高校學(xué)生檔案管理模式探析

■廖穎

高校學(xué)生檔案管理模式探析

■廖穎

本文從管理主體、管理客體和管理手段等方面探討高校學(xué)生檔案管理模式，指出了高校檔案機(jī)構(gòu)的最佳管理主體、明確了管理客體，并提出了有效管理的手段。

高等學(xué)校檔案管理學(xué)生檔案管理模式

由于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的缺失，我國(guó)高校學(xué)生檔案工作在總體上呈現(xiàn)出比較混亂的狀態(tài)，管理主體多種多樣，管理客體五花八門(mén)，檔案材料不齊全、手續(xù)不完備、檔案丟失等情況時(shí)有發(fā)生，致使學(xué)生的合法權(quán)益得不到保障。探索切實(shí)可行的高校學(xué)生檔案管理模式，是高校檔案管理工作中一個(gè)值得研究的課題。

一、高校檔案管理主體

目前，高校學(xué)生檔案的管理主體主要有三種：學(xué)生管理部門(mén)（如學(xué)生處、研究生處）、檔案機(jī)構(gòu)（含檔案館和綜合檔案室）和院系。在這幾種管理主體中，筆者認(rèn)為，高校檔案機(jī)構(gòu)是管理學(xué)生檔案的最佳主體，理由如下：

1.其他部門(mén)管理學(xué)生檔案存在的問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，高校普遍沿用分散模式管理學(xué)生檔案，“即招生時(shí)從地方招辦統(tǒng)一接收學(xué)生高考檔案，然后束之于學(xué)生工作處或院系等相關(guān)部門(mén)，至學(xué)生畢業(yè)前夕再集中突擊整理大學(xué)期間的材料，最終于學(xué)生離校后不久成批轉(zhuǎn)遞至用人單位，這種檔案管理方式是統(tǒng)分統(tǒng)包政策的產(chǎn)物?！保?］毋庸置疑，這種由學(xué)生管理部門(mén)或院系負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案的分散管理模式在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代確實(shí)發(fā)揮了重要的作用，但隨著高校擴(kuò)招而帶來(lái)的學(xué)生檔案數(shù)量的增多，這種模式逐漸顯露出了一些難以克服的弊端。

其一，在保管條件方面，分散管理模式普遍缺乏專門(mén)的檔案庫(kù)房，學(xué)生檔案保存于相關(guān)工作人員辦公室，這樣的保管條件存在很大的安全隱患。在各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的背景下，學(xué)生檔案的數(shù)量也相應(yīng)地增多，將大批量學(xué)生檔案放置于一般的辦公場(chǎng)所，實(shí)非保險(xiǎn)之舉。

其二，不管是學(xué)生管理部門(mén)還是院系，相關(guān)工作人員絕大多數(shù)是兼管學(xué)生檔案工作，在時(shí)間和精力上往往都無(wú)法得到保障，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作不到位。有學(xué)者如此分析：“除檔案館之外，無(wú)論哪個(gè)部門(mén)管理，學(xué)生檔案工作都是‘附屬品’，都無(wú)專人負(fù)責(zé)?！保?］由非檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，在管理過(guò)程中往往“較注重學(xué)生檔案的行政化管理，業(yè)務(wù)管理方面較薄弱，學(xué)校又缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這就造成了學(xué)生檔案歸檔不齊全、材料不符合歸檔要求、檔案材料的利用價(jià)值不高等一系列問(wèn)題。”［3］

2.檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)生檔案的管理主體的優(yōu)勢(shì)

集中統(tǒng)一管理原則是建國(guó)以來(lái)我國(guó)檔案管理的基本原則，高校學(xué)生檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，理應(yīng)貫徹這一原則。由高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，正是堅(jiān)持了集中統(tǒng)一管理的原則，順應(yīng)了國(guó)家對(duì)檔案工作的總體要求。

由高校檔案機(jī)構(gòu)管理學(xué)生檔案，是依法治檔的具體體現(xiàn)。2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱27號(hào)令）在文件材料的歸檔范圍中增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系。27號(hào)令明確規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)（包括檔案館和綜合檔案室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu)。［4］作為高校檔案重要組成部分的學(xué)生檔案也理應(yīng)劃歸高校檔案機(jī)構(gòu)管理。將學(xué)生檔案劃歸高校檔案機(jī)構(gòu)管理，是對(duì)27號(hào)令的貫徹實(shí)施，是依法治檔在高校層面的具體體現(xiàn)。依法（即27號(hào)令）確定由高校檔案機(jī)構(gòu)管理學(xué)生檔案，從根本上解決了高校學(xué)生檔案的管理體制問(wèn)題，這將為高校學(xué)生檔案工作的依法開(kāi)展奠定重要的基礎(chǔ)。

由高校檔案機(jī)構(gòu)管理學(xué)生檔案，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的專業(yè)化管理。高校檔案機(jī)構(gòu)是專門(mén)管理學(xué)校檔案的機(jī)構(gòu)，不僅設(shè)有專用的檔案庫(kù)房，同時(shí)還配備了專門(mén)的檔案工作人員，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的專業(yè)化管理提供了有利條件。有學(xué)者如此評(píng)析，將學(xué)生檔案納入高校檔案綜合管理范圍，“是集中優(yōu)勢(shì)資源，進(jìn)行專業(yè)化管理，是學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有效途徑?！保?］

二、高校檔案管理客體

由于宏觀層面規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，高校學(xué)生檔案具體應(yīng)包含哪些材料并沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。在具體實(shí)踐中，各高校往往是按照慣例來(lái)收集學(xué)生檔案材料，而不成文的慣例則通常帶有一定的隨意性，其導(dǎo)致的后果之一就是本該歸檔的材料沒(méi)有歸檔，而沒(méi)必要?dú)w檔的材料卻歸檔了。筆者認(rèn)為，高校有必要參照干部檔案的歸檔范圍與要求收集學(xué)生檔案材料。

一方面，高校學(xué)生檔案與干部檔案是一脈相承的。隨著時(shí)間的推移和檔案相對(duì)人身份的改變，高校學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)步入社會(huì)之后會(huì)演變?yōu)楦刹繖n案或其他類型檔案。高校學(xué)生檔案參照干部檔案的歸檔范圍進(jìn)行材料收集，有利于日后干部檔案的齊全與規(guī)范。另一方面，我國(guó)干部檔案工作發(fā)展至今已經(jīng)比較成熟?！敖▏?guó)以來(lái)，干部檔案是我國(guó)人事檔案的主體和核心，很受重視?！保?］為規(guī)范全國(guó)干部檔案工作，中共中央組織部等相關(guān)部門(mén)先后出臺(tái)了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法規(guī)性文件，并結(jié)合實(shí)際工作需要對(duì)其中部分文件進(jìn)行了修訂。一系列配套的相關(guān)政策法規(guī)和規(guī)章制度，加上多年的實(shí)踐探索，使得我國(guó)干部檔案工作已經(jīng)趨于成型。干部檔案工作的經(jīng)驗(yàn)值得高校學(xué)生檔案借鑒和學(xué)習(xí)。

反之，如果高校不按照干部檔案的歸檔范圍開(kāi)展學(xué)生檔案材料的收集歸檔工作，則極有可能使高校學(xué)生檔案工作與干部檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)，并因此留下不少的“后遺癥”。這些“后遺癥”會(huì)在日后的干部檔案工作階段凸顯出來(lái)。目前正在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作所發(fā)現(xiàn)的一個(gè)比較突出的問(wèn)題就是干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不齊全、不規(guī)范，如報(bào)考登記表、學(xué)生登記表、成績(jī)和其他材料缺失，或報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表等材料缺少單位公章。而這些問(wèn)題的根源就在于高校沒(méi)有按照干部檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展學(xué)生檔案工作。在目前從嚴(yán)管理干部及其檔案的環(huán)境下，相關(guān)檔案材料的缺失或不規(guī)范都極有可能影響到干部本人的利益。

因此，為了實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作與干部檔案工作的有效銜接，確保學(xué)生個(gè)人的合法權(quán)益得到保障，高校應(yīng)按照干部檔案的歸檔范圍收集學(xué)生檔案材料，保證學(xué)生在校期間形成的檔案材料齊全、規(guī)范。具體來(lái)講，根據(jù)干部檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要，高校學(xué)生檔案一般應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的材料：（1）學(xué)歷學(xué)位材料。主要包含報(bào)考登記表、學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)、畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料等共性材料。此外，根據(jù)培養(yǎng)層次和類別的不同，還應(yīng)包含專家推薦信、黨校學(xué)歷證明、選拔留學(xué)生審查登記表等特性材料。（2）入黨團(tuán)材料。比較常見(jiàn)的有中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)；中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)；與黨建有關(guān)的其他材料。（3）獎(jiǎng)勵(lì)材料。含縣處級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等予以的獎(jiǎng)勵(lì)材料，如高校優(yōu)秀畢業(yè)生登記表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、三好學(xué)生登記表、先進(jìn)人物登記（推薦、審批）表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表等。（4）處分材料。包括處分決定、免予處分的意見(jiàn)、上級(jí)批復(fù)、調(diào)查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料、本人對(duì)處分決定的意見(jiàn)及情況說(shuō)明材料；解除（變更、撤銷(xiāo)）處分的材料；其他涉及違法違紀(jì)問(wèn)題相關(guān)的處理決定材料。（5）其他材料。包括自傳、學(xué)習(xí)鑒定、政審材料、應(yīng)征入伍登記表、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證、反映嚴(yán)重慢性病或身體殘疾的體檢表等材料。

在具體實(shí)踐中，各高?？山Y(jié)合本校學(xué)生工作實(shí)際，對(duì)照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，將屬于高校形成的材料列入具體的歸檔范圍，從而真正明確高校學(xué)生檔案工作的管理客體。

三、高校檔案管理手段

1.搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)

高校學(xué)生檔案具有明顯的動(dòng)態(tài)性和流動(dòng)性特征，在不同的階段都有可能產(chǎn)生不同的檔案材料，并由此引發(fā)相關(guān)檔案材料的移交或轉(zhuǎn)遞行為。這其中就涉及到檔案材料形成部門(mén)和學(xué)生檔案管理部門(mén)雙方的職責(zé)分工問(wèn)題。為確保高校學(xué)生檔案管理工作的有效運(yùn)作，有必要搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將各相關(guān)部門(mén)納入其中。搭建的學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)要實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，將學(xué)生檔案工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)納入相關(guān)工作中，如將新生建檔工作納入招生工作中，將檔案材料的收集工作納入學(xué)生培養(yǎng)工作中，將檔案材料的歸檔與轉(zhuǎn)遞工作納入畢業(yè)與就業(yè)工作中。在該網(wǎng)絡(luò)中，檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)生檔案的直接管理主體，主要承擔(dān)對(duì)相關(guān)院系和職能部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的任務(wù)，而院系及相關(guān)職能部門(mén)則以歸檔單位的身份扮演著學(xué)生檔案間接管理主體的角色，側(cè)重于對(duì)學(xué)生檔案材料的收集與歸檔工作。其中，涉及到檔案材料交接的環(huán)節(jié)，如學(xué)生檔案材料的移交與轉(zhuǎn)遞，要做好相應(yīng)的登記簽收工作，確保每一卷檔案、每一份材料的去向都要有明確的記錄，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，都有據(jù)可查。

2.接受本校干部檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

在高校中，不管是綜合檔案還是干部檔案，均有明確的業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，而學(xué)生檔案目前在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上依然面臨尷尬的境地。一方面，27號(hào)令將學(xué)生檔案納入高校檔案體系，就歸口而言，其業(yè)務(wù)理應(yīng)接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)，但現(xiàn)實(shí)情況是，檔案行政管理部門(mén)對(duì)高校檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要集中在綜合檔案上，幾乎還未涉及到學(xué)生檔案。另一方面，學(xué)生檔案雖屬于人事檔案的范疇，但其業(yè)務(wù)卻不屬于組織人事部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)范圍。組織人事部門(mén)主要是對(duì)干部檔案業(yè)務(wù)負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的責(zé)任，而不對(duì)學(xué)生檔案負(fù)有直接的責(zé)任。因此，高校學(xué)生檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)可謂“兩頭不著邊”。鑒于以上現(xiàn)實(shí)情況，筆者認(rèn)為，在現(xiàn)有條件下，高校的干部檔案部門(mén)應(yīng)承擔(dān)起對(duì)本校學(xué)生檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的責(zé)任。

如前文所述，高校學(xué)生檔案和干部檔案有著密切的聯(lián)系，今天的學(xué)生檔案是明天干部檔案的重要組成部分。從某種意義上來(lái)說(shuō)，學(xué)校干部檔案部門(mén)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)是前端控制原則在高校干部檔案工作中的深層體現(xiàn)，這樣做不僅有助于提高學(xué)生檔案工作的質(zhì)量，同時(shí)還能從源頭上確保未來(lái)干部檔案的質(zhì)量。作為全國(guó)干部檔案工作的重要組成部分，高校干部檔案工作已經(jīng)相當(dāng)規(guī)范，高校干部檔案部門(mén)完全具備指導(dǎo)學(xué)生檔案工作的條件和實(shí)力。

3.制定學(xué)校層面的規(guī)章制度

宏觀層面的法律法規(guī)具有普遍適用性，具體到某一單位而言，最直接、最有效的還是微觀層面的“土政策”。因此，針對(duì)高校學(xué)生檔案工作最直接有效的依然是高校層面的規(guī)章制度。將學(xué)生檔案工作實(shí)踐中切實(shí)有效的經(jīng)驗(yàn)和做法以規(guī)章制度的形式固定下來(lái)，有利于高校學(xué)生檔案工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性。反之，以規(guī)章制度為依據(jù)布置高校學(xué)生檔案的各項(xiàng)相關(guān)工作，更能有效保證各方的執(zhí)行力。因此，高校有必要在已有法律法規(guī)的基礎(chǔ)上制定本校的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，從微觀層面規(guī)范本校的學(xué)生檔案工作。

制定學(xué)校層面的規(guī)章制度，有宏觀層面的針對(duì)性法律法規(guī)作為參考依據(jù)固然重要，但它卻不是必備條件。在缺乏直接針對(duì)高校學(xué)生檔案工作的相關(guān)法律法規(guī)的情況下，西南政法大學(xué)根據(jù)《干部檔案工作條例》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定了《西南政法大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》，明確規(guī)定要“嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》管理學(xué)生人事檔案?！保?］而四川大學(xué)則根據(jù)省級(jí)的相關(guān)法規(guī)《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則（試行）》和《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）等文件制定了本校的規(guī)章制度《四川大學(xué)學(xué)生檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）》。［8］

針對(duì)學(xué)生檔案工作制定的學(xué)校層面的規(guī)章制度，不僅是高校貫徹實(shí)施國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的具體體現(xiàn)，同時(shí)也是學(xué)生檔案管理主體開(kāi)展相關(guān)工作的最直接、最有利的依據(jù)。因此，學(xué)校層面制定的規(guī)章制度，要全面而細(xì)致，盡可能地涵蓋所有責(zé)任主體和工作環(huán)節(jié)，對(duì)各相關(guān)部門(mén)、人員的職責(zé)范圍、工作流程及要求等作出具體的、明確的規(guī)定。

[1]汪小琴.綜合化社會(huì)化高校檔案管理發(fā)展脈絡(luò)和趨向[J].檔案時(shí)空；2010(2):31.

[2]王偉.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].北京檔案；2009(5):25.

[3]徐靜娟.貫徹27號(hào)令；完善高校學(xué)生檔案管理工作[J].檔案與建設(shè)；2010(8):54.

[4]《高等學(xué)校檔案管理辦法》；中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局令第27號(hào)；2008年8月20日.

[5]彭勁.高校學(xué)生檔案采用納入式管理模式再探[J].蘭臺(tái)世界2012(2)月中旬:49.

[6]朱玉媛；周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢:武漢大學(xué)出版社；2011:19.

[7]西南政法大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法[EB/OL]. [2015-12-10].http://www.swupl.edu.cn/dangan guan/News_View.asp?NewsID=103.

[8]四川大學(xué)學(xué)生檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）[EB/OL].[2015-12-16].http://archives.scu.edu.cn/ detail.asp?id=2185.

作者單位：上海理工大學(xué)檔案館