企業(yè)會計信息化質(zhì)量探析

劉根霞

【摘要】信息技術(shù)廣泛應用和資源節(jié)約社會的建立，使得會計信息化應用的深度和廣度有了長遠發(fā)展。但是會計信息化工作中仍存在硬件架構(gòu)不合理、基礎工作不規(guī)范、會計數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、安全風險控制不健全、系統(tǒng)運行效率低等諸多問題，本文通過分析產(chǎn)生這些問題的原因，提出提高會計信息化工作質(zhì)量的措施。

【關(guān)鍵詞】會計信息化 質(zhì)量問題 原因分析 提高措施

一、引言

2014年正式實施的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下稱《規(guī)范》），對企業(yè)會計信息化工作起到規(guī)范、指導和促進作用。然而許多企事業(yè)單位的會計信息化工作中也還存在硬件架構(gòu)不合理、軟件選型不科學、基礎工作不規(guī)范、會計數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、安全和風險制度不健全、系統(tǒng)運行效率低下等諸多問題。導致會計信息化工作無法滿足企業(yè)預期需求，無法達到提高管理效率和經(jīng)濟效益的目的，造成人、財、物的浪費，制約了會計信息化應用的深度和廣度。因此，有必要深入分析會計信息化工作質(zhì)量問題及產(chǎn)生的原因，為促進會計信息化工作又好又快發(fā)展提供對策。

目前會計信息化評價標準尚未出臺，而《規(guī)范》從信息化規(guī)劃、組織機構(gòu)設置、人員權(quán)限劃分、軟硬件選擇、內(nèi)部控制體系建立健全、信息共享、系統(tǒng)安全等方面，對會計信息化工作的建設和運行階段各項工作進行規(guī)范和指導。結(jié)合《規(guī)范》以及實務經(jīng)驗，本文提出從以下方面判斷企業(yè)會計信息化質(zhì)量。會計信息化規(guī)劃的存在性，與企業(yè)發(fā)展目標的契合程度；與會計信息化流程匹配的會計機構(gòu)；合理的職責劃分和規(guī)范的電子授權(quán)；與自身技術(shù)及業(yè)務需求相匹配軟硬件架構(gòu)；財務業(yè)務一體化以及企業(yè)內(nèi)部信息資源共享；各項管理制度是否存在且健全有效，能覆蓋會計信息化全過程，發(fā)生故障時是否有應急機制；系統(tǒng)是否有較強的防錯糾錯能力。

二、企業(yè)會計信息化質(zhì)量現(xiàn)狀分析

（一）建設期存在的質(zhì)量問題

會計信息化建設期的工作直接關(guān)系到以后會計信息系統(tǒng)能否正常、有效運行。建設期經(jīng)常遇到的質(zhì)量問題可歸納為以下方面：

1.硬件架構(gòu)不合理。會計信息化系統(tǒng)的硬件架構(gòu)配置需要考慮企業(yè)的管理特點以及管理效率。究竟采用單機模式好還是局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)模式更佳？采用實時集中平臺還是采用定期集中平臺？硬件平臺選擇的不科學，一方面會影響未來系統(tǒng)的可擴展性，另一方面也會影響到會計數(shù)據(jù)的收集、傳遞以及應用，導致決策效率低下。

2.軟件選型不科學。會計軟件是會計信息系統(tǒng)的核心，會計信息化過程中軟件選型是否合適直接關(guān)系到企業(yè)需求的滿足程度。選型過程中過多考慮軟件的價格、技術(shù)先進性或功能的多少，會導致人們忽視會計信息化本身所要解決的問題：是否減輕會計人員的勞動負擔；是否提高會計信息的生成、傳遞及利用效率；是否能夠為企業(yè)的決策者提供更有價值的信息。選擇與企業(yè)管理要求以及內(nèi)外部業(yè)務環(huán)境不匹配的軟件，不僅會造成大量資金的浪費，而且無法達到提高效率、降低成本、增加效益的目的。

3.管理基礎不規(guī)范。規(guī)范的管理基礎是信息化實施的保障。信息化的實施過程要求企業(yè)管理制度化、流程規(guī)范化、定額標準化。企業(yè)經(jīng)營過程中經(jīng)常發(fā)生的諸如：原始單據(jù)填寫不規(guī)范；會計政策在一年內(nèi)多次隨著管理者利潤管理的需要進行改變；相同的會計科目在不同會計人員之間不統(tǒng)一；生產(chǎn)耗費沒有核定標準定額；長期未達賬項未進行核對；不相容職務沒有分離（如財務人員兼職業(yè)務處理，制單和審核為同一人）等不規(guī)范的基礎工作。這些會導致在會計信息化初始設置時，流入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實、可靠性無法保證；無法根據(jù)企業(yè)實際情況作出合理的會計政策選擇；無法從制度上防范舞弊事件的發(fā)生；無法輸出有用的會計信息；無法真正提高企業(yè)的管理效率。

4.業(yè)務流程不透明。業(yè)務流程是指通過一組作業(yè)的整合，把輸入的各種必要資源，經(jīng)過增值處理，輸出客戶所需要的、認可的和滿意的產(chǎn)品或服務。只有當流程可視或透明才能對流程進行改進或監(jiān)控，從而可以向客戶提供創(chuàng)新和增值的產(chǎn)品和服務，保證質(zhì)量和加快市場準入速度。會計信息化本身對原有會計業(yè)務流程是沖擊。手工方式下會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證，其中隱含著會計數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換處理；根據(jù)已審核記賬憑證登記賬簿，這又隱含著會計數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)抄操作，這種不透明的業(yè)務處理流程容易造成會計信息的失真、降低信息的有用性。

（二）運行期存在的質(zhì)量問題

1.控制制度不健全。會計信息化的正常運行不僅依賴軟件中固化的程序控制來實現(xiàn)輸入、處理和輸出，而且還要依賴對運行環(huán)境的控制。用戶部門是否與電算部門相分離，電算部門內(nèi)部是否職責分離，是否建立崗位責任制以及操作管理制度，是否建立并有效運行軟硬件及數(shù)據(jù)的接觸控制。企業(yè)的各項內(nèi)部控制制度是否建立且有效運行，都會影響到會計信息系統(tǒng)的安全運行及效率。

2.會計數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。通常一提到會計數(shù)據(jù)質(zhì)量，人們關(guān)注的是真實性、可靠性、明晰性等。而在會計信息化過程中人們更關(guān)心業(yè)務流程“從哪里來，往哪里去，由誰處理”，認為會計數(shù)據(jù)只不過是信息處理過程中產(chǎn)生的“副產(chǎn)品”，可復制和更新，不可消耗又極易遭到破壞，會隨著環(huán)境的變化而變化，具有不穩(wěn)定性。如果會計信息化實施時沒有統(tǒng)一的規(guī)劃，各個功能相對獨立的子系統(tǒng)分別采用不同業(yè)務規(guī)范和數(shù)據(jù)模式，導致業(yè)務數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)的力度、名稱、表達方式上的不統(tǒng)一，從而造成元數(shù)據(jù)不準確、不一致、重復性、二義性等質(zhì)量問題。同時，一個數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)后被使用的次數(shù)較少或幾乎沒有被使用，說明該數(shù)據(jù)是多余的或可用性差、共享性較差，從而影響依據(jù)信息作出決策的效率和數(shù)據(jù)的可用性。

3.系統(tǒng)運行的安全性、穩(wěn)定性以及故障響應及恢復性能有待提高。系統(tǒng)運行是否可靠和穩(wěn)定，是否具備較強故障恢復能力，這些都是保證系統(tǒng)正常運行的基本要求。企業(yè)是否建立多層次的防控措施來保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，如安裝防火、防盜、防強磁、防病毒設施；制定軟硬件及數(shù)據(jù)的接觸管理制度；進行會計數(shù)據(jù)的多重備份以及防范人為的破壞和網(wǎng)絡環(huán)境下來自病毒、黑客威脅的安全控制措施。當故障發(fā)生時，是否建立應急機制，是否能夠快速進行故障恢復十分重要，這也是當前企業(yè)會計信息化工作的薄弱環(huán)節(jié)。

三、企業(yè)會計信息化質(zhì)量問題原因分析

（一）缺乏會計信息化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃

會計信息化戰(zhàn)略規(guī)劃是企業(yè)針對會計信息系統(tǒng)的建立和發(fā)展所作的一種戰(zhàn)略性規(guī)劃，是從企業(yè)的宗旨、目標和戰(zhàn)略出發(fā)，構(gòu)架企業(yè)基本的會計信息化體系結(jié)構(gòu)，對企業(yè)內(nèi)外部財務及業(yè)務信息資源進行統(tǒng)一規(guī)劃、管理與應用，利用信息輔助組織決策，幫助組織實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。要提高會計信息系統(tǒng)效果應從規(guī)劃階段開始。

對會計信息化進行規(guī)劃，可以使得信息化建設與組織的整體戰(zhàn)略規(guī)劃相一致，可以合理分配資源，確定會計信息系統(tǒng)建設中的優(yōu)先級次序，避免各自為戰(zhàn)、重復開發(fā)、重復組織數(shù)據(jù)的弊病。缺乏發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，會導致會計信息化的發(fā)展脫離企業(yè)戰(zhàn)略目標，無法促進組織管理效率的提高，造成人財物等資源浪費。目前大約有80%會計信息化實施沒有達到預期目標的企業(yè)，都沒有制定會計信息化發(fā)展規(guī)劃。

（二）沒有清晰明確地定義企業(yè)信息需求

明確企業(yè)管理的信息需求，可以幫助企業(yè)識別會計信息系統(tǒng)的總體架構(gòu)以及當前及未來的信息需要，明確會計信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)的功能界限，以及開發(fā)建設的優(yōu)先級次序。會計信息化建設過程中如果不能明確企業(yè)的信息需求，則會對“建立什么樣的系統(tǒng)”“系統(tǒng)應具有什么樣的功能”“如何實現(xiàn)這些功能”這些問題思路不清晰，導致會計信息化實施時硬件架構(gòu)以及軟件選型與企業(yè)管理要求不匹配，無法滿足企業(yè)發(fā)展及管理中對信息的需求，也無法給企業(yè)帶來效率和效益上的提高。

（三）領(lǐng)導重視、觀念轉(zhuǎn)變及員工素質(zhì)有待提高

會計信息化工作中人的因素至關(guān)重要，無論是領(lǐng)導者對會計信息化項目的重視程度，還是會計人員的觀念和素質(zhì)，都影響會計信息化的建設和運行。如果企業(yè)領(lǐng)導重視會計信息化工作，責任和壓力會層層傳遞，各項資源的調(diào)配以及部門間的協(xié)調(diào)就會相對容易些，那么會計信息化從規(guī)劃、建設到日常運行就會有很好的保障，工作質(zhì)量大大提高。否則會計信息化可能會變成一項“稀松”工程，投入了大量的人力、物力和財力卻達不到應有的效果。會計實施信息化的過程也要求企業(yè)管理制度化、規(guī)范化、標準化，對領(lǐng)導的管理方式、決策模式有一定沖擊。如果企業(yè)領(lǐng)導無法接受現(xiàn)代大型軟件所蘊含的科學管理思想，無法適應新型決策模式，則有可能成為會計信息化實施和運行的阻力。

會計及相關(guān)人員對會計信息化的理解、支持以及會計人員素質(zhì)，也是影響信息化工作的重要方面。會計信息化過程必然會改變會計數(shù)據(jù)的收集、傳遞、處理流程以及會計信息的利用方式，這有可能與會計人員原本熟悉的流程不一致，打破其固有的習慣，要求其具有更高的計算機信息處理能力，能理解網(wǎng)絡環(huán)境下財務與業(yè)務協(xié)同的過程，對會計及相關(guān)人員來講是一種挑戰(zhàn)。如果會計及相關(guān)人員不能及時更新知識與觀念，無法適應信息技術(shù)發(fā)展對會計的影響，最終將會從會計及相關(guān)崗位上被淘汰。

（四）基礎準備工作不足

會計信息化基礎工作準備不充分，會導致會計信息化工作無法正常順利進行，從而影響信息化的實施效果。組織結(jié)構(gòu)未調(diào)整或調(diào)整未到位。組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)組織內(nèi)部各個有機構(gòu)成要素相互之間的聯(lián)系方式或形式。隨著企業(yè)規(guī)模擴大，組織結(jié)構(gòu)會越來越龐大，分工也越來越細，部門間的合作會變得不通暢，跨部門工作效率低下。當前隨著信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，領(lǐng)導層和基層之間的信息溝通更加迅捷便利，如果組織結(jié)構(gòu)未調(diào)整或調(diào)整不到位，會降低會計人員工作的積極性，制約會計信息處理、傳遞、利用的正確性以及效率性。業(yè)務流程優(yōu)化不到位。業(yè)務流程優(yōu)化是企業(yè)面對競爭壓力、經(jīng)濟壓力以及客戶需求，對企業(yè)的流程進行調(diào)整或革新，使其在成本、質(zhì)量、服務和速度等關(guān)鍵指標上取得顯著的提高。在信息技術(shù)環(huán)境下，會計業(yè)務流程再造突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系，強調(diào)以流程導向代替原有的職能導向的組織形式，使得會計部門組織結(jié)構(gòu)扁平化，決策權(quán)下放，審核與控制明顯減少，同步工作代替了順序工作方式，大大加快了工作速度。如果企業(yè)在會計信息化過程中沒有與經(jīng)營環(huán)境相契合，推動管理模式、組織架構(gòu)和業(yè)務流程的優(yōu)化與革新，依然按照職能分工進行業(yè)務處理，必然導致會計業(yè)務處理“換湯不換藥”，只達到以計算機替代手工會計處理，不能真正提高會計信息有用性和輔助決策功能。

管理制度不完善。管理制度是保證企業(yè)會計信息化建設和運行的制度基礎，管理制度是否建立以及是否有效執(zhí)行直接影響會計信息的產(chǎn)生、傳遞以及應用，影響會計信息的正確性、有用性。會計信息系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，包括計算機的軟硬件以及數(shù)據(jù)、人員、規(guī)程等組成部分。健全有效的管理制度可以使會計人員對計算機軟件、硬件、數(shù)據(jù)的操作都處于規(guī)范的狀態(tài)，避免信息化所帶來的各種風險。如果企業(yè)在會計信息化建設階段沒有建立健全企業(yè)的各項管理制度，信息化下會計數(shù)據(jù)處理的迅捷、集中將會導致錯誤的蔓延，給企業(yè)帶來比手工方式更大的風險。

基礎數(shù)據(jù)有待規(guī)范。初始設置是會計信息化的一項重要工作，計算機“垃圾入垃圾出”的特點以及信息化下財務與業(yè)務的協(xié)同，決定了初始數(shù)據(jù)錄入的重要性。

在錄入初始數(shù)據(jù)之前需要對基礎數(shù)據(jù)進行整理，包括按照企業(yè)管理要求對會計科目、各種資產(chǎn)或業(yè)務進行代碼化；整理各項未達賬項；整理各科目的期初數(shù)據(jù)；整理企業(yè)核算中的各項定額或標準；整理企業(yè)會計業(yè)務處理中所用到的會計政策，并結(jié)合管理及核算要求進行選擇確定；確定數(shù)據(jù)的輸入及輸出方式。如果企業(yè)管理基礎薄弱，基礎數(shù)據(jù)不規(guī)范，那么進入會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)就可能是錯誤或不準確的，信息化會導致錯誤的重復及放大，失真的會計信息最終可能導致企業(yè)管理和決策失誤。

四、企業(yè)會計信息化質(zhì)量管理對策

（一）制定會計信息化規(guī)劃

會計信息化是一項系統(tǒng)工程，在實施信息化之前應深入調(diào)查企業(yè)的發(fā)展目標和戰(zhàn)略規(guī)劃，明確企業(yè)愿景及信息化在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用。通過對企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行評估，分析企業(yè)信息需求和資源狀況， 確定會計信息化的戰(zhàn)略性總體架構(gòu)、資源分配機制及系統(tǒng)開發(fā)和實施的優(yōu)先次序，保證系統(tǒng)的一體化和協(xié)調(diào)性。制定會計信息化規(guī)劃，對來自企業(yè)內(nèi)外部的信息資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，利用信息控制企業(yè)行為，幫助實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。

（二）積極更新觀念

當前大型會計軟件都蘊含著一定科學管理思想和程序控制要點，對于業(yè)務處理、管理及決策有相應的程序，如果不按照相應的流程進行處理，可能會導致業(yè)務無法順利完成，風險無法避免。許多成功實施企業(yè)會計信息化的經(jīng)驗表明：實施會計信息化必須要進行充分的動員，讓所有人員都認識到信息化的必要性和重要性，理解并接受信息化帶來的觀念變革、流程優(yōu)化以及習慣沖擊，高層管理人員更是要接受會計信息化帶來的信息處理及決策模式創(chuàng)新，要積極的培訓。只有讓所有人員對自己所操作的信息系統(tǒng)從功能結(jié)構(gòu)到處理流程都了解，對自己崗位所包含的具體業(yè)務以及核心控制點都能熟練操作，才能提高信息系統(tǒng)實施成功的可能性，否則將會影響會計信息化正常實施和運行。

（三）開展管理咨詢

大型會計信息系統(tǒng)的實施不僅周期長，而且要耗費大量的人力、物力和財力，如果實施失敗，在浪費時間和資金的同時還可能引起企業(yè)經(jīng)營風險和財務風險。因此，在會計信息化建設的準備階段可以購買專家服務，由專業(yè)的管理咨詢機構(gòu)針對企業(yè)的問題進行診斷，并結(jié)合企業(yè)需求提出相應的信息化實施方案或建議，并協(xié)助企業(yè)對存在問題改進、業(yè)務流程優(yōu)化、管理制度完善以及基礎數(shù)據(jù)整理，這樣會大大增加會計信息化實施成功的概率。同時在專家進行管理咨詢和實施專業(yè)服務的過程中，可以讓企業(yè)自己的員工實現(xiàn)知識的遷移和自有化。

（四）優(yōu)化業(yè)務流程

優(yōu)化業(yè)務流程是企業(yè)在信息化過程中打破傳統(tǒng)勞動職能分工模式，采用流程導向進行業(yè)務處理，能夠提高業(yè)務處理的速度和質(zhì)量，降低信息獲得成本。進行業(yè)務流程優(yōu)化，首先，要對原有流程進行全面的功能和效率分析，發(fā)現(xiàn)隨著市場發(fā)展或技術(shù)變革影響企業(yè)管理效率或成為發(fā)展瓶頸的業(yè)務流程，分析這些流程的制約因素和關(guān)鍵表現(xiàn)，找出進行流程優(yōu)化的切入點。其次，考慮成本效益、技術(shù)、風險等因素，提出流程改進方案，取消無效環(huán)節(jié)，合并冗余步驟，盡可能地將業(yè)務流程自動化處理，使得原有流程更加透明，便于信息集成。最后，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)、崗位劃分、溝通渠道和業(yè)務規(guī)范等，以保證流程改進方案能夠達到預期目的。

（五）建立健全安全控制制度

安全是會計信息化的運行前提和基礎，不僅要保證軟硬件的安全、數(shù)據(jù)和檔案的安全，而且要保證操作過程及運行環(huán)境的安全。健全有效的內(nèi)部控制制度和管理制度可以起到預防風險發(fā)生的作用。

與信息化運行環(huán)境相關(guān)的一般控制主要包括：組織控制制度要求明晰崗位職責，遵循職能分離原則。網(wǎng)絡環(huán)境下，業(yè)務人員與會計數(shù)據(jù)處理人員相分離、開發(fā)人員與操作人員相分離，這在一定程度可以防止舞弊的發(fā)生。

在會計軟件中按照業(yè)務崗位要求進行多層次的電子授權(quán)，在各崗位之間形成有效牽制，設置科學合理可以很好地防止越權(quán)操作和信息泄露。操作控制制度要求操作規(guī)范化，系統(tǒng)管理人員、操作人員、分析人員以及維護人員，各自在進行職責范圍內(nèi)工作時應遵照操作流程，通過密碼或口令進入相應操作，及時進行數(shù)據(jù)備份并記錄操作日志。軟硬件安全控制制度應對軟件以及硬件的接觸進行嚴格限制，防止自然災害或人為破壞對企業(yè)所造成的損失，特別防止在網(wǎng)絡環(huán)境下，病毒、黑客等外部威脅給企業(yè)帶來會計信息丟失、被篡改等危害。數(shù)據(jù)安全控制主要對數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、處理、傳遞以及利用過程中數(shù)據(jù)的安全進行控制，通過防止非授權(quán)人員的接觸、多重數(shù)據(jù)備份、進行數(shù)據(jù)加密等方式保證數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)的開發(fā)和維護控制主要是對系統(tǒng)的開發(fā)規(guī)劃、進度、文檔、安全等進行控制，對發(fā)生故障進行響應和恢復的控制。

與具體處理過程有關(guān)的應用控制包括輸入控制。通過崗位授權(quán)、不相容職務分離，以及會計軟件在輸入功能上所設置的控制點（如：邏輯校驗、平衡校驗、存在性檢查等）保證輸入數(shù)據(jù)的正確性。

網(wǎng)絡環(huán)境下，由于業(yè)務終端直接傳遞至會計信息系統(tǒng)自動生成記賬憑證的數(shù)據(jù)較多，差錯會反復和蔓延，并呈擴大效應，要制定相應制度來保證進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是真實、正確的。處理控制。在處理過程中不遺漏任何經(jīng)過批準的業(yè)務，也不處理任何未經(jīng)許可的業(yè)務。主要通過程序控制、順序處理、文件記錄和標簽控制，保證所有處理業(yè)務必須合法。輸出控制用來保證信息系統(tǒng)處理結(jié)果能夠正確輸出，在規(guī)定時間內(nèi)安全及時地交付用戶，且控制未經(jīng)授權(quán)的人無法獲得相關(guān)信息。

隨著我國建立資源節(jié)約型社會，會計全面信息化是必然趨勢。提前做好會計信息化規(guī)劃，對員工進行充分動員和培訓，積極轉(zhuǎn)變觀念，改進業(yè)務流程，整理基礎數(shù)據(jù)和政策，健全完善內(nèi)部控制制度，有助于提高會計信息化工作質(zhì)量。

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