我國智慧檔案館研究述評

■　蔡美波

我國智慧檔案館研究述評

■蔡美波

本文從智慧檔案館的產(chǎn)生背景、內(nèi)涵、功能特征、架構(gòu)、應(yīng)用技術(shù)等五個方面梳理了已有的研究成果，從智慧檔案館的定位、用戶需求設(shè)計、應(yīng)用技術(shù)、制度標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)證研究等五個方面分析目前研究存在的不足，并提出我國的智慧檔案館研究需要理性的反思。

智慧檔案館智慧城市數(shù)字檔案館

繼IBM在美國紐約外國關(guān)系理事會上的演講報告中正式提出“智慧地球”的概念之后，關(guān)于“智慧地球”“智慧城市”“智慧圖書館”的研究在全球范圍內(nèi)展開，“智慧檔案館”的概念應(yīng)運(yùn)而生。本文對我國有關(guān)智慧檔案館研究的文獻(xiàn)進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計與分析評述。

一、文獻(xiàn)統(tǒng)計分析

筆者以中國知網(wǎng)（CNKI）的四大數(shù)據(jù)庫（中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫、中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫和中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫）為主要檢索工具，用“智慧檔案館”、“智慧城市+檔案館”、“智慧+檔案館”為檢索詞，分別進(jìn)行題名檢索，檢索截止于2015年12月31日，得出相關(guān)度較高的文獻(xiàn)42篇。

筆者又以“smartarchives”、“wisdom archives”、“intelligent archives”為檢索詞在Web of Science、Science Direct、谷歌學(xué)術(shù)等外文數(shù)據(jù)庫和搜索引擎中檢索，未得出與智慧檔案館直接相關(guān)的外文文獻(xiàn)。筆者推斷，國外檔案學(xué)者并沒有提出智慧檔案館的具體概念，與之直接相關(guān)的研究主要在我國檔案界進(jìn)行。

（一）文獻(xiàn)的年代分布

表一　相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量年代分布

由表一可知，2013年之前的文獻(xiàn)數(shù)量幾乎為零，表明“智慧檔案館”作為一個新興概念，是在2013年之后逐漸引起學(xué)者的注意。2013年以后文獻(xiàn)數(shù)量逐年增長，表明我國對智慧檔案館的研究熱度正持續(xù)提升。

（二）文獻(xiàn)的類型分布

表二　智慧檔案館相關(guān)文獻(xiàn)的類型分布

由表二可知，檢索出的所有文獻(xiàn)中，以期刊文獻(xiàn)居多，占83.3%；會議文獻(xiàn)較少，占9.5%；另外值得注意的是，僅僅只有一篇文獻(xiàn)（碩士論文）來源于近年的優(yōu)秀博碩士論文。筆者認(rèn)為，這反映出我國目前此領(lǐng)域的研究多停留在宏觀層面，其研究深度還有待進(jìn)一步提高。因為與要求較高的優(yōu)秀博碩士論文相比，期刊中的文章一般篇幅較短，在質(zhì)量上也參差不齊，所以較難形成系統(tǒng)完整的論述。

（三）文獻(xiàn)的期刊分布

表三　智慧檔案館相關(guān)文獻(xiàn)的期刊分布

由表三可知，文獻(xiàn)數(shù)量最多的檔案學(xué)期刊是《中國檔案》，占17%；其次是《檔案學(xué)通訊》，占14.3%。這表明這兩種期刊是智慧檔案館研究的主要陣地和核心期刊。另外，相關(guān)文獻(xiàn)在非檔案學(xué)期刊中也有一定分布，且共占14.3%，表明智慧檔案館的研究與其他非檔案學(xué)學(xué)科之間存在一定的交叉關(guān)系。整體上看，相關(guān)文獻(xiàn)在各類期刊中分散分布，表明該話題引起的社會討論比較廣泛。

二、主要研究成果

（一）智慧檔案館產(chǎn)生的背景

1.智慧城市建設(shè)的推動

智慧城市環(huán)境下，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生進(jìn)入了自動的感知式系統(tǒng)階段，射頻識別（RFID）和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以使各種社會活動中的聲、像、圖、文都被不斷地記錄下來。為此，許多學(xué)者提出，智慧檔案館的研究離不開智慧城市建設(shè)的大背景。例如彭秋先認(rèn)為智慧城市建設(shè)可以提供“無處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、無所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享、無所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式”。［1］楊來青認(rèn)為“云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)為智慧檔案館的海量信息資源提供了更強(qiáng)的數(shù)據(jù)計算能力和存儲能力、服務(wù)能力”。［2］可見，這種技術(shù)環(huán)境的變化，促使各地、各部門的檔案館開始運(yùn)用智慧化手段提高檔案管理水平，使智慧檔案館成為“智慧城市建設(shè)的題中之意”、“信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物”［3］。所以，智慧城市的建設(shè)為智慧檔案館提供了必不可少的環(huán)境條件，而智慧檔案館的發(fā)展又將進(jìn)一步推動智慧城市的建設(shè)進(jìn)程。

2.數(shù)字檔案館存在的不足

國家檔案局于2001年將深圳和青島確立為數(shù)字檔案館建設(shè)的試點(diǎn)城市，經(jīng)過十多年發(fā)展，我國數(shù)字檔案館建設(shè)已取得不少成績，但還存在一些問題。首先，數(shù)字檔案館由于缺乏宏觀層面上的檔案管理組織架構(gòu)和工作體系上的全局部署，也就很難實(shí)現(xiàn)城市檔案資源的整合管理和高效利用。［4］其次，大部分?jǐn)?shù)字檔案館的服務(wù)網(wǎng)站集成化水平低，存在“網(wǎng)頁速度慢、模塊設(shè)置亂、在線內(nèi)容少、全文訪問難”等問題。［5］最后，數(shù)字檔案館不具備檔案信息“再造”功能，無法有效幫助檔案管理人員開展業(yè)務(wù)工作；［6］再加上技術(shù)的制約，導(dǎo)致數(shù)字檔案館在信息管理、信息服務(wù)、信息安全等方面存在不同程度的缺陷。這些問題的存在既有人為因素，也有數(shù)字檔案館自身的原因，要解決這些問題的必須突破管理模式和功能應(yīng)用上的瓶頸。

3.信息集成服務(wù)的需要

在國家信息戰(zhàn)略的推動下，“智慧城市背景下的檔案信息總量又將出現(xiàn)新一輪幾何式增長”［7］；同時，人們的檔案信息需求將更加迫切，小到日常生活，如智能交通；大到社會服務(wù)，如“一站式統(tǒng)辦”“在線即辦”等便捷的政府公共服務(wù)，都急需一種新的信息集成方式以實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通。由此，劉延平等人提出“一站式服務(wù)系統(tǒng)集成了內(nèi)部檔案信息資源和外部信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，用戶通過移動終端即可檢索到檔案館的檔案目錄、全文、圖片、多媒體等信息和各種網(wǎng)絡(luò)信息資源?！保?］這種統(tǒng)一的信息集成服務(wù)不僅可以有效克服數(shù)字檔案館的局限性，還有助于提高檔案資源的共享效率?？梢?，為實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息集成服務(wù)，我國未來的檔案館建設(shè)需要進(jìn)一步創(chuàng)新應(yīng)用技術(shù)和服務(wù)模式，智慧檔案館應(yīng)運(yùn)而生。

（二）智慧檔案館的內(nèi)涵與關(guān)系

1.智慧檔案館的內(nèi)涵

智慧檔案館作為一個較新概念，目前國內(nèi)尚未形成統(tǒng)一的定義，不同的學(xué)者站在不同角度進(jìn)行闡述。畢娟認(rèn)為“智慧檔案館是以一種利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，是實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式?！保?］吳緒成提出“智慧檔案館是大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館，它以應(yīng)用新一代信息技術(shù)與相關(guān)工具和方法、最大限度地提高檔案資源的整合建設(shè)能力和開發(fā)服務(wù)能力為最終目標(biāo)。”［10］筆者比較贊同“智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。”［11］因為該定義采用的方法為組合式，即被定義概念=種差+鄰近屬概念，并突出了“智慧”的內(nèi)涵。

2.與數(shù)字檔案館的關(guān)系

關(guān)于智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系，目前國內(nèi)有兩種觀點(diǎn)：一種認(rèn)為兩者是“同向發(fā)展關(guān)系”，如“數(shù)字檔案館是智慧檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)，智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果”［12］“智慧檔案館是檔案館信息化建設(shè)的高級階段”［13］。該觀點(diǎn)以楊來青等人為代表，主要從功能角度分析，智慧檔案館較數(shù)字檔案館應(yīng)更具智慧化、智能化，即“智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升”［14］。另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為兩者是“并行存在、略有交叉”的關(guān)系。該觀點(diǎn)以陶水龍為代表，他通過分析智慧檔案館和數(shù)字檔案館在“現(xiàn)有規(guī)劃、現(xiàn)有工作、核心價值”三方面的具體差異，提出兩者的邊界是“智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知等技術(shù)服務(wù)，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持”。［15］簡而言之，即智慧檔案館的核心是感知技術(shù)，數(shù)字檔案館的核心是數(shù)據(jù)處理技術(shù)。［16］

（三）智慧檔案館的功能特征

對于智慧檔案館的功能特征，學(xué)者們從不同角度進(jìn)行了論述。薛四新等人立足智慧檔案館內(nèi)部系統(tǒng)，提出“檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)體現(xiàn)全面化特征、檔案系統(tǒng)支撐平臺的建設(shè)體現(xiàn)服務(wù)性特征、檔案信息資源庫的建設(shè)體現(xiàn)精細(xì)化特征”［17］。王小健從社會功能的角度提出智慧檔案館的三大功能：行政管理的智慧政務(wù)功能、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的智慧產(chǎn)業(yè)功能、面向民眾生活的智慧民生功能。［18］楊艷等人則從技術(shù)系統(tǒng)角度提出“檔案館信息化全面化、館藏資源管理精細(xì)化、檔案業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)感知化和檔案信息服務(wù)知識化”四個方面的典型特征。［19］另外，還有陳靜等人從服務(wù)用戶的角度提出“全面感知的一站式服務(wù)、基于用戶多元化的分眾服務(wù)、基于用戶多元化的分眾服務(wù)”等三個特征。［20］

（四）智慧檔案館的架構(gòu)設(shè)計

智慧檔案館的設(shè)計架構(gòu)，是指對智慧檔案館構(gòu)成系統(tǒng)及其組件之間關(guān)系的設(shè)計構(gòu)想。田雷首先提出“7（層）+2（體系）”［21］的整體架構(gòu)并進(jìn)行論述。彭平平則提出“感知層、網(wǎng)絡(luò)層、應(yīng)用層”這樣一個三級結(jié)構(gòu)，并認(rèn)為“感知層是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)層負(fù)責(zé)智慧檔案館中信息的傳遞和處理，應(yīng)用層主要涉及到檔案管理、檔案實(shí)體和檔案內(nèi)容三個方面”［2 2］。這種構(gòu)想主要參考了智慧圖書館的設(shè)計思路，是一種基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的架構(gòu)。楊智勇等人在前者基礎(chǔ)上將網(wǎng)絡(luò)層細(xì)分為數(shù)據(jù)層和平臺層，提出“應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層、平臺層、感知層”四級結(jié)構(gòu)。［23］與前者不同，遲偉凡等人站在宏觀管理角度提出智慧檔案館的三大平臺——物理管理平臺、邏輯管理平臺、信息發(fā)布平臺，并認(rèn)為前兩個平臺是后者的基礎(chǔ)和保障，后者是前兩個平臺的延伸和發(fā)展。［24］另外，他還提出“獲取數(shù)據(jù)——云計算——智慧化”的思維路線［25］，該路線與三大平臺相結(jié)合之后，可形成三位一體的智慧檔案館發(fā)展新模式。

（五）智慧檔案館的應(yīng)用技術(shù)

隨著各種信息通信技術(shù)在城市系統(tǒng)中的廣泛應(yīng)用，許多學(xué)者提出智慧檔案館的建設(shè)重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是與移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等關(guān)鍵技術(shù)的融合。其中，張應(yīng)福認(rèn)為物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是核心支撐，它將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的終端由傳統(tǒng)的信息技術(shù)設(shè)備延伸到任意物體，并使任意物體之間可進(jìn)行通訊。［26］徐曉屏提出“云計算、海計算等技術(shù)環(huán)境是智慧檔案館得以實(shí)現(xiàn)的助推器，與云計算的后端處理功能相比，海計算側(cè)重對智能設(shè)備的前端處理?！保?7］近年來，為滿足用戶多樣化、個性化的信息需求，楊智勇等人提出利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，幫助檔案館推行移動檔案館服務(wù)，如檔案館APP應(yīng)用等。［28］另外，還有學(xué)者建議，檔案部門可在云計算環(huán)境下利用OCR識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體的完全分離。

三、總結(jié)評價

總體上看，我國在智慧檔案館研究領(lǐng)域已取得了許多成果，但也存在著一些不足。筆者認(rèn)為，未來的研究可從以下五個方面進(jìn)行改進(jìn)。

（一）應(yīng)明確智慧檔案館的定位

首先需要進(jìn)一步明確智慧檔案館的定位。筆者傾向于認(rèn)為“智慧檔案館是建立在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上具有感知功能的檔案館模式”［29］。因為與數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館的檔案信息化工作更為深入，對館藏資源的管理更為精細(xì)，對各項檔案業(yè)務(wù)更具智能化。另外，從現(xiàn)實(shí)來看，我國多數(shù)城市的數(shù)字檔案館只完成了實(shí)體檔案館的部分?jǐn)?shù)字化，智慧檔案館還肩負(fù)著數(shù)字檔案館未完成的使命。因此，對智慧檔案館的研究和討論，應(yīng)基于“智慧檔案館是對數(shù)字檔案館的繼承和發(fā)展，是檔案館發(fā)展的高級形態(tài)”這一認(rèn)識。

（二）應(yīng)重視用戶需求調(diào)研

當(dāng)前研究中，許多學(xué)者更多地將目光聚集在應(yīng)用技術(shù)層面，而忽視了更為重要的用戶滿意度問題。要改變目前過于重視技術(shù)因素的傾向，就必須加強(qiáng)用戶需求調(diào)研，在這點(diǎn)上，筆者比較贊同“智慧檔案館的核心內(nèi)涵是面向用戶體驗最優(yōu)需要，以檔案館信息資源有序化與檔案館裝備自動化為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)以檔案館實(shí)體形態(tài)為主要表現(xiàn)形式的檔案信息組織和服務(wù)。”［30］所以，在智慧檔案館的功能設(shè)計中，我們要充分考慮用戶需求，以實(shí)現(xiàn)管理范式的轉(zhuǎn)變，即“由政府范式轉(zhuǎn)換為社會范式”［31］，因為數(shù)字檔案館關(guān)注的重點(diǎn)是檔案的信息化問題，可主要由政府部門來完成；智慧檔案館則不同，它必須站在用戶的角度上，注重服務(wù)質(zhì)量和管理品質(zhì)來實(shí)現(xiàn)檔案的社會價值。

（三）應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)用技術(shù)研究

不可否認(rèn)，智慧檔案館的建設(shè)離不開強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，但我們也要考慮大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)應(yīng)用于智慧檔案館的可行性問題。事實(shí)上，由于我國的檔案數(shù)字化推行情況很不均衡，導(dǎo)致實(shí)體物聯(lián)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)施環(huán)境，物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用還面臨著成本、涉密等多項挑戰(zhàn)。［32］再者，檔案數(shù)字資源更多的是滯后、靜止、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)，與大數(shù)據(jù)的實(shí)時與動態(tài)性不符合，而經(jīng)過鑒定篩選后的檔案數(shù)據(jù)集也與大數(shù)據(jù)要求的“全數(shù)據(jù)”相背離，不宜作為實(shí)時決策或者預(yù)測的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。［33］另外，與智慧檔案館相關(guān)的無線射頻識別技術(shù)、OCR識別技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)由于成本較高，只是部分應(yīng)用于檔案部門。利用微信、微博、智能手機(jī)等現(xiàn)代媒介進(jìn)行的宣傳和服務(wù)也只是起步階段；在應(yīng)用效果評估方面，目前尚未形成完善的評價體系，更缺少相關(guān)的可行性研究。所以，我們要加強(qiáng)應(yīng)用技術(shù)在適用性和可行性方面的研究。

（四）應(yīng)完善制度標(biāo)準(zhǔn)研究

有學(xué)者提出“標(biāo)準(zhǔn)、安全等問題是智慧檔案館得以實(shí)現(xiàn)的阻力器”［34］，為消除智慧檔案館建設(shè)中的阻礙，首先要做的是制定技術(shù)性和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是，目前除了青島市檔案館外，智慧檔案館的成功案例還是太少，缺少全國性的統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)規(guī)范，致使智慧檔案館的建設(shè)基本處于各行其是的狀態(tài)，各地標(biāo)準(zhǔn)不同還會造成重復(fù)建設(shè)的浪費(fèi)現(xiàn)象。所以，智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)入手，嚴(yán)格遵循國家制定出臺的標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)政策，保證智慧檔案館建設(shè)符合城市建設(shè)要求。同時，隨著檔案信息化工作不斷深入，可初步明確以元數(shù)據(jù)為核心的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)思路。

（五）應(yīng)注重實(shí)證研究

目前本領(lǐng)域內(nèi)宏觀研究較多、微觀探討較少，理論研究較多、實(shí)證研究較少。我們可以選擇一些具有代表性的智慧檔案館建設(shè)案例進(jìn)行研究，通過實(shí)地調(diào)查，案例分析獲取客觀材料，得出智慧檔案館建設(shè)過程中存在的問題和應(yīng)該采取的措施。例如，各地的智慧檔案館項目大都是本地區(qū)智慧城市建設(shè)的組成部分，其資金支持亦來自于本地區(qū)政府部門。照此下去，若各地區(qū)的智慧檔案館變成了各城市自己的智慧檔案館，會不會造成“信息孤島”問題？在我國先計劃、再預(yù)算、后建設(shè)的工作原則下，如何才能提高智慧檔案館的效益，避免出現(xiàn)“數(shù)字黑洞”［35］現(xiàn)象？因此，我國智慧檔案館研究的實(shí)踐層面還有待于進(jìn)一步探索。

總之，隨著智慧城市建設(shè)的開展，智慧檔案館的討論引起了我國檔案界的廣泛關(guān)注，關(guān)于該主題的研究也取得了許多成果。但是，現(xiàn)有研究還處于宏觀層面、零散狀態(tài)，缺乏微觀層次的探究和系統(tǒng)化的論述。面對研究熱度的不斷上升，我們更需要理性的反思，不僅要注重相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)的完善，還要考慮應(yīng)用技術(shù)的局限性和用戶需求調(diào)研。此外，還要結(jié)合當(dāng)前我國檔案工作的實(shí)際情況，只有立足于我國城市建設(shè)和檔案工作實(shí)際的探討，才是研究之道。

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院