談檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

李海艷

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷更新，整個(gè)社會朝著信息化的方向發(fā)展。而在當(dāng)今這個(gè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對于檔案管理工作的要求越來越高，在信息化的背景之下，對于檔案管理工作提出了新的要求，這個(gè)要求也對于整個(gè)檔案管理工作帶去了一系列的新的變化。這就要求我們要正確認(rèn)識這一系列的變化，正確做好檔案管理工作。所以本文主要從檔案管理工作的具體內(nèi)容轉(zhuǎn)變和工作模式轉(zhuǎn)變的方向發(fā)展，并且結(jié)合整個(gè)社會發(fā)展趨勢提出新的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作內(nèi)容；工作模式；轉(zhuǎn)變方式

社會不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也不斷的豐富和普及，社會朝著數(shù)字化的方向不斷發(fā)啊站。而在檔案管理工作之中，也開始朝著高新化、數(shù)字化發(fā)展。而在現(xiàn)代社會之中，如何以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)順利開展檔案管理工作，這就成了當(dāng)下檔案管理工作的主要發(fā)展方向和內(nèi)容。在檔案管理工作呈現(xiàn)出現(xiàn)代化和數(shù)字化，則能夠明顯提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量，也能保證整個(gè)工作更加準(zhǔn)確，減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)。因此，這就說明檔案管理工作要朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

1 檔案管理工作內(nèi)容的變化

1.1 檔案收集整理工作

傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)檔案加以整理和保存，并且工作人員一般簡單負(fù)責(zé)檔案的收集工作，并且對于檔案的整理和歸檔工作也略有涉及。然而在整個(gè)檔案整理過程中，一般工作人員缺乏對整個(gè)工作流程的深入了解。然而在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，工作人員可以使用高新技術(shù)來記錄整個(gè)檔案收集和整理過程中，并且在這一階段檔案資料并不僅僅集中在紙質(zhì)檔案，更多的是以電子檔案的方式呈現(xiàn)。

1.2 保存檔案工作的過程

傳統(tǒng)進(jìn)行檔案保存的工作，一般需要工作人員投入大量的時(shí)間加以整理，并且需要大量的財(cái)力投入，因?yàn)樵跈n案的數(shù)量方面以及檔案的管理過程都十分的繁復(fù)，所以在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，不僅需要大量的資金，還需要對整個(gè)檔案管理過程加以管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案也越來越受到人們的高度關(guān)注和重視，對于檔案的使用也越來越頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)開始阻礙檔案正常使用，不利于整個(gè)檔案的發(fā)展。所以，只有對于檔案管理工作進(jìn)行新的建設(shè)，才能適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要。因?yàn)闄n案管理工作十分的復(fù)雜，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中經(jīng)常性的出現(xiàn)大量檔案丟失的現(xiàn)象。所以，只有通過高新技術(shù)對于檔案加以管理和保護(hù)，才能保證檔案的安全性和穩(wěn)定性。

1.3 檔案管理工作呈現(xiàn)出新趨勢

傳統(tǒng)檔案管理主要以實(shí)體檔案管理工作為主，然而在現(xiàn)代檔案管理工作之中，對于檔案管理的設(shè)備有了一定的要求，因?yàn)槿魏坞娮釉O(shè)備都有一定的壽命，所以一旦電子設(shè)備出現(xiàn)任何問題，都會對于檔案管理工作產(chǎn)生十分巨大的影響，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息全部丟失的情況。所以，這就要求在日常檔案管理工作之中，及時(shí)做好檔案信息內(nèi)容備份的工作，完善管理系統(tǒng)的更新系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作致中，一般是利用人力進(jìn)行傳統(tǒng)的管理，所以不會出現(xiàn)非法訪問和信息內(nèi)容隨便篡改的情況。但是在電子信息時(shí)代，這兩種問題是十分常見，所以這要求我們在日常工作之中一定要做好檔案資料信息的訪問身份限制工作。如果整個(gè)檔案管理系統(tǒng)一旦遭受到病毒侵入，將會對整個(gè)管理系統(tǒng)受到極大的破壞，病毒會對整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生不可預(yù)計(jì)的影響和損失，所以我們在日常工作之中一定要做好整個(gè)數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)工作。

2 檔案管理工作模式具體轉(zhuǎn)變方式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，一般是根據(jù)檔案的私密程度選擇管理和保護(hù)的手段和措施。只要是對于紙質(zhì)檔案展開十分合理的管理，就一定能夠確保管理檔案的安全性和穩(wěn)定性。而在信息化的管理之中，需要我們加強(qiáng)保護(hù)整個(gè)電子檔案的私密性和安全性。在傳統(tǒng)檔案館力過程中，要想進(jìn)行檔案的借閱，需要提前辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。如果檔案十分重要，可以在必要的時(shí)候?qū)n案帶走，這就會出現(xiàn)檔案管理和檔案實(shí)體之間出現(xiàn)分離的情況。而在現(xiàn)代化的管理過程中，電子信息檔案使用高新電子管理系統(tǒng)加以管理，不僅提高管理工作的效率，還能減少人力資源的投入，更能夠優(yōu)化整個(gè)管理流程，從而避免出現(xiàn)檔案管理和檔案實(shí)體之間出現(xiàn)分離的情況。而電子檔案管理過程中速度和效率都有較為明顯的改變。更高檔案利用率更強(qiáng)，而管理工作的效率也進(jìn)一步加強(qiáng)。現(xiàn)階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，還需要有效提升檔案自身利用率而對檔案的充分利用，則是新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新和突破新時(shí)期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應(yīng)的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個(gè)檔案內(nèi)容，整個(gè)過程不僅所需時(shí)間短，而且不需要進(jìn)行人工分類，通過信息技術(shù)手段就能完成。

在信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理工作的內(nèi)容由于時(shí)代變化和發(fā)展而發(fā)生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值而檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變也是現(xiàn)階段檔案管理工作的客觀要求。

3 檔案管理工作內(nèi)容及模式轉(zhuǎn)變下的具體措施分析

3.1 緊密結(jié)合發(fā)展機(jī)遇，推動(dòng)電子化、信息化管理模式

隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動(dòng)，各單位在推動(dòng)發(fā)展檔案管理工作進(jìn)程中，要結(jié)合具體需求和信息化發(fā)展要求，改變傳統(tǒng)檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結(jié)合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

3.2 變革管理理念，改變傳統(tǒng)檔案管理工作思路

隨著信息化程度的不斷提升.檔案管理工作的要求不斷提升，內(nèi)容也逐漸復(fù)雜，而想要對這一系列檔案資料進(jìn)行高效管理，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念由于檔案管理工作長期以來，內(nèi)容復(fù)雜，且管理方法單調(diào)枯燥，因此，大多數(shù)檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個(gè)檔案管理工作思維多傾向于被動(dòng)思維這實(shí)質(zhì)上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學(xué)化開展檔案管理工作就需要培養(yǎng)管理者創(chuàng)新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。

3.3 積極完善檔案管理機(jī)制，不斷改革創(chuàng)新，檔案管理與發(fā)展相適應(yīng)

信息化時(shí)代，檔案資料和內(nèi)容也呈現(xiàn)幾何倍增長的趨勢如何在這一形勢和背景下做好檔案管理工作就值得我們不斷探索、研究同時(shí)，不斷增長的需求，也對檔案管理提出了新的更高要求，因此，只有不斷完善檔案管理機(jī)制，豐富檔案管理形式，加快創(chuàng)新形式，豐富改革內(nèi)容，從而使得整個(gè)檔案管理工作與發(fā)展相適應(yīng)此外，檔案管理內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，也需要我們改革工作思路，培養(yǎng)符合現(xiàn)階段檔案管理事業(yè)所需人才，將檔案管理與人才培養(yǎng)工作緊密結(jié)合。

結(jié)束語

想要有效提升檔案管理水平及利用效率，就需要堅(jiān)持完善多項(xiàng)管理制度，建立規(guī)范化管理體系同時(shí)，要重視對人才的培養(yǎng)力度，結(jié)合社會發(fā)展需求，在不斷變革和完善過程中，豐富發(fā)展檔案管理工作基本要求，從而滿足時(shí)代發(fā)展變化。

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