論云存儲環(huán)境下的人事檔案管理

劉春澤

摘要：隨著信息化時代的到來，科學技術飛速發(fā)展，云計算技術也獲得了較大的發(fā)展，給目前的人事檔案管理工作帶來了發(fā)展機遇，促進了人事檔案管理理念的更新以及服務方式的改進，推動了人事檔案管理工作的高效進行?；诖?，本文以“云存儲環(huán)境下的人事檔案管理”為主要研究對象，分析了云存儲應用于人事檔案管理的意義及存在的問題，探討了相關的管理策略，以供參考。

關鍵詞：云存儲 人事檔案管理 意義 問題 策略

信息化時代的到來，使得大量信息產(chǎn)生，如何保存越發(fā)龐大的數(shù)據(jù)信息資源成為人們關注的焦點?；诖耍拼鎯夹g得到開發(fā)與利用，有效緩解了數(shù)據(jù)信息存儲量過大的壓力。云存儲具有高速度、大容量、易搜索等特點，相較于傳統(tǒng)存儲方式而言，其設備數(shù)量更多，分布區(qū)域更廣。這些設備由網(wǎng)絡連接起來，并通過計算機技術實現(xiàn)協(xié)同式工作，實現(xiàn)了管理的一體化。同時，云存儲突破了單機存儲的容量、空間及地域限制，能使用戶更加自由、便捷地獲取數(shù)據(jù)資源，滿足了用戶的現(xiàn)實需求。本文探討云存儲在人事檔案管理工作中的應用，對于提高人事檔案管理工作之效率和水平皆具積極意義。

一、云存儲應用于人事檔案管理的意義

目前，我國人事檔案存儲工作仍以手工操作為主，需要消耗大量的時間及人力，且檔案的統(tǒng)一、精準、完整化管理難以實現(xiàn)。傳統(tǒng)方式下人事檔案管理工作的查詢、處理能力較差，難以滿足信息快速調(diào)取的要求，也不能有效實現(xiàn)人事檔案信息的開發(fā)利用，無法提供高質量的人力資源服務。云存儲技術的應用，使得檔案管理工作變得便捷、高效，能快速為人力資源管理者以及檔案需求者提供資源共享服務，大大提升了服務的質量和效率。此外，人事檔案采用云存儲的管理模式，不僅能有效避免無檔、棄檔、“死”檔等情況的發(fā)生，還能減少檔案管理人員的工作量，避免紙質檔案遭受磨損與破壞，同時云存儲能有效保證原始檔案信息的完整性，杜絕檔案資料損壞、內(nèi)容遺失等現(xiàn)象。再者，人事檔案作為各部門選用人才的重要參考依據(jù)，做好人事檔案信息服務也是人事檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容，而云存儲在檔案管理工作中的有效應用，能使該項服務工作的質量得以提高，有利于人事檔案的充分利用，更好地發(fā)揮人事檔案管理的工作職能。

二、云存儲應用于人事檔案管理存在的問題

云存儲雖然是一項先進的技術，具有廣闊的應用前景，但在目前的人事檔案管理應用中還存在著一些問題，需要引起相關人員的重視，主要表現(xiàn)如下：

1.信息安全問題。云存儲以互聯(lián)網(wǎng)為依托，受到互聯(lián)網(wǎng)各方因素的制約，最主要的是受到網(wǎng)絡安全問題的影響。雖然云存儲服務會采用各種方法防范網(wǎng)絡安全問題，但網(wǎng)絡攻擊花樣繁多、層出不窮，且電腦病毒不斷更新、變化，嚴重威脅著網(wǎng)絡安全，一旦網(wǎng)絡安全出現(xiàn)問題，則會給人事檔案管理工作帶來麻煩，甚至出現(xiàn)檔案信息被篡改、刪除、泄露等情況。這就需要相關工作人員加強技術培訓，確保云存儲信息的安全。

2.訪問限制問題。目前，人們對人事檔案的重視程度越來越高，對其的利用開發(fā)也逐漸增加，這就使得個人檔案信息被不斷調(diào)閱與查詢，難免會出現(xiàn)信息泄露、隱私被偷窺、權益被侵犯等問題。雖然云存儲在人事檔案管理服務方面設置了訪問權限，增加了訪問密碼保障，但云存儲加密技術還沒有形成規(guī)范、系統(tǒng)的管理體系，如何有效防止越權訪問、非法訪問，實現(xiàn)用戶檢索活動的智能記錄，還需要進一步完善相關技術?？梢?，云存儲在人事檔案管理中既具有查詢、利用便捷的便利，也存在訪問限制方面的問題，需不斷探索，提升其效能。

3.數(shù)據(jù)管理問題。隨著信息技術的不斷進步，人事檔案信息化程度也不斷提升，檔案數(shù)據(jù)的同步更新與備份問題日益突顯。云存儲環(huán)境下的人事檔案信息同步更新還存在著多種問題，面臨著多種挑戰(zhàn)，不僅因網(wǎng)絡限制使得信息更新系統(tǒng)受各種因素的影響而難以保證正常運行，降低了服務效率，而且信息同步更新緩慢還使得人事檔案信息的完整性和保密性受到影響。此外，云存儲屬于共享平臺，人事檔案更新還涉及多個部門或機構，因而，單一方式難以保障檔案的同步更新，這就需要改進云存儲的應用系統(tǒng)，加強系統(tǒng)研究。

三、基于云存儲的人事檔案管理策略分析

1.完善人事檔案云存儲管理體系。要優(yōu)化云存儲管理，提升其應用實效，就需建立完善的管理體系。一方面需建立以人事部門為主體、檔案部門為業(yè)務指導的管理體制，對于規(guī)模較大的人事檔案管理部門，可建立專屬的“云檔案”管理系統(tǒng)，而小型人事檔案管理機構則可依托大型人事檔案管理部門構建“云檔案”體系，實現(xiàn)資源的共享，降低管理服務的成本。另一方面需制定相應的制度規(guī)范，以使工作人員在人事檔案管理工作中能照章應用、有據(jù)可依。對此，既要加強《檔案法》《事業(yè)單位人事管理條例》的學習與運用，又可根據(jù)本部門的工作特點以及云存儲的管理特點制定符合實際的制度及辦法，以優(yōu)化人事檔案管理工作。此外，利用云存儲實現(xiàn)資源共享，還應提升管理人員工作意識，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路徑，實現(xiàn)管理的科學化、智能化。

2.加強云存儲在人事檔案管理中的技術應用。要加強云存儲在人事檔案管理中的應用，還需要加大技術研究力度，不僅應加強云存儲管理的理論研究，還需依據(jù)人事檔案管理之特點，開發(fā)與之適宜的應用技術和服務方案，實現(xiàn)管理的優(yōu)化。一方面，應健全云存儲加密技術，對于數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩珕栴}，可采取128位數(shù)據(jù)加密技術進行數(shù)據(jù)的加密，此外還應設置訪問權限，強化網(wǎng)絡安全管理；另一方面，應加大技術開發(fā)投入力度，完善云存儲管理服務體系。為實現(xiàn)資源的快速搜索，對各服務接口可采取Web2.0技術，并使用SOAP協(xié)議，以實現(xiàn)各終端及操作系統(tǒng)的兼容。另外，還可參照國際元數(shù)據(jù)要素規(guī)范標準（ISO/IEC 11179）建立數(shù)字檔案資源管理平臺，實現(xiàn)資源的共享及訪問管理，最大限度滿足人事檔案的查詢、開發(fā)和利用。

3.加強技術培訓，提升管理人員綜合素養(yǎng)。云存儲既是一項應用技術，更是一種新式管理理念，這就需要相關工作人員不僅要掌握這一先進技術，學習相關知識，還需要更新管理理念，強化云存儲管理之服務意識。一方面，相關部門領導需對人事檔案管理人員加強技術培訓，定期開展理論學習和實踐學習，使之熟悉云存儲相關理論知識，熟練掌握云存儲有關的設備設施及軟件的應用，研究云存儲管理的最新動態(tài)，并從實際工作出發(fā)，探索人事檔案管理與云存儲之間的最佳契合點，實現(xiàn)管理和服務水平的有效提升；另一方面，應使人事檔案管理工作人員更新觀念，明確自身職責，轉變服務理念，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中走出來，適應“云檔案”信息導航員角色的轉變，以良好的服務滿足用戶對人事檔案信息的個性化需求。

綜上所述，目前云存儲技術應用于人事檔案管理雖然還存在諸多的問題，需要加大技術研究，以加快完善，但云存儲的應用毫無疑問也給相關檔案管理工作帶來了便利，不僅使人事檔案管理工作更加高效化，還實現(xiàn)了檔案資源的共享，促進了人事檔案的開發(fā)與有效利用，促進了人力資源管理工作向好的方向發(fā)展。

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