煤礦企業(yè)新建項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐探討

[摘 要]煤礦企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔和整理工作是煤礦內(nèi)部管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容，對(duì)煤礦企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制做好檔案管理顯得非常必要。在進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、歸檔和整理過(guò)程中，相關(guān)單位必須要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)文件內(nèi)規(guī)定的要求進(jìn)行，使建設(shè)項(xiàng)目檔案從收集、歸檔到最后的整理都能夠有理有據(jù)，有法可依。

[關(guān)鍵詞]煤礦 項(xiàng)目檔案 實(shí)踐探討

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）17-0160-01

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是煤礦企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容.項(xiàng)目檔案是基本建設(shè)、竣工驗(yàn)收過(guò)程中不可缺少的重要材料。要及時(shí)解決檔案管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)施工、監(jiān)理和設(shè)計(jì)單位做好檔案的收集、整理及歸檔工作，為做好企業(yè)檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

1 提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的領(lǐng)導(dǎo)

建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作，是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作。建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案是否齊全、完整、管理科學(xué)，不僅關(guān)系到工程能否順利通過(guò)驗(yàn)收，也關(guān)系到今后的生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展。各籌備單位應(yīng)高度重視，嚴(yán)格按照《檔案法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定.建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。把檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制、合同管理和參建單位工程質(zhì)量責(zé)任制之中.并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。

2 抓好組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。推動(dòng)檔案工作有序開(kāi)展

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。做好檔案工作對(duì)于項(xiàng)目最終能否順利通過(guò)有關(guān)部門(mén)驗(yàn)收及竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建的需要具有十分重要的意義。因此，各項(xiàng)目在籌備期間必須高度重視檔案管理工作。將項(xiàng)目檔案工作納入本單位工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督：將項(xiàng)目文件的收集和管理列入項(xiàng)目建設(shè)工程計(jì)劃、各承辦機(jī)構(gòu)與有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并采取相應(yīng)的檢查、考核措施；各項(xiàng)目單位都要抓好檔案管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，成立由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。要明確檔案收集與管理責(zé)任部門(mén)，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)，有條件的單位要配備專(zhuān)職檔案人員。要研究制定本單位檔案管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)施工、監(jiān)理和設(shè)計(jì)單位做好檔案的收集、整理及歸檔工作，為做好檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

3 實(shí)施保證金制度。建立工程檔案管理工作有效運(yùn)行機(jī)制

堅(jiān)持把工程建設(shè)進(jìn)展情況與日常檔案工作進(jìn)行對(duì)接，將完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求落實(shí)到具體工作之中，努力提高檔案規(guī)范化管理水平。實(shí)行檔案管理風(fēng)險(xiǎn)抵押制度，施工方按工程造價(jià)的5%扣交工程資料保證金，現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部每項(xiàng)工程繳納抵押金3000元，把責(zé)任分解到施工方、監(jiān)理方、礦方各個(gè)層面.形成“責(zé)任追查處罰鏈”.推動(dòng)各項(xiàng)工作的落實(shí)。明確規(guī)定。工程結(jié)束驗(yàn)收后15個(gè)工作日內(nèi)整改完畢移交竣工資料.竣工資料整改不合格，每延遲一天扣檔案資料押金500元。嚴(yán)格監(jiān)理單位責(zé)任，所有移交建設(shè)單位的工程竣工資料，需經(jīng)監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查，審查后移交檔案室，仍不符合規(guī)定要求的，每一單項(xiàng)工程扣除監(jiān)理費(fèi)用1000元。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員每人交押金1000元。根據(jù)責(zé)任范圍工作進(jìn)展情況兌現(xiàn)獎(jiǎng)罰，保障了檔案工作規(guī)范有序開(kāi)展。

4 加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)交流學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能

中國(guó)神華神東煤炭集團(tuán)公司新建項(xiàng)目檔案員大多為剛畢業(yè)的非檔案專(zhuān)業(yè)大學(xué)生，他們對(duì)檔案知之甚少，針對(duì)這種情況，企業(yè)除組織他們參加國(guó)家及省市檔案部門(mén)舉辦的各類(lèi)培訓(xùn)班外，還要求他們到集團(tuán)公司檔案館集中學(xué)習(xí)，以實(shí)戰(zhàn)方式進(jìn)行練兵，進(jìn)行面對(duì)面交流，現(xiàn)場(chǎng)觀摩，指導(dǎo)辦理檔案登記、立卷、歸檔等手續(xù).使他們盡快提高工作能力和業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，在新礦井提交驗(yàn)收前.讓其他新建項(xiàng)目檔案人員共同參與，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這些做法都取得了很好的效果。

5 明確檔案的收集范圍。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

收集工作是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)工作。積累、收集檔案工作要從立項(xiàng)開(kāi)始做起?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目的建設(shè)逐漸形成的，要從工程項(xiàng)目的開(kāi)頭開(kāi)始積累、收集檔案，從項(xiàng)目的提出、論證初始，就要對(duì)工程檔案工作進(jìn)行通盤(pán)考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度，即：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步.項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來(lái)確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的重點(diǎn)是：立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、工藝設(shè)備文件、涉外文件、財(cái)務(wù)文件、科研課題文件材料、竣工文件以及文書(shū)檔案等。為提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量，防止檔案收集不齊全.檔案人員必須參加工程驗(yàn)收及設(shè)備開(kāi)箱。各項(xiàng)目籌備單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員不僅要在工程驗(yàn)收時(shí)對(duì)檔案工作把好關(guān)，更應(yīng)注意在平時(shí)服好務(wù)，在工程建設(shè)初期，就要深入現(xiàn)場(chǎng)，幫助指導(dǎo)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位編制建設(shè)項(xiàng)目竣工文件。使檔案工作一開(kāi)始就步人正軌，少走彎路。

6 認(rèn)真做好檔案資料的歸檔與整理。提高案卷質(zhì)量

各項(xiàng)目籌備單位負(fù)責(zé)人及檔案管理人員要積極督促設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位，在工程完成后三個(gè)月內(nèi)移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件資料。檔案人員在接收工程檔案時(shí)，要嚴(yán)格核查資料，采取日常核查和集中審查相結(jié)合的方式，力爭(zhēng)做到每卷檔案材料齊全完整、準(zhǔn)確規(guī)范。日常工作中，由檔案員認(rèn)真清查各類(lèi)需存檔的資料和文件，對(duì)缺項(xiàng)進(jìn)行登記，及時(shí)通知檔案信息員，做好材料的補(bǔ)充、收集、轉(zhuǎn)遞工作。如在設(shè)備儀器檔案管理過(guò)程中。設(shè)備儀器資料從開(kāi)箱就要求由礦檔案室人員參加收集清查資料，廠家負(fù)責(zé)補(bǔ)充，然后由檔案室專(zhuān)人進(jìn)行分發(fā)，供有關(guān)部門(mén)和單位使用，檔案室保證有一套留存。在特殊載體類(lèi)檔案管理中。我們規(guī)定照片、光盤(pán)和紙質(zhì)檔案必須同步移交，確保不缺項(xiàng)。工程竣工驗(yàn)收階段，對(duì)施工方移交的成套資料。重點(diǎn)查看隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性、工程設(shè)計(jì)變更的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷排列是否合理等，并將存在的問(wèn)題列出清單提交相關(guān)單位，限期整改完善，符合規(guī)定后，驗(yàn)收小組簽字認(rèn)可，整卷移交歸檔。

對(duì)于收集來(lái)的檔案資料.檔案人員要按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，按照集團(tuán)公司的檔案管理要求，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)排列及編目工作。做到分類(lèi)準(zhǔn)確，案卷封面填寫(xiě)規(guī)范，案卷標(biāo)題擬寫(xiě)正確，案卷排列有序。

為了保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量和以后的查考利用，各項(xiàng)目籌備單位在籌備期間必須提供檔案存放場(chǎng)所和檔案裝具。滿(mǎn)足檔案存放要求。同時(shí)還應(yīng)按照檔案管理“三分開(kāi)”及“八防”的要考慮投產(chǎn)后檔案庫(kù)房的選址.滿(mǎn)足檔案長(zhǎng)期存放要求.確保庫(kù)房及檔案安全。

同時(shí)，集團(tuán)公司檔案館加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目籌備單位檔案工作的檢查與指導(dǎo)，對(duì)在籌備期間檔案工作做得好的單位給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)由于管理不善造成檔案丟失、損壞或收集不齊全的層層追究有關(guān)人員的責(zé)任。

7 結(jié)語(yǔ)

總而言之.建設(shè)項(xiàng)目檔案在建設(shè)竣工驗(yàn)收中發(fā)揮著非常重要的作用，是決定工程是否能夠一次驗(yàn)收成功的重要依據(jù)。由于建設(shè)項(xiàng)目檔案的生成單位較多.文件類(lèi)型較為復(fù)雜，所以在進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、歸檔和整理過(guò)程中，相關(guān)單位必須要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)文件內(nèi)規(guī)定的要求進(jìn)行，使建設(shè)項(xiàng)目檔案從收集、歸檔到最后的整理都能夠有理有據(jù)，有法可依。

作者簡(jiǎn)介：

郝莉莉（1981-），陜西榆林人，畢業(yè)于浙江大學(xué)，現(xiàn)為中國(guó)神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室館員。