信息環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新

陳騫

（日照市疾病預(yù)防控制中心，山東 日照 276800）

信息環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新

陳騫

（日照市疾病預(yù)防控制中心，山東 日照 276800）

創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的源動(dòng)力，在信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新空間不斷被拓展。利用先進(jìn)的信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理，已經(jīng)成為管理創(chuàng)新的必然途徑。本文首先分析了檔案信息化管理的主要特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并根據(jù)這些問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在為信息環(huán)境下檔案管理質(zhì)量的提高提供更可行的理論支持。

信息環(huán)境；檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案信息化管理是根據(jù)工作范圍的界定，在檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下所實(shí)施的檔案管理的綜合化過程。利用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集和整理，并實(shí)現(xiàn)歸類存儲(chǔ)，并利用信息技術(shù)的便利優(yōu)勢(shì)為需要者提供相應(yīng)服務(wù)。信息環(huán)境下的檔案管理最為顯著的變化是改變了檔案紙質(zhì)保存的傳統(tǒng)模式，進(jìn)而以電子檔案形式實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，使檔案管理更高效、更便捷。

一、檔案管理信息化的特點(diǎn)及內(nèi)容

（一）檔案管理信息化的特點(diǎn)。在實(shí)施檔案管理信息化過程中，相關(guān)管理政策、工作指標(biāo)等均有上級(jí)管理部門統(tǒng)一規(guī)劃并實(shí)施。檔案管理引入信息技術(shù)，標(biāo)志著電子檔案管理模式的形成，同時(shí)也是政府、企事業(yè)單位信息化管理的重要轉(zhuǎn)變標(biāo)志。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，并依托網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量有著積極的促進(jìn)作用。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容。第一，構(gòu)建起完善的全國(guó)性統(tǒng)一平臺(tái)。檔案管理信息化需要一定的硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，硬件建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。這就需要在地方檔案管理信息化建設(shè)中與國(guó)家檔案建設(shè)保持同步，只有這樣才能發(fā)揮電子信息平臺(tái)的整合作用。第二，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)。檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變，必須有相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)組織需要進(jìn)行充分調(diào)研，根據(jù)既有規(guī)范逐漸探索與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的信息化管理模式。第三，完善檔案資源建設(shè)。信息資源的檔案管理的重要內(nèi)容，同時(shí)也是制定組織發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。為了保證信息資源的實(shí)效性和實(shí)用性，在檔案管理中需要充分整合數(shù)據(jù)庫(kù)資源，建立數(shù)字檔案基地，從而實(shí)現(xiàn)公共檔案數(shù)字資源的有效補(bǔ)充。第四，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)的檔案信息化管理的技術(shù)支持，通常來說，應(yīng)用系統(tǒng)需要具備良好的兼容功能，能夠保證常規(guī)檔案應(yīng)用需求，在軟件選擇上需要注重通用化和操作性。第五，培養(yǎng)信息化管理人才。檔案管理信息化的發(fā)展，關(guān)鍵因素在于與之相適應(yīng)的人才，因此，檔案管理單位需要切實(shí)把好人才培養(yǎng)、引進(jìn)觀，為檔案信息化管理創(chuàng)造更優(yōu)越的人才環(huán)境。

二、信息環(huán)境下檔案管理工作存在的問題

（一）信息化建設(shè)規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后。從當(dāng)前檔案管理發(fā)展情況來看，在信息環(huán)境下檔案管理仍存在規(guī)劃滯后、設(shè)計(jì)滯后等問題。首先表現(xiàn)為檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性，資源空間割裂現(xiàn)象較為明顯，尤其是在資金、權(quán)限等條件制約下，難以制定全國(guó)統(tǒng)一執(zhí)行方案。其次，由于信息化發(fā)展造成檔案資源電子化管理規(guī)劃具有較高的不確定性，例如電子檔案、數(shù)字歸檔等形式的發(fā)展，使系統(tǒng)設(shè)計(jì)當(dāng)中的不確定因素有所增加，因此對(duì)于信息資源的完整性和客觀性造成一定影響。

（二）檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后。近年來，隨著檔案管理信息化的實(shí)施，服務(wù)對(duì)象范圍也在不斷拓展和延伸，以往針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的信息化優(yōu)勢(shì)已經(jīng)推廣至基層。由于服務(wù)對(duì)象的拓展，造成檔案保密管理、數(shù)據(jù)三圈管理、效益管理等方面還有不少問題存在，服務(wù)觀念和服務(wù)方式相對(duì)滯后。

（三）法規(guī)體系不完善，信息共享壁壘存在壁壘。雖然國(guó)家已經(jīng)針對(duì)檔案管理制定出具體的法案法規(guī)，但是相對(duì)來說還缺乏一定的系統(tǒng)性和完善性。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，信息壁壘仍然存在，而且已經(jīng)成為制約其信息化建設(shè)的重要問題。

三、信息環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

（一）制定完善的信息化發(fā)展規(guī)劃。利用信息化管理優(yōu)勢(shì)，能夠使分散的檔案信息得到整合，消除其割裂狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。在地方檔案信息化建設(shè)中，需要與當(dāng)?shù)氐男姓w制和改革需要相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子化管理前置，以保證將電子文件及時(shí)納入信息化管理范疇，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源協(xié)同化管理。

（二）轉(zhuǎn)變檔案信息化服務(wù)觀念，優(yōu)化服務(wù)方式。首先需要檔案管理人員強(qiáng)化管理意識(shí)，對(duì)信息化建設(shè)有客觀認(rèn)識(shí)。除了需要嚴(yán)格保密的檔案信息外，還需要最大限度的延伸檔案服務(wù)領(lǐng)域，將地方檔案納入信息化建設(shè)范圍，實(shí)現(xiàn)資金、人才以及服務(wù)模式的有效優(yōu)化。同時(shí)還需要對(duì)檔案管理中的信息化技能進(jìn)行指導(dǎo)和強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)電子化管理與政務(wù)信息發(fā)展同步。進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)法規(guī)約束機(jī)制，保證檔案應(yīng)用的合法性，促進(jìn)檔案作用的進(jìn)一步發(fā)揮。

（三）建立完善的法規(guī)體系，消除信息共享壁壘。在信息環(huán)境下，檔案管理工作需要依托信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等強(qiáng)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)與國(guó)際社會(huì)同類管理標(biāo)準(zhǔn)接軌。對(duì)于常規(guī)檔案管理，則需要執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一化信息管理標(biāo)準(zhǔn)，如果檔案屬性較為特殊，則需要以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為參照指標(biāo)。加速檔案信息化管理體系建設(shè)，促進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化程度的提高。相關(guān)管理部門需要有效消除檔案信息壁壘，轉(zhuǎn)變以往管理型工作模式，進(jìn)而向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，改變以往多部門逐一審批的繁瑣流程，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)一站式檔案服務(wù)，突出檔案信息化管理的協(xié)調(diào)性。

結(jié)語(yǔ)

在信息環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新面臨更多機(jī)遇。在新形勢(shì)下，檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，將創(chuàng)新作為發(fā)展主題，在不斷實(shí)踐的同時(shí)，還需要保護(hù)公眾權(quán)益不受損害，加強(qiáng)信息管理安全性，保證數(shù)據(jù)安全，同時(shí)在檔案信息化建設(shè)中與社會(huì)信息平臺(tái)建立有機(jī)聯(lián)系，以此奠定更為廣泛的檔案信息化管理基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，進(jìn)一步加快建設(shè)腳步，以理念、行動(dòng)、戰(zhàn)略上的創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。

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G271

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1671-864X（2016）08-0046-01

陳騫（1983-11），性別：男，民族：漢，籍貫：山東省濰坊市，學(xué)歷：碩士，研究方向：檔案方面。