相應服務。信息環(huán)境下的檔案管理最為顯著的變化是改變了檔案紙質保存的傳統(tǒng)模式，進而以電子檔案形式實現(xiàn)了數(shù)字化管理，使檔案管理更高效、更便捷。

一、檔案管理信息化的特點及內容

（一）檔案管理信息化的特點。在實施檔案管理信息化過程中，相關管理政策、工作指標等均有上級管理部門統(tǒng)一規(guī)劃并實施。檔案管理引入信息技術，標志著電子檔案管理模式的形成，同時也是政府、企事業(yè)單位信息化管理的重要轉變標志。利用信息技術優(yōu)化檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，并依托網(wǎng)絡優(yōu)勢實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，對于提高檔案管理質量有著積極的促進作用。

（二）檔案管理信息化建設的內容。第一，構建起完善的全國性統(tǒng)一平臺。檔案管理信息化需要一定的硬件設施為基礎，硬件建設也是實現(xiàn)信息化管理的物質基礎。這就需要在地方檔案管理信息化建設中與國家檔案建設保持同步，只有這樣才能發(fā)揮電子信息平臺的整合作用。第二，實現(xiàn)規(guī)范化建設。檔案管理向信息化的轉變，必須有相應的建設標準，相關組織需要進行充分調研，根據(jù)既有規(guī)范逐漸探索與時代發(fā)展相適應的信息化管理模式。第三，完善檔案資源建設。信息資源的檔案管理的重要內容，同時也是制定組織發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。為了保證信息資源的實效性和實用性，在檔案管理中需要充分整合數(shù)據(jù)庫資源，建立數(shù)字檔案基地，從而實現(xiàn)公共檔案數(shù)字資源的有效補充。第四，應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)的檔案信息化管理的技術支持，通常來說，應用系統(tǒng)需要具備良好的兼容功能，能夠保證常規(guī)檔案應用需求，在軟件選擇上需要注重通用化和操作性。第五，培養(yǎng)信息化管理人才。檔案管理信息化的發(fā)展，關鍵因素在于與之相適應的人才，因此，檔案管理單位需要切實把好人才培養(yǎng)、引進觀，為檔案信息化管理創(chuàng)造更優(yōu)越的人才環(huán)境。

二、信息環(huán)境下檔案管理工作存在的問題

（一）信息化建設規(guī)劃和設計滯后。從當前檔案管理發(fā)展情況來看，在信息環(huán)境下檔案管理仍存在規(guī)劃滯后、設計滯后等問題。首先表現(xiàn)為檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性，資源空間割裂現(xiàn)象較為明顯，尤其是在資金、權限等條件制約下，難以制定全國統(tǒng)一執(zhí)行方案。其次，由于信息化發(fā)展造成檔案資源電子化管理規(guī)劃具有較高的不確定性，例如電子檔案、數(shù)字歸檔等形式的發(fā)展，使系統(tǒng)設計當中的不確定因素有所增加，因此對于信息資源的完整性和客觀性造成一定影響。

（二）檔案信息化的服務觀念和方式滯后。近年來，隨著檔案管理信息化的實施，服務對象范圍也在不斷拓展和延伸，以往針對領導層服務的信息化優(yōu)勢已經(jīng)推廣至基層。由于服務對象的拓展，造成檔案保密管理、數(shù)據(jù)三圈管理、效益管理等方面還有不少問題存在，服務觀念和服務方式相對滯后。

（三）法規(guī)體系不完善，信息共享壁壘存在壁壘。雖然國家已經(jīng)針對檔案管理制定出具體的法案法規(guī)，但是相對來說還缺乏一定的系統(tǒng)性和完善性。尤其是在檔案管理信息化建設當中，信息壁壘仍然存在，而且已經(jīng)成為制約其信息化建設的重要問題。

三、信息環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新對策

（一）制定完善的信息化發(fā)展規(guī)劃。利用信息化管理優(yōu)勢，能夠使分散的檔案信息得到整合，消除其割裂狀態(tài)，實現(xiàn)檔案信息共享。在地方檔案信息化建設中，需要與當?shù)氐男姓w制和改革需要相適應，實現(xiàn)電子化管理前置，以保證將電子文件及時納入信息化管理范疇，從而實現(xiàn)檔案資源協(xié)同化管理。

（二）轉變檔案信息化服務觀念，優(yōu)化服務方式。首先需要檔案管理人員強化管理意識，對信息化建設有客觀認識。除了需要嚴格保密的檔案信息外，還需要最大限度的延伸檔案服務領域，將地方檔案納入信息化建設范圍，實現(xiàn)資金、人才以及服務模式的有效優(yōu)化。同時還需要對檔案管理中的信息化技能進行指導和強化，實現(xiàn)電子化管理與政務信息發(fā)展同步。進一步建立健全各項法規(guī)約束機制，保證檔案應用的合法性，促進檔案作用的進一步發(fā)揮。

（三）建立完善的法規(guī)體系，消除信息共享壁壘。在信息環(huán)境下，檔案管理工作需要依托信息技術、網(wǎng)絡技術等強化建設標準，實現(xiàn)與國際社會同類管理標準接軌。對于常規(guī)檔案管理，則需要執(zhí)行國家統(tǒng)一化信息管理標準，如果檔案屬性較為特殊，則需要以行業(yè)標準為參照指標。加速檔案信息化管理體系建設，促進其標準化程度的提高。相關管理部門需要有效消除檔案信息壁壘，轉變以往管理型工作模式，進而向服務型轉變，改變以往多部門逐一審批的繁瑣流程，利用信息技術實現(xiàn)一站式檔案服務，突出檔案信息化管理的協(xié)調性。

結語

在信息環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新面臨更多機遇。在新形勢下，檔案管理需要與時俱進，將創(chuàng)新作為發(fā)展主題，在不斷實踐的同時，還需要保護公眾權益不受損害，加強信息管理安全性，保證數(shù)據(jù)安全，同時在檔案信息化建設中與社會信息平臺建立有機聯(lián)系，以此奠定更為廣泛的檔案信息化管理基礎，順應時代發(fā)展需要，進一步加快建設腳步，以理念、行動、戰(zhàn)略上的創(chuàng)新實現(xiàn)檔案管理效率的提升。

［1］鄭婕.淺析檔案管理創(chuàng)新問題及途徑［J］.內江科技.2015（03）.

［2］劉濤.基于企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究［J］.中小企業(yè)管理與科技（中旬刊）.2015（05）.

［3］崔勇.檔案管理創(chuàng)新的 探討［J］.黑龍江史志.2014（03）.

G271

A

1671-864X（2016）08-0046-01

陳騫（1983-11），性別：男，民族：漢，籍貫：山東省濰坊市，學歷：碩士，研究方向：檔案方面。